raadsvoorstel PvE 2023 accountantscontrole versie def.

Datum raadsvergadering

: 4 december 2023

Agenda nr.

:

Onderwerp

: programma van eisen “Accountantscontrole gemeente Etten-Leur”

Van

: Wim Voeten

Telefoon

: 4434

Email

: wim.voeten@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. Het aangehechte beschrijvend document “Accountantscontrole gemeente Etten-Leur” vast te stellen; 2. Te kiezen voor een openbare Europese aanbestedingsprocedure; 3. Het audit committee op te dragen op basis van het onder 1 genoemde beschrijvend document een voorstel uiterlijk voor de raadsvergadering van 1 juli 2024 voor te bereiden voor de aanwijzing van de externe accountant en een aanbeveling te doen over een daartoe passend budget. Inleiding In de Gemeentewet (artikel 213) is bepaald dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Om invulling te geven aan deze bepaling uit de Gemeentewet besloot de raad op 6 februari 2018 Baker Tilly Berk (tegenwoordig Baker Tilly geheten) “aan te wijzen als de accountant die belast wordt met de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen”. Vervolgens stelden we conform het bepaalde in de aanbestedingsstukken een contract met Baker Tilly Berk op voor een periode van 4 jaar met een optie tot verlenging met twee maal 1 jaar. Baker Tilly controleerde de jaarrekeningen 2018 tot en met 2021. Op basis van de verleningsoptie controleerde Baker Tilly ook de jaarrekening 2022 en controleert Baker Tilly de jaarrekening 2023.

Omdat we de opties tot verlenging gebruikten, dient de gemeenteraad voor de zomervakantie 2024 op basis van een aanbestedingstraject opnieuw een accountant aan te wijzen. Beoogd effect en evaluatie Het effect dat we met de aanbesteding willen bereiken, is dat op basis van deze aanbesteding de raad uiterlijk op 1 juli 2024 een externe accountant aanwijst. Met deze accountant wordt een contract gesloten voor 4 jaar (i.c. de controle van de jaarrekeningen 2024, 2025, 2026 en 2027) met een optie voor een verlenging van twee keer één jaar (i.c. de controle van de jaarrekeningen 2028 en 2029). De beoogde dienstverlening bestaat de volgende onderdelen: - Het uitbrengen van een managementletter voor het college van B&W en de bestuurlijke samenvatting hiervan voor de gemeenteraad. De managementletter is gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel hiervan is ook een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening.

2

-

-

Certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) controleverklaringen bij de jaarrekening: o voor het onderdeel getrouwheid van de jaarrekening en de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college o voor de (deel) verantwoordingen; De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certificerende functie.

Argumenten 1.1. Het beschrijvend document en het gestelde in dit voorstel voldoen aan het gemeentelijk inkoopbeleid Met het gemeentelijk inkoopbeleid wil de gemeenteraad de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente. e. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. In bijgevoegd beschrijvend document wordt invulling gegeven aan deze doelstelling 1.2.

Het beschrijvend document geeft inzicht in de criteria en de weging van de criteria ten opzichte van elkaar op basis waarvan de gemeenteraad beslist welke accountant wordt aangewezen De Economisch Meest Voordelige Inschrijving voor deze opdracht stellen we vast op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’. Voor het

bepalen van deze verhouding wordt gebruik gemaakt van de ‘gewogen factormethode’. De (sub)gunningscriteria en te bepalen punt bestaat uit: G1 G2

TOTAAL

Subgunningscriteria Prijs (P) Kwaliteit (K) K1. Visie op de natuurlijke adviesfunctie K2. Contractpotentieel K3. Kennis en ervaring K4. Flexibiliteit K5. Controlefilosofie en – aanpak

Maximaal te behalen punten 400 600 180 140 120 85 75 1000

De uiteindelijke opdracht wordt bij gunning verstrekt op basis van de opgegeven tarieven van de winnende inschrijver. 2.1.

Gezien de omvang van de opdracht is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht De drempelwaarde voor leveringen en diensten waarboven Europees moet worden aanbesteed, bedraagt € 215.000,-. Wanneer de inschatting is dat de inschrijving voor de totale contractperiode inclusief de optie tot verlening hoger is dan het drempelbedrag, dan moet een Europese aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Aangezien wordt voorgesteld uit te gaan van een contractperiode van vier jaar met een optie voor twee maal één jaar verlenging komt het totaalbedrag van de inschrijving naar verwachting boven het drempelbedrag uit.

3

Europees aanbesteden biedt overigens standaard een aantal voordelen, te weten: • Professionalisering van het inkoopbeleid doordat inkopers de vraag en de toetsing van de aanbieders moeten vastleggen in objectieve eisen, wensen en criteria; • Het realiseren van besparingen doordat concurrentie de accountantskantoren dwingt om hun beste aanbieding in te dienen; • Het bevorderen van de integriteit doordat de beoordeling van de aanbieding beter controleerbaar wordt voor de accountantskantoren die een aanbieding doen. 3.1.

De voorgestelde beoordelingsprocedure heeft in zich dat raad, college en ambtelijke organisatie betrokken worden De gemeenteraad wijst de accountant aan. Om echter de werkzaamheden in opdracht van de raad goed uit te kunnen voeren, heeft de accountant veelvuldig contact met de ambtelijke organisatie en het college van B&W. Daarom is het belangrijk dat naast de gemeenteraad ook het college van B&W en de ambtelijke organisatie een rol hebben bij de beoordeling van de offertes. Dit voorstel voorziet hierin. Immers de beoordeling van de offertes vindt plaats door minimaal 2 en maximaal 5 leden van het audit committee, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en de griffier. Inkooptechnische ondersteuning bij de beoordeling wordt geleverd door het Inkoopbureau West-Brabant.

Alternatieven/varianten 1. Gebruik make van een andere methodiek van gunning We kunnen een andere methodiek van gunnen gebruiken, te weten gunnen op waarde. Bij gunnen op waarde wordt de waarde per gunningscriterium in Euro’s uitgedrukt, dus in financiële meerwaarde. De behaalde meerwaarde wordt in mindering gebracht op de ingediende inschrijfsom, waardoor een fictieve inschrijfsom ontstaat. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom is winnaar van de aanbesteding. De uiteindelijke opdracht heeft de waarde van de originele inschrijfsom van de winnende partij. Omdat in de huidige markt mede als gevolg van de gewijzigde regelgeving over de rechtmatigheidsverantwoording de geoffreerde prijs lastig is in te schatten kiezen we niet voor gunnen op waarde. Immers wanneer de geoffreerde prijzen afwijkt van de prijs die we verwachten ontstaat bij gunnen op waarde een andere verhouding tussen prijs en kwaliteit. We willen voor de verhouding prijs : kwaliteit uitgaan van een verhouding 40 : 60. 2. Een uitvraag doen voor een kortere periode Het is mogelijk om de accountantsdiensten voor een kortere termijn van maximaal 2 jaar aan te besteden. Er hoeft dan geen Europese aanbestedingsprocedure te worden gevolgd. Het nadeel hiervan is dat dit naar verwachting leidt tot een hogere prijs.

Dit omdat de accountant in het eerste jaar van een opdracht extra tijd moet besteden aan het leren kennen van de organisatie en de werking van de administratieve organisatie en interne controle. Ook is extra tijd nodig om de sleutelpersonen te leren kennen. Wanneer voor een contractperiode van 2 jaar wordt gekozen zonder optie tot verlenging dan zal de accountant de extra tijd die hij in het eerste jaar moet besteden in het tweede jaar willen terugverdienen. 3. Niet aanbesteden Er bestaat de mogelijkheid om jaarlijks een nieuwe afspraak te maken met de huidige accountant voor de controle van de jaarrekening. Hiertoe zou ieder jaar door het college van B&W een besluit

4

moeten worden genomen om af te wijken van ons gemeentelijk inkoopbeleid. Hiermee zou in feite ten aanzien van de accountantscontrole gekozen worden voor een structurele afwijking van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bovendien ontstaat een groot risico dat andere accountantskantoren aangeven dat de gemeente door niet periodiek aan te besteden bewust de mededinging tegengaat, wat niet rechtmatig en tegen de Europese regelgeving is. Gelet op bovenstaande twee bezwaren stellen we deze variant niet voor. Kanttekeningen en risico’s Mogelijk heeft maar een (zeer) beperkt aantal accountants interesse om in te schrijven Het aantal accountantskantoren dat actief is op de markt van de lokale overheid is beperkt. Daarom zal naar verwachting ook maar een beperkt aantal inschrijvingen worden ontvangen. Toelichting Financiële toelichting De kosten voor de accountantscontrole zijn verwerkt in de programmabegroting onder het programma eigentijds bestuur en dienstverlening op maat in Etten-Leur. Personele toelichting Ten aanzien van de ambtelijke inzet geldt dat hiervoor ruimte is opgenomen in de werkplannen van de betrokken afdelingen (Team Control, Team Financiën, Inkoopbureau West-Brabant en griffie). Juridische toelichting Juridisch dient te worden voldaan aan het gemeentelijk inkoopbeleid en aan de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Etten-Leur.

Het voorstel voldoet volledig aan het gemeentelijk inkoopbeleid en de algemene voorwaarden. Tevens moet worden voldaan aan het Europees aanbestedingsbeleid. Ook aan dit beleid voldoet dit voorstel volledig. Duurzaamheid De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Daarom vindt de gemeente het van belang dat de accountant bij de uitvoering van deze opdracht gebruik maakt van digitale dossiervorming rekening houdend dat de op te leveren stukken geoptimaliseerd dienen te zijn qua leesbaarheid en doorzoekbaarheid op zowel IPad/tablet als computer. Planning Nadat de raad heeft ingestemd met het beschrijvend document, begint de procedure met een aankondiging van de opdracht (via TenderNed) in het EU-publicatieblad. De procedure kent één ronde, waarin alle inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een offerte kunnen indienen. Daarna ziet de procedure er als volgt uit (in het schema is aangegeven hoe de besluitvorming eruitziet wanneer op 4 december tot besluitvorming wordt gekomen). Wanneer de raad op 18 december 2023 besluit schuift de planning in verband met de kerstvakantie een maand op maar blijven we ruim binnen de termijn om uiterlijk op 1 juli 2024 te gunnen: Procedurestap Publiceren aanbestedingsdocumenten Sluitingstermijn voor stellen van vragen

Datum 5 december 2023 21 december 2023

Toelichting Via TenderNed Via de vragenmodule van

5

Publiceren Nota van Inlichtingen Tweede Nota van Inlichtingen Publiceren tweede Nota van Inlichtingen Sluitingstermijn indiening van de inschrijving Gunningsbeslissing Bezwaartermijn Definitieve gunning

om 9:45 uur

TenderNed

17 januari 2024 31 januari 2024 om 9:45 uur 7 februari 2024 21 februari 2024 om 9:45 uur 18 maart 2024 20 kalenderdagen 9 april 2024

Streefdatum Streefdatum Streefdatum Via de digitale kluis van TenderNed Streefdatum Streefdatum

Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend. De aanbestedende dienst is gerechtigd de tijdsplanning aan te passen. Communicatie en participatie Het programma van eisen accountantscontrole gemeente Etten-Leur is opgesteld in samenspraak tussen het Inkoopbureau West-Brabant, Control en de Griffie. Het audit committee heeft 15 november 2023 besloten dat het programma van eisen compleet is en ter besluitvorming voorgelegd kan worden aan de gemeenteraad. Het besluit van de raad wordt gepubliceerd in de Etten-Leurse Bode en op Internet. Tevens wordt het programma van eisen door het Inkoopbureau geplaatst op TenderNed. De ambtelijke organisatie wordt via de door de griffie op te stellen terugkoppeling geïnformeerd. Bijlagen • •

Het beschrijvend document accountantscontrole gemeente Etten-Leur (zonder de in dit programma genoemde bijlagen) Ontwerp raadsbesluit

Etten-Leur, 24 november 2023 Namens het audit committee De griffier,

Drs. W.C.M. (Wim) Voeten MBA