bijlage 1 bij raadsvoorstel - voorzet voor afsprakenset gemeente Oosterhout
Tekst van het document
Bewerking Afspraken uit Nota verbonden partijen voor gemeenschappelijke regelingen (voor zover relevant voor de raad): 1. Good governance Afspraken voor de colleges Bij het oriënteren op en voorbereiden van een nieuwe samenwerking: - informeert het college de raad actief over de reden van de samenwerking en over de te verwachten vorm van de samenwerking (gebaseerd op de WGR, het BW of anders); - legt het college, indien niet gekozen wordt voor een samenwerking op basis van de WGR of BW, een voorstel aan de raad voor over: o waarom de samenwerking niet publiek- of privaatrechtelijk vormgegeven kan worden; o op welke momenten de raad wensen en bedenkingen kenbaar kan maken, hoe het college verantwoording aflegt over de samenwerking (inclusief de beheersing van de risico’s) en hoe de raad kan bijsturen. Het college stelt de raad in de gelegenheid om over dit voorstel wensen en bedenkingen kenbaar maken. Afspraken voor de verbonden partijen - AB-vergaderingen worden openbaar (via overheid.nl) aangekondigd en de stukken1 worden openbaar (via overheid.nl) gepubliceerd gelijktijdig met het toezenden aan de AB-leden; - de verslagen en onderliggende stukken2 van DB-vergaderingen worden zo kort mogelijk na de vergadering openbaar (via overheid.nl) gepubliceerd. 2. Actieve informatieplicht Afspraken voor de colleges a.
De colleges organiseren jaarlijks -al dan niet in samenwerking met verbonden partijen- ten minste drie raadsledenbijeenkomsten over de verbonden partijen en (voorgenomen) samenwerkingen. b. De colleges richten per district (Markiezaat en Baronie) een klankbordgroep in, waarin raadsleden meedenken over de opzet en invulling van de raadsledenbijeenkomsten. i. Vanuit iedere gemeenteraad kan één raadslid zitting nemen in deze klankbordgroep; de raad kan een plaatsvervanger aanwijzen. ii. De klankbordgroep wordt ondersteund door of namens de colleges; iii. Aan iedere klankbordgroep worden twee raadsgriffiers toegevoegd als adviseur. Beide klankbordgroepen komen naar behoefte samen bijeen voor de uitwisseling en afstemming over de samenwerking die beide districten omvat. Afspraken voor de verbonden partijen c. Gemeenschappelijke regelingen zenden hun brieven over de P&C-cyclus en beleidsdocumenten en andere onderwerpen waarbij de raad betrokken is, rechtstreeks aan de raad; d. De P&C- en beleidsdocumenten zijn compact en zakelijk geformuleerd, toegespitst op wat gemeenten mogen verwachten (beleid/prestaties), wat daar voor nodig is (middelen) en eventuele afwijkingen in de realisatie. Afspraken voor de raden e. Uiterlijk 1 oktober voorafgaand aan het kalenderjaar bepalen de raden welke data worden gereserveerd voor de regionale raadsledenbijeenkomsten. 3.
Kaderstelling Afspraken voor de colleges a. In de programma’s van de programmabegroting staat uitgelegd hoe de gemeenschappelijke regelingen bijdragen aan het realiseren van de doelen en beoogde maatschappelijke effecten van die programma’s. 1 Tenzij daarop geheimhouding rust 2 Tenzij daarop geheimhouding rust
Afspraken voor de verbonden partijen a. De gemeenschappelijke regeling stelt ten minste iedere vier jaar een (compact) vierjarig beleidsplan op, met daarin de beleidsmatige en financiële kaders: i. Dit plan wordt voorgelegd aan de raden voor een zienswijze. ii. Wijziging van de kaders wordt eveneens voorgelegd aan de raden voor zienswijze. b. Uiterlijk 1 februari voorafgaand aan het begrotingsjaar zendt de regeling de kaders voor het begrotingsjaar aan de raad. c. Uiterlijk 1 april voorafgaand aan het begrotingsjaar zendt de regeling de begroting aan de raad. d. De begroting wordt na 1 juli vastgesteld. Afspraken voor de raden e. Uiterlijk 15 november van het jaar, dat twee jaar vooraf gaat aan het betreffende begrotingsjaar, kan een raad aanvullende beleidsmatige en financiële kaders opstellen. f. Uiterlijk 1 juli is de zienswijze op de ontwerpbegroting bij de gemeenschappelijke regeling bekend. 4. Controle Afspraken voor de verbonden partij a. Uiterlijk 15 april is het jaarverslag en de jaarrekening van het vorige kalenderjaar aan de raden toegezonden. Afspraken voor college b. Het college meldt afwijkingen en bijzonderheden over de uitvoering door de regeling: i. Tussentijds ii. Bij de jaarstukken