Bijlage 2: Raadsinformatiebrief Maatschappelijke Accommodaties d.d. 02-08-2023

Gemeente Etten-Leur Roosendaalseweg 4 4875 AA Etten-Leur Postbus 10.100 4870 GA Etten-Leur T : 14 076 E: info@etten-leur.nl I: www.etten-leur.nl

Aan de raad

Kenmerk Contactpersoon Doorkiesnummer Uw brief van Onderwerp

: 802999 : Peter van Dorst : (076) 5024464 : : Nadere toelichting op proces beleidsnota Maatschappelijke Accommodaties

Etten-Leur, 2 augustus 2023

Beste leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over de vervolgstappen die wij gaan zetten in het proces om te komen tot een beleidsnota maatschappelijke accommodaties. In de brief verduidelijken wij het participatietraject dat we volgen en hoe wij voor u de resultaten daarvan tijdig inzichtelijk maken. We kijken op die manier vooruit voor de periode vanaf de 2e helft 2023 tot en met de eerste helft van 2024. Waarom deze informatiebrief Op 8 mei 2023 heeft uw raad ingestemd met een startnotitie over de op te stellen beleidsnota. Tijdens de behandeling zijn er vragen gesteld en antwoorden gegeven door wethouder René Verwijmeren. Wij hebben met u afgesproken om rekening te houden met: • • •

Inzetbaarheid van vrijwilligers; Het betrekken van de buurtschappen in het proces; Het inbouwen van een tussenstap waarbij uw raad (voordat wij u een concept nota aanbieden) eerst een “notitie met beleidsuitgangspunten” gaan voorleggen.

In deze brief gaan wij nader in op deze onderdelen. Maar we schetsen eerst nog even voor u kort de actuele situatie van het proces Actuele stand van zaken De interne projectorganisatie is in april van dit jaar opgestart. Vanaf dat moment zijn we alvast noodzakelijke informatie gaan verzamelen met betrekking tot onze eigen gemeentelijke accommodaties met een sociaal-cultureel maatschappelijke functie. Kort na de behandeling van de startnotitie in uw raad, hebben wij adviesbureau Synarchis opdracht gegeven om o.a. inventarisatiegesprekken te voeren. Gesprekken met organisaties en exploitanten die betrokken zijn bij de maatschappelijke accommodaties die wij in de startnotitie hebben genoemd. Wij zoomen hier iets verder op in. Voor alle informatie over Gemeente Etten-Leur gaat u naar www.etten-leur.nl of bel ons op nummer 14 076. U bent, op afspraak, welkom bij Gemeente Etten-Leur in het stadskantoor.

2

Belangrijke informatie verzamelen We halen de benodigde informatie op verschillende manieren op: -

-

-

-

Via gesprekken met exploitanten en “georganiseerde” gebruikers waaronder buurt- en wijkverenigingen, sociaal-, culturele organisaties en stichtingen die van dat gebouw gebruik maken. Daarin spreken we met deze organisaties over zaken als de aard van hun activiteiten, de frequenties van het gebruik van de accommodatie, welke ruimte zij in gebruik hebben maar zeker ook over het aantal vrijwilligers dat zij daarbij inzetten, de rol van die vrijwilligers en welke wensen zij als gebruiker hebben of waar zij tegenaan lopen. We gaan (gehoord uw suggestie) ook de buurtschappen benaderen om in beeld te krijgen van welke accommodaties zij gebruik maken of willen maken en wat hun wensen zijn op het gebied van accommodaties Er vindt een enquête plaats onder andere georganiseerde gebruikers waarvan niet in alle gevallen bekend van welke accommodaties zij precies gebruik maken voor hun activiteiten; We voeren overleg met de Participatieraad en met de fractiespecialisten Sociaal Domein over het proces en de inhoud van het project. Maar met name ook over de manier waarop wij de participatie laten plaatsvinden en de vervolgstappen die wij in het proces maken. We denken nog na over de vraag op welke wijze (in ieder geval zo praktisch mogelijk) wij nog eventuele wensen vanuit individuele inwoners/potentiële gebruikers inzichtelijk krijgen. Bijvoorbeeld via inzet van sociale media.

We kiezen er dus bewust niet voor om het instrument burgerpanel in te zetten of om onze inwoners huis aan huis te benaderen en te bevragen. Dit vanwege de kosten van zo’n uitvraag, de verwerkingstijd van reacties en vanwege de beperkte verwachtingen die we daarbij hebben. Synarchis geeft aan dat dit nauwelijks toegevoegde waarde heeft en niet snel leidt tot andere inzichten dan het beeld dat ontstaat op basis van gesprekken met de georganiseerde gebruikers.

Eerst opstellen inventarisatie- en analysedocument Synarchis gaat de verzamelde informatie in augustus-september 2023 ordenen, analyseren en uiteindelijk samenbrengen in een concept “inventarisatie/analysedocument”. Zodra dat document is opgesteld leggen we dat eerst voor aan de partijen waarmee is gesproken of die mee hebben gewerkt aan de enquête. Met die check willen we voorkomen dat feitelijk onjuiste informatie een basis vormt bij de verdere analyse en de uiteindelijke beleidsvorming. Wij zorgen hiermee juist ook voor maximale transparantie en draagvlak bij alle betrokkenen. Wij beraden ons nog op de vraag of het raadzaam is , of juist niet, indien uw raad aanwezig is bij het overleg met de partners in deze fase van het proces. De uiteindelijke rapportage bieden wij uw raad sowieso ter kennisname aan in de loop van de maand oktober 2023. Daarna notitie met beleid uitgangspunten Wij hebben het advies vanuit uw raad ter harte genomen zoals geuit tijdens de behandeling van de startnotitie op 8 mei 2023. U heeft daarbij geadviseerd om een extra tussenstap in het proces in te bouwen waarbij eerst beleidsuitgangspunten voor beleid worden opgesteld. Wij vinden dat een waardevolle suggestie en om die reden gaan wij in de periode oktobernovember 2023 eerst samen met Synarchis aan de slag om te komen tot een notitie met beleidsuitgangspunten”.

De inhoud van een conceptnotitie bespreken we eerst met de betrokken organisaties (al dan niet in aanwezigheid van uw raad, zie eerdere opmerking), de participatieraad en de fractiespecialisten Sociaal Domein. We willen op die manier iedereen stap voor stap meenemen in het proces en hen tijdig gelegenheid geven om inhoudelijk te reageren op de notitie.

3

Samen willen we op die manier komen tot een definitieve versie van beleidsuitgangspunten die we willen hanteren bij het opstellen van de uiteindelijke beleidsnota. De eindversie van de notitie met beleidsuitgangspunten sturen we in december 2023 aan uw raad met het voorstel om deze begin 2024 vast te stellen. Vervolgens opstellen concept-beleidsnota Synarchis gaat vanaf begin 2024 alvast aan de slag met het opstellen van de concept beleidsnota. De opgehaalde reacties, wensen en adviezen uit de periode ervoor worden daarin– voor zover passend en gedragen - verwerkt. Vanzelfsprekend zoekt Synarchis bij de nadere uitwerking van de beleidsnota aansluiting bij de inhoud van de notitie met beleidsuitgangspunten. Het opstellen en afronden van de beleidsnota is een proces dat zich in kwartaal 1 en kwartaal 2 van 2024 afspeelt. Zodra er een concept beleidsnota beschikbaar is, gaan we ook die eerst inhoudelijk bespreken met de exploitanten, georganiseerde gebruikers, de participatieraad en de fractiespecialisten Sociaal Domein. We verwerken vervolgens de opgehaalde reacties (voor zover relevant en wij die inhoudelijk ook ondersteunen) in een definitieve versie van de beleidsnota. Wij streven ernaar om die eindversie nog voor de zomervakantie van 2024 in uw raad te laten behandelen.

Na de vaststelling van die beleidsnota gaan we vanaf de 2e helft van 2024 aan de slag met de uitvoering van het nieuwe accommodatiebeleid voor maatschappelijke accommodaties. Daarin zullen we dan ook zeker een zo concreet mogelijk actieplan opnemen voor de komende jaren. Tijdpad Wij hebben de verschillende stappen en de tijdsplanning voor u samengevat in een schema dat u als bijlage bij deze brief aantreft. Tenslotte Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende inzicht te hebben gegeven in het proces dat we in de komende periode willen doorlopen. Mocht de inhoud van deze brief voor u aanleiding vormen tot het stellen van vragen of maken van opmerkingen, dan kunt u daarvoor contact opnemen met Peter van Dorst, strategisch adviseur Samenleving (06-25040269 email peter.vandorst@ettenleur.nl) Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Dhr. drs. C. Smits Gemeentesecretaris

Bijlage: Tijdsplanning

drs. M.L. (Mark) Verheijen Burgemeester

4

Bijlage: Tijdspad 2023 Wanneer

Wat

Resultaat

April -september

Inventarisatie en analyse; zowel intern gemeente als en op basis van resultaten gesprekken en enquêtes Synarchis.

Inventarisatie- en analysefase doorlopen met betrokken partijen

September

Opstellen concept inventarisatie/analysedocument; bespreken met exploitanten, georganiseerde gebruikers, participatieraad en fractiespecialisten sociaal domein. Aanpassingen verwerken in definitieve versie

Opstellen Inventarisatie- en analysedocument

Oktober

De gemeenteraad ontvangt ter kennisgeving de definitieve versie van het inventarisatie- en analysedocument.

Inventarisatie en analysefase afgerond

Oktober-november

Opstellen conceptnotitie met beleidsuitgangspunten voor het nieuwe beleid, bespreken met exploitanten, georganiseerde gebruikers, participatieraad en fractiespecialisten sociaal domein. Aanpassingen verwerken in definitieve versie

Opstellen notitie met beleidsuitgangspunten voor het nieuwe beleid.

December 2023januari 2024

Aanbieden notitie met beleidsuitgangspunten aan de gemeenteraad.

Door de raad vastgestelde notitie met beleidsuitgangspunten voor het nieuwe beleid.

5

2024 Wanneer

Wat

Resultaat

Q1

*Opstellen concept beleidsnota * Concept Bespreken met exploitanten, georganiseerde gebruikers, participatieraad en fractiespecialisten sociaal domein.

Concept beleidsnota

Q2

*Aanpassingen verwerken tot een definitieve versie van de beleidsnota

Definitieve versie beleidsnota vastgesteld door gemeenteraad

*Definitieve versie beleidsnota aanbieden aan de gemeenteraad *Besluitvorming in de raad over de definitieve beleidsnota. Q3 en verder

Aan de slag met uitvoering afspraken uit de beleidsnota maatschappelijke accommodaties

Uitvoeringsplan Nota Maatschappelijke Accommodatienota