Plan van aanpak participatie en communicatie Inpassing, inrichting en beheer locatie AZC

nnPlan van aanpak participatie en communicatie

Inpassing, inrichting en beheer locatie opvang asielzoekers Datum: 26 maart 2024

Aanleiding en introductie in het onderwerp In april/mei 2024 neemt de gemeenteraad een besluit over de locatie waar opvang voor asielzoekers kan plaatsvinden. We spraken eerder met elkaar af dat belanghebbenden c.q. omwonenden na dit besluit worden betrokken bij de inpassing, inrichting en het beheer van deze locatie. Naast deze afspraak geldt bovendien dat de opvang van asielzoekers op de voorgestelde locatie niet past binnen het bestemmingsplan. Om de opvang mogelijk te maken, zal de initiatiefnemer daarom een omgevingsvergunning buitenplanse omgevingsplanactiviteit (bopa) moeten verkrijgen. Onder de Omgevingswet dient de initiatiefnemer in dit aanvraagtraject een omgevingsdialoog te voeren met belanghebbenden, over de effecten van zijn aanvraag. Beide participatietrajecten behandelen uiteraard grotendeels hetzelfde onderwerp en hebben baat bij een afgestemde aanpak. In dit plan van aanpak laten we daarom zien hoe we beide trajecten integreren. Wat ging vooraf: ▪ De gemeenteraad besloot op 27 maart 2023 dat Etten-Leur wil voldoen aan de regionale afspraken om asielzoekers op te vangen. ▪ De gemeenteraad sprak op 5 juni 2023 met belangstellenden over criteria waaraan een locatie voor deze opvang moest voldoen. Daarna stelde de raad deze criteria vast. ▪ Daarna konden pand- en grondeigenaren zich melden met mogelijke locaties.

De gemeente heeft deze en eigen locaties getoetst aan de criteria. ▪ Op 22 april (of 13 mei) 2024 neemt de gemeenteraad een besluit over de locatie. De locatie wordt daarna aan het COA aangeboden. Dit plan van aanpak gaat over het participatieproces dat we, na het raadsbesluit over de specifieke locatie op 22 april of 13 mei, rond de inpassing, inrichting en het beheer van de locatie willen doorlopen. Doel van de participatie De participatie heeft een aantal doelen: ▪ De opvang voor asielzoekers op de voorgestelde locatie past niet binnen het bestemmingsplan. Om de opvang mogelijk te maken, moet een omgevingsvergunning buitenplanse omgevingsplanactiviteit (bopa) worden verleend. Voordat deze procedure kan worden opgestart moet het COA in samenspraak met de gemeente, een omgevingsdialoog voeren met de direct belanghebbenden. Dit zijn de bedrijven en bedrijfswoningen in de buurt van de locatie. Doel van deze dialoog is om duidelijkheid te geven over de plannen en de mogelijke aanpassingen aan de fysieke leefomgeving te bepreken en afspraken over het beheer, veiligheid en begeleiding te maken. Aandachtspunten en wensen kunnen we meenemen als voorwaarden in de omgevingsvergunning. 1

▪

▪

Goede afspraken tussen gemeente en COA met betrekking tot integrale veiligheid, integratie en werkafspraken over het beheer van de locatie. Deze afspraken worden opgesteld mede op basis van input van direct belanghebbenden en belangstellenden. Aandachtspunten en wensen kunnen we meenemen in de af te sluiten bestuursovereenkomst tussen gemeente en COA of in werkafspraken over het beheer. Goede samenwerking opbouwen tussen de bewoners/beheerders van de opvanglocatie en de belanghebbenden/inwoners van Etten-Leur. We willen bouwen aan een duurzame relatie tussen de bewoners van het AZC en de Etten-Leurse samenleving.

Uitgangspunten De locatie van de opvang staat na het besluit van de gemeenteraad niet ter discussie. De participatie gaat over de inpassing, inrichting en beheer van de locatie. De vraag die centraal staat is dus niet óf er asielzoekers worden opgevangen, maar op welke manier we dit het beste kunnen doen en waar we rekening mee moeten houden. De inwonerparticipatie gaat daarmee o.a. over de wijze waarop inwoners geïnformeerd en betrokken worden door het COA en de gemeente, hoe en welke begeleiding de bewoners van het AZC geboden wordt opdat zij op een goede manier hun weg vinden in Etten-Leur en op welke gebieden er een samenwerking kan ontstaan. Het COA huurt de locatie en is voor de inrichting en het beheer het eerste aanspreekpunt. De gemeente blijft betrokken en is vanzelfsprekend aanspreekpunt voor zaken die gebeuren in de openbare ruimte en/of die invloed hebben op haar inwoners. Het participatieniveau ▪ Informeren: het is belangrijk dat iedereen over dezelfde informatie beschikt of kan beschikken. ▪ Ideeën vragen over de inrichting en beheer van de locatie. Zaken die aan de orde komen, kunnen een plek krijgen in de omgevingsvergunning of in de bestuursovereenkomst met aanvullende werkafspraken tussen gemeente en COA over het beheer van de locatie en over de communicatie met belanghebbenden en omwonenden. ▪ We willen verkennen in welke mate en hoe we kunnen samenwerken.

Hoe kunnen we komen tot duurzaam contact tussen opvanglocatie, de buurt, en ook de rest van Etten-Leur? Zijn er ideeën om contact te versterken tussen bewoners van de opvang en inwoners door middel van bijvoorbeeld gezamenlijke activiteiten. Wie zijn er betrokken? De initiatiefnemer is het COA. Zij zijn verantwoordelijk voor een goede inpassing, inrichting en beheer van de opvanglocatie. De gemeente is hier nauw bij betrokken. De gemeente besloot immers dat er een opvanglocatie voor asielzoekers moest komen. Het is in het belang van iedereen dat de inpassing, de inrichting en het beheer van de opvanglocatie goed verloopt. We hebben daarom een gezamenlijk belang in dit participatieproces. De gemeente voert de regie over dit participatieproces. Direct belanghebbenden bevinden zich in de directe omgeving van de locatie. In de Omgevingswet zijn zij degenen die betrokken moeten worden bij een omgevingsdialoog die gaat over (aanpassingen aan) de fysieke leefomgeving en afspraken over het beheer, veiligheid en begeleiding. Dit zijn de omliggende bedrijven en omliggende bedrijfswoningen. Zij zijn als eerste geïnformeerd over de locatiekeuze en worden uiteraard ook van harte uitgenodigd om gedurende het bredere 2

participatietraject mee te denken over bredere vraagstukken rond de duurzame relatie van de bewoners van het AZC met de Etten-Leurse samenleving. Daarnaast zijn er belangstellenden. Deze groep bestaat uit inwoners en ondernemers, in principe uit heel Etten-Leur. De wijkvereniging Grauwe Polder wordt specifiek betrokken omdat deze wijk als eerst grenst aan het bedrijventerrein. Met de wijkvereniging bespreken we hoe we de wijk hierbij het beste kunnen betrekken. Participatievormen en communicatiemiddelen Omdat we te maken hebben met een grote groep mogelijk belangstellenden, zullen we meerdere participatievormen inzetten. Zo zorgen we ervoor dat er meerdere mogelijkheden zijn om mee te denken over de inpassing, inrichting en het beheer van de opvanglocatie en de duurzame relatie tussen bewoners AZC en de Etten-Leurse samenleving. Een deel van de bewoners stelt een fysieke bijeenkomst op prijs, maar een deel wil liever via online vormen meedenken. We zetten de volgende instrumenten in: Informeren: 1. Etten-leurmakenwesamen.nl Op de website www.etten-leurmakenwesamen.nl verzamelen we alle informatie over dit project zodat er één (digitale) vindplaats is. 2. Digitale nieuwsbrief Nieuws gedurende het proces voegen we toe aan etten-leurmakenwesamen.nl. Geïnteresseerden kunnen zich inschrijven voor een digitale nieuwsbrief.

Zij ontvangen deze dan via e-mail op het door hen opgegeven e-mailadres. 3. Publicaties in de gemeentepagina in de Etten-Leurse Bode (ook gepubliceerd via overheid.nl) Via de gemeentepagina in de Etten-Leurse Bode attenderen we mensen op bijeenkomsten en/of op toegevoegde informatie op de website. Dit zijn korte berichten met verwijzingen naar de vindplaats van uitgebreidere informatie. 4. Sociale media We gebruiken de sociale media-kanalen van de gemeente om mensen te informeren over bijeenkomsten en/of toegevoegde informatie op de website. Ook dit zijn korte berichten. Participatievormen (na besluitvorming door de gemeenteraad over de voorgenomen locatie) 1. Uitzetten (online) vragenlijst We verspreiden een vragenlijst die iedereen in Etten-Leur kan invullen. We vragen naar wat mensen belangrijk vinden bij het beheren van de opvanglocatie. Daarnaast vragen we naar ideeën over hoe we ervoor kunnen zorgen dat de bewoners van de opvanglocatie zich zo snel en goed mogelijk thuis zullen voelen. De uitkomsten van deze vragenlijst vormen de inhoudelijke agenda van een bredere bijeenkomst. De vragenlijst stellen we ook op papier beschikbaar. 2. Fysieke bijeenkomst(-en) We organiseren een fysieke bijeenkomst met direct belanghebbenden (omgevingsdialoog) voor een dialoog over de fysieke leefomgeving, het beheer van de locatie, veiligheid en begeleiding bewoners AZC.

De uitkomst van de (omgevings-)dialoog met de direct belanghebbenden betrekken we bij de vergunningsaanvraag. 3

Daarnaast organiseren we een fysieke bijeenkomst voor een dialoog met direct belanghebbenden en overige belangstellenden over het beheer van de locatie, de veiligheid, de begeleiding van de bewoners van de locatie. Voor die laatste dialoog organiseren we indien nodig meerdere bijeenkomsten, afhankelijk van de belangstelling. De uitkomsten van de online vragenlijst en de fysieke bijeenkomsten betrekken we bij het opstellen van de bestuursovereenkomst en de werkafspraken. Via de fysieke bijeenkomsten vragen we wie deel wil nemen in onderstaande adviesgroep. 3a. Adviesgroep voor ingebruikname We zetten een adviesgroep met vertegenwoordigers van belanghebbenden en belangstellenden op om zaken verder uit te diepen en te denken over de duurzame relatie van de bewoners van het AZC met de Etten-Leurse samenleving. Het is belangrijk dat er na elke bijeenkomst van deze groep informatie over de voortgang en resultaten openbaar wordt gedeeld met belangstellenden. De adviesgroep komt samen onder regie van de gemeente. Het COA (en/of de locatiebeheerder) sluit hierbij aan. 3b. Overlegcommissie na ingebruikname Het COA zet een overlegcommissie op nadat zij de locatie in gebruik hebben genomen. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van omwonenden, gemeente, politie en het lokale COA-management.

We kijken of de belangstellenden uit de adviesgroep deel willen nemen aan deze overlegcommissie. Samenvattend Omgevingsdialoog voorafgaand aan de vergunning Initiatiefnemer COA Onderwerp Direct fysieke omgeving, beheer locatie, begeleiding bewoners AZC, veiligheid Betrokkenen Direct belanghebbenden (direct omwonende en omliggende bedrijven) Eindresultaat Vergunning

Brede participatie voorafgaand aan de bestuursovereenkomst Gemeente Beheer locatie, begeleiding bewoners AZC, veiligheid

Verdiepende participatie voorafgaand aan ingebruikname Gemeente Duurzame relatie bewoners AZC

Direct belanghebbenden, en belangstellenden uit Etten-Leur Bestuursovereenkomst en werkafspraken.

Participatievorm

Vragenlijst, fysieke bijeenkomst, EttenLeurmakenwesamen.nl

Vertegenwoordigers van belanghebbenden en belangstellenden Goede relatie bewoners AZC en Etten-Leurse samenleving Bijeenkomsten Adviesgroep

Fysieke bijeenkomst

4

Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad luistert mee in het participatieproces (zowel bij de omgevingsdialoog als bij de bredere participatie). De gemeenteraad heeft een lijst vastgesteld in welke gevallen zij adviesrecht wil bij omgevingsvergunningen buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. De opvang voor asielzoekers valt binnen dit adviesrecht. Het advies moet gegeven worden gedurende de beoordelingstermijn van de vergunning. Deze is acht weken. Gelet hierop zal tijdens een nader te bepalen raadsvergadering in juni of juli de gemeenteraad worden gevraagd om het college van burgemeester en wethouders te adviseren over de vergunningaanvraag. Dit advies is bindend. Tot slot kan de gemeenteraad na ingebruikname een actieve rol spelen in de evaluatie van het participatieproces. Proces en planning: de 'routekaart op maat' Hieronder zijn alle processtappen in de planning weer gegeven. De eerste twee stappen hebben reeds plaatsgevonden voordat de gemeenteraad een besluit neemt over de locatie. De stappen voor de omgevingsdialoog, de vergunningsaanvraag en het bredere participatieproces komen terug in de planning. Wanneer?

Wat?

Wie?

Doel/Resultaat

Voor besluit Informatie over opvanglocatie, 3 tot en voorstel en met 22 april 2024 voorgenomen participatieproces beschikbaar maken op digitaal platform en in de bode

Direct belanghebbenden en inwoners/ ondernemers

Informeren inwoners en ondernemers over voorstel en voorgenomen participatieproces

Voor besluit opvanglocatie, april 2024

Attenderen belanghebbenden op de te voeren omgevingsdialoog voor de omgevingsvergunning

Direct belanghebbenden (omliggende bedrijven en bewoners bedrijfspanden)

Helderheid over het vergunningstraject, de planning en de bijbehorende participatie

Na besluit gemeenteraad over opvanglocatie, eind april of medio mei 2024

Digitale vragenlijst uitzetten

Direct belanghebbenden en belangstellenden

Informatie verzamelen voor eerste fysieke bijeenkomst en de omgevingsvergunning

Eind mei 2024

Omgevingsdialoog over de directe fysieke leefomgeving, beheer

Direct belanghebbenden en het COA

Omgevingsdialoog voor de omgevingsvergunning

5

locatie, veiligheid en begeleiding Mei - Juni 2024

Fysieke bijeenkomst. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen en samenstelling organiseren we meerdere bijeenkomsten.

Direct belanghebbenden, belangstellenden en COA

Verkennen belangrijke voorwaarden opvanglocatie tbv bestuursovereenkomst en werkafspraken en het samenstellen van de adviesgroep.

Mei 2024

Indienen aanvraag omgevingsvergunning

Door het COA

Verkrijgen omgevingsvergunning

Juni/Juli 2024 *

Raadsvergadering

Gemeenteraad

Geven van bindend advies aan het college van B&W

Juni – Juli 2024

Verlenen omgevingsvergunning

Team VTH Wabo & Milieu en team Ruimte & Economie

Augustus

Publicatie van de omgevingsvergunning

Team VTH Wabo & Milieu en team Ruimte & Economie

Kenbaar maken van het verlenen van de vergunning

Augustus - September

Na publicatie start de inzagetermijn van 6 weken en de termijn van 4 weken voor het aanvragen van een voorlopige voorziening.

Direct belanghebbenden (omliggende bedrijven en bewoners bedrijfspanden)

Gedurende de inzagetermijn kan bezwaar aangetekend worden tegen het verlenen van de vergunning. Middels het aanvragen van een voorlopige voorziening kunnen bouwactiviteiten worden stilgelegd.

Juni – Juli 2024

De bestuursovereenkomst wordt vastgesteld en ondertekent door het college.

COA en gemeente

Ondertekende bestuursovereenkomst incl. werkafspraken

September 2024

Mogelijkheden duurzame relatie bewoners AZC – EttenLeurse samenleving

Adviesgroep, COA

Goede samenwerking en relatie met bewoners AZC

*exacte raadsvergadering nader met de raad te bepalen

6

September - Oktober 2024

Tussentijdse informatie vanuit adviesgroep

Adviesgroep, COA

Informeren belanghebbenden en belangstellenden over uitwerking door adviesgroep en COA

September 2024 en verder: De communicatie en het overleg tussen COA, belanghebbenden, adviesgroep en gemeente verloopt gedurende de looptijd van de opvang volgens afspraak zoals vastgelegd in de bestuursovereenkomst en de aanvullende werkafspraken. Contact Frank Theys, programmamanager Opvang en huisvesting vluchtelingen, tel: 14 076

7