Raadsvoorstel herinrichting begane grond Stadskantoor Voorlopig Ontwerp en investeringskrediet

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : Herinrichting begane grond Stadskantoor

Aan de leden van de raad.

Voorstel 1. In te stemmen met het Voorlopig Ontwerp (VO) herinrichting begane grond; 2. Kennis te nemen van de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting begane Grond Stadskantoor juni 2023” en op basis van artikel 87 en artikel 5.1, lid 2 sub b van de Wet open overheid hierop geheimhouding op te leggen tot het moment dat de opdracht voor de herinrichting van het stadskantoor onherroepelijk is gegund of het moment dat raad besluit om de geheimhouding weer op te heffen; 3. Op basis van de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting in Begane Grond Stadskantoor juni 2023” voor de herinrichting begane grond Stadskantoor een investeringskrediet van € 5.265.500,-- ter beschikking te stellen; 4. Op basis van de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting in Begane Grond Stadskantoor juni 2023” voor de bouwkosten verplaatsen van wanden en toegankelijkheid voor mindervaliden (toiletten en gangdeuren) en losse inrichting verdiepingen een investeringskrediet van € 193.800,-- ter beschikking te stellen; 5.

Het college opdracht te geven om op basis van het Voorlopig Ontwerp tot een Definitief Ontwerp (DO) herinrichting begane grond Stadskantoor te komen en een programma van eisen te maken ten behoeve van de aanbesteding en realisatie; 6. Het college opdracht te geven om op basis van het Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) herinrichting begane grond Stadskantoor en een programma van eisen de aanbesteding en realisatie uit te voeren.

Inleiding Raadsprogramma In het raadsprogramma “Etten-Leur maken we samen”, dat de raad 23 mei 2022 vaststelde, legde de raad het volgende vast: “Het doel is dat iedereen mee kan doen in Etten-Leur. Inwoners, ondernemers en andere (maatschappelijke) partners mogen niet belemmerd worden door te complexe regels, door te weinig digitale vaardigheden of andere obstakels zoals een taalbarrière of fysieke ontoegankelijkheid. In onze dienstverlening moet de mens, het bedrijf, de vereniging of de maatschappelijke organisatie

meer centraal staan. We verplaatsen ons beter in de persoon, ondernemer of (maatschappelijke) partner en helpen hem/haar door de complexe wereld van de overheid heen.” en: “De gemeente gaat voor meer en breder contact met inwoners, ondernemers en andere (maatschappelijke) partners en wil hen ook meer en beter betrekken bij wat de gemeente doet. Ook zet de gemeenteraad in op de toegankelijkheid van raadsvergaderingen.” De gemeenteraad wil zichtbaar en benaderbaar zijn. Het Voorlopig Ontwerp (VO) komt hieraan tegemoet. Ontwikkelingen en trends in de dienstverlening - Ontwikkelingen in de dienstverlening aan inwoners en ondernemers stellen andere eisen aan de huisvesting. Een beter aanbod van communicatie en informatie en de positionering van het stadskantoor als plaats van ontmoeten horen daarbij. Evenals middelen die in het kader van de Omgevingswet gewenst zijn. - Moderne dienstverlening vraagt in een publiekshal contactplekken die laagdrempelig en toegankelijk zijn. Verschillende soorten plekken die passen bij de aard van de interactie. - De behoefte van de mensen vraagt in een publiekshal tegelijkertijd ook meer en meer moderne communicatiemiddelen die activerend zijn. Activerend wil dan zeggen dat ze de interesse wekken voor dingen, op verschillende manieren informatie geven, inzicht creëren en mensen de mogelijkheid geven voor invloed en om zaken voor zichzelf te regelen.

Hiermee wordt verrijking van informatieverwerving en selfservice ondersteund. De inzet van steeds meer digitale middelen in een publiekshal vraagt een en ander van de inrichting. - Empathisch contact vraagt in voorkomend geval om contactplekken waarbij een “huiskamergevoel” aanwezig is en men zich veilig voelt. We moeten in het algemeen ervoor zorgen dat klanten en medewerkers zich veilig voelen en dat men zich prettig voelt. Vanuit inclusiviteit moet een publiekshal met daarin aanwezige functies voor iedereen goed toegankelijk zijn. - Voor inwoners die te maken hebben met meervoudige problematiek is het goed dat verschillende functies, zoals WMO, Jeugd en Werkplein, bij elkaar gehuisvest zijn. - Mensen moeten zich welkom voelen in het Stadskantoor. - Voortbordurend op het kantoorconcept en optimaal gebruik en inzet van voorzieningen en middelen in de publiekshal is het belangrijk dat contactplekken en andere locaties in de publiekshal door iedereen flexibel gebruikt kunnen worden. De inrichting moet multifunctioneel gebruik van ruimten en voorzieningen en samenwerking ondersteunen. Denk hierbij ook aan huwelijkssluitingen, het houden van exposities, congressen, gebruik door externe partners. Het Voorlopig Ontwerp (VO) komt aan dit alles tegemoet.

Sociaal domein en Visie Werkplein Hart van West-Brabant De raad stemde in met de Visie Werkplein Hart van West-Brabant 2024, welke aansluit op de trends en ontwikkelingen in het sociaal domein. Deze maken het gewenst dat het Werkplein, WMO en

Jeugd bij elkaar gehuisvest zijn in de Publiekshal. De hiervoor aangegeven ontwikkelingen spelen ook in dit domein. Het Voorlopig Ontwerp (VO) komt aan dit alles tegemoet. Raadzaal Op de begane grond van het stadskantoor is er de mogelijkheid om ook een nieuwe raadzaal te realiseren. Dit versterkt de functie van plaats van ontmoeting nog verder. De raadswerkgroep alternatief raadzaal informeerde de gemeenteraad bij brief van 19 oktober 2021 over de uitgangspunten voor een nieuwe raadzaal. Van bijzonder belang is daarbij ook de realisatie van audio- en visuele middelen. Op 24 februari 2022 concludeerde de raadswerkgroep dat een raadzaal gerealiseerd kan worden op de begane grond van het stadskantoor. De werkgroep realiseert zich dat het inpassen van de raadzaal in het stadskantoor consequenties heeft voor de andere functies die een plaats hebben in dit gebouw. Het Voorlopig Ontwerp (VO) komt aan dit alles tegemoet. Toekomstige ruimtebehoefte en ruimtegebruik In 2020 is de herinrichting van kantoorverdiepingen van het stadskantoor afgerond, ingericht volgens het principe van flexibel werken. Hierdoor hebben we voor alle medewerkers minder werkplekken nodig. De lessen over de toekomstige ruimtebehoefte en het toekomstige ruimtegebruik die we tijdens de coronapandemie met elkaar geleerd hebben, zijn ook meegenomen bij het uitwerken van het Voorlopig Ontwerp (VO).

Dit betekent dat we de beschikbare ruimte efficiënter kunnen inzetten, waardoor we team Jeugd in het Stadskantoor huisvesten en vergaderlocaties, waaronder een Raadzaal, realiseren. Het aanpakken van de begane grond sluit hierop aan en zorgt ervoor dat het totale stadskantoor klaar is voor het werken van nu en de dienstverlening van nu.

Argumenten 1. Het VO is de basis voor verfijnde uitwerking in het DO, het programma van eisen en de aanbesteding en realisatie In het Voorlopig Ontwerp (VO) zijn beschreven: − Het proces van totstandkoming van het Voorlopig Ontwerp (VO); − Gezamenlijke uitgangspunten voor het VO begane grond; − Schema en herinrichtingsplan gebied raadzaal; − Schema en vlekkenplan zones/gebieden gebruikersgroepen; − Deelprojecten VO; − Plattegronden, inrichtingsplannen, verbeeldings– en belevingsplannen, analoge en digitale communicatie; − Sfeerimpressies; − Verhuis- en verschuifplan; − Van VO naar DO, een vooruitblik. Het Voorlopig Ontwerp is opgesteld met inbreng vanuit alle verschillende toekomstige gebruikers van de begane grond van het Stadskantoor. De wensen van de raadswerkgroep raadzaal zijn

integraal in het VO verwerkt. Het VO is teruggekoppeld naar alle toekomstige gebruikers van de begane grond van het stadskantoor, inclusief de raadswerkgroep raadzaal. Er zijn verschillende werkzaamheden uitgevoerd. Onder andere de uitwerking van een inrichtingsen een belevingsplan (afwerking plafond-wand-vloerplan, meubelplan, verlichtingsplan, plan audiovisuele middelen en ICT, bewegwijzering, et cetera), de bouwkundige uitwerking (ruimtelijk en technisch programma van eisen, technische installaties, elektra en werktuigbouwkundige installaties, beveiliging, et cetera), toetsing en advisering (ARBO, toegankelijkheid, brandweer, akoestisch, klimaat, et cetera). 2. Dit geeft inzicht in de financiële consequenties van het Voorlopig Ontwerp en het financiële kader voor het Definitief Ontwerp Op basis van de programma’s van wensen voor de dienstverlening en de raadzaal, de kwalitatieve uitgangspunten is het Voorlopig Ontwerp tot stand gekomen. Verschillende adviseurs hebben vervolgens aangegeven wat er gebeuren moet en wat er nodig is om tot realisatie te komen. Op basis daarvan hebben deskundigen kostenramingen gemaakt. Dit alles is in de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting in Begane Grond Stadskantoor juni 2023” opgenomen.

Omdat in een latere fase een aanbesteding plaats moet vinden, leggen we op deze bijlage nu geheimhouding op. Het is niet de bedoeling dat externe partijen die geïnteresseerd zijn in deze potentiële overheidsopdracht hierop later tijdens de aanbestedingsprocedure hun inschrijvingen/biedingen op beschikbare budgetten en andere informatie uit de bijlage gaan afstemmen. De geheimhouding kan worden opgeheven na een geslaagde aanbesteding en realisatie. In de sessie van 24 februari 2022 is in de raadswerkgroep Raadzaal geadviseerd een deel van de vrijvallende exploitatiekosten van de Van Goghkerk en het Bestuurs- en Vergadercentrum (BVC) aan te wenden voor de herinrichting van de begane grond. 3. Het investeringskrediet is nodig om de herinrichting begane grond Stadskantoor te kunnen realiseren Het investeringskrediet van € 5.265.500,-- geeft het financiële kader aan waarbinnen we de herinrichting begane grond Stadskantoor moeten realiseren. Voor een toelichting op de hoogte van het investeringskrediet verwijzen wij u naar de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting in Begane Grond Stadskantoor juni 2023”. 4.

Het investeringskrediet is nodig om op de verdiepingen aanpassingen te kunnen realiseren Voor de bouwkosten van het verplaatsen van wanden en toegankelijkheid voor mindervaliden (toiletten en gangdeuren) en losse inrichting verdiepingen is een investeringskrediet van € 193.800,-- nodig. 5. Het college krijgt opdracht om een Definitief Ontwerp vast te stellen en programma van eisen te maken Het college krijgt opdracht om op basis van het Voorlopig Ontwerp nog een Definitief Ontwerp (DO) herinrichting begane grond Stadskantoor vast te stellen en een programma van eisen te maken ten behoeve van de aanbesteding en realisatie. Het Definitief Ontwerp gaat uitsluitend nog

om, waar nodig, te verfijnen in details. Budgettair zijn de aanpassingen dan slechts marginaal en altijd binnen het door de raad aangegeven kader in het investeringskrediet. 6. Het college krijgt opdracht om de aanbesteding en de realisatie uit te voeren Als het Definitief Ontwerp (DO) herinrichting begane grond Stadskantoor en het programma van eisen er ligt gaan we het proces van aanbesteding starten. Na gunning start de realisatie van de herinrichting begane grond Stadskantoor.

Alternatieven/varianten Wanneer we niet overgaan tot de voorgestelde herinrichting begane grond Stadskantoor dan blijft de huidige situatie voortbestaan. - Raadsvergaderingen moeten dan structureel in de huidige noodoplossing georganiseerd blijven worden of anders. - We kunnen dan geen antwoord geven op de ontwikkelingen rondom dienstverlening. Werkplein Hart van West-Brabant kan dan hun Visie Werkplein Hart van West-Brabant 2024, waarmee de raad instemde, niet realiseren. Dit laatste vormt mogelijk een extra risico wat betreft huisvesting van het Werkplein in het Stadskantoor en bijgevolg de huurovereenkomst. - Het BVC kan ook niet verkocht worden omdat we de daar aanwezige vergadercapaciteit dan niet op de begane grond van het Stadskantoor realiseren. Bovendien zullen we dan de nodige werkzaamheden aan het BVC moeten uitvoeren. - We realiseren geen besparing op de huidige exploitatielasten.

Kanttekeningen en risico’s - De dekking (huidige exploitatielasten) gaat uit van een succesvolle verkoop van het BVC. Als we besluiten om het BVC niet of niet op tijd te verkopen ontstaan bij het doorgaan van de herinrichting begane grond tijdelijk dubbele exploitatielasten. - De rekenrente kan hoger worden. - De aanbesteding kan negatief uitpakken waardoor het investeringskrediet niet dekkend zal zijn. - Tijdens de verbouwing van de begane grond Stadskantoor willen we de dienstverlening door laten gaan. Daarom wordt de herinrichting in twee fases uitgevoerd: eerst wordt de zijde aan het Raadhuisplein aangepakt, daarna de zijde aan de Roosendaalseweg. Dit neemt niet weg, dat de dienstverlening tijdens de verbouwing iets minder goed kan worden ervaren. - Tijdens de realisatieperiode leveren aannemers niet wat contractueel afgesproken is.

Financiële toelichting Op basis van de vertrouwelijke bijlage “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting in Begane Grond Stadskantoor juni 2023” is het benodigde investeringskrediet van €

5.265.500,-- bepaald. Dit is opgebouwd uit verschillende percelen die in de vertrouwelijke bijlage te vinden zijn. De jaarlijkse kapitaallasten worden € 337.500,-- hetgeen resulteert in 91 % van de huidige exploitatielasten van BVC, Kerk en Kerkwerve, en structureel jaarlijks een besparing oplevert van 9 %. We merken op dat de raad eerder heeft besloten de eenmalige opbrengst van verkoop BVC en kerk niet in te zetten voor dekking van de investeringen herinrichting begane grond Stadskantoor. Voor de bouwkundige aanpassingen op de verdiepingen -verplaatsen van wanden en toegankelijkheid voor mindervaliden (toiletten en gangdeuren) en losse inrichting verdiepingen- is een investeringskrediet van € 193.800,-- nodig. Dit resulteert in een jaarlijkse kapitaallast van € 10.600,--.

Duurzaamheid Als alle (publieks-)activiteiten zich in één gebouw bevinden (ontmoeting, publieksdienstverlening, raadzaal, vergader- en overlegfaciliteiten, kantoorruimte) draagt dit bij aan duurzame inzet en gebruik van gemeentelijke gebouwen. Bij de herinrichting begane grond wordt waar mogelijk ingezet op gebruik van duurzame materialen. Daarnaast worden bestaande vergadertafels en enkele andere meubels uit het BVC hergebruikt. Het hergebruik van bestaand meubilair en keuzes die zijn gemaakt in het ontwerp ondersteunen ook dat de uitwerking niet overdadig (maar doelmatig en sober ) is gemaakt. Een voorbeeld van een dergelijke keuze is geen inkijk in de raadzaal bij besloten vergaderingen door gebruik van gordijnen in plaats van glaspanelen die elektrisch zijn te verduisteren en een grote investering vragen.

Planning - Raad: besluitvorming Voorlopig Ontwerp en ter beschikking stellen investeringskrediet – 2 oktober 2023; - Definitief Ontwerp en aanbesteding – oktober 2023 tot februari 2024; - Besluitvorming gunning college – februari 2024; - Start uitvoering – februari 2024; - Oplevering en verhuizing – juli – oktober 2024; - Ingebruikname en feestelijke opening – najaar 2024.

Communicatie en participatie De raadswerkgroep alternatief raadzaal heeft uitgangspunten en wensen geformuleerd, die op 24 februari 2022 besproken en nader toegelicht zijn. Op 9 maart 2022 zijn vertegenwoordigers van de gemeentelijke organisatie en het Werkplein van de alle functies, die op de begane grond gehuisvest zijn, geïnformeerd over de uitkomsten van de raadswerkgroep alternatief raadzaal van 24 februari 2022. Op 12 mei 2022 heeft een interactieve workshop met deze partijen plaatsgevonden, waarin ze met elkaar wensen, uitgangspunten,

aandachtspunten en randvoorwaarden voor de herinrichting begane grond stadskantoor hebben geformuleerd. Dit alles is meegenomen bij het maken van het Schetsontwerp. Op 24 mei 2022 is het Schetsontwerp gepresenteerd en besproken in de raadswerkgroep. Op 30 mei 2022 is dit gebeurd voor de overige partijen. Tijdens het proces voor het maken van het Voorlopig Ontwerp (VO) is door de griffie regelmatig een terugkoppeling geweest met de raadswerkgroep. Zo zijn er enkele raadzalen en een provinciale statenzaal bezocht met de raadswerkgroep. Hiermee is kennis en inzicht verkregen in het audiovisuele plan. Dit is verwerkt in de uitwerking van de raadzaal, waarmee de raadswerkgroep op 26 juni 2023 instemde. Vertegenwoordigers uit de gemeentelijke organisatie en Werkplein zijn in het proces van totstandkoming Voorlopig Ontwerp (VO) intensief betrokken in overleg en in verschillende projectgroepen. Na besluitvorming gaan we het nodige doen aan communicatie en participatie met de inwoners. Waaronder bijvoorbeeld velerlei informatie delen en meedenken over de naamgeving van vergaderruimten.

Etten-Leur, 11 juli 2023

Burgemeester en wethouders,

Dhr. drs. C. (Cor) Smits Gemeentesecretaris

Dhr. drs. M.L. (Mark) Verheijen Burgemeester (wnd.)

Bijlagen - Voorlopig Ontwerp (VO) Herinrichtings- belevingsplan begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur, juni 2023. - VERTROUWELIJK: “Financiën Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) Herinrichting Begane Grond Stadskantoor juni 2023”.