Bijlage 2 Convenant Rekenkamercommissies 2017 2020.docx

Convenant Betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2017 tot en met 2020 Burgemeesters en wethouders van de gemeenten Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout en Roosendaal, hierna: de gemeenten Overwegende dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 oa eerste lid, van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren; Gelet op de door de afzonderlijke gemeenteraden gegeven opdracht tot nadere regeling van deze samenwerking; Gelet op de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie; Gelet op artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet Komen overeen het volgende: Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies Artikel 1 Gezamenlijke rekenkamercommissie 1. Er is een gezamenlijke rekenkamercommissie. Deze gezamenlijke rekenkamercommissie fungeert als gemeentelijke rekenkamercommissie van de gemeenten. 2. De gezamenlijke rekenkamercommissie voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen met betrekking tot de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissies.

Artikel 2 Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamercommissie 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie bestaat uit minimaal vier en maximaal acht externe leden die bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten worden benoemd. Selectie van de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie vindt plaats door een selectiecommissie, bestaande uit de burgemeester van een van de gemeenten als technisch voorzitter en een raadslid per gemeente. De benoeming vindt plaats tot en met 31 december 2020. 2. De raad benoemt uit de leden bij eensluidend besluit de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt plaats tot en met 31 december 2020. 3. Voorafgaand aan de eventuele tussentijdse benoemingen als bedoeld in het eerste en tweede lid plegen de voorzitters van de raden van de gemeenten namens deze raden overleg met de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 3 Ontslag en non-activiteit 1. Een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen. 2. Indien één van de raden van de gemeenten op grond van artikel 5, eerste lid, onder b, c, d of e, of tweede lid, van Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2017, een ontslagbesluit neemt, nemen de raden van de overige gemeenten in beginsel een eensluidend besluit. 3.

Op non-activiteitstelling van een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie, alsmede de beëindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten. Artikel 4 Eed De leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie leggen de eed als bedoeld in artikel 8 van de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2017, in een gezamenlijke bijeenkomst van de voorzitters van de raden van de gemeenten, af.

Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissie 2017 tot en met 2020

Artikel 5 Reglement van orde De gezamenlijke rekenkamercommissie zendt het reglement van orde en elke eventuele wijziging hiervan onverwijld ter kennisname aan de raden van de gemeenten. Artikel 6 Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamercommissie De hoogte van de vaste onkostenvergoeding voor de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij een door de raden van de gemeenten eensluidend vastgestelde verordening vastgesteld. Artikel 7 Secretariaat Benoeming van de secretaris en eventueel ander ondersteunend personeel vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2020. Genoemde functionarissen zijn formeel in dienst van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest en vallen organiek onder de griffier van die gemeente. Functionele aansturing van de secretaris, de onderzoeker(s) en eventueel ander ondersteunend personeel vindt alleen plaats door de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 8 Onderzoeksplan 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie presenteert tenminste jaarlijks voor 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek. Als uitgangspunt geldt dat voor elke gemeente één onderzoek wordt uitgevoerd. Voor het jaar 2017 presenteert de gezamenlijke rekenkamercommissie voor 1 februari een onderzoeksplan.

Voordat de gezamenlijke rekenkamercommissie het onderzoeksplan presenteert, krijgen de gemeenteraden de gelegenheid aan te geven of en zo ja welke wensen zij hebben ten aanzien van door de gezamenlijke rekenkamer commissie uit te voeren onderzoeken. In het onderzoeksplan geeft de gezamenlijke rekenkamercommissie gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen. 2. Op verzoek van een afzonderlijke gemeente kan de gezamenlijke rekenkamercommissie meerdere onderzoeken uitvoeren. De gezamenlijke rekenkamercommissie brengt hiertoe een offerte uit aan de desbetreffende gemeente. De gezamenlijke rekenkamercommissie beslist welke onderwerpen worden onderzocht. 3. De gezamenlijke rekenkamercommissie kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de gemeenten aan de gezamenlijke rekenkamercommissie beschikbaar gestelde budget. Artikel 9 Budget en kostenverdeling 1. De raden van de gemeenten stellen ten behoeve van de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks een budget beschikbaar. Dit budget bestaat uit een bijdrage in de vaste kosten te verdelen naar rato van het aantal inwoners per gemeente en een voor elke gemeente gelijke bijdrage voor een onderzoek.

De totale bijdrage wordt jaarlijks op basis van facturering overgemaakt aan de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest en bedraagt: a: voor de gemeente Bergen op Zoom: € 35.368 b. voor de gemeente Drimmelen: € 29.387 c: voor de gemeente Etten-Leur: € 31.817 d. voor de gemeente Geertruidenberg: € 28.601 e. voor de gemeente Halderberge: € 29.799 f. voor de gemeente Moerdijk: € 30.896 g. voor de gemeente Oosterhout: € 33.514 h. voor de gemeente Roosendaal: € 36.995 2. Dit budget wordt zowel voor wat betreft de bijdrage in de vaste kosten als voor wat betreft de bijdrage voor een onderzoek met ingang van 1 januari 2018 jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie op basis van de commerciële dienstverleningsindex 3. Van het totaal voor de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks beschikbare budget mag maximaal 10% worden gereserveerd voor het opvangen van fluctuaties. De totale maximale reserve mag nooit meer bedragen dan 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamercommissie.

Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissie 2017 tot en met 2020

4. Indien na vaststelling van het jaarverslag als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet, er een overschot is op de exploitatie wordt dit toegevoegd aan de risicoreserve. Het maximum van deze reserve per ultimo van het jaar bedraagt 10% van het totaal van de door de gemeenten beschikbaar gestelde bedragen voor dat jaar. Indien dat maximum wordt overschreven, wordt het meerdere naar rato van de in lid 1 van dit artikel genoemde bijdrage in het jaar terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. Indien en voor zover het saldo van deze reserve niet toereikend is, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen ten laste gebracht van de deelnemende gemeenten. 5. Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest. Het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 10 Geldigheidsduur, toetreding, uittreding en evaluatie 1. Dit convenant geldt voor de periode van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2020. 2. De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van deze overeenkomst hun bijdrage als bedoeld in artikel 9 van deze overeenkomst onder de voorwaarde dat het aantal onderzoeken als genoemd in artikel 8 van deze overeenkomst door de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt geleverd. 3.

De gemeenteraden, gehoord de gezamenlijke rekenkamercommissie, beslissen over de toetreding van een gemeente tot dit convenant, Bij een besluit tot toetreding van een gemeente worden de in artikel 9 lid 1 genoemde bedragen per gemeente neerwaarts bijgesteld op basis van in ieder geval een herverdeling van de vaste kosten. 4. Een gemeente kan deelname aan dit convenant tussentijds beëindigen door het toezenden van een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad aan de andere gemeenteraden en de gezamenlijke rekenkamercommissie. De raden van de deelnemende gemeenten bepalen na overleg met de uittredende gemeenten de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding . Daarbij wordt in ieder geval het aandeel in de vaste kosten tot en met 2020 alsmede de al door de gezamenlijke rekenkamercommissie aangegane verplichtingen ten behoeve van het uitvoeren van onderzoeken in de uittredende gemeente in rekening gebracht bij deze gemeente. Ook blijft een gemeente die tussentijds uittreedt verantwoordelijk voor het werkloosheidsrisico en kostenverdeling zoals overeengekomen in artikel 11 van dit convenant. 5.

De in dit convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt uiterlijk 1 juli 2020 geëvalueerd, waarna de samenwerking per 1 januari 2021 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beëindigd. Artikel 11 Werkloosheidsrisico en kostenverdeling 1. Indien uit de in artikel 10 bedoelde evaluatie blijkt dat voortzetting van de gezamenlijke rekenkamercommissie dan wel het gemeenschappelijk voeren van het secretariaat niet wenselijk of mogelijk is en indien als gevolg daarvan personeel, dat hiertoe is aangesteld, moet worden ontslagen, worden de kosten door de gemeenten gedragen. 2. De verdeling van de kosten als bedoeld in het eerste lid vindt plaats naar rato van de bijdragen, bedoeld in artikel 9 van dit convenant, zoals die voor de verschillende gemeenten zijn vastgesteld. De burgemeester van de gemeente Bergen op Zoom De burgemeester van de gemeente Drimmelen De burgemeester van de gemeente Etten-Leur De burgemeester van de gemeente Geertruidenberg De burgemeester van de gemeente Halderberge Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissie 2017 tot en met 2020

De burgemeester van de gemeente Moerdijk De burgemeester van de gemeente Oosterhout De burgemeester van de gemeente Roosendaal

Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissie 2017 tot en met 2020