raadsvoorstel specifieke controle onderwerpen 2022.docx

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : specifieke controle onderwerpen voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2022

Aan de leden van de raad.

Voorstel

1. In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022

Inleiding

In het contract dat de gemeente Etten-Leur sloot met accountantskantoor Baker Tilly NV spraken we af dat de gemeenteraad, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, jaarlijks specifieke aandachtspunten kan benoemen die de accountant in zijn controle betrekt. Afgesproken is dat “deze speerpunten in overleg tussen het audit committee en de accountant worden vastgesteld”. Om dit voorstel over de specifieke aandachtspunten op te kunnen stellen, vroeg de griffie namens het audit committee alle raadsfracties aandachtspunten aan te dragen. Alle ontvangen aandachtspunten bespraken we met Baker Tilly in het audit committee van 15 september 2022. We spraken twee zaken af: 1. Vier aangedragen aandachtspunten hebben betrekking op getrouwheid en of rechtmatigheid. Deze punten zijn helder verwoord, passen volledig binnen de kaders van het contract met Baker Tilly en worden door de accountant beantwoord. Deze aandachtspunten worden opgenomen in het controleplan 2022; 2. Er zijn acht aandachtspunten aangedragen die betrekking hebben op doelmatigheid en doeltreffendheid. Aangezien de accountant geen onderzoek doet naar doelmatigheid en doeltreffendheid kan de accountant op deze aandachtspunten geen antwoord geven. De vragen die in deze aandachtspunten verwoord zijn, beantwoordt daarom het college.

Beoogd effect en evaluatie

Het doel van het voorstel is dat de gemeenteraad besluit welke activiteiten de accountant, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, uitvoert binnen het financiële kader van de opdracht, in het kader van de controle van de jaarrekening 2022. Ook beogen we dat het college de gestelde vragen over doelmatigheid en doeltreffendheid beantwoordt.

Argumenten 1. De specifieke aandachtspunten passen volledig binnen het kader van de aan Baker Tilly verstrekte opdracht Naast de reguliere werkzaamheden – die Baker Tilly verricht in het kader van de controle van de jaarrekening 2022 – spraken we in overleg met het audit committee en degenen die aandachtspunten indienden de volgende specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole 2022 af: Specifieke controleonderwerpen accountant Fractie APB 1. Voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen vormden we een ‘voorziening onderhoud gebouwen’. De accountant toetst of de ‘toevoegingen ten laste van de exploitatie’ en de ‘afname door aanwending’ rechtmatig zijn.

2

Fractie Ons Etten-Leur 2. Het college neemt in het jaarverslag 2022 een overzicht op van aanvullende gelden corona en waaraan deze besteed zijn. De accountant toetst of bestedingen van de extra gelden aan corona rechtmatig zijn. 3. De benodigde middelen voor Wmo en jeugdzorg groeien mede ook vanwege de toenemende problematiek. De accountant toetst of de bestedingen van de middelen voor Wmo en jeugdzorg rechtmatig zijn. Fractie GroenLinks PvdA Ten aanzien van de aanbestedingen in het kader van de Wmo en de Jeugdwet hebben we de volgende vraag aan de accountant: 4. Concrete eisen en wensen (die voortvloeien uit de door de gemeenteraad vastgestelde maatschappelijke effecten en beleidsdoelen) kunnen tot uitdrukking komen in een aanbesteding door gebruik te maken van gunningscriteria, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria, specificaties en de juiste aanbestedingsprocedure. Door eisen en wensen te borgen in de aanbestedingstukken kan worden bewerkstelligd dat een aanbieder de opdracht gegund krijgt die juist op de wensen van de gemeente een betere invulling heeft dan een andere aanbieder.

In welke mate is hiervan in de aanbestedingen in 2022 op het gebied van Wmo en Jeugdwet gebruik gemaakt? En in welke mate is hiervan in de aanbesteding van de Wmo maatwerkvoorziening begeleiding in D6 verband gebruik gemaakt? De accountant zal nagaan welke aanbestedingen in 2022 op gebied van WMO/Jeugdwet er zijn geweest – n.a.v. informatie verkregen vanuit de organisatie – en welke gerelateerd zijn aan maatwerkvoorziening begeleiding in D6. De accountant zal hierbij kijken of eisen & wensen zijn geborgd maar zal geen inhoudelijk uitspraak hierover doen (met andere woorden: de accountant toetst of eisen en wensen geborgd worden in de aanbestedingsstukken maar toetst niet de uitkomsten). Naast de specifieke controle-onderwerpen die de accountant uitvoert, spraken we af dat het college de volgende vragen voor 15 februari 2023 beantwoordt. Dit omdat deze vragen betrekking hebben op doelmatigheid en doeltreffendheid. Aangezien de accountant alleen de getrouwheid en de rechtmatigheid toetst, kan de accountant geen antwoord geven op onderstaande vragen. Fractie Leefbaar Etten-Leur De gemeente heeft voor 2021 en 2022 €60.000,- gekregen in het kader van de ‘Regeling Sportakkoord en Leefstijlinterventies 2020-2022 voor gemeenten’. Deze regeling is gewijzigd.

De aanpassing in de regeling betekent dat gemeenten hun uitvoeringsbudget (dat eerder is aangevraagd en toegekend) nu ook kunnen inzetten om speeltuinen toegankelijk te maken. Met de ‘Regeling Sportakkoord en Leefstijlinterventies 2020-2022 voor gemeenten’ beoogt het kabinet, waar dat mogelijk is, het sporten en bewegen te bevorderen in een tijd waarin dat door de coronamaatregelen lastig is. Sporten en bewegen is echter van belang voor zowel de fysieke als mentale gezondheid van mensen. De financiële impuls geldt als een aanvulling op het uitvoeringsbudget van de lopende lokale Sportakkoorden en zijn aan de gemeente verstrekt. Hiervoor is totaal 10 miljoen euro in 2021 beschikbaar (TK 25295-988). Op lokaal niveau wordt bepaald welke inzet voor welke groepen burgers nodig is. Middelen kunnen bijvoorbeeld worden ingezet als activiteitenbudget voor de buurtsportcoaches of ondersteuning van ondertekenaars, zoals sportverenigingen of andere sportaanbieders, van de lokale akkoorden. Voor meer informatie zie: https://vng.nl/nieuws/regeling-sportakkoord-verruimd-voor-inclusievespeeltuinen 1. Kan er inzicht gegeven of de gelden vanuit het Rijk ook worden ingezet zoals het bedoeld is?

3

2. Welke subsidies worden nog meer gebruikt om sporten en bewegen te bevorderen en zijn ze inzichtelijk en worden ze ook ingezet? 3. Worden bedragen in zijn geheel gebruikt of blijft er ook geld over en wordt dit dan het jaar erop ingezet? Fractie GroenLinks PvdA Ten aanzien van de aanbestedingen in het kader van de Wmo en de Jeugdwet hebben we de volgende vragen: 4. Voldoet de interne beheersing van het inkoopbeleid en contractmanagement volledig aan de daaraan te stellen kwaliteitseisen en welke verbeteringen zijn hierin noodzakelijk dan wel mogelijk? 5. Voldoet de monitoring van de uitvoer van contracten aan alle daaraan te stellen kwaliteitseisen en welke verbeteringen zijn hierin noodzakelijk dan wel mogelijk? Fractie APB 6. Kan het college inzicht bieden in de kosten en opbrengsten van participatie? Fractie CDA 7. Hoeveel van de in 2021 en 2022 aangenomen moties en amendementen zijn er in Etten-Leur tijdig en volledig uitgevoerd, respectievelijk beantwoord? 8. Geeft de wijze van rapporteren in de planning en control documenten een getrouw beeld over de tijdige en volledige uitvoering respectievelijk beantwoording van moties en amendementen?

Alternatieven/varianten

1. Geen specifieke controle onderwerpen vaststellen Alternatief is om geen specifieke controle onderwerpen vast te stellen. In het contract met de accountant kozen we echter bewust om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden om specifieke vragen op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van de gegevens in de jaarrekening aan de accountant te stellen. Gelet hierop stellen we dit alternatief niet voor.

Kanttekeningen en risico’s

1. De accountant moet extra werkzaamheden verrichten De accountant moet inderdaad extra werkzaamheden verrichten. Met de accountant spraken we echter een vaste prijs af voor de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole uitgaande van een adequate financiële administratie en organisatie. Deze vaste prijs is inclusief maximaal 5 specifieke speerpunten. Bovendien zijn de formuleringen van de onderzoeksvragen afgestemd met de accountant, zodat de te verrichten werkzaamheden vooraf duidelijk zijn en niet leiden tot meerwerk.

Toelichting Financiële toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de financiële kaders van de begroting de begroting 2022 en 2023. Voor de controle van de jaarrekeningen 2022 en 2023 zijn met de accountant vaste prijsafspraken gemaakt. Deze zijn gebaseerd op de nu bekende wet- en regelgeving, op de extra controles die de accountant in het kader van de verantwoording van de coronamiddelen moet uitvoeren en het gelijk blijven van het aantal uit te voeren aantal SiSa (Single information Single audit) verantwoordingen ten opzichte van de jaarrekeningcontrole 2021.

4

Juridische toelichting

Voor de accountantscontrole sloten we met Baker Tilly een contract af waarin we de juridische afspraken vastlegden. De voornoemde controle van specifieke aandachtspunten past volledig binnen de kaders van deze afspraken en leiden daarom niet tot extra kosten.

Personele toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de personele kaders van de begroting 2022 en de begroting 2023. De personele inzet vanuit de organisatie stemden we af met Control en past binnen de kaders van de gemeentelijke begroting. De beantwoording van de vragen die het college beantwoordt, wordt door Control gecoördineerd.

Duurzaamheid

Dit voorstel heeft geen relatie tot duurzaamheid. Overigens is bij de aanbesteding eind 2017 begin 2018 duurzaamheid opgenomen in het programma van eisen.

Planning

De uitkomsten van de bevindingen neemt Baker Tilly – voor zover voor de raad en het college relevant – op in het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2022. Het rapport van bevindingen van de jaarrekeningcontrole bespreken we in het voorjaar van 2023 met Baker Tilly. Na verwerking van antwoorden op eventuele vragen van het audit committee door Baker Tilly biedt de accountant zijn bevinden aan de raad aan. Het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole ontvangt de raad in het voorjaar van 2023 in het kader van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening 2022. Deze behandeling voorzien we op 3 juli 2023 (de raad besluit). De vragen die het college beantwoordt, stemden we af met de portefeuillehouder financiën in de vergadering van het audit committee van 15 september. Met de portefeuillehouder spraken we af dat beantwoording voor 15 februari 2023 plaatsvindt.

Communicatie en participatie a. Communicatie voorafgaand aan de besluitvorming De door de accountant te behandelen specifieke controle onderwerpen kwamen de accountant en het audit committee overeen. Over de vragen van het CDA heeft op 4 oktober in een extra overleg tussen accountant, fractielid, concerncontroller en griffier plaatsgevonden met als eindconclusie dat de vragen door het college beantwoord worden.

b. Communicatie na besluitvorming

De communicatie in het kader van de uitvoering van de controlewerkzaamheden vindt plaats door Baker Tilly met Control en de betrokken medewerkers. De concept controlebevindingen bespreekt Baker Tilly met de gemeentesecretaris directeur en de portefeuillehouder financiën voordat ze aan het audit committee en vervolgens de raad en het college worden aangeboden. De resultaten van de jaarrekeningcontrole geeft Baker Tilly weer in de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen. Deze documenten worden aan de raad aangeboden en vervolgens besproken in de raad besluit van 3 juli 2023 waarin onder meer het jaarverslag en de jaarrekening 2022 aan de orde komen. Naast het rapport van bevindingen stelt de accountant op basis van de resultaten van de interimcontrole, die in het najaar van 2022 is uitgevoerd, ook een managementletter op voor het college en een bestuurlijke samenvatting hiervan voor de gemeenteraad. De managementletter en de bestuurlijke samenvatting ontvangen we eind 2022 en bespreken deze in het audit committee op 15

5

december 2022. Op basis van de managementletter doet het college zo nodig voorstellen voor verbetering van processen. Desgewenst kan de raad bij het college om inzage van deze managementletter vragen. De bestuurlijke samenvatting van deze managementletter verstrekt de accountant rechtstreeks aan de raad.

Bijlagen

Ontwerp raadsbesluit. Etten-Leur, 25 november 2022 Met vriendelijke groet, Namens het audit committee,

Drs. W.C.M. Voeten MBA Griffier.