raadsvoorstel specifieke controle onderwerpen 2021.docx

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : specifieke controle onderwerpen voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2021

Aan de leden van de raad.

Voorstel

1. In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021

Inleiding

In het contract dat de gemeente Etten-Leur sloot met accountantskantoor Baker Tilly NV spraken we af dat de gemeenteraad, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, jaarlijks specifieke aandachtspunten kan benoemen die de accountant in zijn controle betrekt. Afgesproken is dat “deze speerpunten in overleg tussen het audit committee en de accountant worden vastgesteld”. Om dit voorstel over de specifieke aandachtspunten op te kunnen stellen, vroeg de griffie namens het audit committee alle raadsfracties aandachtspunten aan te dragen. Alle ontvangen aandachtspunten bespraken we met Baker Tilly in het audit committee van 30 september 2021. We spraken twee zaken af: 1. Drie aangedragen aandachtspunten hebben betrekking op getrouwheid en of rechtmatigheid. Deze punten zijn helder verwoord, passen volledig binnen de kaders van het contract met Baker Tilly en worden door de accountant beantwoord. Deze aandachtspunten worden opgenomen in het controleplan 2021; 2. Er zijn vijf aandachtspunten aangedragen die betrekking hebben op doelmatigheid en doeltreffendheid. Aangezien de accountant geen onderzoek doet naar doelmatigheid en doeltreffendheid kan de accountant op deze aandachtspunten geen antwoord geven. De vragen die in deze aandachtspunten verwoord zijn, beantwoordt daarom het college.

Beoogd effect en evaluatie

Het doel van het voorstel is dat de gemeenteraad besluit welke activiteiten de accountant, aanvullend op de wettelijke kaders voor de accountantscontrole, uitvoert binnen het financiële kader van de opdracht, in het kader van de controle van de jaarrekening 2021. Ook beogen we dat het college de gestelde vragen over doelmatigheid en doeltreffendheid beantwoordt.

Argumenten 1. De specifieke aandachtspunten passen volledig binnen het kader van de aan Baker Tilly verstrekte opdracht Naast de reguliere werkzaamheden – die Baker Tilly verricht in het kader van de controle van de jaarrekening 2021 – spraken we in overleg met het audit committee en degenen die aandachtspunten indienden de volgende specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole 2021 af: Specifieke controleonderwerpen accountant Door de fractie van GroenLinks is de volgende vraag over de reserve Beheren op Niveau (specifiek bomenfonds) aangedragen: De accountant geeft over het verslagjaar 2021 een overzicht van de toevoegingen en onttrekkingen aan de Reserve Beheren op Niveau (onderdeel bomenfonds) en rapporteert of de bestedingen rechtmatig waren.

2

Door de fractie van de PvdA is de volgende vraag over de regeling reductie energiegebruik aangedragen: In 2020 ontving de gemeente een tweetal subsidies inzake de regeling reductie energiegebruik (RREW voor € 698.000 en RRE voor € 344.000). In 2021 zijn deze subsidies (mogelijk) gebruikt voor het verduurzamen van zowel huurwoningen als eigen woningen. Graag ontvangen wij een antwoord van de accountant op de volgende vragen: • Hoeveel van deze subsidie is in boekjaar 2021 besteed aan het verduurzamen van huurwoningen? • Hoeveel van deze subsidie is in boekjaar 2021 besteed aan het verduurzamen van eigen woningen? • Zijn er middelen over en zo ja mogen deze middelen worden ingezet in 2022 of moeten deze terug naar de subsidieverstrekker? • Is (de verantwoording over) de uitvoering van bovengenoemde regelingen getrouw en rechtmatig? Door de fractie van D66 is de volgende vraag over de ontvangen extra gelden corona aangedragen: Het college neemt in haar jaarverslag 2021 een overzicht van de van het rijk ontvangen extra gelden in verband met corona, alsmede een overzicht van de besteding van deze gelden op. De accountant rapporteert in het kader van de jaarrekeningcontrole of de bestedingen van deze gelden rechtmatig was. De accountant gaf aan de bovenstaande specifieke aandachtspunten uit te voeren in het kader van de controle van de jaarrekening 2021.

Vragen aan het college Naast de specifieke controle-onderwerpen die de accountant uitvoert, spraken we af dat het college de volgende vragen voor 15 februari 2022 beantwoordt. Dit omdat deze vragen betrekking hebben op doelmatigheid en doeltreffendheid. Aangezien de accountant alleen de getrouwheid en de rechtmatigheid toetst, kan de accountant geen antwoord geven op onderstaande vragen. Door de fractie van D66 zijn de volgende vragen aangedragen en geaccordeerd binnen het audit committee: 1. Er is landelijk vastgesteld dat alle ondernemers samen met de overheid 125.000 mensen met afstand tot de arbeidsmarkt extra in dienst neemt. • In hoeverre voldoet de gemeente Etten-Leur al aan deze opdracht die in 2026 voltooid dient te zijn? • In hoeverre heeft de gemeente Etten-Leur in beeld hoe dit bij de toeleveranciers op orde is? 2. Op het gebied van privacy is er een aantal controle zaken ingericht zoals bij het gebruik van Suwinet. • Hoeveel controles zijn er uitgevoerd op dit systeem. • Hoeveel overtredingen zijn er geconstateerd in het gebruik van dit systeem? Door de fractie van de VVD is de volgende vraag aangedragen en geaccordeerd binnen het audit committee: Hoe vindt de controle plaats op de hoeveelheid overuren en het beleid daaromtrent? Door de fractie van het CDA zijn de volgende vragen aangedragen en geaccordeerd binnen het audit committee:

3

1. Financiële risico’s rondom het beheer van onze scholen. Zijn de risico’s in beeld en op welke wijze is de risicobeheersing vormgegeven? 2. Hoe ontwikkelt zich de aanbesteding aan de plaatselijke ondernemers of de ondernemers in de omgeving van Etten-Leur? Graag een overzicht in de tijd.

Alternatieven/varianten

1. Geen specifieke controle onderwerpen vaststellen Alternatief is om geen specifieke controle onderwerpen vast te stellen. In het contract met de accountant kozen we echter bewust om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden om specifieke vragen op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van de gegevens in de jaarrekening aan de accountant te stellen. Gelet hierop stellen we dit alternatief niet voor.

Kanttekeningen en risico’s

1. De accountant moet extra werkzaamheden verrichten De accountant moet inderdaad extra werkzaamheden verrichten. Met de accountant spraken we echter een vaste prijs af voor de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole uitgaande van een adequate financiële administratie en organisatie. Deze vaste prijs is inclusief maximaal 5 specifieke speerpunten. Bovendien zijn de formuleringen van de onderzoeksvragen afgestemd met de accountant, zodat de te verrichten werkzaamheden vooraf duidelijk zijn en niet leiden tot meerwerk.

Toelichting Financiële toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de financiële kaders van de begroting de begroting 2021 en 2022. Overigens heeft de accountant aangegeven dat in het kader van corona extra werkzaamheden moeten worden verricht in het kader van de reguliere jaarrekeningcontrole 2021. Hierbij gaat het om de controle op de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) en de Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK). Ook groeit het aantal SiSa (Single information Single audit) verantwoordingen, waardoor de kosten stijgen. Met de accountant is afgesproken dat de extra werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten in beeld worden gebracht en worden verwerkt in de opdrachtverstrekking voor zover dat nu mogelijk is. De financiële gevolgen hiervan verwerken we in de eerste bestuursrapportage 2022.

Juridische toelichting

Voor de accountantscontrole sloten we met Baker Tilly een contract af waarin we de juridische afspraken vastlegden. De voornoemde controle van specifieke aandachtspunten past volledig binnen de kaders van deze afspraken en leiden daarom niet tot extra kosten.

Personele toelichting

De met de accountant gemaakte afspraken passen binnen de personele kaders van de begroting 2021 en de begroting 2022. De personele inzet vanuit de organisatie stemden we af met Control en past binnen de kaders van de gemeentelijke begroting.

Duurzaamheid

Dit voorstel heeft geen relatie tot duurzaamheid. Overigens is bij de aanbesteding eind 2017 begin 2018 duurzaamheid opgenomen in het programma van eisen.

Planning

De uitkomsten van de bevindingen neemt Baker Tilly – voor zover voor de raad en het college relevant – op in het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2021. Het

4

rapport van bevindingen van de jaarrekeningcontrole bespreken we in het voorjaar van 2022 met Baker Tilly. Na verwerking van antwoorden op eventuele vragen van het audit committee door Baker Tilly biedt de accountant zijn bevinden aan de raad aan. Het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole ontvangt de raad in het voorjaar van 2022 in het kader van de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening 2021. Deze behandeling voorzien we op 4 juli 2022 (de raad besluit). De vragen die het college beantwoordt, stemden we af met de portefeuillehouder financiën in de vergadering van het audit committee van 30 september. Met de portefeuillehouder spraken we af dat beantwoording voor 15 februari 2022 plaatsvindt.

Communicatie en participatie a. Communicatie voorafgaand aan de besluitvorming De door de accountant te behandelen specifieke controle onderwerpen kwamen de accountant en het audit committee overeen. Aangezien de vragen helder waren en ook duidelijk was welke werkzaamheden voorafgaand aan de controle door de organisatie moeten worden verricht, was een persoonlijk gesprek tussen accountant, indieners van de speerpunten, leden van het audit committee, Control en griffier niet nodig.

b. Communicatie na besluitvorming

De communicatie in het kader van de uitvoering van de controlewerkzaamheden vindt plaats door Baker Tilly met Control en de betrokken medewerkers. De concept controlebevindingen bespreekt Baker Tilly met de gemeentesecretaris directeur en de portefeuillehouder financiën voordat ze aan het audit committee en vervolgens de raad en het college worden aangeboden. De resultaten van de jaarrekeningcontrole geeft Baker Tilly weer in de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen. Deze documenten worden aan de raad aangeboden en vervolgens besproken in de raad besluit van 4 juli 2022 waarin ondermeer het jaarverslag en de jaarrekening 2021 aan de orde komen. Naast het rapport van bevindingen stelt de accountant op basis van de resultaten van de interimcontrole, die in het najaar van 2021 is uitgevoerd, ook een managementletter op voor het college en een bestuurlijke samenvatting hiervan voor de gemeenteraad. De managementletter en de bestuurlijke samenvatting ontvangen we eind 2021 en bespreken deze in het audit committee op 16 december 2021. Op basis van de managementletter doet het college zo nodig voorstellen voor verbetering van processen. Desgewenst kan de raad bij het college om inzage van deze managementletter vragen. De bestuurlijke samenvatting van deze managementletter verstrekt de accountant rechtstreeks aan de raad.

Bijlagen

Ontwerp raadsbesluit. Etten-Leur, 24 november 2021 Met vriendelijke groet, Namens het audit committee, Dhr. J. van Hulst, Voorzitter.