overdrachtsdocument gemeenteraad Etten-Leur definitief.pdf

Van gemeenteraad tot gemeenteraad

Overdrachtsdocument Gemeente Etten-Leur 16 maart 2022

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

Voorwoord Een sterke raad is belangrijk voor het goed functioneren van de lokale democratie. Voor elke gemeenteraad is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan te zijn, maar ook in de praktijk van alle dag het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn en responsief te zijn. Het delen van de ervaringen van de huidige raad met de na de raadsverkiezingen aantredende nieuwe raad kan daarbij helpen. Daarom ontvangen jullie als hulpmiddel hierbij dit overdrachtsdocument met lessen die we in de afgelopen raadsperiode geleerd hebben en aandachtspunten die we de nieuwe raad meegeven.

2

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

3

Thema’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Vergaderstructuur ...............................................................................................................................4 Informatievoorziening .........................................................................................................................5 Raad als werkgever..............................................................................................................................7 Raad in de regio...................................................................................................................................8 Raad en hulptroepen..........................................................................................................................11 Veiligheid...........................................................................................................................................13 Voorzitter van de raad .......................................................................................................................14 Lokale democratie .............................................................................................................................15 Agressie, intimidatie en integriteit .....................................................................................................17 Raad als opdrachtgever en kader

steller.............................................................................................19 Formatieproces .................................................................................................................................20 Specifieke onderwerpen ....................................................................................................................21 Procesoverdracht ..............................................................................................................................24

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

4

1. Vergaderstructuur In Etten-Leur werken we met een vergadermodel dat werkt in drie stappen: beeldvorming in de raad luistert, oordeelsvorming in de raad debatteert en besluitvorming in de raad besluit. We werken met een cyclus van 6 weken. In de weken 1, 3 en 5 vinden op de maandagavond de achtereenvolgende vergaderingen plaats. In de weken 2, 4 en 6 is er op de maandaavond ruimte voor het bezoeken van maatschappelijke partners. Vanwege de coronapandemie vergaderde de gemeenteraad vanaf april 2020 hoofdzakelijk digitaal. Tot en met maart 2020 hield de raad alle bijeenkomsten fysiek. Welke lessen heeft de raad getrokken uit het vergadermodel en welke adviezen en aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over de gehanteerde werkwijze? •

•

•

Door tussen de stappen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming steeds twee weken ruimte te hebben is er tijd voor nadere informatieverzameling en onderlinge dialoog en afstemming wanneer dit nodig is. We adviseren daarom het vergadermodel niet te wijzigingen. Wel wijzen we er op dat in het kader van de Omgevingswet, die naar verwachting op 1 januari 2023 in werking treedt, termijnen waarbinnen besluitvorming moet plaatsvinden aanzienlijk korter worden. Daarom adviseren we om na invoering van de Omgevingswet eerst een jaar te experimenteren binnen het huidige vergaderstelsel om te ontdekken of we binnen het huidige vergaderstelsel binnen de gestelde termijnen tot besluitvorming kunnen komen. Hoewel we de afgelopen raadsperiode veel energie hebben gestoken in de participatie van inwoners, onder meer door gericht belanghebbenden uit te nodigen voor de raad luistert, blijft de participatie van inwoners een belangrijk aandachtspunt voor de komende raadsperiode. Het gaat dan met name om het vooraf helder krijgen van de verwachtingen van inwoners over de raad luistert Uiteraard hebben we het digitaal vergaderen tussentijds geëvalueerd. Wat we leerden: er is een grotere deelname van inwoners aan de raad luistert nu we via Teams vergaderen. Ook is het aantal inwoners dat de verschillende vergaderingen live volgt fors toegenomen.

Ons advies is daarom om de vergaderingen van de raad luistert ook in het post-coronatijdperk digitaal te blijven aanbieden of desgewenst deze vergadering hybride te organiseren, waarbij een aantal deelnemers fysiek aanwezig is en een aantal deelnemers digitaal. Om misverstanden te voorkomen. Het hybride houden van vergaderingen van de raad besluit is op dit moment niet toegestaan. Toenmalig minister Ollongren kondigde aan met wetgeving te komen om digitaal vergaderen permanent mogelijk te maken. Daarbij kijkt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ook naar de mogelijkheid om binnen heldere kader te experimenteren met hybride vergaderingen, waar deelnemers zowel fysiek als digitaal aan deel kunnen nemen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

5

2. Informatievoorziening Informatievoorziening is een kernpunt in de relatie tussen college en raad. Welke lessen, aandachtsen leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om adequate en tijdige informatievoorziening? Zijn er protocollen, werkwijze of handreikingen voor informatievoorziening die worden aanbevolen? De bron waar je alle informatie kunt vinden is het raadsinformatiesysteem iBabs. Hierin vindt je onder andere: • Algemene informatie zoals reglementen van orde voor de vergaderingen maar bijvoorbeeld ook gedragscodes integriteit • Een agenda met alle vergaderingen en de daarbij behorende stukken • Ingekomen stukken zoals brieven van het college, brieven van politieke partijen en de antwoorden hierop van het college en brieven van inwoners en de antwoorden hierop van het college. Brieven waarin persoonsgegevens staan die we op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet openbaar mogen maken staan onder ingekomen stukken vertrouwelijk • Informatie over de verbonden partijen waaraan de gemeente deelneemt • Informatie over en rapporten van de Rekenkamer In het startprogramma van de gemeenteraad besteden we uiteraard aandacht aan de opbouw van iBabs. En mocht je iets zoeken wat je niet kunt vinden dan is het advies: bel of mail de griffie, Ze helpen je graag om de benodigde informatie te vinden.

Wanneer je op zoek bent naar informatie over de planning & control documenten (de kadernota’s waarin vier jaar vooruit wordt gekeken, de begrotingen waarin de budgetten voor het komende jaar worden vastgelegd en de jaarrekeningen inclusief jaarverslagen waarin verantwoording wordt afgelegd over het afgelopen jaar) dan kun je deze ook vinden in het financieel portaal (zie: https://financieelportaal.ettenleur.nl/) Op basis van de Gemeentewet heeft het college een actieve informatieplicht aan de gemeenteraad. De ervaring leert dat deze informatieplicht adequaat wordt ingevuld. Daarnaast heeft de gemeenteraad de volgende mogelijkheden om extra informatie te verzamelen. Deze lichten we hieronder toe en voorzien deze van een aantal aanbevelingen: 1. Uiteraard heeft elk raadslid het recht om schriftelijke vragen te stellen. Deze moeten binnen 30 dagen door het college worden beantwoord. Er bestaat ook de mogelijkheid om deze vragen in de eerstvolgende vergadering door het college mondeling te laten beantwoorden. Van deze laatstgenoemde mogelijkheid is de afgelopen raadsperiode geen gebruik gemaakt. Advies is om bij het stellen van een schriftelijke vraag steeds te overwegen of schriftelijke dan wel mondelinge beantwoording wordt gewenst en dit ook expliciet in de brief aan het college aan te geven.

De vragen en de antwoorden worden door de griffie via het raadsinformatiesysteem iBabs met eenieder gedeeld. 2. Er is de mogelijkheid om over een raadsvoorstel of over een ander onderwerp technische vragen te stellen. Voor het stellen van technische vragen is een format beschikbaar. Dit format vind je in de Teams omgeving van elke fractie. Technische vragen worden ingediend bij de griffie en binnen 2 werkdagen door de vakambtenaar beantwoord in afstemming met de verantwoordelijk portefeuillehouder. De vragen en de antwoorden worden door de griffie via het raadsinformatiesysteem iBabs met eenieder gedeeld. De ervaring leert dat dit een snelle manier is om technische informatie te krijgen. Wel is het advies om goed te kijken of de informatie die je zoekt inderdaad technisch van aard is of dat de informatie een politieke dimensie heeft. Het stellen van technische vragen is namelijk puur bedoeld voor het krijgen van technische informatie en dus niet voor het krijgen van politieke antwoorden. Bij twijfel of je vraag technisch of politiek

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

van aard is kun je uiteraard advies inwinnen bij de griffie. Verder is het advies om, indien je heel veel technische vragen hebt over een onderwerp, via de griffie contact op te nemen met de verantwoordelijk ambtenaar om in een gesprek je vragen beantwoord te krijgen 3. Een derde mogelijkheid is het stellen van vragen in het vragenuur dat aan het begin van elke vergadering van de raad besluit plaatsvindt. Het vragenuur is specifiek bedoeld voor het stellen van vragen met een spoedeisend karakter

6

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

7

3. Raad als werkgever De raad is werkgever van de griffier en de overige medewerkers op de griffie. Het is belangrijk dat de griffier als eerste, belangrijke ondersteuner van de raad een gelijkwaardige positie heeft in de lokale driehoek. De werkgeverscommissie bestaat uit drie raadsleden. De commissie vergadert twee maal per jaar en voert het jaarlijkse functioneringsgesprek met de griffier. De gemeenteraad delegeerde aan de commissie de bevoegdheid tot het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met op de griffie werkzame ambtenaren (uitgezonderde de griffier waarover de gemeenteraad zelf beslist). Wat zijn de evaluatiepunten van de werkgeverscommissie en welke aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad? •

• •

•

We werken sinds 2018 met een werkgevercommissie. Hiermee vult de gemeenteraad de werkgeversrol op een goede manier in. Bovendien hoeven allerlei rechtspositionele besluiten niet meer aan de voltallige raad worden voorgelegd. De medewerkers van de griffie volgen de zelfde rechtspositieverordening als de medewerkers in de ambtelijke organisatie. Advies is daarom om ook de komende raadsperiode weer drie raadsleden aan te wijzen als lid van de werkgeverscommissie. De burgemeester en een medewerker van P&O treden op als adviseur van de werkgeverscommissie. Dit werkt goed. Daarom wordt geadviseerd dit de komende raadsperiode te continueren. Om de functioneringsgesprekken met de griffier voor te bereiden voert de werkgeverscommissie om de twee jaar gesprekken met de verschillende fracties, de medewerkers op de griffie, de burgemeester en de gemeentesecretaris. Op deze wijze wordt gezorgd voor een 360 graden feedback, wat bijzonder waardevol is. Aanbevolen wordt daarom, om deze werkwijze te continueren. Het is verstandig om aan het begin van de raadsperiode met elkaar het gesprek te voeren welke ondersteuning je als raad, als fracties en als individuele raadsleden en burgerleden van de griffie verwacht. Nadat de ondersteuningsbehoefte duidelijk is, dient bezien te worden of deze binnen de huidige capaciteit op de griffie (2,8 fte) ingevuld kan worden.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

8

4. Raad in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerking en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad zijn nieuwe keuzes kan maken dan wel goed geïnformeerd is over de taken die in regionale samenwerking of verbonden partijen worden uitgevoerd. 4a.

Hoe ziet het overzicht van alle vormen van regionale samenwerking en verbonden partijen met de beoogde doelen eruit, zodat de nieuwe raad daar kennis van kan nemen en daarover kan spreken hoe verder mee?

Etten-Leur neemt deel aan de volgende verbonden partijen • Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant (RWB). De RWB draagt zorg voor de strategische positionering van West-Brabant, de belangenbehartiging en lobby van de 16 gemeenten extern naar provincies, Rijk en Europese Unie. De RWB is een netwerkorganisatie en een centraal punt waar vragen van samenwerkingspartners samen komen en waar colleges elkaar ontmoeten voor integrale vraagstukken en netwerken. • Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) heeft als doel het realiseren van een kwalitatief beter belastingproduct voor belastingplichtigen tegen zo laag mogelijke kosten. • Gemeenschappelijke Regeling ICT samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW) voert het ICTbeheer en ICT-onderhoud van de deelnemers uit • NV Bank Nederlandse Gemeenten heeft als doel het duurzaam bijdragen aan het laag houden van de kosten van maatschappelijke voorzieningen voor de inwoners. • Stichting Inkoopbureau West-Brabant is verantwoordelijk voor het professioneel uitvoeren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid • Belgisch Nederlands Grensoverleg (BeNeGo) heeft als doel het bevorderen van grensoverschrijdend overleg en de grensoverschrijdende samenwerking tussen de deelnemende gemeenten en het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten.

• Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant heeft als doel een doelmatige en slagvaardige hulpverlening verzekeren, mede op basis van een gecoördineerde voorbereiding, met behoud van een bestuurlijke en operationele verankering op lokaal niveau. • Coöperatie Parkeerbeheer Zuidwest Nederland UA heeft als doel het leveren van diensten voor de leden onder andere voor parkeergaragebeheer. • NV Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Rewin West-Brabant heeft als doel het versterken van de regionale economie door bedrijven te stimuleren in West-Brabant te investeren en tevens WestBrabantse bedrijven in brede zin te ondersteunen met innovatie en groei van hun ondernemingen. • Gemeenschappelijke Regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten regio West-Brabant heeft als doel het bijdragen aan het terugdringen van het aantal voortijdige schoolverlaters. • Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief heeft als doel voldoen aan de wettelijke verplichting die voortvloeit uit de Archiefwet 1995 en het delen van informatie uit de beheerde archieven aan belangstellenden.

• Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap West-Noord-Brabant WVS heeft als doel het op efficiënte wijze bieden van werkgelegenheid aan personen met een arbeidsbeperking die geen perspectief hebben op de reguliere arbeidsmarkt en het verzorgen van trajecten gericht op de arbeidsontwikkeling van personen met en afstand tot de arbeidsmarkt. • Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Werkplein Hart van West-Brabant heeft als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de Participatiewet en bijbehorende inkomensondersteunende regelingen Ioaw, Ioaz (Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijke

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

• •

• • • •

4b.

9

arbeidsongeschikte werkloze werknemers/ - gewezen zelfstandigen) en BBZ (Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen), het minimabeleid en de Wet inburgering 2021. Gemeenschappelijke Regeling voor Geweld in Afhankelijkheidsrelaties (GIA) en Meldpunt Crisiszorg West-Brabant heeft als doel het maken van goede samenwerkingsafspraken op het brede terrein van huiselijk geweld en kindermishandeling. Gemeenschappelijke Regeling Nazorg Gesloten Stortplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen heeft als doel middelen beschikbaar te hebben om te kunnen voldoen aan de eeuwigdurende nazorgverplichting ten aanzien van de (gesloten) Afvalstoffenberging Bavel-Dorst en de Regionale Stortplaats Zevenbergen. Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant levert een bijdrage aan een leefbare en veilige werk- en leefomgeving voor de regio. Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) West-Brabant zorgt voor gezonde burgers die vanuit eigen kracht een bijdrage leveren aan de maatschappij. Gemeenschappelijke Regeling Regionale Ambulancevoorziening Brabant Midden-West-Noord (RAV) heeft als doel te zorgen voor kwalitatief hoogwaardige ambulancezorg die binnen de wettelijke aanrijtijden ter plaatse is.

NV Brabant Water heeft als doel het winnen, zuiveren en distribueren van water voor huishoudens en bedrijfsleven Welke lessen, aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee als het gaat om meer grip en controle op regionale samenwerking en verbonden partijen?

De 16 gemeenten in West-Brabant stelden in 2016 een gelijkluidende nota verbonden partijen vast. Deze nota is geëvalueerd met als hoofdconclusie dat het werken met één gelijkluidende nota verbonden partijen grote voordelen heeft. In de nieuwe raadsperiode moet gestart worden met het actualiseren van deze nota. Dit gebeurt aan de hand enerzijds de evaluatie van de nota uit 2016 en anderzijds op basis van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die per 1 juli 2022 in werking treedt en waarbij een wettelijke implementatietermijn geldt van twee jaar. Overigens gaven de gemeenteraden in WestBrabant aan dat ze de wijzigingen binnen één jaar geïmplementeerd willen zien. Deze wetswijziging heeft zeker gevolgen voor de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) waaraan de gemeente Etten-Leur deelneemt. De wetswijziging introduceert nieuwe instrumenten waarmee gemeenteraden en Provinciale Staten hun controlerende en kaderstellende taken beter kunnen uitvoeren. De veranderingen betreffen in het kort: • Er komt een verruiming van de mogelijkheden om zienswijzen in te dienen. • De mogelijkheid komt om een regionale gemeenschappelijke adviescommissie van raadsleden in te stellen. Het is zaak als raden gezamenlijk te bepalen voor welke GR-en een dergelijke adviescommissie wordt gewenst.

Het verdient aanbeveling om hierbij de aandacht primair te richten op GR-en met beleidsbepalende bevoegdheden en op GR-en met een groot maatschappelijk en financieel belang • In de gemeenschappelijke regeling (GR) moet afgesproken worden hoe omgegaan wordt met participatie van bijvoorbeeld burgers, bedrijven of maatschappelijke organisaties. • Het bestuur van de GR krijgt een actieve informatieplicht over wat er speelt in de GR. Aandachtspunt hierbij is te kijken hoe deze actieve informatieplicht zich verhoudt tot de actieve informatieplicht van het college van B&W. Het verdient aanbeveling om af te spreken op welke wijze met de ontvangen informatie wordt omgegaan. Overwogen kan worden van de informatie kennis te nemen via de lijst ingekomen stukken en zo nodig deze informatie te agenderen voor de raad debatteert. • Voor het deelnemen aan de gemeenschappelijke adviescommissie komt een vergoeding voor raadsof PS-leden. • De verplichting komt om afspraken te maken over evaluatie van de GR.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

• •

10

De regels over de gevolgen van uittreding moeten in een GR worden vastgelegd. Nu is het nog zo dat hierover bij veel GR-en onderhandeld moet worden wanneer uittreding aan de orde is Veranderingen in de termijnen van de begrotingscyclus (Kaderbrief 30 april (i.p.v. 15 april) (overigens spraken we in West-Brabant af dat de kaderbrieven op 1 februari ontvangen moeten zijn. Het verdient aanbeveling om deze termijn te handhaven), de zienswijzetermijn voor de begroting wordt twaalf weken (i.p.v. acht weken), de begroting dient bij de toezichthouder (provincie of Binnenlandse Zaken) te worden ingediend voor 15 september (i.p.v. 1 augustus).

In Etten-Leur werken we met rapporteurs (één raadslid van de coalitie en één raadslid van de oppositie) voor de volgende verbonden partijen: RWB, GGD, Veiligheidsregio, OMWB en Werkplein+WVS. De rapporteurs komen drie maal per jaar bij elkaar en overleggen dan met de verantwoordelijk portefeuillehouder de vakambtenaar en de griffie. De overleggen vinden plaats in september/oktober (over de financiële en beleidsmatige richtlijnen die voor de komende kaderbrief door de raad worden meegegeven), februari (over de kaderbrief) en mei/juni (over de ontwerpbegroting en de daarop voorgestelde zienswijze). De rapporteurs koppelen schriftelijk en mondeling terug aan de raad. Door te werken met rapporteurs wordt de werkdruk verdeeld en krijgt de raad als geheel een beter beeld over het reilen en zeilen binnen de GR-en. Advies is daarom om het werken met rapporteurs te continueren. In het laatste jaar van de afgelopen raadsperiode zijn de rapporteurs Werkplein van 5 van de 6 deelnemende gemeenten (Rucphen werkt niet met rapporteurs) drie maal bij elkaar geweest om hun bevindingen te delen en met elkaar te bespreken. Dit met als doel tot een inbreng te komen die alle raden gelijkluidend vast te stellen. De rapporteurs van de vijf gemeenten adviseren ook de komende raadsperiode met de rapporteurs vanuit de verschillende gemeenten deel te nemen.

Ook is het advies om te onderzoeken bij welke andere samenwerkingsverbanden het samenkomen en afstemmen met rapporteurs van verschillende gemeenten gewenst wordt. Griffiers zijn gevraagd de mogelijkheden hiervoor te verkennen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

11

5. Raad en hulptroepen De raad als lekenbestuur wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de Rekenkamer en de accountant. Rekenkamer en accountant zijn van de raad. Welke adviezen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad zodat de ondersteuning door Rekenkamer en accountant nog beter wordt verzekerd? Accountant Op dit moment is Baker Tilly de accountant van de gemeenteraad. De accountant geeft een onafhankelijk oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening van de gemeente. Vanaf het begrotingsjaar 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording aan de raad. De accountant controleert dan op de getrouwheid van zowel de jaarrekening als de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Namens de gemeenteraad is het audit committee de gesprekspartner van de accountant. Op grond van de controleverordening op basis van artikel 213 Gemeentewet, die de raad op 28 oktober 2014 heeft vastgesteld, is in artikel 4 lid 3 bepaald dat ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole een audit committee is ingesteld.

De taken van het audit committee luiden als volgt: • Het houden van toezicht op de jaarrekening en de interne (begrotings)beheersing (periodieke rapportages) van de gemeente; • Het adviseren van de gemeenteraad over de reikwijdte van de accountantscontrole en -rapportage; • Het adviseren van de gemeenteraad over het wel of niet vaststellen van de jaarrekening (op technische gronden); • Het doen van aanbevelingen voor de benoeming van de externe accountant en aanbevelingen door over een daartoe passend budget; • Het afstemmen van de bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad op de accountantscontrole, de onderzoeken ex artikel 213a van de Gemeentewet (onderzoeken door het college naar doeltreffendheid en doelmatigheid) en de onderzoeken door de rekenkamercommissie. Het audit committee heeft de volgende samenstelling: • Leden: 5 raads- en/of burgerleden (uit deze leden wordt in onderling overleg de voorzitter van het audit committee gekozen) • Adviseur: portefeuillehouder Financiën • Adviseur: Concerncontroller • Adviseur: accountant • Adviseur (tevens secretaris van het audit committee): Griffier • Op uitnodiging: voorzitter rekenkamer voor afstemming onderzoeken aan hand van jaarplan • Op uitnodiging: ambtelijke vertegenwoordiging met inhoudelijke vakkennis Het werken met een audit committee werkt goed.

Aanbevolen worden dan ook de komende raadsperiode een audit committee in te stellen met bovenstaande taakstelling. Het contract met Baker Tilly loopt ten einde medio 2022. Advies is te onderzoeken in overleg met Baker Tilly om het contract met één of twee jaar te verlengen. Zo kan in de loop van komend jaar een nieuwe aanbesteding worden voorbereid.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

12

Rekenkamer Vanaf 2009 neemt Etten-Leur deel aan de Rekenkamer West-Brabant. In 2021 is deze samenwerking geëvalueerd en is afgesproken om een nieuw convenant voor te bereiden voor de rekenkamer WestBrabant en hiervoor nieuwe externe leden te benoemen. Dit nieuwe convenant bereiden we voor met de gemeenten Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur en Roosendaal. Het convenant wordt zodanig vormgegeven dat de lokale binding wordt vergroot. Tot 2020 werd jaarlijks één onderzoek uitgevoerd. Vanaf 2021 is het budget gehalveerd waardoor nog maar één onderzoek per 2 jaar kan worden uitgevoerd. Tips om als raadslid het beste uit de rekenkamer te halen 1. Lees alvast onderzoeken, vooral de aanbevelingen, die de rekenkamer heeft gedaan, zodat je een idee hebt van wat er al is onderzocht 2. Praat met rekenkamerleden zodat zij weten wat er speelt in de raad en waaraan behoefte is 3. Contact hebben én houden is cruciaal: anders werken de raad en de rekenkamer langs elkaar 4. Zelf kun je ook onderwerpen aandragen, zolang je niet op de stoel van de onderzoeker gaat zitten 5. Om te achterhalen wat de afwegingscriteria zijn voor onderwerpselectie, bekijk je de verordening, het onderzoeksprotocol of het reglement van orde 6. Formuleer je een onderzoeksvraag, zorg er dan voor dat leereffecten op andere terreinen deel uitmaken van die vraag 7.

Als raadslid heb je invloed op het budget van de rekenkamer. Het spreekt voor zich dat een rekenkamer met veel budget, meer middelen heeft om onderzoek te (laten) doen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

13

6. Veiligheid De raad maakt aan het begin van de raadsperiode in samenspraak met de burgemeester een integraal veiligheidsplan. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad zodat deze in 2022 een nieuw, actueel integraal veiligheidsplan kan maken? Jezelf veilig voelen is één van de belangrijkste punten die inwoners steeds benoemen. In de burgerpeiling uit 2021 vind je veel informatie op het gebied van het veiligheidsgevoel van onze inwoners. Daarnaast geven de website data.politie.nl, het dashboard misdrijven in de buurt en het dasboard overlast in de buurt informatie over veiligheid. De gemeente heeft de regie op het gebied van lokale veiligheid. Om dit goed in te vullen, is het integraal veiligheidsplan (IVP) van belang. Het IVP is dé kadernota voor veiligheidsbeleid. Met het IVP kun je als gemeente sturing geven aan de lokale veiligheid. Om de prioriteiten en de doelstellingen uit het IVP concrete invulling te geven, maken veel gemeenten gebruik van uitvoeringsplannen. Omdat Etten-Leur deel uit maakt van het district De Baronie en omdat veiligheid niet ophoudt bij de gemeentegrens wordt geadviseerd te streven naar een IVP op het niveau van het district De Baronie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

14

7. Voorzitter van de raad De burgemeester is voorzitter van de raad en de raad stelt materieel de burgemeester aan. De raad kan tevens een vicevoorzitter aanwijzen, die niet de raadsnestor hoeft te zijn. 7a.

Welke aanbevelingen en adviezen geeft de vertrouwenscommissie/klankbordcommissie mee aan de nieuwe raad?

De vertrouwenscommissie/klankbordcommissie bestaat uit de fractievoorzitters. De commissie voert jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester. Basis voor dit gesprek is de profielschets. Onderwerpen van bespreking zijn: • Voortgang van de tijdens het vorige overleg gemaakte afspraken • De mate waarin de burgemeester voldoet aan het gestelde in de profielschets • Is de profielschets nog actueel gegeven de actuele wettelijke taken en bevoegdheden van de burgemeester alsmede de actuele maatschappelijke ontwikkelingen • Afspraken naar aanleiding van het verslag vastleggen Wanneer de burgemeester in het vierde jaar van diens benoemingstermijn (van 6 jaar) zit, worden ter voorbereiding op het klankbordgesprek, gesprekken gevoerd met in ieder geval de wethouders, externe partners op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris en de griffier. De bevindingen van deze gesprekken vatten we samen en vormen samen met de bevindingen die de fractievoorzitters ophalen bij hun fracties de input voor het klankbordgesprek. 7b.

Welke aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de keuze voor een vicevoorzitter, die wordt gekozen op basis van een door raad opgesteld profiel aan het begin van de raadsperiode?

De raad koos de afgelopen raadsperiodes steeds op basis van een voorstel de plaatsvervangend voorzitter. Er is geen afzonderlijk profiel voor de plaatsvervangend voorzitter opgesteld. Wel wordt specifiek gekeken naar iemands vaardigheden om de gemeenteraad op een onafhankelijke manier te leiden in geval de burgemeester verhinderd is de vergadering voor te zitten.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

15

8. Lokale democratie De raad is de vertegenwoordiger van de inwoners. Hoe en op welke wijze heeft de raad de inwoners vertegenwoordigt en betrokken bij het beleid? Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad op zaken als inspreekrecht, referenda, burgerbetrokkenheid en participatie van álle inwoners? Landelijke ontwikkelingen zoals de toeslagenaffaire, de aardbevingen in Groningen en het coronabeleid hebben het vertrouwen in onze overheid geen goed gedaan. Dat heeft ook zijn weerslag op gemeenten, ook op Etten-Leur zoals ook blijkt uit de in 2021 gehouden burgerpeiling. We moeten stevig aan de slag om dat vertrouwen weer te herstellen. Belangrijk onderdeel daarvan is een forse inzet op vernieuwing van de lokale democratie: het democratisch systeem en de democratische cultuur. Niet de gemeente maar de gemeenschap moet centraal staan. Want mensen willen serieus worden genomen en ze willen invloed op de dingen die hen direct aangaan. Juist die ‘democratische ervaring’ versterkt het vertrouwen. Onze lokale democratie heeft pas echt betekenis als álle bewoners zich mede-eigenaar voelen. Niet iedereen moet meedoen, maar iedereen moet wel mee kunnen doen. Jong en oud, rijk en arm, hoog en laag opgeleid, alle migratieachtergronden en mensen met en zonder beperking. Iedere afhaker maakt de democratie zwakker.

Voor burgers betekent dat het verlies van hun stem, voor de gemeente betekent dat een uitholling van haar legitimatie. Iedere stem telt. We moeten daarom proactief met inwoners in gesprek gaan, ook met het stille midden en mensen die dreigen af te haken. Dat vraagt een fundamentele benadering vanuit de leefwereld van de inwoners en niet vanuit de systeemwereld van de gemeente. Daarom moeten we juist aanwezig en aanspreekbaar zijn op plekken waar het vertrouwen nu nog laag is. Een vitale gemeente steunt op een vitale lokale gemeenschap. Een gemeenschap is niet de vindplaats voor, maar de startplek van ontwikkelingen als leefbaarheid, klimaatbeleid, veiligheid, sportbeleid, etc. Daarom moeten we als gemeente de ontwikkeling van gemeenschapskracht ondersteunen: de positieve energie die vrijkomt als mensen elkaar helpen om hun doelen te bereiken door hun middelen te delen. Dat vraagt om een terughoudende rol van de gemeente omdat gemeenschappen zelf eigenaar zijn van hun ontwikkeling. Gemeenschappen zijn geen afnemers of co-creators van overheidsbeleid maar geven zelf – zo nodig met steun van de gemeente – vorm aan hun toekomst: van participatie naar eigenaarschap. Als we willen werken aan herstel van vertrouwen dan betekent dat ook meer aandacht voor de uitvoering. Want juist de uitvoering heeft grote invloed op het dagelijks leven van onze inwoners.

Denk bijvoorbeeld aan beheer en onderhoud, maar ook aan de uitvoering van sociaal beleid, veiligheidsbeleid of mobiliteitsbeleid en aan alle vormen van lokale dienstverlening. Ervaringen en signalen van inwoners zijn cruciaal bij het verbeteren van de uitvoering. Daarom moeten we nog beter gaan luisteren naar deze signalen en inwoners meer invloed geven bij de uitvoering. Binnen onze gemeente werken we gebiedsgericht om aan te sluiten bij de specifieke agenda’s van onze wijken. Echter we moeten daarbij wel investeren in nieuwe vormen van dialoog en zeggenschap om wijkdemocratie op maat vorm te geven. Dan gaat het om een gesprek tussen bewoners die hun eigen afwegingsproces organiseren om tot prioriteiten voor hun wijk te komen. Macht en tegenmacht zijn de vader en moeder van de lokale democratie. Geen vitale democratie zonder tegenmacht. Ook lokaal moeten we steeds zoeken naar een gezond evenwicht in de machtsbalans. Dat betekent investeren in checks & balances, in de controle van de macht en ruimte geven aan het tegengeluid. Wij moeten daarom onze kritische vrienden en partners (inwoners, instellingen, journalisten, rekenkamer etc.) steunen en stimuleren om ons scherp te houden en waar nodig te corrigeren. Zo onderhouden we samen een gezond democratisch systeem met checks & balances.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

16

We leven tegenwoordig in een offline en een online wereld. Niet alleen de dienstverlening maar ook de beleidsontwikkeling en participatie moeten we de komende jaren verder digitaliseren waarbij bijzondere aandacht nodig is voor deelname door minder digitaal vaardige inwoners. Dat betekent dat we open source software beschikbaar moeten stellen om online in gesprek te gaan, voorstellen in te dienen en te stemmen op plannen. Maar het betekent ook dat we creatieve vormen als virtual reality, serious gaming en andere vormen van digitale besluitvorming moeten gaan inzetten om mensen uit te dagen om vorm te geven aan hun woon- en leefomgeving. Overigens gaat het altijd om een combinatie van online en offline participatie. Mensen willen meer invloed en zeggenschap. Juist lokaal kunnen we vaker vormen van directe democratie inzetten. Dan gaat het om invloed op de agenda van de gemeenteraad, maar ook om zeggenschap over zaken die spelen in de directe leefomgeving van wijkbewoners. Wij moeten de komende jaren gaan zoeken naar manieren om onze inwoners meer directe invloed te geven. Daarbij zoeken we niet naar verdere polarisatie maar juist naar vormen waarbij verschillende meningen worden gerespecteerd en met elkaar in gesprek worden gebracht. Meer aandacht voor deliberatie, deep democracy en de democratische ervaring waarbij iedere stem telt.

Democratie betekent samen leven met mensen met verschillende belangen en meningen. Dat betekent ook dat je niet altijd je zin krijgt. De afgelopen raadsperiode is gestart met een raadswerkgroep participatie die gewerkt heeft aan plannen en ideeën om participatie verder te ontwikkelen. Concreet zijn opgepakt: • Proactieve benadering van mogelijke insprekers in de raad luistert inclusief een terugkoppeling wat met de inbreng is gebeurd • Mede ontwikkelen van de routekaart participatie waarbij in de zogeheten nul fase van het participatieproces de raad de startnotitie en de daarin opgenomen kaders waarbinnen de participatie plaatsvindt vaststelt. Het is vervolgens aan alle participanten om binnen deze kaders het participatieproces vorm te geven en te komen tot (zo breed mogelijk) gedragen plannen Op basis van het vorenstaande moeten we de komende jaren participatie verder vormgeven. Ook daarbij moeten we maatwerk leveren voor de verschillende doelgroepen. De zogeheten betrokkenheidsprofielen waarover we beschikken kunnen daarbij behulpzaam zijn. Gezien het feit dat participatie nog volop in ontwikkeling is en we als organisatie, college en raad aan het leren zijn om te werken met startnotities wordt geadviseerd ook in de raadsperiode 2022-2026 een raadswerkgroep participatie in te stellen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

17

9. Agressie, intimidatie en integriteit Welke lessen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad op zaken als omgang met agressie, intimidatie en integriteit? Zijn er vaste afspreekmomenten om over deze thema’s te spreken en wat levert dat aan inzichten op voor de nieuwe raad? De verruwing en spanningen in de samenleving hebben ook hun effect op het functioneren van de gemeenteraad. Het aantal incidenten van agressie en geweld tegen raadsleden is enorm gestegen. Een sluitende aanpak is belangrijk, maar de raad heeft zelf ook een verantwoordelijkheid. Uitgescholden worden voor “zakkenvuller” ervaren de meeste raadsleden gek genoeg niet als kwetsend en beledigend. “Het hoort erbij” is de reactie vaak of zelfs “ik ben erger gewend”. Dat raadsleden midden in de samenleving staan en beslissingen nemen waar niet iedereen achter staat, is onveranderd. Nieuw is wel dat iedereen zijn woede, al dan net via sociale media, ongefundeerd, ongenuanceerd en zelfs anoniem kan ventileren. En het blijft tegenwoordig niet bij verbale agressie alleen. Raadsleden worden geconfronteerd met agressie en geweld in allerlei vormen, van “gewoon” uitschelden tot bedreigen en fysiek geweld. In sommige gevallen kan de veiligheid van gezinsleden zelfs in het geding zijn.

Dat is onacceptabel! Voor het functioneren als volksvertegenwoordiger is het voor raadsleden belangrijk dat ze gemakkelijk benaderbaar zijn, ze functioneren immers grotendeels in het openbaar. Als raadsleden bij het uitoefenen van hun taak worden belemmerd, dan zijn zij persoonlijk in gevaar, maar het democratisch proces zelf ook. Trek de grens Het gesprek over veiligheid van raadsleden is ook in Etten-Leur gevoerd en vastgelegd in handreikingen en protocollen. De eerste stap is om samen met collega raadsleden te bespreken waar de grens ligt en wat dus onaanvaardbaar is. Die grens zal voor ieder raadslid waarschijnlijk anders liggen, het is vaak een kwestie van beleving en context. Zo zal de ene situatie de andere niet zijn. Het hangt er bijvoorbeeld vanaf waar het incident heeft plaatsgevonden: in een openbare bijeenkomst of voor het huis van het raadslid of anoniem via twitter. Hoe ingewikkeld het ook is om binnen de gemeenteraad tot een gezamenlijk standpunt te komen over zoiets persoonlijks, is dat juist ook de kracht. Eenduidigheid in de aanpak straalt daadkracht uit en zal hopelijk incidenten voorkomen, of in elk geval beperken. Wat onacceptabel wordt gevonden moet ook extern en in het openbaar worden uitgedragen. Wordt er namelijk geen grens gesteld, tot hier en niet verder, dan is het risico groot dat deze steeds verder opschuift.

Het gaat als het ware van kwaad tot erger. Het gezamenlijk formuleren van die grens is een voorwaarde voor een effectieve aanpak van agressie en geweld tegen raadsleden. Om deze te bepalen moet antwoord worden gegeven op een paar basisvragen: kan het raadslid zijn/haar mening verkondigen en kan hij/zij onbelemmerd zijn/haar werk doen. Voelt hij/zij zich veilig? Incidenten melden en aangifte doen Een raadslid kan bij geweld, bedreiging of intimidatie altijd contact opnemen met de burgemeester. De burgemeester zal in overleg met de betrokkene en, indien nodig de politie, maatregelen treffen. Er zijn landelijk afspraken tussen politie en OM voor een effectieve en snelle afhandeling van agressie en geweld tegen raadsleden. De aangifte wordt altijd opgenomen en krijgt een hoge prioriteit bij de opsporing en vervolging. Voor de raadsleden is bovendien de griffier altijd beschikbaar als klankbord en adviseur. De griffier registreert het incident en heeft een goed overzicht. Ook is het belangrijk om incidenten, zowel in de eigen fractie, als in de gemeenteraad te bespreken en om consequent op te treden tegen de dader(s). Verder helpt het meestal erg om het hart te luchten en het gevoel te hebben er niet alleen voor te staan. Het hoeft niet bij gesprekken en het vaststellen van handreikingen te blijven.

Er zijn verschillende trainingen beschikbaar waarin wordt geleerd hoe om te gaan met agressie en geweld en wat in bepaalde situaties wel of juist niet moet worden gedaan. Het onderwerp krijgt in elk geval een plekje in het startprogramma van de raad.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

18

Zorgplicht raad voor burgemeester De raad heeft zelf ook een verantwoordelijkheid, en wel tegenover de burgemeester. De gemeenteraad is in materiële zin de werkgever van de burgemeester en vanuit die werkgeversrol heeft de gemeenteraad dan ook een zorgplicht waar het om de veiligheid van uw burgemeester gaat. Vanaf het moment dat de burgemeester aangifte of melding doet van agressie of geweld is de politie en het OM aan zet binnen het zogenaamde “stelsel bewaken en beveiligen”. Wacht echter niet, totdat een dergelijke situatie zich voordoet, maar spreek erover zodat de burgemeester zich op voorhand gesteund weet.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

19

10. Raad als opdrachtgever en kader steller De raad is opdrachtgever (kadersteller) voor het college. Welke lessen en leerpunten geeft de raad mee als het gaat om: 10a. Grip en controle op begrotings- en verantwoordingsproces? Het is belangrijk om als raad aan de voorkant richting te geven. Daarom worden al een aantal jaren de algemene politieke beschouwingen gehouden in juni/juli bij de kadernota. Op basis van deze beschouwingen en het onderlinge debat, geeft de raad richting aan het college voor het opstellen van de begroting voor het komende jaar. Op deze wijze stuurt de raad aan de voorkant en controleert de raad al bij de begroting of het college de opdracht zoals meegegeven bij de kadernota conform afspraak heeft uitgevoerd. 10b. Ervaringen met het maken van een raads- en/of coalitieprogramma? Etten-Leur heeft al een lange traditie daar waar het gaat om het opstellen van een raadsprogramma. Het raadsprogramma is daarmee feitelijk het kader op basis waarvan het college de werkzaamheden in deze raadsperiode uitvoert. Ook voor de komende raadsperiode is een procesvoorstel gemaakt om tot een raadsprogramma te komen. Kortheidshalve verwijzen we naar dit procesvoorstel 10c.

Over de wijze van het informatie- en formatieproces aan het begin van de raadsperiode? Voor het opstellen van een raadsprogramma en vervolgens een collegeakkoord maken we vanaf 2006 gebruik van de diensten van een extern (in)formateur. In het vorenstaande procesvoorstel (zie onder 10b) gaan we daar nader op in.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

20

11. Formatieproces Let met het oog op het formatieproces na de raadsverkiezingen op het volgende: 1. Als huidig raad is het verstandig om na te gaan of er voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar is op de griffie voor de ondersteuning bij de formatie. Als dat niet het geval is, maak daar dan budget voor vrij. Ook voor de komende raadsperiode is een procesvoorstel gemaakt om tot een raadsprogramma te komen. Kortheidshalve verwijzen we naar dit procesvoorstel. Om te zorgen dat voldoende capaciteit voor het opstellen van het raadsprogramma aanwezig is wordt gewerkt met een ondersteuningsteam van twee personen, de adviseur bestuur en directie en de griffier. 2. Vaak heeft de griffier een lijstje van mogelijke verkenners. Bespreek als raad of dit lijstje van verkenners up-to-date is. De suggesties zijn opgenomen in het procesvoorstel om tot een raadsprogramma te komen. Kortheidshalve verwijzen we naar dit procesvoorstel.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

21

12. Specifieke onderwerpen 12a. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de rol en de positie van de raad op het onderwerp regionale energiestrategie (RES)? In 2021 is de RES 1.0 vastgesteld. Deze vaststelling is een complex proces aangezien vaststelling moest gebeuren door de 16 gemeenten in West-Brabant, twee waterschappen (Brabantse Delta en Rivierenland) en de provincie Noord-Brabant. Dit leidde bij een aantal gemeenten tot amendering. De resultaten van deze amendering zijn als addendum aan de RES West-Brabant toegevoegd. Echter aan dit addendum ligt geen politieke besluitvorming van alle betrokken volksvertegenwoordigende organen ten grondslag. Aan de totstandkoming van de RES West-Brabant is samengewerkt door (rijks)overheid, maatschappelijke partners, netbeheerders, het bedrijfsleven en waar mogelijk inwoners. Op basis van de ervaringen bij het vaststellen van de RES 1.0 blijkt dat het bestuur gelijktijdig op meer borden speelt (‘meervoudig’ is) terwijl de democratie per bestuurslaag ‘enkelvoudig’ is georganiseerd.

Daarom wordt geadviseerd om bij de vaststelling van de RES 2.0 in 2023 in te zetten op: • Een stevige en actieve rol voor de gekozen vertegenwoordigingen op de doorslaggevende momenten in het proces • Betrokkenheid van de regionale ‘polderpartners’ zoals bedrijven, belangengroepen en maatschappelijke organisaties in ontwerp en advisering • Rechtstreekse inbreng van burgers in de verschillende stappen naar een regionale energiestrategie Het is hierbij nodig om een goede mix van die drie te bewerkstelligen, waarbij ook duidelijk moet zijn wie er wanneer en waarover besluit. Onderstaand schema uit het essay “Energie en democratie. Hoe democratische invloed op Regionale Energie Strategieën en andere complexe besluitvormingsprocessen” van prof. dr. Marcel Boogers kan hierbij als inspiratie dienen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

22

12b. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de rol en positie van de raad in de nieuwe Omgevingswet? De Omgevingswet treedt er 1 januari 2023 in werking. Op dit moment vindt de inspraak plaats op de concept omgevingsvisie, die in de loop van dit voorjaar ter vaststelling aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. De omgevingsvisie wordt in het kader van de Omgevingswet het belangrijkste instrument om keuzes vast te leggen over de fysieke leefomgeving. Hierbij gaat het niet alleen over ruimtelijke ordening, maar ook over de hele fysieke leefomgeving: bouwwerken, infrastructuur, water, bodem, lucht, landschap, natuur, cultureel en werelderfgoed. De gemeenteraad kan ook thema’s zoals duurzaamheid, gezondheid, veiligheid en klimaat bij de visie te betrekken. De omgevingsvisie is kortom breder en meer integraal dan de huidige structuurvisie. Een samenhangende visie opstellen, vraagt ook om integraal werken. De omgevingsvisie is bindend voor de raad en het college van B&W, alleen met een inhoudelijke onderbouwing kan het gemeentebestuur ervan afwijken. De omgevingsvisie is richtinggevend voor het omgevingsplan, de relevante verordeningen van de gemeente en de afwijkvergunningen. Sturen op de lange termijn De gemeenteraad stuurt met de omgevingsvisie op de lange termijn.

Het gaat om de ontwikkeling, beheer, bescherming en het behoud van de leefomgeving. De wet gaat uit van het principe ‘decentraal wat kan, centraal wat moet’. Dat geeft gemeenten meer afwegingsruimte voor lokaal maatwerk. De raad moet de vraag beantwoorden: wat is belangrijk in mijn gemeente? Wat voor een gemeente willen wij zijn? De gemeenteraad kan per gebied vaststellen wat de huidige kwaliteitskenmerken zijn, welke kwaliteit gewenst is en wat daarvoor moet gebeuren. In gesprek met de samenleving Participatie is voortaan niet beperkt tot het indienen van een zienswijze op de visie. De Omgevingswet spoort gemeenten aan om inwoners, bedrijven, belangenorganisaties en andere overheden (buurgemeenten, provincie, waterschappen, Veiligheidsregio’s) vanaf het begin mee te nemen. Hoe de gemeente dat organiseert is aan de gemeenteraad. De gemeente heeft een motiveringsplicht. Dat wil zeggen dat ze moet beschrijven wie bij het maken van de omgevingsvisie zijn betrokken, wat er is opgehaald en hoe dat verder een plek heeft gekregen. Het is daarom van belang na te denken over de speelruimte en de spelregels voor de omgevingsvisie.

Wil de raad vanaf de start inhoudelijk sturen (sterke kaderstellende rolopvatting) of is het gesprek juist belangrijker dan de uitkomst (sterke volksvertegenwoordigende opvatting)? Neemt de gemeenteraad zelf het initiatief om het gesprek te voeren of wordt achteraf getoetst of het college van B&W elke inbreng voldoende heeft meegenomen (sterke controlerende rolopvatting)? Tips voor de raad De implementatie van de Omgevingswet binnen de gemeente is een veranderopgave die vraagt om richting en focus. Wat is de vertreksituatie, wat zijn de grootste juridische veranderingen, wat zijn de belangrijkste kansen of problemen, wat zijn de doelen en accenten? De omgevingsvisie is voor de raad een belangrijk document om beleidsinhoudelijk richting te geven aan deze veranderopgave. Daarom is de raad ook in dialoog gegaan met het college en de ambtelijke organisatie (via de werkgroep Omgevingswet) en de samenleving (voor het vrijgeven voor de inspraak van de concept omgevingsvisie). Een ontwikkelrichting hoeft overigens niet in beton te worden gegoten. Het is een zoektocht naar richting die werkenderwijs steeds concreter en helderder wordt.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

23

12c. Welke lessen en aanbevelingen geeft de raad aan de nieuwe raad mee als het gaat om de rol en positie van de raad in het sociaal domein? Binnen het sociaal domein werkt de gemeente samen met de gemeenten in de regio West-Brabant-West. De insteek hierbij is lokaal wat kan en regionaal wat moet, zonder hierbij afbreuk te doen aan de kwaliteit van ondersteuning. Om zicht te houden op de ontwikkelingen binnen het sociaal domein stelde de raad een tweemaandelijks overleg in voor de fractiespecialisten sociaal domein. Tijdens dit overleg worden de fractiespecialisten door de wethouder en de ambtelijke organisatie geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen het sociaal domein. Ook bestaat de mogelijkheid om desgewenst externe deskundigen bij dit overleg uit te nodigen. Advies is om dit overleg te continueren zolang de transformatie van het sociaal domein nog vorm wordt gegeven. In het kader van deze transformatie willen we de manier van ondersteunen veranderen. We willen een omslag maken, waarbij we centraal stellen wat onze inwoners zelf willen en kunnen. Leidende principes voor de transformatie zijn: • We gaan uit van de eigen kracht van onze inwoners; • We werken zoveel mogelijk vanuit de eigen regie van onze inwoners; • We werken volgens het principe één gezin, één plan, één regisseur; • Wij ontzorgen en laten het normale leven leidend zijn. 12d.

Welke lessen en aanbevelingen op specifieke onderwerpen en langlopende projecten in de gemeente zijn relevant om over te dragen aan de nieuwe raad? In dit kader verdient de raadzaal aandacht. Er is een raadswerkgroep ingesteld die de eisen en wensen voor een raadzaal in het stadskantoor in beeld heeft gebracht. Op basis van deze eisen en wensen wordt een schetsontwerp gemaakt. Op basis van dit schetsontwerp, dat 24 mei 2022 met de raadswerkgroep besproken wordt, wordt een voorbereidingskrediet gevraagd aan de raad om een definitief ontwerp op te stellen. Streven is om dit definitief ontwerp gereed te hebben bij de begrotingsbehandeling 2023, zodat de raad dan een besluit kan nemen over het benodigde investeringskrediet.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

24

13. Procesoverdracht 13a. Heeft de raad op basis van eigen ervaring een advies voor de nieuwe raad over het bespreken van het overdrachtsdocument? Advies is om dit overdrachtsdocument te betrekken bij het opstellen van het raadsprogramma 13b. Heeft de raad ervaringen met het inschakelen van externe bureaus en de wijze waarop met het college wordt gedeeld over wat goed gaat en wat beter kan? De raad heeft geen ervaring met het inschakelen van externe bureaus en heeft geen afspraken gemaakt over de wijze waarop met het college wordt gedeeld over wat goed gaat en wat beter kan. Nu het college vanaf het begrotingsjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording moet afleggen aan de raad kunnen op voorstel van het audit committee afspraken gemaakt worden over het voeren van het goede gesprek met het college over wat goed gaat en wat beter kan. 13c. Zijn er afspraken met de diverse commissies gemaakt of deze aan het einde van de raadsperiode een overdrachtsdocument maken met daarin adviezen voor uit te voeren verbeterpunten door de nieuwe raad? De adviezen van de diverse commissies zijn in dit overdrachtsdocument samengebracht. Aan de overlegvormen waaraan we in het vorenstaande geen aandacht hebben besteed gaan we hieronder nader in Presidium Het presidium wordt gevormd door de voorzitters van de vergaderingen van de raad luistert, de raad debatteert en de raad besluit.

De griffier is de secretaris van het presidium. Elke fractie kan een lid van het presidium voordragen. Het presidium doet voorstellen over de werkwijzen en procedures van de gemeenteraad. Een les vanuit de afgelopen periode is dat het wenselijk is bij de presidiumvergadering in ieder geval inzicht te hebben over de essentie van de aangemelde voorstellen. Dit om ervoor te zorgen dat de maatschappelijke en politieke implicaties beter ingeschat kunnen worden en op basis hiervan een passende behandelprocedure kan worden voorgesteld. Seniorenconvent Het seniorenconvent is het overleg van de fractievoorzitters en de raadsvoorzitter. De gemeentesecretaris en de griffier zijn bij de overleggen van het seniorenconvent aanwezig. Het seniorenconvent vergadert over de politiek bestuurlijke gang van zaken. In het seniorenconvent komen daarom voorstellen aan de orde over bijvoorbeeld aanpassingen van het reglement van orde en de gedragscode integriteit. Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier maken twee keer per jaar een ronde langs alle fracties om te bespreken of de fracties tevreden zijn met de werkwijzen. Op basis van deze bezoeken bereiden ze indien nodig aanbevelingen voor over aanpassing van de werkwijzen die ze voorleggen aan het seniorenconvent ter bespreking. Werkgroep jeugd en politiek De gemeenteraad heeft een werkgroep jeugd en politiek.

In overleg met de middelbare scholen wordt jaarlijks een thema gekozen waarmee de leerlingen aan de slag gaan. Doel is te zorgen voor het betrekken van jongeren bij de gemeentepolitiek en ze bewust te maken dat je door deelname aan de lokale politiek zaken in je leefomgeving kunt veranderen en verbeteren. Op dit moment loopt een project gericht op

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Etten-Leur

25

verkeersveiligheid. Advies is uiteraard dit project door te laten lopen en af te ronden. Komend schooljaar ka weer een nieuw project opgepakt worden. 13d. Worden er afspraken gemaakt over de overdracht op inhoudelijke thema’s vanuit de ambtelijke organisatie? De uitdagingen voor Etten-Leur zijn beschreven in het document ‘Voor Elkaar met Elkaar, voor een toekomstbehendig Etten-Leur’.