Memo Seniorenconvent Rekenkamer.docx

Memo Datum:

15-09-2021

Van:

Griffie

Aan:

Seniorenconvent

Onderwerp:

Invulling Rekenkamer

■ Verzoek □ Mededeling □ Ter informatie □ Voorstel

1.

Aanleiding

Het convenant voor de Rekenkamer West-Brabant is op 31 december 2020 beëindigd. Het betrof hier een samenwerkingsverband van 8 gemeenten: Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout en Roosendaal. De gemeenten Moerdijk en Oosterhout hebben besloten de samenwerking per 1 januari 2021 te beëindigen. De overige gemeenten hebben besloten het convenant niet zoals gebruikelijk met 4 jaar te verlengen maar slechts met een jaar. Hiertoe is besloten om enerzijds te kunnen voldoen aan de wettelijke plicht om onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur en anderzijds (in afwachting van de kamerbehandeling van de voorgestelde wetswijziging om de mogelijkheid tot het instellen van een rekenkamerfunctie te schrappen uit de Gemeentewet1) te onderzoeken op welke andere manieren ook aan dit doel inhoud en vorm gegeven kan worden.

2.

Landelijke ontwikkelingen

Een goede invulling van de RK draagt bij aan het functioneren van het lokale democratische stelsel. Daarbij past het niet dat er nog steeds gemeenten zijn, die geen of een inactieve Rekenkamer hebben. Daarom geeft de rijksoverheid een impuls aan de invulling van de Rekenkamer met de Wet versterking decentrale Rekenkamers. Het wetsvoorstel breidt enkele onderzoeksbevoegdheden van de Rekenkamer uit en stelt gemeenten verplicht om een Rekenkamer in te stellen. De mogelijkheid om te kiezen voor een Rekenkamercommissie vervalt. De belangrijkste wijziging daarbij is dat raadsleden dan geen zitting (meer) mogen hebben in een Rekenkamer.

1 Het plenaire debat in de Tweede Kamer over de wijziging van de Gemeentewet is voorzien in de laatste week

van september 2021. Daarna dient nog behandeling in de Eerste Kamer plaats te vinden en vervolgens publicatie in de Staatscourant

Tot nog toe regelde de Gemeentewet dat ambtenaren, die werkzaamheden verrichten voor de Rekenkamer, niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente (deze bepaling gold niet voor Rekenkamercommissies). De voorgenomen wetswijziging past deze bepaling aan, waardoor de griffies voortaan de Rekenkamer wel kunnen ondersteunen.

3.

De evaluatie van de Rekenkamer West-Brabant

In 2020 is door de participerende gemeenten de samenwerking geëvalueerd: •

•

•

de raadsleden zijn in meerderheid van mening dat de samenwerking bijdraagt aan efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit. Zij geven de Rekenkamer over de hele linie een voldoende. De conclusies van de evaluatie door de gemeenteraad zijn weergegeven in de als bijlage aangehechte brief. de colleges en ambtelijke organisaties constateren dat de planning van de onderzoeken kan worden geoptimaliseerd en dat de communicatie hierover beter kan. De afstemming inhoudelijk verloopt goed. De termijnen voor hoor en wederhoor worden wisselend beoordeeld. De Rekenkamer heeft eveneens teruggeblikt en komt met een aantal verbeterpunten waaronder: een betere onderbouwing van de onderwerpkeuze, extra communicatiemomenten en een (nog) realistischere planning.

De voordelen van de Rekenkamer West-Brabant: • •

Door de regionale samenwerking hoeft Etten-Leur een aantal zaken niet zelf te regelen. Wel vraagt de samenwerking met enige regelmaat, afhankelijk van wat opgepakt moet worden, inzet vanuit de griffies. Efficiënte samenwerking: benchmarken. Als in meerdere gemeenten eenzelfde onderzoek wordt uitgevoerd, kan efficiënter gewerkt worden en draagt de onderlinge vergelijking bij aan het beeld over de eigen gemeente. Ook doet een regionale Rekenkamer sneller meer ervaring op met diverse onderwerpen, onderzoeksopzetten en bureaus, wat de kwaliteit van de onderzoeken ten goede kan komen.

De verbeterpunten voor de Rekenkamer West-Brabant: a. b. c. d. e.

de Rekenkamer staat te veel op afstand van de gemeenteraad waardoor het niet als een raadsinstrument wordt ervaren. er is een gemis aan gevoel voor wat er in de gemeente leeft, inzicht in de ‘couleur local’.` door onderzoek (deels) zelf uit te voeren ontstaat meer lokale en regionale binding. de presentaties van de RK mogen bondiger en moeten van toegevoegde waarde zijn ten opzichte van de rapportages onvoldoende inzicht in het financiële reilen en zeilen en de daar bij behorende zelfreflectie van de Rekenkamer. De gezamenlijke bijdrage bedroeg in 2020 € 272.255,--. De bijdrage van Etten-Leur was € 33.788,--.

Deze verbeterpunten zouden wellicht opgelost kunnen worden door: ad. a. bij de start van ieder Rekenkameronderzoek tot en met de vaststelling van de resultaten van dit onderzoek in de gemeenteraad duidelijk te maken wie vanuit de Rekenkamer de

contactpersoon en eindverantwoordelijke is. Alle besluitvorming en gesprekken met bestuurders, ambtenaren, seniorenconvent, auditcommissie etc. worden door deze persoon gecoördineerd en geregisseerd. ad. a. wijs één lid van de Rekenkamer aan die periodiek contact houdt met de gemeenteraad. Bijvoorbeeld door twee maal per jaar een vergadering bij te wonen en voorafgaand daaraan een gesprek te voeren met (een delegatie van) de raad. ad. b. ontwikkel een nieuw profiel voor leden van de Rekenkamer. Pas de vacaturetekst aan op de gewenste insteek, zorg steeds voor nieuwe input en benoem een maximale zittingsduur. ad. b. laat onderzoeken (deels) zelf uitvoeren door de Rekenkamer. ad. c.

een goede afstemming vooraf met de griffie over de verwachtingen over en beschikbare tijd voor een presentatie.

ad. d. de bedrijfsvoering van de Rekenkamer kritisch te bezien.

4.

Keuzemogelijkheden voor de toekomst

In hoofdlijn zijn er twee mogelijkheden, te weten een regionale Rekenkamer of een lokale Rekenkamer. Hieronder worden van elke variant twee mogelijkheden geschetst.

A. Regionale Rekenkamer A1 Voortzetten samenwerking Rekenkamer West-Brabant Ervan uitgaande dat de wet versterking decentrale Rekenkamers wordt aangenomen en Rekenkamercommissies (waarin raadsleden zitting hebben) dus niet meer zijn toegestaan, moet de Rekenkamer West-Brabant – die formeel een Rekenkamercommissie is – op enig moment worden omgevormd van een Rekenkamercommissie naar een Rekenkamer. -

Het omzetten van de Rekenkamercommissie naar een RK is vrij eenvoudig en heeft zeer beperkte consequenties voor het functioneren van de huidige Rekenkamer West-Brabant. De Rekenkamer bestaat al enkel uit externe leden. Deze zullen alleen voortaan voor 6 jaar benoemd moeten worden.

Meerdere gemeenten, waaronder Etten-Leur zijn kritisch op de kosten, zeker gelet op de financiële uitdagingen die op het bordje van gemeenten liggen. -

Daarom koos de gemeenteraad er om financiële redenen voor minder onderzoeken af te nemen. Etten-Leur koos voor één onderzoek in de twee jaar. Een vertegenwoordiging van de griffies heeft een gesprek gevoerd met de secretaris van de Rekenkamer om te polsen hoe de Rekenkamer wil handelen indien meer gemeenten dan EttenLeur en Geertruidenberg kiezen voor één onderzoek in de twee jaar. De Rekenkamer stelt zich op het standpunt dat zo’n wijziging niet ten laste van de andere deelnemers mag komen. De vaste kosten worden in rekening gebracht bij alle deelnemers, ook in het jaar dat geen onderzoek wordt uitgevoerd voor een gemeente. De Rekenkamer wil de frictiekosten zelf opvangen. Ook wil de Rekenkamer indien gemeenten dat wensen, overgaan op

een cafetariamodel zodat er meer ruimte komt om de frequentie van de onderzoeken te bepalen. A2 Aansluiten bij een andere Rekenkamer Indien u onvoldoende tevreden bent over de huidige invulling van Rekenkamer West-Brabant maar wel gecharmeerd zijn van samenwerking op dit punt, dan kunnen er gesprekken worden gevoerd met andere gemeenten/Rekenkamers of aansluiting bij hun Rekenkamer een optie is. Die mogelijkheid is nog niet onderzocht. Voordelen van aansluiten bij een andere regionale Rekenkamer -

Door met meerdere gemeentes samen te werken kunnen we benchmarken. Eventueel kunnen meerdere gemeentes ook hetzelfde onderzoek laten uitvoeren. Een eventueel al bestaande regionale Rekenkamer draait al, en hoeft dus niet (her)opgezet te worden

Nadelen van aansluiten bij een andere regionale Rekenkamer -

Als we aansluiten bij een andere regio missen we de lokale binding nóg meer dan bij een West-Brabantse samenwerking. Het is niet vanzelfsprekend dat we een andere regionale Rekenkamer kunnen vinden waarbij we kunnen aansluiten.

B. Lokale Rekenkamer B1 Een eigen Rekenkamer met meerdere leden inrichten De raad werft en benoemt zelf de leden. Daardoor ontstaat sneller een band en biedt deze optie een goede kans op een betrokken Rekenkamer, die dichter bij de Etten-Leurse praktijk kan gaan staan. Een eigen Rekenkamer zal eerder kans zien om –desgewenst– zelf (delen van een) onderzoek uit te voeren in plaats van het standaard inschakelen van ‘De gebruikelijke bureaus’. Bij een regionale Rekenkamer, zoals nu voor zes gemeenten, is alle onderzoek zelf uitvoeren nauwelijks een optie. Het inrichten en ondersteunen van een eigen Rekenkamer vraagt inzet vanuit de griffie. Ervaring bij andere gemeenten leert dat met de secretariaatvoering voor een Rekenkamer gemiddeld 4 uur per week is gemoeid. Het secretariaat van de Rekenkamer zou ook door de Rekenkamer zelf opgepakt kunnen worden. De kosten voor een Rekenkamer kan de raad zelf bepalen, afhankelijk van het aantal leden en het aantal onderzoeken per jaar. Voordelen eigen Rekenkamer met meerdere leden: -

Meer lokale binding, de Rekenkamer zal dichter bij de Etten-Leurse maatschappij staan. Kortere lijnen met de raad. Een eigen Rekenkamer kan gemakkelijker zelf onderzoeken uitvoeren. Er loopt immers maar één onderzoek tegelijkertijd De leden houden elkaar scherp

Nadelen eigen Rekenkamer: -

Het opzetten, organiseren en ondersteunen zal door de griffie moeten worden gedaan. De inschatting is dat daar structureel 4 uur in de week voor nodig is. Het vinden van leden kan lastig zijn, afhankelijk van de eisen die gesteld worden (bijvoorbeeld aan woonplaats).

B2. Eigen Rekenkamer met één lid (=directeursmodel) De raad benoemt zelf het ene lid, zijnde de directeur rekenkamer. Bij de selectie van de directeur kan gezorgd worden voor een goede lokale binding. Er zijn ook bedrijven die een combinatie aanbieden van een directeur die de plannen van aanpak voor de onderzoeken maakt en de onderzoeken begeleidt. Voor het feitelijk onderzoekswerk kan deze directeur dan terugvallen op een pool van onderzoekers met expertise op verschillende beleidsterreinen. Voordelen eigen Rekenkamer volgens het directeursmodel: - Meer lokale binding, de Rekenkamer zal dichter bij de Etten-Leurse maatschappij staan. - Kortere lijnen met de raad. - Snel schakelen aangezien maar met één agenda (die van de directeur) rekening moet worden gehouden. - Vooraf zijn afspraken te maken over het maximaal beschikbare budget. Nadelen eigen Rekenkamer volgens het directeursmodel: -

5.

Kritische zelfreflectie door de Rekenkamer is lastiger wanneer deze uit slechts één persoon bestaat Advies op basis van de keuzemogelijkheden

Op basis van de keuzemogelijkheden luidt het advies vanuit het Bestuurlijk Ambtelijk Driehoeksoverleg (bestaande uit burgemeester, gemeentesecretaris en griffie) als volgt: Kies voor het continueren van de regionale samenwerking in de Rekenkamer West-Brabant. Hierbij gaan we ervan uit dat de Rekenkamer West-Brabant zoals zal aangegeven de voorgestelde verbeterpunten opgepakt. De voordelen van dit model liggen op de volgende punten: - Door te benchmarken met andere gemeenten in de eigen regio kunnen we van elkaar leren. - Per onderwerp kan gerichte expertise worden ingehuurd die bij een soortgelijk onderzoek in meerdere gemeenten kan worden ingezet, hetgeen kostenvoordelen oplevert. - Eventuele onderzoeken naar (vormen van) regionale samenwerking zijn gemakkelijker en kostenefficiënter op te pakken. 6.

Voorstel

Vraag aan het seniorenconvent is of deze informatie voldoende is voor het maken van een keuze voor de invulling van de Rekenkamer vanaf 2022