Raadsvoorstel rekenkamer.docx

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: 01-11-2021 Agenda nr: Onderwerp: invulling Rekenkamer vanaf 2022 Van: de Griffie Email: griffie@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad.

Voorstel 1. Het convenant met de huidige Rekenkamer West-Brabant niet te verlengen. 2. Met de gemeenten Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur, Halderberge en Roosendaal een nieuw convenant op te stellen om te komen tot een Regionale Rekenkamer. 3. Het nieuwe convenant in het derde kwartaal van 2022 aan u ter besluitvorming voor te leggen. Inleiding De Rekenkamer West-Brabant is in 2006 ingesteld om onderzoek te doen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur, alsmede van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. In 2009 besloot de gemeenteraad aan te sluiten bij de Rekenkamer West-Brabant. Op dit moment maken de gemeenten Bergen op Zoom, Halderberge, Etten-Leur, Geertruidenberg, Drimmelen en Roosendaal deel uit van de Rekenkamer. Omdat het convenant op 1 januari 2022 van rechtswege afloopt, heeft een inventarisatie plaatsgevonden over de toekomst van de huidige Regionale Rekenkamer. De uitkomsten hiervan hebben geresulteerd in het volgende voorstel. Voorafgaand aan dit voorstel zijn de evaluatie van de rekenkamer uit 2020 en de keuzemogelijkheden voor de toekomst besproken in het seniorenconvent van 16 september 2021. U vindt de onderliggende memo van die bespreking bij de bijlagen.

Beoogd effect en evaluatie: De rekenkamerfunctie van Etten-Leur beleggen bij een nieuwe regionale rekenkamer. Argumenten 1.1. Er een aantal punten zijn waarop de raad niet tevreden is over de Rekenkamer West-Brabant. Deze punten zijn als volgt: -

De Rekenkamer staat te veel op afstand van de gemeenteraad waardoor het niet als een raadsinstrument wordt ervaren. Er is een gemis aan gevoel voor wat er in de gemeente leeft, inzicht in de ‘couleur local’. De presentaties van de RK mogen bondiger en moeten van toegevoegde waarde zijn ten opzichte van de rapportages

-

Onvoldoende inzicht in het financiële reilen en zeilen en de daarbij behorende zelfreflectie van de Rekenkamer. De gezamenlijke bijdragen van alle deelnemende gemeenten bedroeg in 2020 € 272.255,--. De bijdrage van Etten-Leur was € 33.788,--.

2.1. Bij het opstellen van een nieuw convenant verbeterpunten doorgevoerd kunnen worden. Hierdoor zouden de eerdergenoemde problemen opgelost kunnen worden. We denken dan aan: -

-

-

-

Bij de start van ieder Rekenkameronderzoek tot en met de vaststelling van de resultaten van dit onderzoek in de gemeenteraad duidelijk maken wie vanuit de Rekenkamer de contactpersoon en eindverantwoordelijke is. Alle besluitvorming en gesprekken met bestuurders, ambtenaren, auditcommissie, gemeenteraad etc. worden door deze persoon gecoördineerd en geregisseerd. Eén lid van de Rekenkamer aanwijzen die periodiek contact houdt met de gemeenteraad. Bijvoorbeeld door tweemaal per jaar een vergadering bij te wonen en voorafgaand daaraan een gesprek te voeren met (een delegatie van) de raad. Het ontwikkelen van een nieuw profiel voor leden van de Rekenkamer. De vacaturetekst aanpassen op de gewenste insteek, zorg steeds voor nieuwe input en benoem een maximale zittingsduur. Onderzoeken (deels) zelf laten uitvoeren door de Rekenkamer.

2.2. Door met meerdere gemeenten samen te blijven werken behouden we de voordelen van een regionale rekenkamer. Zoals het er nu uit ziet (uiteraard onder voorbehoud van de besluiten van de betreffende gemeenteraden) voelen 5 gemeentes iets voor zo'n samenwerking. Te weten Bergen op Zoom, Halderberge, Roosendaal, Etten-Leur en Drimmelen. De deelnemende gemeentes staan dus nog niet vast. De voordelen van een regionale rekenkamer (ten opzichte van een lokale, op zichzelf staande rekenkamer) zijn als volgt: -

Door met meerdere gemeentes samen te werken kunnen we benchmarken. Eventueel kunnen meerdere gemeentes ook hetzelfde onderzoek laten uitvoeren. Door een regionale samenwerking hoeft Etten-Leur een aantal zaken niet zelf te regelen. Wel vraagt de samenwerking met enige regelmaat, afhankelijk van wat opgepakt moet worden, inzet vanuit de griffies.

2.3. De huidige Rekenkamer West-Brabant is wettelijk een rekenkamercommissie, i.v.m. een aankomende wetswijziging zal dat omgezet moeten worden naar een Rekenkamer. De Wet versterking decentrale Rekenkamers is in voorbereiding. Het wetsvoorstel breidt enkele onderzoeksbevoegdheden van de Rekenkamer uit en stelt gemeenten verplicht om een Rekenkamer in te stellen. De mogelijkheid om te kiezen voor een Rekenkamercommissie vervalt. De belangrijkste wijziging daarbij is dat raadsleden dan geen zitting (meer) mogen hebben in een Rekenkamer. Het omzetten van de Rekenkamercommissie naar een Rekenkamer is vrij eenvoudig, de huidige rekenkamercommissie bestaat al enkel uit externe leden. Deze zouden alleen voortaan voor 6 jaar benoemd moeten worden. Desalniettemin betekent dit dat het huidige convenant sowieso niet verlengd kant worden. 3.1. De raad zich t.z.t. nog kan uitspreken over de inhoud van het convenant. Het convenant zal door de griffies van de deelnemende gemeentes voorbereid worden. Omdat eerst alle gemeenteraden moeten beslissen over het opzetten van een nieuwe regionale rekenkamer kunnen we hier pas na dit raadsbesluit mee beginnen. Zie ook de planning.

Alternatieven/varianten Tijdens de bespreking in het seniorenconvent leek het nog mogelijk de huidige samenwerking (de regionale rekenkamer West-Brabant) voort te zetten. Dat blijkt nu echter geen optie meer te zijn, er zijn simpelweg te weinig deelnemende gemeentes die daar iets voor voelen. De andere alternatieven blijven wel bestaan, en worden hier nog eens kort herhaald. 1. Aansluiten bij een andere Rekenkamer Indien u onvoldoende tevreden bent over de huidige invulling van Rekenkamer West-Brabant en niet verder wil met een gedeelte van dezelfde gemeentes, maar wel gecharmeerd bent van samenwerking op dit punt, dan kunnen er gesprekken worden gevoerd met andere gemeenten/Rekenkamers of aansluiting bij hun Rekenkamer een optie is. Die mogelijkheid is nog niet onderzocht. Voordelen van aansluiten bij een andere regionale Rekenkamer -

Een eventueel al bestaande regionale Rekenkamer draait al, en hoeft dus niet (her)opgezet te worden

Nadelen van aansluiten bij een andere regionale Rekenkamer -

Als we aansluiten bij een andere regio missen we de lokale binding nóg meer dan bij een West-Brabantse samenwerking. Het is niet vanzelfsprekend dat we een andere regionale Rekenkamer kunnen vinden waarbij we kunnen aansluiten.

2. Lokale Rekenkamer 2.1. Een eigen Rekenkamer met meerdere leden inrichten De raad werft en benoemt zelf de leden. Daardoor ontstaat sneller een band en biedt deze optie een goede kans op een betrokken Rekenkamer, die dichter bij de Etten-Leurse praktijk kan gaan staan. Een eigen Rekenkamer zal eerder kans zien om –desgewenst– zelf (delen van een) onderzoek uit te voeren in plaats van het standaard inschakelen van ‘De gebruikelijke bureaus’. Bij een regionale Rekenkamer, is alle onderzoek zelf uitvoeren nauwelijks een optie. Voordelen eigen Rekenkamer met meerdere leden: -

Meer lokale binding, de Rekenkamer zal dichter bij de Etten-Leurse maatschappij staan. Kortere lijnen met de raad. Een eigen Rekenkamer kan gemakkelijker zelf onderzoeken uitvoeren. Er loopt immers maar één onderzoek tegelijkertijd De leden houden elkaar scherp

Nadelen eigen Rekenkamer: -

Het opzetten, organiseren en ondersteunen zal door de griffie moeten worden gedaan. De inschatting is dat daar structureel 4 uur in de week voor nodig is. Het vinden van leden kan lastig zijn, afhankelijk van de eisen die gesteld worden (bijvoorbeeld aan woonplaats).

Het inrichten en ondersteunen van een eigen Rekenkamer vraagt inzet vanuit de griffie. Ervaring bij andere gemeenten leert dat met de secretariaatvoering voor een Rekenkamer gemiddeld 4 uur per week is gemoeid. De kosten bedragen afgerond € 8.500,- per jaar. Het secretariaat van de

Rekenkamer zou ook door de Rekenkamer zelf opgepakt kunnen worden, dan zouden de kosten in het vaste budget van de rekenkamer verwerkt worden. De aanvullende kosten voor een Rekenkamer kan de raad zelf bepalen, afhankelijk van het aantal leden en het aantal onderzoeken per jaar. Het is dan ook lastig een schatting te geven. Bij een rondgang bij de gemeenten die al uit de rekenkamer West-Brabant gestapt zijn blijkt dat Moerdijk uitgaat van 1 euro per inwoner. Oosterhout schat de kosten lager, ongeveer gelijk met de kosten van huidige samenwerking in de Rekenkamer West-Brabant. Maar daarin worden de secretariaatskosten niet meegerekend. Wanneer deze wel worden meegenomen bedragen de extra kosten in Oosterhout afgerond € 8.500,structureel. Overigens zijn deze lokale rekenkamers nog niet gestart, deze budgetten zijn dus pas een eerste schatting. 2.2. Eigen Rekenkamer met één lid (=directeursmodel) De raad benoemt zelf het ene lid, zijnde de directeur rekenkamer. Bij de selectie van de directeur kan gezorgd worden voor een goede lokale binding. Er zijn ook bedrijven die een combinatie aanbieden van een directeur die de plannen van aanpak voor de onderzoeken maakt en de onderzoeken begeleidt. Voor het feitelijk onderzoekswerk kan deze directeur dan terugvallen op een pool van onderzoekers met expertise op verschillende beleidsterreinen.

Voordelen eigen Rekenkamer volgens het directeursmodel: -

Meer lokale binding, de Rekenkamer zal dichter bij de Etten-Leurse maatschappij staan. Kortere lijnen met de raad. Snel schakelen aangezien maar met één agenda (die van de directeur) rekening moet worden gehouden. Vooraf zijn afspraken te maken over het maximaal beschikbare budget.

Nadelen eigen Rekenkamer volgens het directeursmodel: -

Kritische zelfreflectie door de Rekenkamer is lastiger wanneer deze uit slechts één persoon bestaat

De kosten voor een rekenkamer met een directeursmodel zijn flexibel, er is een vast bedrag voor de directeur en het secretariaat, maar de aanvullende kosten zijn afhankelijk van het soort onderzoek wat uitgevoerd wordt. Hoe kleiner het onderzoek hoe lager de kosten. Kanttekeningen en risico’s Zoals genoemd is het niet zeker dat alle gemeenteraden besluiten tot het aangaan van deze nieuwe samenwerking. Als er niet voldoende gemeenten zijn (minimaal 3) is een regionale rekenkamer ook niet mogelijk. Dan zullen we dus toch voor een van de alternatieven moeten gaan. Toelichting Financieel De kosten van de rekenkamer zijn vooraf niet precies te voorspellen. Het is op dit moment bijvoorbeeld nog niet duidelijk of de nieuwe gemeenschappelijke rekenkamer door zal gaan, en hoeveel gemeenten er aan deel zullen nemen. Wat wel duidelijk is, is dat een gemeenschappelijke rekenkamer altijd goedkoper is dan een lokale rekenkamer. Op dit moment (in de huidige gemeenschappelijke rekenkamer) betaald Etten-Leur €33.788 (in 2020). De landelijke richtlijn voor de kosten van een rekenkamer is €1,30 per inwoner (zie rapport ‘Inspiratiekaders: effectieve invulling lokale rekenkamer’ bijgevoegd als bijlage). Daar zitten we dus ruim onder.

Een gemeenschappelijke rekenkamer kan kosten besparen doordat de kosten voor een gezamenlijk bestuur (voorzitter, rekenkamerleden en vergaderingen) en voor een gezamenlijke organisatie (secretariële ondersteuning, faciliteiten, locatie) worden gedeeld. Daarnaast kunnen ook onderzoekskosten worden gedeeld. Sommige opgaven pakken gemeenten in de regio samen op. Voorbeelden zijn de inkoop van jeugdzorg of de Veiligheidsregio. Op dergelijke thema’s kan het voor gemeenteraden interessant zijn om een gezamenlijk onderzoek te laten uitvoeren. Dit brengt efficiencyvoordelen mee: de kosten van het onderzoek worden verdeeld over meerdere gemeenten. Dit laatste is ook een optie als lokale rekenkamers een incidenteel gezamenlijk onderzoek laten uitvoeren. Dit vraagt echter dan wel specifieke afstemming en coördinatie welke bij een regionale variant al in het convenant geregeld is. Juridisch Zoals genoemd zijn we in afwachting van de kamerbehandeling van de voorgestelde wetswijziging om de mogelijkheid tot het instellen van een rekenkamerfunctie te schrappen uit de Gemeentewet, en de behandeling van de Wet versterking decentrale Rekenkamers. Het wetsvoorstel breidt enkele onderzoeksbevoegdheden van de Rekenkamer uit en stelt gemeenten verplicht om een Rekenkamer in te stellen. De mogelijkheid om te kiezen voor een Rekenkamercommissie vervalt.

De belangrijkste wijziging daarbij is dat raadsleden dan geen zitting (meer) mogen hebben in een Rekenkamer. Tot nog toe regelde de Gemeentewet dat ambtenaren, die werkzaamheden verrichten voor de Rekenkamer, niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente (deze bepaling gold niet voor Rekenkamercommissies). De voorgenomen wetswijziging past deze bepaling aan, waardoor de griffies voortaan de Rekenkamer wel kunnen ondersteunen. Kort gezegd betekent dit dat we binnenkort wettelijk verplicht zullen zijn een rekenkamer te hebben. In deze rekenkamer mogen geen raadsleden zitting hebben, maar de rekenkamer mag wel ondersteund worden door de griffie. Verder is de rekenkamer vormvrij. Met het aannemen van dit voorstel kunnen we de verdere stappen zetten om een nieuwe regionale rekenkamer op te richten, en aan deze wettelijke eis te voldoen. Personeel Er zijn geen personele gevolgen van dit voorstel. Indien voor een van de alternatieven wordt gekozen waarbij het secretariaat door de griffie moet worden uitgevoerd betekent dat een uitbreiding van 4 uur (0.11 fte) bij de griffie nodig is. Planning In de deelnemende gemeentes wordt dit jaar door de raden een besluit genomen over de toekomst van de (regionale) rekenkamers. Volgend jaar zullen de griffies gezamenlijk een nieuw convenant schrijven. Dat zal voor het zomerreces naar uw raad komen.

In de tweede helft van 2022 worden de leden voor de nieuwe rekenkamer geworven. In januari 2023 kan dan gestart worden met het eerste onderzoek. Communicatie en participatie Om tot dit voorstel te komen hebben de raden, colleges en ambtelijke organisaties van de gemeenten die deelnemen aan de Rekenkamer West-Brabant via het invullen van enquêtes input geleverd voor het evalueren van de Rekenkamer West-Brabant. Vervolgens brachten de griffies van de betrokken gemeenten de verschillende modellen voor het invullen van de wettelijk verplichte rekenkamer in beeld inclusief de voor- en nadelen van elk model. Deze modellen zijn gedeeld met de fractievoorzitters in de deelnemende gemeenten met de vraag of het overzicht van de

gepresenteerde modellen volledig was. In Etten-Leur vond dat delen van de modellen plaats in het seniorenconvent van 16 september. De fractievoorzitters concludeerden dat de gepresenteerde informatie voldoende is. Wel werd gevraagd de kosten van een eigen rekenkamer op te vragen bij de gemeente Moerdijk en Oosterhout. Deze informatie verwerkte de griffie in dit voorstel. Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Ontwerp raadsbesluit Het huidige convenant Memo seniorenconvent 16-09-2021 Rapport ‘Inspiratiekaders: effectieve invulling lokale rekenkamer’ 2020