Raadsvoorstel Routeplanner participatie en communicatie getekend.pdf

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: Agenda nr: Onderwerp

Routeplanner participatie & communicatie

Van:

Saskia de Smet

Telefoonnummer:

4221

Email:

Saskia.deSmet@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. De Routeplanner Participatie & Communicatie vast te stellen 2. Startnotities (incl. routekaart op maat) van projecten te behandelen in De raad debatteert 3. De werkwijze via De raad debatteert eind 2021 te evalueren in het presidium Inleiding Burger- en overheidsparticipatie staat bij de gemeente Etten-Leur hoog op de agenda. Vanuit onze toekomstvisie, het raadsprogramma en beleidskader is duidelijk dat Etten-Leur als doel heeft inwoners en andere partners te betrekken bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid, plannen en projecten. Dat gaat vaak goed, maar niet altijd. Dat leidde eind 2020 tot ontevredenheid bij inwoners en bij de gemeenteraad. De raad verzocht het college een routekaart te ontwikkelen en de uitgangspunten voor participatie en communicatie te actualiseren. Het college zegde toe dit te doen. Het eindresultaat daarvan biedt het college in dit voorstel aan. Beoogd effect en evaluatie: Participatie en communicatie van plannen en projecten verbeteren zodat belanghebbende en betrokken inwoners en andere partners vroegtijdig betrokken worden bij de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie daarvan en zodat alle betrokkenen duidelijkheid hebben over wie wanneer en op welke wijze betrokken wordt. De werkwijze met startnotities en de bespreking daarvan in de gemeenteraad wordt eind 2021 in het presidium geëvalueerd.

Argumenten 1.1 De Routeplanner doet recht aan het verzoek van de raad om met routekaarten per project te gaan werken. De routekaart per project heeft als doel om een duidelijk en transparant participatieproces op te stellen zodat voor alle betrokken partijen helder is wat zij mogen verwachten. De Routeplanner participatie & communicatie is een hulpmiddel om per project een routekaart c.q. participatieaanpak op maat te ontwerpen. Deze wordt vastgelegd in een startnotitie. Daarmee doet de Routeplanner recht aan de wensen van gemeenteraad en leidt het voor inwoners tot meer duidelijkheid bij de start van een plan, project of beleidsvoornemen. 1.2 Toepassing van de Routeplanner geeft duidelijkheid aan alle partijen over wat men mag verwachten van een participatieproces. Een route van A naar B plan je met een routeplanner. Er zijn verschillende routes die van A naar B leiden. De Routeplanner participatie & communicatie bevat alle vragen die beantwoord moeten worden om te komen tot de route die het beste past bij het betreffende plan of project. Zo ontstaat per project een duidelijke participatie-aanpak zodat alle partijen weten wat men mag verwachten.

De Routeplanner leidt langs vragen over hoeveel ruimte er is voor invloed, welke kaders er zijn, wie daarbij betrokken is en wordt, wanneer men dat mag verwachten, wie welke beslissingsbevoegdheid heeft en hoe de participatie wordt vormgegeven. Het is aan te bevelen om bij het doorlopen van de routeplanner enkele belanghebbenden te betrekken. Zij kunnen de situatie en mogelijke vragen van belanghebbenden goed inschatten en adviseren over wat de beste aanpak kan zijn. Dat kan plaatsvinden door bijvoorbeeld een 0-fase-gesprek te organiseren met verschillende betrokkenen. In het geval van een initiatiefnemer zal de gemeente de Routeplanner gebruiken om hem/haar te helpen bij het vormgeven van een participatie-aanpak c.q. een omgevingsdialoog. 1.3 De Routeplanner is een logisch vervolg van het beleidskader en de uitvoeringsnota participatie. De Routeplanner start met een aantal uitgangspunten die weergeven wat de gewenste basishouding is ten aanzien van participatie en communicatie. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de toekomstvisie, het raadsprogramma, het beleidskader en het communicatieplan. De uitvoeringsnota participatie van begin 2020 bevatte reeds de nodige ingrediënten voor de invulling van de routeplanner. In die zin gaan we verder op de ingeslagen weg.

De routeplanner geeft een extra impuls aan deze manier van werken en aan de gevraagde transparantie van participatieprocessen van de gemeente. 2.1 De gemeenteraad bepaalt zijn rol aan de voorkant van het proces aan de hand van een startnotitie tijdens De raad debatteert. De gemeenteraad beoordeelt aan de voorkant van het proces de participatieaanpak en de inhoudelijke kaders en bepaalt zijn rol hierin. De rol van de raad volgt de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol die de gemeenteraad al heeft. De raad geeft aan welke inhoudelijke en procesmatige kaders meegegeven worden, hoe de raad het proces volgt en/of wil controleren en of en hoe de raad de volksvertegenwoordigende rol wil invullen. Een handreiking hiervoor is bijgevoegd in bijlage 2. De raad kan hierbij bijvoorbeeld ook aangeven dat hij op enig moment in het participatieproces weer in positie wil komen om de inhoudelijke kaders nog een keer te beoordelen aan de hand van de input van de betrokken inwoners. De startnotitie bevat een advies

over deze rol, maar het is aan de gemeenteraad zelf om hier een besluit over te nemen. Het meegeven van (eventueel aangepaste) kaders is bij uitstek een rol van de raad. Dit hoort thuis is het politieke debat. Daarom stellen we voor om de startnotities te behandelen in De raad debatteert. 3.1 De ervaringen die we opdoen met de behandeling van de startnotities in De raad debatteert zijn nieuw en willen we evalueren met het presidium. De behandeling van de startnotities in De raad debatteert is nieuw. Het kan zijn dat op basis van de ervaring die we hiermee op doen, het beter is om de startnotities op een andere wijze te behandelen, zoals bij De raad luistert, de werkgroep participatie of het presidium. Dit waren suggesties die naar voren kwamen bij de toelichting van de Routeplanner op 15 maart j.l. Op basis van ervaring leren we ook hoe we het werken met startnotities of het werken met de rollen van de gemeenteraad, verder kunnen verbeteren. We stellen voor om deze werkwijze eind 2021 te evalueren. Alternatieven/varianten 1.1 De behandeling van startnotities kan ook in andere gremia. De gemeenteraad kan ervoor kiezen om een startnotitie over het participatieproces te agenderen voor De raad luistert. De startnotitie staat dan ook open voor inspraak. Dat kan onduidelijk zijn voor inwoners.

Inwoners kunnen het idee hebben dat er al gesproken kan worden over de inhoud, terwijl dat juist in het voorgestelde participatieproces moet plaatsvinden. De werkgroep participatie is ook genoemd als alternatief. Overleggen van de werkgroep zijn echter geen openbare aangelegenheid en kent geen status om al dan niet akkoord te gaan met een startnotitie. Via het presidium (ook een genoemd alternatief) kan dit wel leiden tot een formeel besluit. Echter, dit is ook niet openbaar en het presidium is als agendacommissie niet in de positie om te oordelen over de inhoudelijke kaders. Daarom stellen we voor om de toekomstige startnotities te agenderen voor De raad debatteert. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De Routeplanner geeft houvast maar geen absolute garantie op succes. De Routeplanner is bedoeld om per plan of project een goed participatieproces te ontwerpen. Tussentijds kan er van alles gebeuren waardoor het proces moet worden aangepast of waardoor het toch anders loopt dan verwacht. Van projectleiders mogen we verwachten om in te spelen op tussentijdse ontwikkelingen. De Routeplanner geeft ook dan weer houvast. Echter 100% tevredenheid over zowel inhoud als proces is moeilijk te bereiken. Dat is ook niet het doel.

Het doel van participatie is om plannen en projecten beter af te stemmen op de behoeften van inwoners, kennis en ervaring van inwoners te benutten, draagvlak voor een plan of project te vergroten en te werken aan wederzijds vertrouwen en begrip. Het kan daarbij altijd zo zijn dat een of meerdere inwoners het niet eens zijn met de uiteindelijke uitwerking van het plan of project. Het is in die situatie dan wel belangrijk dat hun bezwaren erkend zijn en duidelijk is voor hen waarom er een andere afweging is gemaakt. In de Routeplanner wordt daarom veel nadruk gelegd op openheid en transparantie.

2.1 Niet alle projecten worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Nagenoeg elk project in onze gemeente heeft te maken met betrokkenen of belanghebbenden. Ook bij kleine projecten is dat het geval. In het kader van de omgevingswet bepaalt de gemeenteraad nog welke projecten altijd in de gemeenteraad worden behandeld. Voor deze en andere grotere projecten en beleidsvoornemens zal een startnotitie (incl. routekaart op maat) worden aangeboden aan de gemeenteraad. De komende periode zal blijken of er specifieke afspraken nodig zijn over het al dan niet behandelen van startnotities door de gemeenteraad. Dit moet onderdeel uitmaken van de evaluatie eind 2021. Toelichting Financiële toelichting Aan de Routeplanner zelf zijn geen kosten verbonden. Per project zal blijken hoeveel tijd nodig is om een goed participatieproces te ontwerpen en uit te voeren. Dat betekent dus dat in projectbudgetten rekening gehouden moet worden met de benodigde middelen (tijd en geld), zowel aan de kant van de gemeente als aan de kant van een initiatiefnemer. Personele toelichting Hoewel participatie bij plannen, projecten en beleid al jaren gewenst is, hebben we met de Routeplanner een instrument in handen om participatie op een hoger plan te tillen. Voor onze medewerkers c.q. projectleiders is dit een nieuwe manier van werken die meer van ze vraagt en ze tegelijkertijd helpt.

Het zal dan ook een kwestie zijn van experimenteren, leren en verbeteren. De vraag naar goede advisering op het gebied van participatie en communicatie groeit daardoor. De interne capaciteit op dit gebied is beperkt. Bij grote projecten moet gedacht worden aan het bijschakelen van capaciteit op dit vlak. Dat kan binnen projectbudgetten gerealiseerd worden. Daarnaast kijken we binnen de organisatie hoe we de capaciteit op dit vlak het beste kunnen organiseren. Juridische toelichting In de tweede helft van 2021 staat een nieuwe participatieverordening op het programma. Vooralsnog is de planning om deze eind 2021 ter besluitvorming aan te bieden aan de gemeenteraad. De planning hangt mede af van de vaststelling van de wijziging van de gemeentewet door de Tweede Kamer en van de definitieve invoering van de Omgevingswet. Ons participatiebeleid (het beleidskader, de uitvoeringsnota participatie en de Routeplanner participatie & communicatie) geeft prima handvatten voor deze verordening. Duurzaamheid In een vitale samenleving werken overheid, inwoners en andere partners samen. Deze partijen weten elkaar te vinden en te versterken. Participatieprocessen zijn gericht op het de behoeften van inwoners, kennis en ervaring van inwoners te benutten, draagvlak voor een plan of project te vergroten en te werken aan wederzijds vertrouwen en begrip.

Kortom: op een duurzame relatie tussen gemeente en samenleving. Planning Voor de planning van de invoering van de Routeplanner geldt het volgende:

•

Lopende projecten kunnen niet met terugwerkende kracht in deze werkwijze worden gebracht. Indien nodig kan tussentijds gekeken worden of de Routeplanner kan helpen om de participatie verder te brengen. Echter een startnotitie (incl. routekaart) zoals in dit voorstel bedoeld, zal er niet meer komen.

•

Nieuwe projecten die na 1 juni 2021 starten, werken met de routeplanner en een startnotitie.

•

Evaluatie over behandeling van de startnotities in De raad debatteert vindt plaats eind 2021 in het presidium.

Communicatie en participatie De Routeplanner en de uitgangspunten zijn tot stand gekomen op basis van het beleidskader, de uitvoeringsnota participatie, het communicatieplan gemeente Etten-Leur ‘Spreken is zilver, luisteren is goud”, het Rapport Berenschot ‘Verstandig verder met participatie’ en het rapport van de Nationale Ombudsman: Behoorlijke informatieverstrekking aan omwonenden rondom vergunningverlening. Daarnaast is goed geluisterd naar de kritiek op participatieprocessen die inwoners meegaven in inspraakreacties. De concept-Routeplanner is besproken met interne projectleiders van zowel het sociale als het fysieke domein en in het bijzonder met het programma Omgevingswet, met team Communicatie en met de wijkmanagers. Vragen en opmerkingen hebben geleid tot het verbeteren van de routeplanner. De Routeplanner zal de komende tijd in de praktijk verder getoetst worden en zonodig worden aangepast. Na vaststelling van de Routeplanner door de gemeenteraad, zullen we een externe versie maken zodat ook externe partners en initiatiefnemers zelf ook kunnen werken met onze Routeplanner. Bijlagen • Bijlage 1: Routeplanner participatie en communicatie •

Bijlage 2: Handreiking rol gemeenteraad in participatieprocessen

•

Ontwerp raadsbesluit

Etten-Leur, 13 april 2021 burgemeester en wethouders,

Dhr. drs. C. Smits gemeentesecretaris

Mw. dr. M.W.M. de Vries burgemeester