Bijlage 3 Startnotitie participatie Maatschappelijke Accommodaties

STARTNOTITIE

Beleidsnota Maatschappelijke accommodaties Datum: 11-04-2023

Aanleiding en introductie in het onderwerp In het raadsprogramma 2022-2026 en het daarop gebaseerde College Uitvoeringsprogramma 20222026 staat dat we in gaan zetten op het realiseren/behouden van een levendig netwerk van wijk- en (sport)voorzieningen. Dit met het oog op het bevorderen van contact tussen inwoners waarmee we het gemeenschapsgevoel stimuleren, eenzaamheid voorkomen en de gezondheid van onze inwoners bevorderen. De gemeenteraad stelt dat wijkvoorzieningen en gebouwen belangrijk zijn omdat daarin ontmoetingen kunnen plaatsvinden. De gemeenteraad koestert en ondersteunt waar mogelijk dit netwerk van voorzieningen. Het gaat daarbij om toegankelijke en multifunctionele voorzieningen, met actieve inzet van wijkbewoners, verenigingen en maatschappelijke partners. Etten-Leur kent een groot en gevarieerd aanbod van maatschappelijke accommodaties. Het in stand houden, beheren en exploiteren daarvan is op diverse manieren vormgegeven en vraagt om betere afstemming. Daarvoor is een duidelijke visie nodig op wijkgebouwen en overige (sociaal maatschappelijke) voorzieningen.

Een visie waarin volgens de gemeenteraad onder andere aandacht besteed moet worden aan zaken als: - zijn er voldoende maatschappelijke accommodaties om onze doelstellingen te behalen; - hoe regelen we het beheer van deze gebouwen; - het stimuleren we het multifunctioneel gebruik; - mogelijkheden voor ouderen om zich onder de mensen te begeven; - hoe krijgen we meer verbinding naar jongeren met een eigen ontmoetingsplek; - voldoende activiteiten voor jongeren op het gebied van vrije tijd, sport- en cultuur. De gemeente is zelf initiatiefnemer en eindverantwoordelijk. In opdracht van het college is er een projectgroep samengesteld om dit project te begeleiden. De projectgroep bestaat uit diverse vakspecialisten op het gebied van samenleving, wijkmanagement, vastgoed, juridische aspecten, bouwkunde, duurzaamheid, leefomgeving, financiën en communicatie. Adviesbureau Synarchis is ingeschakeld om zowel een interactieve inventarisatie te verrichten als de beleidsnota Maatschappelijke Accommodaties op te stellen.

1

Doel van het project

Het doel van het project is om in het eerste kwartaal van 2024 een Beleidsnota Maatschappelijke Accommodaties (BMA) beschikbaar te hebben. Deze nota geeft inzicht in: a) Een zo smart mogelijk geformuleerde visie op en behoefte aan sociaal maatschappelijke gebouwen op langere termijn; b) De doelstellingen die we daarmee voor ogen hebben gerelateerd aan de inhoud van het raadsprogramma 2022-2026; c) De kaders en uitgangspunten die we gaan hanteren bij het nemen van concrete accommodatiegerichte beslissingen. Dit stelt de gemeenteraad in staat om verantwoorde besluiten te nemen ten aanzien van het behouden, realiseren, combineren, beheren, exploiteren, financieren en subsidiëren van bestaande of nieuwe maatschappelijke voorzieningen voor diverse verenigingen en organisaties; d) Dit alles mede op basis van een inventarisatie van onze bestaande maatschappelijke gebouwen, de bouwkundige staat en het feitelijk gebruik daarvan.

Kaderstelling Het accommodatiebeleid gaat over die maatschappelijke gebouwen: a. waarin maatschappelijke diensten voor onze inwoners worden verleend of door inwoners zelf worden gecreëerd b. waarvan de exploitatie (deels) door overheidsgeld mogelijk wordt gemaakt c. waarin vraag (inwoners) en aanbod (instellingen, verenigingen, stichtingen) fysiek bij elkaar komen d. waar iedereen (voor wie het bedoeld is) toegang heeft Over welke accommodaties gaat het? • 4 op zichzelf staande wijkgebouwen (D’n Drempel, De Linde, Ut Proatuis, De Gong) • 2 wijkfuncties gevestigd in brede scholen (D’n Overkant: wijkvereniging Grient/ Sander Banken, De Vleer: wijkvereniging Hooghuis) • Ontmoetingsruimten Valpoort, Schaapskooi, Panfluit • De Beuken aan de Lambertusstraat (waarin o.a. het Jongerenontmoetingscentrum zit) • Scoutinggebouwen (Paulus, Tarcisius, Paulus) • Nobelaer • Turfschip • 8 Brede Scholen (|Het Voortouw, De Pijler, Hasselbraam, D’n Overkant, IKC De Vincent, De Vleer, 4 Heemskinderen, Sonate • Wipakker/Jeugdland • Musea (Natuurmuseum Lange Brugstraat 61, Streekmuseum/huismuseum Paulushof) • Loods aan de Slotlaan • Overige (gaandeweg het onderzoek kan blijken dat we nog andere gebouwen toevoegen om compleet te zijn)

2

Buiten het kader blijven: • Sportkantines, sportvelden, zwembad, sporthallen, gymzalen en overige ruimten in sportgebouwen. Die accommodaties (en mogelijkheden van multifunctioneel gebruik daarvan) vormen namelijk onderwerp van gesprek van het traject dat we samen met de sportverenigingen volgen om te komen tot het opstellen van een uniek Sportplan (naar verwachting september 2023 gereed). Voor wat betreft gymzalen voeren wij overleg met het onderwijs over benodigde zaalruimte met het oog op het (blijvend) faciliteren van voldoende zaalruimte (of anderszins) voor bewegingsonderwijs. In de eerste fase zullen wij wel sportverenigingen meenemen in de inventarisatie van accommodaties, zodat ons huidige beeld van eigenaarschap en medegebruik van accommodaties zo compleet mogelijk is. • Het Bestuursvergadercentrum en de Vincent van Goghkerk blijven buiten de scope van dit traject omdat daarover afzonderlijke besluitvormingstrajecten plaatsvinden • Voor Turfschip en Nobelaer geldt dat binnen de exploitatie (prestatieafspraken) al

rekening gehouden dient te worden met het faciliteren van bepaalde doelgroepen/afgesproken gebruik. Binnen de inventarisatie is het van belang in beeld te brengen of in die gebouwen en/of binnen gemaakte prestatieafspraken ruimte zit om aanvullende functies/maatschappelijk gebruik onder te brengen en zo ja onder welke (verschillende) voorwaarden.

Participatieniveau’s In het proces zetten we verschillende vormen van participatie en communicatie in (persoonlijke gesprekken en gecombineerde gesprekken). Primair worden Informeren (niveau 1 uit de participatieladder) en consulteren (niveau 2 uit de participatieladder) ingezet om: 1. bij alle betrokkenen overeenstemming te krijgen over een correcte en complete ‘startfoto’ van de huidige situatie, op basis van de brede inventarisatie; 2. een proces te creëren van beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming, dat voor alle betrokkenen herkenbaar en navolgbaar is.

Wie zijn er betrokken? • • •

•

De georganiseerde gebruikers en beheerders van de maatschappelijke accommodaties; zie bovenstaande lijst van accommodaties. De Participatieraad wordt gevraagd welke overige (potentiële) georganiseerde gebruikers van de accommodaties ook geïnformeerd en geconsulteerd kunnen worden. Wijkverenigingen worden gevraagd naar die wensen die zij mogelijk ontvangen van individuele inwoners in de wijken of (potentiële) georganiseerde gebruikers, zodat de (potentiële) ruimtevraag zo breed mogelijk in beeld komt. Ook organisaties die niet over een eigen accommodatie beschikken, maar wel een substantiële ruimtevraag hebben, worden betrokken.

In te zetten participatievormen en communicatiemiddelen In de eerste fase van het traject – de inventarisatiefase – wordt ter aanvulling op deze startnotitie een beknopt communicatieplan opgesteld. Ook worden diverse betrokkenen bevraagd; daarbij wordt ook het doel van de inventarisatie en het verdere verloop van het traject besproken. 3

Betrokkenen ontvangen tijdig bericht over het doel en de aard van de vragen die aan hen worden gesteld. Het betreft de betrokkenen die hiervoor reeds zijn benoemd. In de tweede fase – de beleidsontwikkeling - worden inhoudelijke sessies georganiseerd met de fractiespecialisten vanuit de gemeenteraad, ambtelijk betrokkenen en overige betrokkenen die in de eerste fase in beeld zijn gebracht, in overleg met de Participatieraad Sociaal Domein. In de eindfase wordt de eindrapportage teruggekoppeld aan de exploitanten van de maatschappelijke accommodaties, de Participatieraad Sociaal Domein, de aanbieders van activiteiten in de accommodatie, andere relevante maatschappelijke organisaties die hebben meegedaan aan het traject, de fractiespecialisten vanuit de gemeenteraad en de ambtelijk betrokkenen. Het traject is gericht op huidige en toekomstig georganiseerd gebruik van de accommodaties. Daarom worden individuele inwoners van de gemeente niet actief geconsulteerd; zij kunnen via de wijkverenigingen hun wensen ten aanzien van de maatschappelijke accommodaties kenbaar maken. De gemeente zal de wijkverenigingen hierin ondersteunen. Tijdens de verschillende fasen van het project worden (potentiële) belanghebbenden die niet actief worden geconsulteerd, geïnformeerd over de voortgang. De gemeenteraad wordt geïnformeerd door middel van raadsinformatiebrieven.

Overige (potentiële) belanghebbenden worden geïnformeerd door middel van een nieuwsbrief die op drie momenten tijdens dit project wordt opgesteld. De interne projectgroep monitort de inzet op participatie en communicatie gedurende het hele proces; indien nodig stuurt de projectgroep bij. Dit zal gebeuren op nader vast te stellen tussentijdse evaluatiemomenten.

Vervolg In het transitie- en implementatie-plan dat onderdeel uitmaakt van de eindrapportage wordt beschreven op welke wijze de (potentiële) belanghebbenden bij het vervolgtraject worden betrokken. Het gaat er dan uiteraard met name om op welke wijze in gezamenlijkheid van de huidige situatie wordt toegewerkt naar de situatie waar het nieuwe beleid op is gericht.

Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad dient op de hoogte te zijn van de inventarisatie en het participatieproces. Het college besluit uiteindelijk over deze startnotitie. De gemeenteraad wordt met een raadsbesluit gevraagd of zij zich kan vinden in de participatie-aanpak van het project. Daarna wordt de gemeenteraad actief op de hoogte gehouden over de voortgang van het project. Ook worden de fractiespecialisten van de gemeenteraad geconsulteerd tijdens de verschillende projectfasen. De consultatie zal gaan over het proces en over de inhoud van het traject, met als doel om optimaal transparant te blijven over de procesvoortgang en de mogelijkheden om desgewenst tussentijds bij te sturen. De gemeenteraad neemt later in 2024 een besluit over het eindresultaat, namelijk de beleidsnota, die begin 2024 door het college ter besluitvorming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

4

Proces en planning: de 'routekaart op maat' Wanneer?

Wat?

Wie?

Doel/Resultaat

Medio april 2023

Opdracht aan Synarchis

College

Start met inventarisatiefase

Medio april 2023

Voorbereiding en start met inventarisatie op basis van interne informatie

Synarchis/projectgroep Vullen van informatie tbv op te stellen inventarisatiedocument

8 mei 2023

Startnotitie

Gemeenteraad

Kennisnemen van de startnotitie en bespreken aan de hand van de vaste drie vragen.

Vanaf 9 mei Start externe 2023- medio juli inventarisatie en 2023 gesprekken met o.a.

Synarchis/Projectgroep Opstellen inventarisatiedocument.

Eind Toezenden augustus/begin inventarisatiedocument aan september 2023 gemeenteraad

College

Gemeenteraad is daarmee geïnformeerd over onze maatschappelijke gebouwen, de bouwkundige staat en het feitelijk gebruik daarvan.

Tweede helft 2023

Uitwerken beleidsnota maatschappelijke accommodaties

Synarchis

Opstellen Beleidsnota maatschappelijke accommodaties

December 2023

Besluitvorming beleidsnota door het college

College

Collegebesluit over de beleidsnota

College

Inhoudelijke discussie over inhoud beleidsnota

maatschappelijke organisaties, exploitanten, stakeholders, gesubsidieerde verenigingen/organisaties, georganiseerde gebruikers

Januari-februari Aanbieden van de 2024 beleidsnota aan de gemeenteraad

5

1e kwartaal 2024

Vaststellen Beleidsnota Maatschappelijke Accommodaties door gemeenteraad voorbereiding herijking subsidieregeling (of opstellen concrete uitgangspunten daarvoor)

2e kwartaal 2024

Start uitvoering acties uit nota waaronder het doorvoeren van wijzigingen e.d)

Gemeenteraad

Beleidsnota is vastgesteld

Het is mogelijk maatschappelijk vastgoed in stand te houden, te beheren en te exploiteren op basis van een heldere visie en gewenste afstemming.

Contact Peter van Dorst peter.vandorst@etten-leur.nl 0625040269

6