Raadsvoorstel aanwijzen accountant

Datum raadsvergadering Agenda nr. Onderwerp

: : : aanwijzen accountant

Aan de leden van de raad.

Voorstel

1. Baker Tilly aan te wijzen als de accountant die belast wordt met de controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen. 2. Op grond van artikel 87 Gemeentewet juncto artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen op de aanbieding van Baker Tilly

Inleiding

De Gemeentewet (artikel 213) bepaalt dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Om invulling te geven aan deze bepaling uit de Gemeentewet stelde de raad op 4 december 2023 een programma van eisen voor de accountantscontrole vast. De raad besloot hierbij tot het houden van een openbare Europese aanbestedingsprocedure. De raad droeg het audit committee op om op basis van het programma van eisen een voorstel voor te bereiden voor de aanwijzing van de externe accountant en een aanbeveling te doen over een daartoe passend budget. Dit voorstel voorziet hierin.

Beoogd effect en evaluatie

Het effect dat we met dit voorstel willen bereiken, is dat de raad een externe accountant aanwijst. Met deze accountant sluiten we een overeenkomst voor 4 jaar (i.c. de controle van de jaarrekeningen 2024, 2025, 2026 en 2027). In de overeenkomst nemen we ook op dat deze twee keer voor de duur van 1 jaar kan worden verlengd.

Argumenten

1.1. Baker Tilly heeft een aanbieding gedaan die passend is Alleen Baker Tilly deed een aanbieding. Het audit committee beoordeelde deze aanbieding en stelde vast dat de aanbieding van Baker Tilly voldoet aan hetgeen de raad opnam in het programma van eisen. 2.1.

De aanbieding van Baker Tilly bevat vertrouwelijke bedrijfsgegevens waarop op grond van artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding moet worden gelegd De in de aanbieding en de daarmee samenhangende stukken opgenomen informatie is zoals opgenomen in het ‘Beschrijvend Document Accountantscontrole gemeente Etten-Leur’ vertrouwelijk verstrekt door Baker Tilly. Gelet hierop is het voorstel op de aanbieding en de daarbij behorende stukken van Baker Tilly geheimhouding te leggen.

Alternatieven/varianten Niet van toepassing. Kanttekeningen en risico’s

1.1 Er kan sprake zijn van ontevredenheid over de dienstverlening Het is altijd mogelijk dat uw raad niet tevreden is over de dienstverlening door de accountant. Baker Tilly bewees echter de afgelopen jaren de gevraagde kwaliteit te leveren. Bovendien is in het programma van eisen een heldere procedure opgenomen hoe te handelen bij het niet tevreden zijn van de gemeente als opdrachtgever.

2

Toelichting Financiële toelichting Het audit committee stelde vast dat de prijs € 7.500 hoger ligt dan het bedrag dat voor de accountantscontrole in de begroting 2024 is opgenomen. Dit is echter verklaarbaar. Enerzijds stijgen de loonkosten en daarmee ook de tarieven voor de dienstverlening. Anderzijds is sprake van een hogere ureninzet dan bij de vorige aanbesteding het geval was. Deze hogere ureninzet is noodzakelijk vanwege een groter aantal SiSa-verklaringen (SiSa staat voor Single information Single audit) dat moet worden gecontroleerd en waarover een accountantsverklaring moet worden verstrekt. In de eerste bestuursrapportage 2024 wordt een bedrag van € 7.500 opgenomen om de hoger wordende kosten te dekken. Juridische toelichting Het aanbestedingsproces is begeleid door Karel (voorheen Inkoopbureau West-Brabant). Hiermee is geborgd dat de aanbestedingsprocedure correct wordt doorlopen. Bij het aanbestedingsproces is ook de gemeentelijk jurist betrokken. Dit om te borgen dat aan de gemeentelijke inkoopvoorwaarden wordt voldaan en om te zorgen dat vragen over de gemeentelijke inkoopvoorwaarden correct zijn beantwoord. Personele toelichting Het voorstel heeft geen personele consequenties. Duurzaamheid Het voorstel heeft geen raakvlakken op het gebied van duurzaamheid.

Planning

Nadat de raad heeft ingestemd met dit voorstel, sluiten we een nieuwe overeenkomst met Baker Tilly voor de controle van de jaarrekeningen 2024, 2025, 2026 en 2027. Hierin nemen we ook de optie op om de overeenkomst met twee maal één jaar te verlengen.

Communicatie en participatie

Nadat de raad het programma van eisen vaststelde is dit 5 december 2023 op de markt gezet. Er zijn op basis van ontvangen vragen van geïnteresseerden twee nota’s van inlichtingen verstrekt. Na ontvangst van de aanbieding van Baker Tilly hebben de leden en adviseurs van het audit committee deze eerst individueel beoordeeld. Op 14 maart 2024 vond het consensusoverleg plaats tussen de leden en adviseurs van het audit committee. Tijdens dit overleg bleek dat de beoordelingen van de individuele leden en adviseurs slecht marginaal van elkaar verschilden. De resultaten van het consensusoverleg zijn als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Bijlagen  Ontwerp raadsbesluit  Beoordeling van de aanbieding van Baker Tilly door de leden en adviseurs van het audit committee  GEHEIM: aanbieding van Baker Tilly Etten-Leur, 2 april 2024 Namens het audit committee,

Drs. W.C.M. (Wim) Voeten MBA griffier