Kaderbrief 2026 ICT WBW

Aan de colleges van B&W van de deelnemers GR ICT WBW en het dagelijks bestuur van Werkplein Hart van West Brabant E-mail: jack.posthuma@ictwbw.nl Telefoonnummer:

Behandelaar: J. Posthuma Datum verzonden: 31-01-2025

Onderwerp: Kadernota 2026 Geacht college, geacht bestuur, Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 12, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling ICTSamenwerking West-Brabant West (ICT WBW) inzake informatie- en inlichtingenplicht, zend ik u hierbij de kadernota 2026 toe, zoals deze op 29 januari 2025 door het bestuur voorlopig is vastgesteld. Verzoek aan colleges is om de deze kadernota voor te leggen aan uw gemeenteraad. U heeft de gelegenheid uiterlijk 2 maanden na dagtekening (31 januari 2025) een zienswijze op deze kadernota in te dienen bij het bestuur van ICT WBW (via de secretaris). Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,

Jack Posthuma Secretaris bestuur ICT WBW

Voorstel Aan Van Onderwerp Datum

Bestuur ICT WBW J. Posthuma Kadernota 2026 21-01-2025

Beslispunt De kadernota 2026 vaststellen Inleiding In deze kadernota vindt u de financiële uitgangspunten voor de begroting 2026-2029. Deze zijn gebaseerd op de door enkele deelnemers aangereikte richtlijnen. In deze nota zal worden aangegeven welke richtlijnen door de deelnemers zijn ingediend, hoe daarmee om wordt gegaan en welke uitgangspunten ICT WBW zal hanteren bij het opstellen van de begroting 2026-2029. Voorgelegde richtlijnen De door de deelnemers aangeboden richtlijnen betreffen uitsluitend financiële richtlijnen. Er zijn dus geen beleidsmatige richtlijnen aangeboden. De ontvangen financiële richtlijnen luiden als volgt: 1. We verwachten van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling dat zij uiterlijk 15 april 2025, maar bij voorkeur vóór 1 april 2025, een structureel sluitende meerjarenbegroting voor komende vier jaar aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de inhoudelijke en financiële uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer. 2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 3.

De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen. 4. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente Rijkscirculaire voor zowel de loon- als de prijsindex. 5.

Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. 6. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen. 7. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke

regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het Algemeen Bestuur. 8. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit. Aanvullende financiële richtlijn In verband met de verwachte neerwaartse bijstelling van het Gemeentefonds in 2026 beschrijft de gemeenschappelijke regeling in de kadernota en de begroting 2026 in hoeverre de bijdrage van de gemeente/deelnemers gelijk blijft aan of beperkt stijgt ten opzichte van de bijdrage voor 2025. Dit kan door besparingen voor te stellen of beleidsinhoudelijke keuzes aan te geven. De doorontwikkeling van ICT WBW van een beheer- naar een regieorganisatie, de aanbesteding voor het overhevelen van de beheertaken naar een externe leverancier en de bijkomende transitie- en transformatie naar een externe leverancier vraagt in 2026 om substantieel incidenteel geld, wat uiteindelijk in 2027 en de daaropvolgende jaren voor een structurele besparing zal zorgen. Uitgangspunten Kadernota 2026 ICT WBW Op 1 richtlijn na worden de ingediende richtlijnen door ICT WBW overgenomen.

Richtlijn 5 (zie ook vorige pagina) wordt niet overgenomen omdat ICT WBW niet over een algemene reserve beschikt. Daardoor kunnen eventuele afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, daar niet uit gedekt worden. Wel wordt in de begroting een post onvoorzien begroot ter grootte van 1 % van het begrotingstotaal. Indien er zich gedurende het jaar desondanks significante kostenstijgingen voordoen zal dit op de gebruikelijke manier via een tussentijdse begrotingswijziging aan het bestuur worden voorgelegd. De financiële richtlijnen voor de begroting 2026-2029 van ICT WBW zijn daarmee als volgt: 1. De meerjarenbegroting 2026-2029 is structureel sluitend waarbij de gehanteerde uitgangspunten worden vermeld en een overzicht wordt opgenomen met de bijdragen 2026 t/m 2029 per deelnemer. 2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 3. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. 4.

De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting 2026 stijgt maximaal met de geldende CAO indexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2024 (of een actuelere circulaire). Ook wijzigt de bijdrage wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen. Concreet betekent dit dat in de begroting 2026-2029 onderstaande loon- en prijsindexeringen worden toegepast: a) Loonkosten - Voor berekening van de loonkosten wordt uitgaan van de werkelijke periodieken. - Indien ten tijde van het opstellen van de begroting 2026 nog geen nieuwe CAO van toepassing is voor de periode vanaf 1-1-2026, wordt uitgegaan van het in de laatste gemeentefondscirculaire opgenomen percentage van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers. In de septembercirculaire 2024 is dit percentage bepaald op 3,4%. 2 van 5

b) Overige kosten De overige kostensoorten volgen het prijsindexcijfer van de algemene prijsontwikkeling BBP uit de laatste gemeentefondscirculaire. In de septembercirculaire 2024 is dit cijfer bepaald op 2,6%. 5. Een (eventueel) positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. 6. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing worden de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen beschreven. De doorontwikkeling van ICT WBW en de aanbesteding zal gerealiseerd worden op basis van de uitgangspunten die zijn opgenomen in de doorontwikkeling ICT WBW en aanbestedingsstrategie zoals vastgesteld in 2024. De financiële gevolgen zullen per deelnemer gespecificeerd in de begroting van 2026 worden opgenomen. Als dit niet haalbaar blijkt, dan zullen de gevolgen op een later moment via een begrotingswijziging worden verwerkt. Beleidsmatige ontwikkelingen De kadernota voor 2026 richt zich op het versterken van ICT WBW als regieorganisatie en het verder ontwikkelen van de cloudinfrastructuur, cybersecurity, innovatie en samenwerking tussen de deelnemers. Door deze doelstellingen te realiseren, kan ICT WBW bijdragen aan de digitale transformatie en efficiëntie van de deelnemers, terwijl we een veilige, innovatie en kostenbewuste ICT-omgeving creëren.

Bij het opstellen van de kadernota 2026 wordt ook het plan van de doorontwikkeling ICT WBW en de aanbesteding (conform sourcingstrategie) opgesteld door een externe partij, besproken met de deelnemers en aan het bestuur voorgelegd op 29 januari 2025. De verwachting is dat in de loop van 2025, 2026 en 2027 de aanbesteding en transitie naar de externe leverancier(s) zal plaatsvinden. De effecten hiervan op de exploitatiekosten (incidenteel geld nodig in 2026 en 2027, daarna structurele verlaging van de exploitatiekosten) zullen in de meerjarenbegroting worden verwerkt. In 2025 is de hardware die is aangeschaft voor de transitie van de lokale naar gemeenschappelijke datacentra afgeschreven. Afhankelijk van de “versaasing” van de applicaties zal duidelijk zijn welke investeringen nodig zijn voor de te vervangen hardware. Ook voor de software licenties die zijn aangeschaft (denk hierbij aan operating system software) zal bekeken moeten worden of deze moeten worden vervangen of dat het nog mogelijk is om onderhoud/support te verlengen in 2026. Het beleid zal er op gericht zijn dat we zoveel mogelijk proberen in te spelen op de overdracht naar een externe leverancier en niet zelf meer gaan investeren in nieuwe hardware en licenties. In 2025 verloopt het contract met Microsoft. ICT WBW is contracthouder van de overeenkomst voor levering van de Microsoft licenties.

Door de bundeling van het afnamevolume is hierdoor een groter kortingspercentage verkregen. Tot 1-1-2028 kunnen we gebruik maken van de huidige VNG-overeen komst met VNG. In 2026 krijgen we dan nog een korting van 17% en in 2027 een korting van 15%. Daarna zullen de VNG-voorwaarden worden herzien en is de verwachting dat Microsoft de prijzen gaat verhogen. 1. Strategie en Visie op ICT ICT is een enabler voor de verdere digitalisering van de gemeenten en het Werkplein. De strategische visie voor 2026 richt zich op het verder professionaliseren van de ICT-regieorganisatie, de versnelde 3 van 5

adoptie van Cloud technologie en het versterken van de digitale dienstverlening aan de inwoners. -

Doelen: (1) ICT moet bijdragen aan de strategische gemeentelijke doelstellingen, zoals efficiëntieverbetering, kostenbesparing en betere dienstverlening. (2) Versterken van de regiefunctie van ICT WBW in de Cloud omgeving en bij de samenwerking met externe leveranciers

2. Cloudmigratie en -beheer In 2026 moet de Cloud migratie verder gevorderd zijn, waarbij steeds meer gemeentelijke applicaties en infrastructuur naar de Cloud zijn overgezet. ICT WBW neemt een regierol in het beheer van deze Cloud omgevingen. -

Doelen: (1) Volledige migratie van on-premisse systemen naar de Cloud. (2) Verbeterde schaalbaarheid en flexibiliteit door Cloud gebaseerde diensten. (3) Beheer van cloudkosten en optimalisatie van Cloud gebruik.

3. Cybersecurity De digitale veiligheid van gemeentelijke systemen en gegevens is van cruciaal belang. ICT WBW zal intensiever investeren in cybersecurity en het beheren van digitale risico’s. -

Doelen: (1) Uitbreiding van het cybersecuritybeleid naar een Zero-Trust architectuur. (2) Implementatie van geavanceerde beveiligingsmaatregelen zoals multi-factor authenticatie en end-to-end encryptie. (3) Regelmatige risicobeoordeling en incidentmanagement om de beveiliging te waarborgen.

4. Samenwerking en Regievoering ICT WBW neemt een belangrijke regierol in de samenwerking tussen de gemeenten en externe leveranciers. Het is essentieel dat ICT WBW de regie voert over de uitbesteding van ICT-diensten en het beheren van de Cloud omgeving. -

Doelen: (1) Behoud van controle over de regie van ICT-diensten en het monitoren van de prestaties van leveranciers. (2) Versterken van de samenwerking tussen de deelnemers op het gebied van ICTbeheer en digitalisering. (3) Verbeteren van de communicatie en afstemming tussen de IV-teams van de deelnemers.

5. Beheer en ondersteuning ICT WBW blijft verantwoordelijk voor het technisch beheer van de IT-infrastructuur en moet zich blijven richten op het verbeteren van de serviceverlening en het opleiden van medewerkers. -

Doelen: (1) Verbeteren van de serviceniveaus en klanttevredenheid via Service Level Agreements. (2) Opleiden en ontwikkelen van medewerkers voor het beheer/regievoering van Cloud 4 van 5

omgevingen en nieuwe technologieën. (3) Optimalisatie van interne processen. 6.

Kosten en Financieel beheer

Het financieel beheer van de ICT-voorzieningen is cruciaal om de kosten onder controle te houden vooral met de migratie naar de Cloud. -

Doelen: (1) Gedetailleerd kostenbeheer van de Cloud migratie en -diensten. (2) Identificeren van besparingsmogelijkheden door efficiënt gebruik van Cloud resources. (3) Herziening van het begrotingsmodel om kostenverschillen tussen on-premisse en Cloud services adequaat te monitoren.

7. Wet- en Regelgeving Compliance met wet- en regelgeving blijft een belangrijk aandachtspunt. ICT WBW zal zorgen voor naleving van nationale en Europese wetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). -

Doelen: (1) Versterken van het privacy beleid in lijn met de AVG en andere relevante wetgeving. (2) Zorgen voor compliance bij Cloud migratie en het beheer van persoonsgegevens. (3) Proactief anticiperen op veranderingen in wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van digitale veiligheid.

8. Verantwoording en rapportage Het rapporteren over de voortgang van ICT-projecten, de behaalde resultaten en het gebruik van het ICT-budget is essentieel om de transparantie en verantwoording richting de deelnemers te waarborgen. -

Doelen: (1) Regelmatige rapportages over de voortgang van de Cloud migratie en ICT-projecten. (2) Financiële overzichten van ICT-uitgaven en cloudkosten. (3) Jaarlijkse evaluatie van de effectiviteit van het ICT-beleid en de strategische doelen.

Aldus vastgesteld door het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West op .. januari 2025, De voorzitter,

De manager,

mevr. E. van der Star

dhr. J. Posthuma

5 van 5