Raadsvoorstel locatie opvang asielzoekers

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: Agenda nr: Onderwerp:

Locatie asielopvang

Portefeuillehouder(s)

Burgemeester Starmans - Gelijns Wethouder Schouw

Van:

Frank Theys

Telefoonnummer:

4341

Email:

frank.theys@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. Het COA te informeren dat de raad het pand Mon Plaisir 40 in Etten-Leur als de beste locatie ziet om de plannen voor een AZC verder vorm te geven. Inleiding Op 27 maart vorig jaar besloot u dat onze gemeente uiterlijk op 1 januari 2025 voldoet aan haar opgave voor de huisvesting van statushouders en de opvang van asielzoekers. Inmiddels is op 1 februari van dit jaar ook de Spreidingswet in werking getreden, die het verzorgen van asielopvang tot een gemeentelijke taak maakt. Dit voorstel gaat dan ook over de realisatie van asielopvang. Op dit moment beschikt Etten-Leur nog niet over een locatie voor asielopvang. Om een dergelijke locatie te vinden en te beoordelen, stelde u op 26 juni 2023 criteria vast waaraan een locatie moet voldoen. Met behulp van deze criteria hebben wij afgelopen zomer zowel locaties in gemeentelijk bezit, als locaties van derden beoordeeld. In dit voorstel stellen wij u voor de locatie die in onze beoordeling als meest geschikt naar voren is gekomen, namens uw raad bij het COA aan te dragen als de beste locatie om de plannen voor een AZC verder vorm te geven.

Na uw besluit gaat het college nader in gesprek om een bestuursovereenkomst met het COA af te sluiten. Hierin wordt mede vastgelegd hoe de inpassing, inrichting en beheer van de locatie eruit zal gaan zien. Daarbij nemen we ook de inbreng van onze inwoners mee. Mede hierom leggen wij u separaat een plan van aanpak Participatie en Communicatie voor, waarin we beschrijven op welke

wijze de omgeving van Mon Plaisir 40 wordt betrokken bij de inpassing, inrichting en beheer van de locatie. Beoogd effect en evaluatie: Dit voorstel dient om onderbouwd tot een locatiekeuze te komen. Het COA kan, nadat de benodigde vergunningen zijn aangevraagd en verleend, op deze locatie een AZC realiseren, waarmee Etten-Leur voldoet aan haar opgave asielvluchtelingen op te vangen. Argumenten 1.1 Mon Plaisir 40 scoort het hoogst op beide wegingsfactoren en is het best passend binnen de criteria, omstandigheden en de uitgangspunten voor de bestuursovereenkomst. Voorafgaand aan dit voorstel zijn door uw raad criteria en wegingsfactoren vastgesteld. Deze zijn maatgevend voor het bepalen waaraan een potentiële locatie moet voldoen en geven aan hoe verschillende locaties onderling gewogen worden. Daarnaast is bij de afweging van de locaties gekeken naar actuele relevante omstandigheden per locatie. Dit is weergegeven in de bijlage (locaties in relatie tot criteria) bij dit voorstel. Op basis daarvan komt Mon Plaisir 40 als meest passend naar voren.

1.2 Opvang in de locatie Mon Plaisir 40 realiseert (vrijwel) onze opgave in het kader van de Spreidingswet. Gedurende het traject om een locatie te vinden waarmee Etten-Leur kan voldoen aan de gemeentelijke opvang-opgave, is op 1 februari 2024 de Spreidingswet in werking getreden. Hiermee is de taak te voorzien in asielopvang voor gemeenten wettelijk vastgelegd. Eens in de 2 jaar wordt het aantal te realiseren opvangplaatsen vastgesteld. Sinds 1 februari dit jaar bedraagt de opgave voor Etten-Leur 257 opvangplaatsen, die uiterlijk 1 juli 2025 gerealiseerd moeten zijn. Het COA heeft het pand aan Mon Plaisir 40 (bouwkundig) bestudeerd en komt tot de conclusie in het pand 257 personen te kunnen opvangen. In juni 2023, bij behandeling van de criteria, heeft u echter 250 personen als maximumaantal voor een locatie vastgesteld. Dit is dan ook het aantal waarvan het COA uitgaat, bij realisatie van een AZC op deze locatie. Daarmee realiseert Etten-Leur vrijwel de volledige taakstelling. Wij denken dat het geringe verschil van 7 personen niet tot consequenties zal leiden.

1.3 Mon Plaisir 40 geeft de grootste kans om een AZC te realiseren binnen de gewenste termijn. In maart vorig jaar heeft uw raad besloten dat de gemeente Etten-Leur uiterlijk 1 januari 2025 voldoet aan haar opgave voor de opvang van vluchtelingen. De Spreidingswet vraagt van gemeenten voor 1 juli 2025 voldoende plaatsen te realiseren. Bij akkoord op dit voorstel start de volgende tijdlijn tot realisatie: •

Gemeente draagt locatie formeel aan bij het COA: 22 april of 13 mei 2024

•

Participatietraject met onze inwoners, tevens omgevingsdialoog tbv aanvraag van benodigde vergunningen: mei – september 2024

• •

Aanvraag vergunningen: mei 2024 Adviesrecht raad op vergunning: juni/juli 2024

•

Besluit vergunning: juli 2024

•

Tekenen bestuursovereenkomst: augustus - september 2024

•

Verbouwing pand: juli - oktober 2024

•

Ingebruikname pand: oktober - november 2024

In de tijdlijn zitten een aantal onzekerheden. Deze zitten in de duur van het participatietraject en de vergunningsaanvraag. Hier proberen we echter waar mogelijk zaken gelijk op te laten lopen zonder in te boeten op kwaliteit. Ook de verbouwingsperiode, waarbij het COA afhankelijk is van samenwerkingspartners om tot realisatie te komen, maakt dat de definitieve datum van realisatie niet helemaal zeker is. De regie op en verantwoordelijkheid voor de openingsdatum ligt daarmee deels bij het COA, maar deze locatie biedt de grootste kans om tijdig een AZC binnen onze gemeente te realiseren. In het geval van de andere locaties lijkt dit niet mogelijk. Hier zorgt de aanleg van Nutsvoorzieningen, waar tijdsdruk en netcongestie bij Enexis een aanzienlijk probleem vormt, voor een langere doorlooptijd. Ook het feit dat een pand en voorzieningen vanaf de grond opgebouwd moeten worden, zorgt voor onzekerheid en een langere doorlooptijd. In het bijgevoegde document ‘Locaties in relatie tot criteria’ is in bijlage 1 een overzicht van de globaal verwachtte realisatietermijnen opgenomen. Dit is indicatief, maar geeft wel aan dat de doorlooptijd voor de andere locaties aanzienlijk langer zal zijn en omgeven is met meer onzekerheden. Verder wordt er nog op gewezen dat belanghebbenden rechtsmiddelen kunnen aanwenden tegen de vergunning(en) die moeten worden verleend.

1.4 Zowel de eigenaar als het COA staan positief tegenover de inzet van de locatie voor asielopvang. Het pand Mon Plaisir 40 is eerder (najaar 2022) door de eigenaar al onder onze aandacht en die van het COA gebracht als mogelijke locatie voor asielopvang. Op dat moment was het standpunt van de gemeente Etten-Leur echter te focussen op de tijdige huisvesting van statushouders en niet op de opvang van asielzoekers. Daarom is toen niet op het aanbod ingegaan. Met de verder stijgende druk op bestaande asiellocaties en de steeds grotere druk op gemeenten om een bijdrage aan het oplossen van dit asielprobleem te leveren, is dit standpunt in maart 2023 losgelaten. Uw raad heeft toen besloten de eigen opgave te gaan realiseren. Met dit veranderd standpunt heeft de eigenaar aangegeven de locatie nog altijd graag bij het COA onder de aandacht te brengen. Nadat in juni 2023 de criteria voor een locatie door uw raad zijn vastgesteld en de locatie Mon Plaisir 40 als meest geschikte locatie uit het onderzoek leek te gaan komen, is afgelopen zomer door het college dan ook contact gezocht met het COA. Dit hebben wij gedaan om te borgen dat ook het COA de locatie als geschikt beoordeelt. Daarnaast zijn ook de eigenaar van het pand en het COA met elkaar in gesprek gegaan om te zien of zij tot een (huur)overeenkomst kunnen komen.

Inmiddels is dit beiden geval: het COA ziet het pand als zeer geschikt om op een goede manier vluchtelingen op te vangen en heeft inmiddels een overeenkomst met de eigenaar, onder het voorbehoud dat de gemeente de bestuursovereenkomst met het COA sluit.

1.5 Mon Plaisir 40 maakt inwilliging van de uitgangspunten voor de bestuursovereenkomst mogelijk. Wanneer u akkoord gaat met dit voorstel en het COA een AZC gaat realiseren op de locatie, dan moet het college en het COA tot een bestuursovereenkomst komen. Hierin worden afspraken vastgelegd die nodig zijn voor het in gebruik nemen van een opvanglocatie. Nadere afspraken worden vastgelegd in bij te voegen werkafspraken. U moet hierbij denken aan bijvoorbeeld: • Communicatie; vastgelegd wordt o.a. de wijze waarop COA inwoners informeert, hoe vaak COA, gemeente en instanties overleg hebben en de vorming van een belanghebbendenoverleg. • Klachtenafhandeling; vastgelegd wordt o.a. hoe het COA telefonisch en per mail bereikbaar is voor vragen of klachten en de aanstelling van een vast lokaal aanspreekpunt. • Veiligheid; vastgelegd wordt o.a. dat het COA 24/7 begeleiding, beveiliging en bedrijfshulpverlening verzorgt. Ook wordt de melding van calamiteiten en betrokkenheid van politie vastgelegd. • Begeleiding; vastgelegd wordt o.a. dat het COA gecertificeerd personeel inzet. Maar bijvoorbeeld ook dat zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen de locatie aanboden worden (recreatief maar ook Nederlandse taal). Ook kan hier samenwerking met lokale partijen, gericht op meedoen en integratie, worden vastgelegd.

In de bijlage vindt u een model-bestuursovereenkomst en model-werkafspraken, die het COA voor deze locatie als uitgangspunt zou willen hanteren. Uw raad heeft bij het vaststellen van de criteria voor een locatie, ook uitgangspunten voor een bestuursovereenkomst meegegeven. Deze uitgangspunten hebben wij naast de model-bestuursovereenkomst en -werkafspraken gelegd en met het COA besproken. De verwachting van beide partijen is dat we deze uitgangspunten, na verder overleg na uw besluit, op een goede manier in een definitieve bestuursovereenkomst voor de Mon Plaisir 40 kunnen laten landen. Standpunten van het COA die wij vooraf met u willen delen, zijn: • Het COA wil het door ons gestelde maximumaantal van 250 vluchtelingen in de locatie opvangen. • Het COA wil de locatie inzetten voor een termijn van 3 jaar en spreekt graag aan het begin de mogelijkheid tot een verlenging van 2 jaar uit. • U gaf als uitgangspunt voor de bestuursovereenkomst mee dat we geen “veilige landers” in de opvang geplaatst willen zien. Hierbij geeft het COA aan over het uitsluiten van specifieke doelgroepen met geen enkele gemeente nog afspraken te maken. Wel kan opgenomen worden dat primair kansrijke asielzoekers en statushouders opgevangen worden.

1.6 Opvang van vluchtelingen sluit aan bij de door de eigenaar beoogde inzet van het pand. De eigenaar van Mon Plaisir 40 had oorspronkelijk het plan het pand in te zetten ten behoeve van de huisvesting van arbeidsmigranten. De mogelijkheid arbeidsmigranten op een dergelijke locatie te huisvesten sluit aan bij het vastgestelde beleid huisvesting arbeidsmigranten. De eigenaar heeft hiervoor een conceptaanvraag ingediend, die op dit moment door hem gepauzeerd is. Wanneer het COA het pand inderdaad in gaat zetten voor de opvang van vluchtelingen, dan zal de eigenaar de conceptaanvraag intrekken. Nadat de periode ten behoeve van opvang van vluchtelingen verloopt (3 tot 5 jaar wat het COA betreft), heeft de eigenaar op dit moment het voornemen om het pand alsnog in te zetten voor de huisvesting van arbeidsmigranten. De huisvestingsbehoeften en benodigde voorzieningen van beide groepen sluiten op elkaar aan. Om dit mogelijk te maken, zal hij op dat

moment een vergunningsaanvraag moeten indienen, die voldoet aan de op dat moment geldende wet en regelgeving. Alternatieven/varianten De alternatieve locaties die zijn onderzocht worden behandeld in de bijgevoegde notitie. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Het pand moet verbouwd worden, voordat het in gebruik genomen kan worden. Het pand is tot nu toe gebruikt als kantoorpand en is in de huidige staat niet geschikt voor opvang/huisvesting. Het zal daarom eerst verbouwd moeten worden. Het COA heeft echter onderzoek gedaan naar de verbouwingskosten en het traject. Zij hebben laten weten dat dit voor hen geen reden is om het pand niet in te willen zetten. Voor een dergelijke verbouwing en de inzet als opvanglocatie, zal het COA een omgevingsvergunning voor het afwijken van het omgevingsplan en een vergunning brandveilig gebruik moeten aanvragen. Wij zijn voornemens de vereiste inspraak voor het vergunningstraject gelijk op te laten lopen met het participatietraject zoals beschreven in het tevens voorliggende plan van aanpak Participatie en Communicatie.

1.2 Er worden maximaal 250 personen opgevangen, maar de locatie heeft hiervoor meer plaatsen nodig. In de criteria die door uw raad zijn vastgesteld is 250 personen benoemd als het maximumaantal voor een locatie. Hier houdt het COA zich ook aan. Voor de volledigheid willen wij benoemen, dat het COA in de locatie zo'n 10% extra plaatsen zal realiseren. Deze capaciteitsplaatsen zijn nodig, om daadwerkelijk tot een maximumaantal van 250 personen te kunnen komen. In niet elke kamer op de locatie zal namelijk altijd het volledig aantal mensen gehuisvest kunnen worden. Wanneer in een kamer voor 4 personen bijvoorbeeld een gezin van 3 wordt opgevangen, dan wordt het 4e bed niet ingevuld door een ander buiten dit gezin. Om dit zogenaamde 'snijverlies' te ondervangen, is het aantal capaciteitsplaatsen zo'n 10% hoger dan het maximumaantal op te vangen personen. Het maximumaantal personen mag echter niet overschreden worden. Met uitzondering van de aanmeldlocatie in Ter Apel, doet het COA dit ook niet. Toelichting Personele gevolgen Na een besluit over een aan te bieden locatie zal personele inzet nodig zijn om: •

Betrokkenen goed mee te nemen en deel te laten nemen aan de omgevingsdialoog en het participatietraject om tot invulling van de locatie te komen.

•

De vergunningsaanvraag te behandelen.

• •

Een bestuursakkoord met het COA te sluiten. Gemeentelijke betrokkenheid en afstemming bij de realisatie en het gebruik van de accommodatie vorm te geven. Dit vindt grotendeels plaats binnen reguliere functies. Extra inzet is mogelijk nodig om na realisatie de gemeentelijke inzet te borgen. Of dit zo is en hoeveel extra inzet dit exact vraagt, kan op dit moment

moeilijk ingeschat worden.

Financiële gevolgen Een besluit over een aan te bieden locatie leidt tot de realisatie en ingebruikname van een AZC. De kosten van realisatie worden gedragen door het COA. Ook de kosten van begeleiding en beheer, wanneer het AZC in gebruik is, worden gedragen door het COA. Ook kosten van maatschappelijke participatie, bijvoorbeeld lidmaatschap van een sportvereniging, valt hieronder. Onderdeel waar de gemeente voor verantwoordelijk is, is het bieden van onderwijs aan kinderen. Hiervoor wordt de gemeente via de reguliere bekostiging door het Rijk gecompenseerd. Daarnaast is binnen de Spreidingswet sprake van een ‘bonussysteem' voor gemeenten die: •

Meer opvangplaatsen leveren dan de opgave die zij hebben gekregen.

•

Plaatsen leveren voor 5 jaar of langer.

•

Plaatsen leveren voor bijzondere doelgroepen (voor bijvoorbeeld AMV’ers of een handhavingsen toezichtlocatie). In deze situatie is dat echter geen van drieën het geval en heeft de Spreidingswet dus geen financiële impact op het voorstel.

Juridische gevolgen Wanneer het COA overgaat tot de realisatie van een AZC aan de Mon Plaisir 40, dan zal ten behoeve hiervan een bestuursovereenkomst afgesloten worden tussen het COA en het college. In deze overeenkomst worden afspraken vastgelegd die nodig zijn voor het in gebruik nemen van een opvanglocatie. Nadere afspraken, over bijvoorbeeld veiligheid, communicatie en samenwerking worden vastgelegd in bij te voegen werkafspraken. In de bijlagen vindt u een modelbestuursovereenkomst en model-werkafspraken. De definitieve bestuursovereenkomst en werkafspraken zullen, wanneer die gesloten zijn, ter informatie met u worden gedeeld. Ook zal het COA een omgevingsvergunning aan moeten vragen, waarmee zij afwijken van het omgevingsplan. Voor verstrekking van deze vergunning, wordt uw raad om een bindend advies gevraagd. Uw adviesrecht beperkt zich hier tot de ruimtelijke aspecten. In aanloop naar dit voorstel is ambtelijk met het COA gedeeld hoe een vergunningsaanvraag er in Etten-Leur uitziet en welk traject doorlopen zal moeten worden. Met dit voorstel wordt echter niet vooruitgelopen op een besluit op een in te dienen aanvraag van de benodigde vergunningen. Het bevoegd gezag blijft dus de volle vrijheid hebben om aanvragen te toetsen aan de betreffende publiekrechtelijke kaders.

Mocht uw raad instemmen met dit voorstel dan zal dit ook worden meegedeeld aan het COA en de eigenaar van het pand Mon Plaisir 40. Tot slot voldoet Etten-Leur met de in gebruik name van Mon Plaisir 40 als opvanglocatie voor 250 asielzoekers, op 7 personen na, aan haar wettelijke verplichting om, in het kader van de Spreidingswet 257 plaatsen te realiseren. Wij geloven dat het geringe verschil van 7 personen niet tot juridische consequenties zal leiden.

Duurzaamheid Dit voorstel is een volgende stap in het op een goede manier realiseren van opvang voor vluchtelingen. Hiermee geven we invulling aan onze wettelijke en maatschappelijke taak om kwetsbare mensen een toekomstperspectief te bieden op een wijze die tegemoet komt aan de zorgen en belangen van onze inwoners. Planning Bij akkoord op dit voorstel start de volgende tijdlijn tot realisatie: •

Gemeente draagt locatie formeel aan bij het COA: 22 april of 13 mei 2024

•

Participatietraject met onze inwoners, tevens omgevingsdialoog tbv aanvraag van benodigde vergunningen: mei – september 2024

•

Aanvraag vergunningen: mei 2024

•

Adviesrecht raad op vergunning: juni/juli 2024

•

Besluit vergunning: juli 2024

•

Tekenen bestuursovereenkomst: augustus - september 2024

•

Verbouwing pand: juli - oktober 2024

•

Ingebruikname pand: oktober - november 2024

De bestuursovereenkomst gaat in op het moment dat de eerste vluchteling gebruik maakt van de locatie. Het COA wil het pand vervolgens huren voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van 2 jaar. Tijdens de periode mei – oktober 2024, gedurende de vergunningsaanvraag en verbouwing van het pand, bereiden we de begeleiding van de vluchtelingen vanaf het moment dat zij opgevangen worden, voor. Denkt u hierbij o.a. aan het verstrekken van zorg, onderwijs, begeleiding naar (vrijwilligers)werk. We doen dit samen met het COA, maar ook met onze lokale partners uit het onderwijs en bijvoorbeeld het Werkplein Hart van West-Brabant. Communicatie en participatie Zoals in de startnotitie Locatie opvang asielzoekers, die u op 8 mei 2023 heeft besproken, staat beschreven, staat het voorliggende voorstel niet open voor inwonerparticipatie. Het besluit de voorgestelde locatie al dan niet aan te bieden als AZC-locatie, aan het COA, is aan uw raad. Het vervolg; de inrichting, exploitatie en beheer, staat echter wel open voor inwonerparticipatie. De wijze waarop dit plaatsvindt, staat beschreven in het plan van aanpak participatie en communicatie ‘Inpassing, inrichting en beheer locatie opvang asielzoekers'. Wanneer uw raad akkoord gaat met dit voorstel, dan wordt dit plan van aanpak in dezelfde raadsvergadering besproken. Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Locaties in relatie tot criteria Criteria voor opvanglocaties Model Bestuursovereenkomst Mon Plaisir Model aanvullende werkafspraken Overzicht communicatie tot aan raadsbehandeling

6. Ontwerp raadsbesluit

Etten-Leur, 26 maart 2024 burgemeester en wethouders,

Drs. C. (Cor) Smits gemeentesecretaris

Drs. M.C. (Marina) Starmans-Gelijns burgemeester