raadsvoorstel reactie adviezen rapport commissie ombudsman

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : reactie adviezen rapport Commissie Ombudsman

Aan de leden van de raad.

Voorstel In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen wijze van opvolging geven aan de aanbevelingen van de Commissie Ombudsman Inleiding

Op 29 augustus 2023 bracht de Commissie Ombudsman haar eindrapport uit “inzake de klachten van omwonenden van de Bankenstraat - Hoevenseweg jegens het handelen van de gemeente EttenLeur”. In dit rapport doet de commissie 3 aanbevelingen aan de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad. De commissie “verzoekt de gemeente een reactie te geven op de aanbevelingen binnen redelijke termijn”. Na bespreking in het seniorenconvent vond op 16 december een overleg plaats tussen betrokken bewoners en een delegatie van het seniorenconvent. Hierin werd afgesproken dat de gemeenteraad in een openbare vergadering voor half 2024 een reactie geeft op de aanbevelingen van de Commissie Ombudsman.

Beoogd effect en evaluatie

Dit voorstel beoogt een reactie te geven op de adviezen van de Commissie Ombudsman en de daaruit voortvloeiende wijziging van werkwijzen door te voeren.

Argumenten

1.1. Door het aanpassen van de vergaderplanning van het presidium informeren we inwoners eerder over een voorstel en de behandelprocedure daarvan Aanbeveling 1 procedure informeren betrokkenen De Commissie Ombudsman constateert het volgende: ”De procedure van informeren van omwonenden op 3 januari 2023 en het moment waarop de raad naar hen wilde luisteren op 9 januari 2023 was voor hen uiterst beperkt om informatie tot zich te kunnen nemen, laat staan zich voor te kunnen bereiden op een goede inbreng om raadsleden de belangen te duiden als omwonenden”. Uit deze constatering vloeit de volgende aanbeveling voort: “De Commissie doet de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad de aanbeveling (1) om hierover met de raad(-sfracties) in overleg te gaan.

(H-)erkennen zij het vorenstaande en zo ja, hoe zou aan het nadeel van de informatieachterstand in de huidige situatie tegemoet kunnen worden gekomen, als ook in toekomstige situaties kunnen worden voorkomen, opdat aan de doelstelling van de opzet van de raadsvergadercyclus tegemoet wordt gekomen en tevens recht wordt gedaan aan behoorlijk overheidsoptreden”? Opvolging van deze aanbeveling: We erkennen dat het noodzakelijk is dat inwoners/belanghebbenden over dezelfde openbare informatie kunnen beschikken waarover wij als gemeenteraad beschikken (dus uitgezonderd de stukken waarop op basis van de uitzonderingsgronden in de Wet open overheid (Woo) geheimhouding rust). Tot en met 2023 vonden de presidiumvergaderingen in de regel 11 dagen voor de vergaderingen van de raad luistert plaats. Omdat betrokken pas na de presidiumvergadering geïnformeerd kunnen worden over de in de raad luistert te behandelen voorstellen en de procedure daarvan houden we vanaf februari 2024 de presidiumvergaderingen in de regel 18 dagen voor de vergadering van de raad luistert. Hierdoor kunnen we betrokkenen eerder informeren over de in de raad luistert te behandelen voorstellen.

2

Het presidium heeft vastgesteld dat de hoeveelheid te bestuderen documenten beperkt was (raadsvoorstel en -besluit inclusief 3 bijlagen; totaal 17 pagina’s). We constateren dat voor inwoners nog onvoldoende duidelijk is dat een startnotitie bedoeld is als begin van het proces om tot een concrete invulling van in dit geval de locatie voor de flexwoningen te komen. We zullen daarover in de toekomst inwoners hierbij beter meenemen. Overigens zijn in deze casus door de ambtelijke organisatie direct omwonenden persoonlijk bezocht om de uitnodigingsbrief te overhandigen en een toelichting te gegeven op de plannen voor de flexwoningen. We wijzen er overigens in dit kader wel op dat het informatiebegrip in de Woo aanzienlijk ruimer is dan “alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft” zoals bedoeld in artikel 169 lid 2 van de Gemeentewet. 1.2. Door in gesprek te gaan met betrokkenen houden we communicatiekanalen open Aanbeveling 2 herstel van contact De commissie geeft het volgende aan: “Het is de Commissie duidelijk geworden dat de suggestie is gewekt in de media dat verzoekers de integriteit van de griffier wilden aantasten. Dit is bezijden datgene wat in de brief van verzoekers aan de griffier staat en overigens bezijden de werkelijke idee van verzoekers: zij hebben het werk van de griffier hoog staan.

Het was juist dáárom dat verzoekers hem verzochten de raadsleden te adviseren. De Commissie kan niet helemaal plaatsen en duiden hoe dit incorrect in de media is gekomen, maar kan daar ook geen nader onderzoek naar doen. Het betreffen immers uitingen in de pers en overigens (onder andere) een verklaring van fractieleiders in een gezamenlijke persverklaring”. Hieruit vloeit de volgende aanbeveling voort: “De Commissie doet het in het licht van bovenstaande de aanbeveling dat de burgemeester beziet wat er gedaan kan worden aan het herstel van het contact, als ook aan het belastende beeld van verzoekers dat mogelijk nog immer leeft bij de raad(-sleden)”. Opvolging van deze aanbeveling We onderschrijven het belang van het herstellen van contact. Daarom vond op 19 december 2023 onder de leiding van de voorzitter van de Commissie Ombudsman, mevrouw Smiers, en in aanwezigheid van de heer Poppelaars van de Commissie Ombudsman een gesprek plaats tussen omwonenden en een delegatie van de fractievoorzitters, de verantwoordelijk wethouder en de betrokken teamleider. De afspraken die tijdens het gesprek gemaakt zijn teruggekoppeld in het seniorenconvent. Ook zijn deze door de heer Roks teruggekoppeld (per mail) naar de omwonenden. Daar de omwonenden tijdens het gesprek aangaven inhoudelijke verbeterpunten te hebben, is hen gevraagd deze met de gemeente te delen.

Dit met als doel een vervolgoverleg te plannen waarbij vanuit de gemeente direct betrokkenen aan kunnen sluiten zodat voorgestelde verbeterpunten besproken kunnen worden en waar mogelijk geïmplementeerd kunnen worden. Op dit verzoek is helaas tot op heden geen reactie ontvangen. 1.3. Door rechtstreeks contact voorkomen we escalatie Aanbeveling 3 uitlatingen in de media “Tevens doet de Commissie de burgemeester … de aanbeveling om te bezien hoe escalatie van situaties zoals onderhavige als gevolg van woordvoering in en via de pers in plaats van het contact vanuit het bestuursorgaan rechtstreeks met haar inwoners, kan worden voorkomen. De berichtgeving en quotes die opgenomen zijn (geweest) in de media hebben verzoekers geraakt en zijn overigens bezijden de waarheid. Het lijkt de Commissie gepast dat daar door de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad aandacht aan wordt besteed.” Opvolging van deze aanbeveling Gelukkig hebben we in Nederland een vrije pers. Het staat daarom eenieder vrij om contact met journalisten te hebben. De aanbeveling is eenzijdig beschreven. Berichten in de media hebben ook de fractievoorzitters en de griffier geraakt. In het onder aanbeveling 2 beschreven gesprek voor herstel van contact was communicatie onderdeel van de te maken procesafspraken voor het vervolgproces tot en met realisatie en beheer van de flexwoningen.

3

Tijdens het voornoemde gesprek van 18 december 2023 heeft de Commissie Ombudsman geadviseerd conform aanbeveling 3 na te gaan hoe in de toekomst escalatie, zoals in de onderhavig situatie is ontstaan, kan worden voorkomen. De fractievoorzitters zijn tevreden om te horen dat de betrokken inwoners aangeven de integriteit van de griffier niet in twijfel te trekken. Echter stellen ze vast dat in het krantenbericht van 7 februari 2023 de integriteit van de griffier wel degelijk ter discussie werd gesteld. Zo staan in het artikel de volgende passages: • “Dit tot woede van omwonenden, die felle kritiek hebben op griffier Wim Voeten” • “Buurt kraakt functioneren griffier: ‘Worden in een ondeugdelijk besluit gerommeld.’” Bovendien werd een onjuist beeld geschetst van de taken en verantwoordelijkheden van de griffier. Deze twee punten leidden tot de gegeven reactie. Uitgangspunt was, is en blijft rechtstreeks contact tussen bestuursorganen en inwoners, waarmee tegemoet gekomen wordt aan de aanbeveling van de Commissie.

Alternatieven/varianten Niet van toepassing.

Kanttekeningen en risico’s

Het niet overnemen van het advies tot rectificatie leidt tot verstoorde verhoudingen Door het overnemen van de aanbevelingen van de Commissie Ombudsman, doen we hetgeen is aanbevolen om de verhoudingen te normaliseren. Desondanks kunnen omwonenden van mening blijven dat ze onheus worden bejegend door de gemeente. Consequentie hiervan kan zijn dat betrokkenen alle rechtsmiddelen aanwenden om te proberen de vestiging van flexwoningen tegen te houden en dat verhoudingen verstoord blijven. Toelichting Financiële toelichting Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Juridische toelichting Voor de juridische consequenties verwijzen we kortheidshalve naar de argumenten. Personele toelichting Met de werkzaamheden gericht op direct contact met betrokken wordt rekening gehouden in de planning van de werkzaamheden. Duurzaamheid Het voorstel heeft geen raakvlakken op het gebied van duurzaamheid.

Planning

De opvolging van aanbeveling 1 is vanaf februari 2024 opgepakt. De opvolging van aanbeveling 2 is gestart met het gesprek op 19 december. We wachten voor het vervolg op de inhoudelijke verbeterpunten die de omwonenden voorstellen. Na ontvangst hiervan plannen we een vervolggesprek. De opvolging van aanbeveling 3 maakt onderdeel uit van de werkprocessen.

Communicatie en participatie

Het voorstel is afgestemd met de fractievoorzitters en het college van B&W. Nadat het presidium heeft besloten over de behandelprocedure sturen we het voorstel ook aan de Commissie Ombudsman en de betrokken inwoners. Bijlagen • Ontwerp raadsbesluit

4

•

Rapport Commissie Ombudsman

Etten-Leur, 10 juni 2024 Namens het seniorenconvent,

Drs. W.C.M. (Wim) Voeten MBA griffier

drs. M.C. (Marina) Starmans-Gelijns voorzitter