raadsvoorstel specifieke controle onderwerpen 2023

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : specifieke controle onderwerpen voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2023

Aan de leden van de raad.

Voorstel

In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023

Inleiding

In het contract dat de gemeente Etten-Leur sloot met accountantskantoor Baker Tilly NV spraken we af dat de gemeenteraad, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, jaarlijks specifieke aandachtspunten kan benoemen die de accountant in zijn controle betrekt. Afgesproken is dat “deze speerpunten in overleg tussen het audit committee en de accountant worden vastgesteld”. Om dit voorstel over de specifieke aandachtspunten op te kunnen stellen, vroeg de griffie namens het audit committee alle raadsfracties aandachtspunten aan te dragen. Alle ontvangen aandachtspunten bespraken we met Baker Tilly in het audit committee van 21 september 2023.

Beoogd effect en evaluatie

Het doel van het voorstel is dat de gemeenteraad besluit welke activiteiten de accountant, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, uitvoert binnen het financiële kader van de opdracht, in het kader van de controle van de jaarrekening 2023.

Argumenten 1. De specifieke aandachtspunten passen volledig binnen het kader van de aan Baker Tilly verstrekte opdracht Naast de reguliere werkzaamheden – die Baker Tilly verricht in het kader van de controle van de jaarrekening 2022 – spraken we in overleg met het audit committee en degenen die aandachtspunten indienden de volgende specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole 2022 af: Specifieke controleonderwerpen accountant De volgende onderwerpen zijn aangedragen en besproken in het audit committee Fractie CDA 1. Besteding gelden in het kader van het Nationaal Programma Onderwijs (NPO) a. Hoe/waaraan zijn de NPO-gelden besteed? Is dat conform de voorwaarden gebeurd? b. Zijn er “aanvragen” geweest die niet gehonoreerd zijn. Zo ja, waarom dan niet? Moesten er zaken afgewogen worden: wat waren daarvoor de uitgangspunten. In het audit committee spraken we af dat de accountant vraag 1a beantwoordt in hierover rapporteert in het accountantsverslag. Vraag 1b is een beleidsmatige vraag. De afdeling Samenleving levert aan: • Het vastgestelde beleid • Een overzicht van de ontvangen aanvragen

2

•

Een overzicht van welke aanvragen, al dan niet geheel, zijn gehonoreerd en welke aanvragen zijn afgewezen. Dit naar analogie van de paragraaf subsidies in de jaarrekening.

Fractie D66 2. De efficiëntie van de verbonden partijen. Kan er voor de verschillende of enkele verbonden partijen bepaald worden of de uitvoeringskosten in lijn zijn met andere, particuliere, organisaties? Met de accountant spraken we af dat hij in het accountantsverslag een opstelling weergeeft van de wijze waarop verbonden partijen op basis van hun begrotingen, eventuele andere rapportages (zoals jaarstukken) en de eventuele wijzigingen richting de gemeentelijke organisatie financiële verantwoording afleggen. De accountant geeft in het accountantsverslag de (materiële) verbonden partijen weer in een tabel. In deze tabel geeft de accountant aan hoe hij de verantwoording heeft vastgesteld, getoetst etc. Aanvullend neemt de accountant in het accountantsverslag ook nog op hoe de gemeente zelf deze verbonden partijen “in de grip” houdt. Uiteraard focust de accountant zich enkel op de financiële aspecten (getrouwheid) en niet op doelmatigheid van uitgegeven kosten. Vanuit de organisatie ontvangen we indien mogelijk een benchmark tussen enkele verbonden partijen. 3. Verkoopwaarden van het gemeentelijk vastgoed. In hoeverre wordt de verkoopwaarde juist ingeschat t.o.v. de kosten en de marktwaarde? In het audit committee spraken we af dat de accountant vraag 3 beantwoordt in hierover rapporteert in het accountantsverslag.

De accountant brengt hiervoor op basis van een steekproef in beeld of de onderzochte verkopen hebben plaatsgevonden op basis van een onderbouwing van de marktwaarde en de uitgangspunten die hiervoor worden gehanteerd.

Alternatieven/varianten

1. Geen specifieke controle onderwerpen vaststellen Alternatief is om geen specifieke controle onderwerpen vast te stellen. In het contract met de accountant kozen we er echter bewust voor om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden om specifieke vragen op het gebied van rechtmatigheid van de gegevens in de jaarrekening aan de accountant te stellen. Gelet hierop stellen we dit alternatief niet voor.

Kanttekeningen en risico’s

1. De accountant moet extra werkzaamheden verrichten De accountant moet inderdaad extra werkzaamheden verrichten. Deze liggen echter in het verlengde van de werkzaamheden die toch al moeten gebeuren in het kader van de reguliere jaarrekeningcontrole. Met de accountant spraken we een vaste prijs af voor de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole uitgaande van een adequate financiële administratie en organisatie. Deze vaste prijs is inclusief maximaal 5 specifieke speerpunten. Bovendien zijn de formuleringen van de onderzoeksvragen afgestemd met de accountant, zodat de te verrichten werkzaamheden vooraf duidelijk zijn en niet leiden tot meerwerk.

Toelichting Financiële toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de financiële kaders van de begroting de begroting 2023 en 2024. Voor de controle van de jaarrekening 2023 zijn met de accountant vaste prijsafspraken gemaakt. Deze zijn gebaseerd op de nu bekende wet- en regelgeving en het gelijk

3

blijven van het aantal uit te voeren aantal SiSa (Single information Single audit) verantwoordingen ten opzichte van de jaarrekeningcontrole 2022.

Juridische toelichting

Voor de accountantscontrole sloten we met Baker Tilly een contract af waarin we de juridische afspraken vastlegden. De voornoemde controle van specifieke aandachtspunten past volledig binnen de kaders van deze afspraken en leidt daarom niet tot extra kosten.

Personele toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de personele kaders van de begroting 2023 en de begroting 2024. De personele inzet vanuit de organisatie stemden we af met Control en past binnen de kaders van de gemeentelijke begroting. Het aanleveren van gegevens aan de accountant vanuit de organisatie coördineert Control.

Duurzaamheid

Dit voorstel heeft geen relatie tot duurzaamheid. Overigens is bij de aanbesteding eind 2017 begin 2018 duurzaamheid opgenomen in het programma van eisen.

Planning

De uitkomsten van de bevindingen neemt Baker Tilly – voor zover voor de raad en het college relevant – op in het accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2023. Het accountantsverslag van de jaarrekeningcontrole bespreken we in het voorjaar van 2024 met Baker Tilly. Na verwerking van antwoorden op eventuele vragen van het audit committee door Baker Tilly biedt de accountant zijn bevinden aan de raad aan. Het accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole ontvangt de raad in het voorjaar van 2024 in het kader van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening 2023. Deze behandeling voorzien we op 1 juli 2024 (de raad besluit).

Communicatie en participatie

De door de accountant te behandelen specifieke controle onderwerpen kwamen de accountant en het audit committee overeen. De communicatie in het kader van de uitvoering van de controlewerkzaamheden vindt plaats door Baker Tilly in overleg met Control en de betrokken medewerkers. De concept controlebevindingen bespreekt Baker Tilly met de gemeentesecretaris directeur en de portefeuillehouder financiën voordat ze aan het audit committee en vervolgens de raad en het college worden aangeboden. De informatie die de organisatie moet aanleveren stemden we in het audit committee af met de concerncontroller. De resultaten van de jaarrekeningcontrole geeft Baker Tilly weer in de accountantsverklaring en het accountantsverslag. Deze documenten worden aan de raad aangeboden en vervolgens besproken in de raad besluit van 1 juli 2024 waarin onder meer het jaarverslag en de jaarrekening 2023 aan de orde komen. Naast het accountantsverslag stelt de accountant op basis van de resultaten van de interim-controle, die in het najaar van 2023 is uitgevoerd, ook een managementletter op voor het college en een bestuurlijke samenvatting hiervan voor de gemeenteraad. De managementletter en de bestuurlijke samenvatting ontvangen we eind 2023. We bespreken deze in het audit committee op 14 december 2023. Op basis van de managementletter doet het college zo nodig voorstellen voor verbetering van processen.

Desgewenst kan de raad bij het college om inzage van deze managementletter vragen. De

4

bestuurlijke samenvatting van deze managementletter verstrekt de accountant rechtstreeks aan de raad.

Bijlagen

Ontwerp raadsbesluit. Etten-Leur, 24 november 2023 Met vriendelijke groet, Namens het audit committee,

Drs. W.C.M. (Wim) Voeten MBA Griffier.