Raadsvoorstel Evaluatierapport Routeplanner Participatie & Communicatie

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: Agenda nr: Onderwerp

Evaluatierapport Routeplanner Participatie & Communicatie

Van:

Saskia de Smet

Telefoonnummer:

4221

Email:

Saskia.deSmet@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. kennis te nemen van de evaluatie van de Routeplanner Participatie & Communicatie 2. het college de opdracht te geven om aan de slag te gaan met de aanbevelingen 3. de werkwijze van de Routeplanner in de tweede helft van 2024 nogmaals te evalueren.

Inleiding In mei 2021 stelt de gemeenteraad de Routeplanner Participatie & Communicatie vast. Daarmee wilde de gemeente participatie en communicatie van plannen en projecten verbeteren zodat belanghebbende en betrokken inwoners en andere partners vroegtijdig betrokken worden bij de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie daarvan. De Routeplanner is daarbij een hulpmiddel voor de gemeente zelf, maar ook voor initiatiefnemers en ontwikkelaars. Het college sprak met de raad af om deze werkwijze te evalueren. Nu ligt er een rapport met aanbevelingen dat aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Beoogd effect en evaluatie: Participatie en communicatie van plannen en projecten verbeteren zodat belanghebbende en betrokken inwoners en andere partners vroegtijdig betrokken worden bij de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie daarvan en zodat alle betrokkenen duidelijkheid hebben over wie wanneer en op welke wijze betrokken wordt. De volgende evaluatie vindt plaats in de tweede helft van 2024. Op deze manier blijven we leren en verbeteren. Argumenten 1.1 Zoals afgesproken evalueerden we de werkwijze met de Routeplanner Participatie & Communicatie.

De gemeente Etten-Leur heeft twee jaar geleden een instrument ontwikkelt om participatie met en door inwoners en partners te stimuleren, de Routeplanner. In dit onderzoek verkennen we het gebruik van de Routeplanner als instrument. In de periode oktober tot en met november hebben we digitale enquêtes, één-op-één interviews en groepssessies gehouden met ambtenaren, raadsleden, initiatiefnemers en een belanghebbende. 1.2 Veel gaat goed en er zijn verbeterpunten. Over het instrument zèlf, de Routeplanner is iedereen over de hele linie tevreden, blijkt uit het onderzoek. Het middel biedt duidelijkheid en structuur om al op tijd na te denken over of en hoe inwoners kunnen deelnemen en bijdragen. Maar wat kunnen we doen om de werkwijze van de Routeplanner nog beter te maken voor een betere participatie voor succesvolle participatie met onze inwoners? Wat is daar nog voor nodig? Door met elkaar in gesprek te gaan, te delen waar het af en toe nog schuurt in het proces, krijgen we meer begrip voor elkaar en ontstaan er nieuwe inzichten waar onze gezamenlijke uitdagingen liggen. Zo leren we ook van elkaars ervaringen en ontdekken we samen andere, misschien wel betere, oplossingen. 1.3 De aanbevelingen geven handvatten voor verdere ontwikkeling Er is ruimte voor verbetering.

Dit gaat voornamelijk over het doorleven van de werkwijze met de Routeplanner, het waarom van participatie, het beter leren kijken vanuit de inwoner en het elkaar begrijpen in ieders rol. Daarnaast is er nog verbetering mogelijk in de timing van en de communicatie over de startnotities. Daarmee kan de participatie in Etten-Leur verbeteren en kan de Routeplanner als instrument effectiever zijn. De uitkomsten zijn gebundeld in vijf hoofdaanbevelingen en daarna verder uitgewerkt per fase van de Routeplanner. De vijf hoofdaanbevelingen zijn: •

Wees duidelijk waarom we dit doen en wat we met de Routeplanner en startnotitie willen bereiken

•

Evalueer het proces van sámen

•

Wees vooraf duidelijk waar inwoners wel of niet over kunnen meedenken

•

Reflecteer, evalueer en leer tussentijds en na afronding van elkaar om je doel te bereiken

•

Zorg voor pro-activiteit, kwaliteit en continuïteit in het proces van participatie en communicatie Het college en het MT pakken de aanbevelingen op die gericht zijn op de interne processen. In januari van het nieuwe jaar zal daarvoor een intern plan van aanpak worden opgesteld. Acties zoals een opfriscursus Routeplanner, het aanvullen van de toolbox met communicatie- en participatiemiddelen, afspraken over (tussentijdse en eind-)evaluatie, het evalueren van een aantal concrete participatietrajecten die zijn opgezet met behulp van de Routeplanner. Met de gemeenteraad, college en MT kan een nadere verkenning over de behandeling van de startnotities plaatsvinden in de tweejaarlijkse sessie. Dat was een concrete suggestie vanuit het evaluatiegesprek met de werkgroep participatie van de gemeenteraad. 1.4 Neem en geef de tijd om aanbevelingen te implementeren en evalueer dan opnieuw. Het is goed om te blijven leren en verbeteren. Niet alleen in de participatietrajecten (zoals ook aanbevolen wordt) maar ook het middel en de werkwijze van de Routeplanner. Er is tijd nodig om met de aanbevelingen aan de slag te gaan en om de verbeteringen te laten landen. We stellen voor

om in de tweede helft van 2024 wederom de thermometer erin te steken en de Routeplanner opnieuw te evalueren. Alternatieven/varianten Voor dit voorstel zijn geen alternatieven of varianten te vermelden. Kanttekeningen en risico’s Voor dit voorstel zijn geen kanttekeningen en risico’s te vermelden. Toelichting Juridische toelichting De werkwijze met de Routeplanner is geborgd in de participatieverordening die is vastgesteld door de gemeenteraad op 6 december 2022. Het adviesrecht van de gemeenteraad in het kader van de Omgevingswet, maakt participatie in die specifieke situaties verplicht. Overigens is het zo dat we, onder andere op basis van raadsprogramma, altijd participatie overwegen bij beleid, plannen en projecten omdat het altijd een meerwaarde heeft om inwoners of andere belanghebbenden te betrekken. Dit is een uitgangspunt voor de gemeente, of dit nu juridisch verplicht is of niet. Personele en financiële toelichting Participatie vraagt bepaalde vaardigheden en tijd van onze projectleiders, adviseurs en ondersteuners. Zoals in de aanbevelingen staat, zullen wij hier meer aandacht aan besteden. In de eerste bestuursrapportage 2022 heeft de gemeenteraad voor 2023 € 75.000,- beschikbaar gesteld om hierin te investeren. Duurzaamheid Participatie draagt bij aan de doelstellingen van het raadsprogramma ‘Samen maken we Etten-Leur’.

Om de participatie te verbeteren is een hulpmiddel ontwikkeld in de vorm van de Routeplanner Participatie & Communicatie. Dit hulpmiddel, deze werkwijze, is nu geëvalueerd. De evaluatie leidt tot verder leren en verbeteren om de (burger-)participatie in Etten-Leur op een hoger plan te tillen. Planning Na besluitvorming zal het college aan de slag gaan met de aanbevelingen. Deze liggen veelal op het vlak van de bedrijfsvoering c.q. de organisatieontwikkeling. Hier is het MT aan zet. In de eerste sessie van de gemeenteraad met het college en het MT in 2023, zal het onderwerp participatie/startnotitie geagendeerd worden. In de tweede helft van 2024 zullen we de Routeplanner wederom evalueren. Communicatie en participatie Bij deze evaluatie zijn diverse partijen bevraagd en betrokken in het gesprek over mogelijke verbeteringen. Kortheidshalve verwijzen we daarvoor naar de informatie hierover in de rapportage. Uiteraard zijn de resultaten van de evaluatie teruggekoppeld. Het college zal in het tweede kwartaal de gemeenteraad per brief informeren over de aanpak van de aanbevelingen. Ook de werkgroep participatie zal hier geregeld tussentijds over worden bijgepraat.

Bijlagen Definitieve bevindingen en aanbevelingen rapportage Routeplanner Participatie & Communicatie -

Ontwerpbesluit

Etten-Leur, 20 december 2022 burgemeester en wethouders,

Dhr. drs. C. Smits gemeentesecretaris

Mw. dr. M.W.M. de Vries burgemeester