raadsvoorstel taakstelling en samenstelling audit committee.docx

Datum raadsvergadering: Agenda nr.

: [ nr. ]

Onderwerp

: Audit committee: taakstelling en samenstelling

Aan de raad. Voorstel 1. In te stemmen met de aangepaste taakstelling van het audit committee zoals weergegeven in dit voorstel 2. In te stemmen met de uitbreiding van het aantal leden van het audit committee van 3 naar 5 leden zoals weergegeven in dit voorstel 3. De heren F.J.M. Martens (raadslid VVD) en H.C.M. Verwijmeren (raadslid Ons Etten-Leur) te benoemen tot lid van het audit committee Inleiding In 2007 legde de gemeenteraad de taakstelling van het audit committee vast. Tot op heden voldeed deze taakstelling prima. Echter nu vanaf het verslagjaar 2021 het college een rechtmatigheidsverantwoording aan de gemeenteraad dient af te leggen, is de taakstelling van het audit committee aan actualisering toe. In dit voorstel gaan we op deze actualisering in. Ook lichten we toe waarom we een uitbreiding van het aantal leden van het audit committee voorstellen.

Beoogd effect Met dit voorstel wordt bereikt dat de aansturing van de accountant door de opdrachtgever, zijnde de gemeenteraad, wordt versterkt en wordt aangepast aan de wetgeving op het gebied van de door het college te verstrekken rechtmatigheidsverantwoording. Tevens wordt door de uitbreiding van het maximum aantal leden van 3 naar 5 bewerkstelligd dat de samenstelling weer in overeenstemming is met de zwaarte van de taakstelling van het audit committee. Tevens wordt ervoor gezorgd dat de continuïteit binnen het audit committee beter wordt geborgd.

Argumenten 1.1. De taakstelling van het audit committee wordt uitgebreid in verband met de door het college aan de raad af te geven rechtmatigheidsverklaring In de “Controleverordening gemeente Etten-Leur” is in artikel 4 lid 3 het volgende bepaald: “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financiën, de directie, de concerncontroller, de teamleider financiën en de raadsgriffier.”

2

In 2007 stelde de gemeenteraad de taakstelling van het audit committee vast. Deze taakstelling luidt als volgt:  Het houden van toezicht op de jaarrekening en de interne (begrotings)beheersing (periodieke rapportages) van de gemeente;  Het adviseren van de gemeenteraad over de reikwijdte van de accountantscontrole en -rapportage;  Het adviseren van de gemeenteraad over het wel of niet vaststellen van de jaarrekening (op technische gronden);  Het doen van aanbevelingen voor de benoeming van de externe accountant en aanbevelingen door over een daartoe passend budget;  Het afstemmen van de bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad op de accountantscontrole, de onderzoeken ex artikel 213a van de Gemeentewet (onderzoeken door het college naar doeltreffendheid en doelmatigheid) en de onderzoeken door de rekenkamercommissie. Ten aanzien van de drie eerstgenoemde taken merken we op dat het audit committee fungeert als de ‘ogen en oren’ van de gemeenteraad. Het audit committee houdt toezicht op de organisatie van het financiële beheer en de verbetering van de bedrijfsvoering door het college. Vervolgens adviseert het audit committee de gemeenteraad. Het audit committee neemt dus de controlerende taak van de gemeenteraad niet over. Het audit committee zorgt er alleen voor dat de gemeenteraad de controlerende taak op bepaalde terreinen beter kan uitvoeren.

Ook merken we op dat het audit committee op een apolitieke manier kijkt hoe transparant de financiële en beleidsinhoudelijke sturing en verantwoording aan de gemeenteraad is. Overigens kijkt het audit committee niet alleen naar financiële aspecten maar ook naar de risico’s in de bedrijfsvoering en de risico’s in de omgeving van de gemeenten. Voorgesteld wordt het derde punt van bovenstaande taken als volgt aan te vullen:  Het adviseren van de gemeenteraad over het wel of niet vaststellen van de jaarrekening (op technische gronden) inclusief het adviseren over het (op technische gronden) wel of niet instemmen met de rechtmatigheidsverantwoording door het college en het gesprek dat de raad over deze verantwoording met het college kan voeren. Het functioneren van het audit committee steunt op een drietal pijlers, te weten:  Onafhankelijkheid: een effectief audit committee is onafhankelijk van bestuur, management en externe accountant. Gelet hierop wordt geadviseerd het audit committee te laten bestaan uit leden van de gemeenteraad en (indien gewenst) externe deelnemers.  Communicatie: het audit committee vervult ook een nuttige rol voor het (financiële) management van de gemeente. Het audit committee kan namelijk met de raad communiceren over financiële onderwerpen. In die rol vormt zij de link tussen de raad en het (financiële) management.

Van leden van het audit committee wordt verwacht dat zij: o de inhoudelijke vaardigheden hebben om technische en complexe processen van verslaglegging, interne beheersing en (accountants)controle te overzien; o met de financiële functionarissen van de organisatie en de accountant over complexe zaken kunnen communiceren; o communicatieve vaardigheden hebben om de gemeenteraad te adviseren en bij te staan bij zijn objectieve toezichthoudende rol.  Verantwoording: het is voor de gemeenteraad erg belangrijk dat op een goede manier verantwoording kan worden afgelegd aan de inwoners op basis van de bereikte effecten en

3

resultaten alsmede over een rechtmatige inzet van de bij de vaststelling van de begroting beschikbaar gestelde middelen. Het audit committee kan hierin een belangrijke rol vervullen. De gemeenteraad heeft drie taken te weten volksvertegenwoordiging, kaderstelling en het controleren van het college. De controlerende taak voert de raad op verschillende manieren uit, te weten:  Door jaarrekeningen en jaarverslagen te beoordelen. (Heeft het college rechtmatig gehandeld en zich gehouden aan de kaders zoals vastgelegd in de begroting, de verordeningen en het beleidskader? Heeft het college datgene bereikt wat was afgesproken? Zijn de doelstellingen gerealiseerd binnen de beschikbare middelen?);  Door de accountant te benoemen. De accountant controleert vanaf het controlejaar 2021 de jaarrekening op getrouwheid (inclusief een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring door het college) en rapporteert over zijn bevindingen;  Door inzicht te hebben in onderzoeken. Het gaat hierbij zowel om onderzoeken die de rekenkamercommissie uitvoert als om onderzoeken die het college op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid uitvoert (de zogeheten artikel 213a Gemeentewet onderzoeken) als om onderzoeken van derden zoals inspectiediensten en om toezichtoordelen van de provincie.

2.1 Een aangepaste samenstelling maakt het audit committee minder kwetsbaar en waarborgt de continuïteit over de verschillende raadsperioden Met de uitbreiding van de taken van het audit committee is het wenselijk om ook het aantal leden uit te breiden. Bijkomend voordeel hiervan is dat ook meer fracties (5 in plaats van 3) een lid in het audit committee kunnen afvaardigen. Bovendien wordt er met de verruimde samenstelling de continuïteit over de verschillende raadsperioden beter geborgd. Gelet op het vorenstaande adviseren wij de volgende samenstelling van het audit committee:  Leden: 5 raads- en/of burgerleden  Adviseur: portefeuillehouder Financiën  Adviseur: concerncontroller  Adviseur: accountant  Adviseur: griffier  Op uitnodiging: voorzitter rekenkamer voor afstemming onderzoeken aan hand van jaarplan  Op uitnodiging: ambtelijke vertegenwoordiging met inhoudelijke vakkennis  Verslaglegging: griffie Aandachtspunten wat betreft de samenstelling van het audit committee:  De termijn, gedurende welke de raads- c.q. burgerleden zitting hebben in het audit committee is gekoppeld aan de raadstermijn;  De frequentie van de bijeenkomsten wordt bepaald op in ieder geval 4 x per jaar gekoppeld aan de planning en control cyclus en verder zo vaak als door de leden van het audit committee noodzakelijk wordt geacht.

Het audit committee komt in ieder geval bijeen: o bij de voorbereiding van de interim controle; o als de accountant de interim controle heeft afgerond; o bij de voorbereiding van de jaarrekeningcontrole; o als de accountant de controle van de jaarrekening heeft afgerond.  Voor de benoeming van een externe accountant dient het audit committee advies uit te brengen aan de raad over de benoeming van de accountant. Mocht er een aanbestedingstraject komen, dan dient eveneens een extra bijeenkomst van het audit committee belegd te worden om dit voor te bereiden. Het audit committee doet hierbij voorstellen aan de raad over het

4





programma van eisen waaraan de accountant moet voldoen alsmede de wegingsfactoren op basis waarvan de offertes moeten worden beoordeeld; Bij de behandeling van het rapport van bevindingen naar aanleiding van de interim-controle en de behandeling van het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole tijdens de raad debatteert dan wel de raad besluit wordt ook ruimte ingelast voor het stellen van vragen aan de leden van het audit committee. Tevens wordt expliciet de mogelijkheid aan de raad geboden om aandachtspunten voor het aansturen van de accountant door het audit committee te formuleren; Bij de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad wordt apart gevraagd aan te geven hoe wordt geoordeeld over het rechtmatigheidsoordeel van het college. Ook worden handvatten geboden voor het voeren van het gesprek door de gemeenteraad met het college over de rechtmatigheidsverantwoording. Indien binnen de jaarrekening aandachtpunten te formuleren zijn die van belang zijn voor de aansturing van de accountant door het audit committee worden deze expliciet geformuleerd en meegegeven aan de leden van het audit committee.

3.1. De fracties zijn gevraagd kandidaten aan te dragen Het audit committee bestaat momenteel uit drie leden, te weten de heren J. van Hulst (raadslid CDA, voorzitter), S. de Hoon (raadslid APB, lid) en P. Freijee (burgerlid D66, lid). Om tot de gewenste uitbreiding van het audit committee met twee leden te komen, zijn alle fracties gevraagd kandidaten aan te dragen. Vanuit de fracties zijn twee kandidaten aangedragen. We stellen voor als lid van het audit committee te benoemen:  De heer F.J.M. Martens (raadslid VVD, lid)  De heer H.C.M. Verwijmeren (raadslid Ons Etten-Leur, lid) Alternatieven en varianten Voor het aanpassen van de taakstelling van het audit committee is geen reëel alternatief. Immers de taakstelling wordt verruimd als gevolg van een wetswijziging waarbij het college vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad moet afgeven. Uiteraard kan er wel gekozen worden om het aantal leden van het audit committee niet uit te breiden. Dit achten we echter niet wenselijk omdat daarmee de taken van de zittende leden wordt verzwaard en er minder garantie is op het behoud van kennis na de verkiezing van een nieuwe gemeenteraad. Kanttekeningen en risico’s 1.1.

Het audit committee kan door de raad gezien worden als het orgaan dat verantwoordelijk is voor de controle van het college Het risico is altijd aanwezig dat de raad het audit committee ziet als het orgaan dat het college controleert. Dit risico is ondervangen door het bepaalde in artikel 4 lid 3 van de controleverordening. Tevens is in de taakstelling zoals beschreven in dit voorstel aangegeven dat het audit committee op technische gronden adviseert over besluitvorming over de jaarrekening. Het politieke oordeel over de jaarrekening blijft hiermee expliciet liggen bij de gemeenteraad. 1.2. Het audit committee kan zich een politiek oordeel aanmeten Het risico is altijd aanwezig dat het audit committee zich als een politiek orgaan wil gaan gedragen. Om dit te voorkomen is in de taakstelling opgenomen dat het audit committee apolitiek is en over de vaststelling van de jaarrekening op technische gronden adviseert.

5

Toelichting Juridische toelichting De aanpassing van de taakstelling en de samenstelling van het audit committee past binnen de kader van de Controleverordening gemeente Etten-Leur. Personele toelichting De werkzaamheden ten behoeve het audit committee zijn opgenomen in de werkplannen van control en griffie. Planning De voorgestelde aanpassingen in de taakstelling en de samenstelling van het audit committee zijn op 25 februari besproken in het audit committee. Zowel de leden als de adviseurs van het audit committee stemden in met aan aanpassing van de taakstelling als de uitbreiding van het aantal leden van het audit committee. De voorgestelde aanpassingen in de taakstelling en de samenstelling van het audit committee kunnen direct worden doorgevoerd. De wijzigingen die worden voorgesteld passen namelijk binnen het kader van de “controleverordening gemeente Etten-Leur”. Communicatie en participatie Om te komen tot dit voorstel heeft afstemming plaatsgevonden binnen het audit committee en met de accountant. Alle fracties zijn in de gelegenheid gesteld om kandidaten aan te dragen voor de vacatures in het audit committee. Het raadsbesluit wordt gecommuniceerd via de gemeentelijke website. Bijlagen Etten-Leur, 22 april 2021 Namens het audit committee,

J. van Hulst Voorzitter.