Beschrijvend Document Accountantscontrole gemeente Etten-Leur

moeten worden aangeleverd door de opdrachtnemer. Opdrachtgever wil echter een zo duidelijk en compleet mogelijk beeld van de te verwachten kosten. Hiertoe zijn in het inschrijvingsbiljet de volgende posten opgenomen: o een SiSa-regeling met een besteding kleiner dan of gelijk aan € 125.000; o een SiSa-regeling met een besteding groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000; o een SiSa-regeling met een besteding groter dan € 1.000.000. Voor het bepalen van de totale inschrijfprijs zal rekening worden gehouden met één SiSa verantwoording per categorie per jaar. Het aantal kan echter per categorie afwijken in positieve, danwel negatieve zin. Aan de genoemde aantallen kunnen derhalve geen rechten worden ontleent.

Benodigde informatie in de inschrijving

Het uitvoeren van werkzaamheden voor meerwerk kan uitsluitend conform de in te dienen tarieven, zoals vermeld in het Inschrijvingsbiljet. In alle gevallen dient voorafgaand aan de besteding van de uren overleg met en goedkeuring door de opdrachtgever plaats te vinden, waarbij het verwachte aantal uren schriftelijk wordt vastgelegd. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: - Inschrijvingsbiljet (bijlage 1). De inschrijver met de laagste totale inschrijfprijs ontvangt de maximale score, zijnde 40 punten. De aantallen voor overige inschrijvers worden daarvan afgeleid: Score prijs = (totaalprijs laagste inschrijver / totaalprijs inschrijver) * 400

Kwaliteitscriterium 1 (K1): Visie op natuurlijke adviesfunctie (maximaal 180 punten) Omschrijving De aanbestedende dienst is op zoek een accountant met een frisse, nuchtere en praktische visie op de adviesfunctie Maatstaf Pro-activiteit, creativiteit, communicatie m.b.t. interne en externe ontwikkelingen, aansluiting met de organisatie van de gemeente Etten-Leur, inclusief advisering op basis van bevindingen. Benodigde informatie in De visie van de inschrijver dient nader uit te worden gewerkt in een de inschrijving visiedocument. In dit document dient in ieder geval in te worden gegaan op de volgende onderdelen: de visie op de natuurlijke adviesfunctie voor de organisatie van de gemeente Etten-Leur; de wijze waarop de inschrijver informeert over actuele interne en externe ontwikkelingen; de manier waarop de inschrijver deze adviesrol communiceert. Het visiedocument dient te voldoen aan de onderstaande eisen:

Pagina 23 van 31

Scores

Maximaal twee (2) pagina’s A4. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste twee (2) pagina’s beoordeeld. Uitstekend De uitwerking van het visiedocument is meer dan volledig, relevant en doeltreffend uitgewerkt en het toont overduidelijk aan dat Inschrijver zich heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt aantoonbaar meerwaarde, welke SMART is omschreven. Bij een ‘uitstekend’ beoordeling ontvangt de inschrijver het maximaal aantal tebehalen punten, zijnde 180 punten. Goed Het visiedocument is volledig en relevant uitgewerkt en toont dat Inschrijver zich, in ieder geval deels, heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt meerwaarde, welke SMART is omschreven. De inschrijver ontvangt bij een ‘goed’ beoordeling 70% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 126 punten. Voldoende Het visiedocument is volledig en relevant uitgewerkt, echter mist de vertaalslag naar de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet, of slechts beperkt getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘voldoende’ beoordeling 30% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 54 punten.

Onvoldoende Het visiedocument is onvolledig en/of niet relevant, danwel niet of niet voldoende toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘onvoldoende’ beoordeling geen punten

Kwaliteitscriterium 2 (K2): Contractpotentieel (maximaal 140 punten) Omschrijving De aanbestedende dienst hecht grote waarde aan een effectieve en doelmatige samenwerking en communicatie Maatstaf Samenwerking tussen de diverse disciplines zoals ambtelijke organisatie, gemeentesecretaris/algemeen directeur, portefeuillehouder financiën, college, audit committee, gemeenteraad, concerncontroller en griffier.

Benodigde informatie in de inschrijving

Constructief, praktisch, helder, eenduidig, tijdig, consistent, transparant. De inschrijver dient een document te overleggen waarin de wijze waarop de samenwerking en communicatie vorm zal worden gegeven door de inschrijver duidelijk wordt omschreven. Hierbij wordt tevens gevraagd nadrukkelijk aan te geven hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de (controlerende) rol van de gemeenteraad te Pagina 24 van 31

ondersteunen en deel te nemen aan de vergaderingen van het audit committee.

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal één (1) pagina A4. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste pagina beoordeeld. Uitstekend De uitwerking is meer dan volledig, relevant en doeltreffend uitgewerkt en het toont overduidelijk aan dat Inschrijver zich heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt aantoonbaar meerwaarde, welke SMART is omschreven. Bij een ‘uitstekend’ beoordeling ontvangt de inschrijver het maximaal aantal tebehalen punten, zijnde 140 punten. Goed De uitwerking is volledig en relevant en toont aan dat Inschrijver zich, in ieder geval deels, heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt meerwaarde, welke SMART is omschreven. De inschrijver ontvangt bij een ‘goed’ beoordeling 70% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 98 punten. Voldoende De uitwerking is volledig en relevant, echter mist de vertaalslag naar de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet, of slechts beperkt getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘voldoende’ beoordeling 30% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 42 punten.

Onvoldoende De uitwerking is onvolledig en/of niet relevant, danwel niet of niet voldoende toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘onvoldoende’ beoordeling geen punten.

Kwaliteitscriterium 3 (K3): Kennis en ervaring (maximaal 120 punten) Omschrijving De aanbestedende dienst wenst dat de gevraagde controles uit worden gevoerd door een ervaren team met voldoende kennis van en ervaring binnen de publieke sector. De aanbestedende dienst hecht veel waarde aan een, waar mogelijk, vast controleteam. Maatstaf Voldoende deskundigheid met: administratieve organisatie en interne beheersing, belastingrecht, automatisering en bedrijfsvoering bij gemeenten. Toepassing bestaande/relevante wet- en regelgeving, signaalfunctie met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen bij gemeenten. Wijzigingen in de verslaggeving etc. voor gemeenten. Borging van kennisoverdracht naar gemeente (eigen controleteam), denk bijvoorbeeld aan het voorkomen dat meerdere jaren dezelfde stukken worden opgevraagd of dezelfde vragen worden gesteld. Pagina 25 van 31

Benodigde informatie in de inschrijving

Scores

Een schriftelijke beschrijving, waarin in ieder geval de volgende onderwerpen zijn opgenomen: - Beschrijving van de samenstelling van het vaste controleteam met het daarbij behorende kennisniveau en individuele ervaringen binnen de accountancy in de publieke sector; - C.V.’s van de in te zetten personen (vaste controleteam); - Referenties van minimaal 1 gemeente waarbij het in te zetten vaste controleteam eindverantwoordelijk accountant is geweest; - Beschrijving van de visie ten aanzien van kennisdeling/-overdracht aan de gemeente. De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal twee (2) pagina’s A4. CV’s en referenties worden niet meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste twee (2) pagina’s beoordeeld. Uitstekend De schriftelijke beschrijving is meer dan volledig, relevant en doeltreffend uitgewerkt en het toont duidelijk aan dat Inschrijver zich heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat een uitvoerige kennis en ervaring zien en heeft de aanbestedende dienst meer dan overtuigd van een uitstekende kennisborging en kennisoverdracht. De inschrijver ontvangt bij een ‘uitstekend’ beoordeling 100% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 120 punten.

Goed De schriftelijke beschrijving is volledig en relevant en is (deels) toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat een ruime kennis en ervaring zien en overtuigd de aanbestedende dienst van een goede kennisborging en kennisoverdracht. De inschrijver ontvangt bij een ‘goed’ beoordeling 70% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 84 punten. Voldoende De schriftelijke beschrijving is volledig en relevant, echter niet of slechts gedeeltelijk toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat kennis en ervaring zien, echter overtuigd de aanbestedende dienst slechts gedeeltelijk van een goede kennisborging en kennisoverdracht. De inschrijver ontvangt bij een ‘voldoende’ beoordeling 30% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 36 punten. Onvoldoende De schriftelijke beschrijving is onvolledig en/of niet relevant, danwel niet of onvoldoende toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat onvoldoende kennis en ervaring zien, zodat de aanbestedende dienst onvoldoende overtuigd is van een goede kennisborging en kennisoverdracht. De inschrijver ontvangt bij een ‘onvoldoende’ beoordeling geen punten.

Pagina 26 van 31

Kwaliteitscriterium 4 (K4): Flexibiliteit (maximaal 85 punten) Omschrijving De aanbestedende dienst is op zoek naar een zekere mate van flexibiliteit in de samenwerking met een accountant. Afgesproken data voor op te leveren producten staan vast, maar de aanbestedende dienst wenst inzicht te verkrijgen in het proces naar de te leveren producten. Benodigde informatie in Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de uitwerking van de de inschrijving hierna volgende casus. De inschrijver dient in haar uitwerking in ieder geval de volgende onderwerpen te behandelen: - Hoe zou de planning voor een dergelijke opdracht eruit zien? - Hoe gaat de inschrijver om met wijzigingen in de planning? - Welke risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen zijn er voor deze opdracht? Casus: De gemeente Etten-Leur wenst een concept rapport van bevindingen voor bespreking met het auditcommitee. Datum voor oplevering is vastgesteld op: 1 juni.

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal twee (2) pagina’s A4. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste twee (2) pagina’s beoordeeld. Uitstekend De toelichting is meer dan volledig, relevant en doeltreffend uitgewerkt en het toont duidelijk aan dat Inschrijver zich heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat een grote mate van flexibiliteit zien. De inschrijver ontvangt bij een ‘uitstekend’ beoordeling 100% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 85 punten. Goed De toelichting is volledig en relevant en is (deels) toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat een ruime mate van flexibiliteit zien. De inschrijver ontvangt bij een ‘goed’ beoordeling 70% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 59,5 punten. Voldoende De toelichting is volledig en relevant, echter niet of slechts gedeeltelijk toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De uitwerking laat een beperkte mate van flexibiliteit zien. De inschrijver ontvangt bij een ‘voldoende’ beoordeling 30% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 25,5 punten. Onvoldoende De toelichting is onvolledig en/of niet relevant, danwel niet of onvoldoende toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever.

De uitwerking laat weinig tot geen flexibiliteit zien. De inschrijver ontvangt bij een ‘onvoldoende’ beoordeling geen punten.

Pagina 27 van 31

Kwaliteitscriterium 5 (K5): Controlefilosofie en – aanpak (maximaal 75 punten) Omschrijving De aanbestedende dienst zoekt een accountant die qua controlefilosofie en aanpak aansluit en is afgestemd op de werkwijze en aanpak van de gemeente. Hierbij dienen o.a. de leesbaarheid voor organisatie en de gemeenteraad geborgd te zijn. Maatstaf Effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen worden, scheidslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de werkzaamheden die door de organisatie verricht worden, niveau van rapporten van bevindingen en managementletters (gericht op doelgroep), communicatie tijdens het controleproces. Benodigde informatie in Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een document waarin de inschrijving de controlefilosofie van de inschrijver wordt toegelicht. Hierin dienen de controleaanpak en de eisen en wensen met betrekking tot de interne controle en administratieve organisatie behandeld te worden. De leesbaarheid van de documenten kan aangetoond worden door middel van een voorbeelddocument, zoals hieronder omschreven: Voorbeeld (1) ‘Rapport van bevindingen’ van een geanonimiseerde referentie; OF Voorbeeld (1) ‘Managementletter’ en bestuurlijke samenvatting van een geanonimiseerde referentie.

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal twee (2) pagina’s A4. Het gevraagde voorbeelddocument wordt niet meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste twee (2) pagina’s beoordeeld. Uitstekend De uitwerking is meer dan volledig, relevant en doeltreffend uitgewerkt en het toont overduidelijk aan dat Inschrijver zich heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt aantoonbaar meerwaarde, welke SMART is omschreven. Bij een ‘uitstekend’ beoordeling ontvangt de inschrijver het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 75 punten. Goed De uitwerking is volledig en relevant en toont aan dat Inschrijver zich, in ieder geval deels, heeft ingeleefd in de specifieke situatie van de Aanbestedende dienst. Het gegeven antwoord biedt meerwaarde, welke SMART is omschreven. De inschrijver ontvangt bij een ‘goed’ beoordeling 70% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 52,5 punten. Voldoende De uitwerking is volledig en relevant, echter mist de vertaalslag naar de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet, of slechts beperkt getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘voldoende’ beoordeling 30% van het maximaal aantal te behalen punten, zijnde 22,5 punten.

Pagina 28 van 31

Onvoldoende

De uitwerking is onvolledig en/of niet relevant, danwel niet of niet voldoende toegespitst op de specifieke situatie van de opdrachtgever. De meerwaarde van de inschrijver ten opzichte van de in de aanbestedingsstukken gestelde eisen wordt niet getoond. De inschrijver ontvangt bij een ‘onvoldoende’ beoordeling geen punten

4.6.2. Beoordelingsmethodiek De beoordeling vindt plaats door een beoordelingsteam. Dit team bestaat uit vijf (5) tot acht (8) personen, werkzaam bij de aanbestedende dienst met de volgende functies: - Minimaal twee (2), tot maximaal vijf (5) leden van de audit commissie; - Portefeuillehouder financiën; - Concerncontroller; - Griffier. Indien één van de leden van het beoordelingsteam door omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de beoordeling, zal deze met gepaste deskundigheid vervangen worden. De volgende stappen worden doorlopen: ● Verspreiding door de inkoopadviseur van de kwalitatieve inschrijvingen onder het beoordelingsteam; ● Individuele beoordeling per subgunningscriterium door de leden van het beoordelingsteam; ● Gezamenlijke beoordeling per subgunningscriterium in consensus; ● De inschrijfsommen wordt kenbaar gemaakt aan het beoordelingsteam; ● Berekening van de eindscores. De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’. Voor het bepalen van deze verhouding wordt gebruik gemaakt van de ‘gewogen factormethode’. De (sub)gunningscriteria en te bepalen punt bestaat uit:

G1 G2

TOTAAL

Subgunningscriteria Prijs (P) Kwaliteit (K) K1. Visie op de natuurlijke adviesfunctie K2. Contractpotentieel K3. Kennis en ervaring K4. Flexibiliteit K5. Controlefilosofie en – aanpak

Maximaal te behalen punten 400 600 180 140 120 85 75 1000

De uiteindelijke opdracht wordt bij gunning wel verstrekt op basis van de opgegeven tarieven van de winnende inschrijver. Prijs Voor de prijsopgave van uw inschrijving dient u gebruik te maken van het bijgevoegde inschrijvingsbiljet in bijlage 1. Zie voor de gestelde eisen aan de prijs paragraaf 4.6.1. De inschrijver met de laagste prijs ontvangt de maximale score, zijnde 400 punten. De aantallen voor overige inschrijvers worden daarvan afgeleid:

Pagina 29 van 31

Score prijs = (totaalprijs laagste inschrijver / totaalprijs inschrijver) * 400 De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle door de inschrijver verstrekte gegevens op juistheid te controleren. De inschrijver heeft hiertegen geen bezwaar en verleent hieraan zijn medewerking. De opdrachtgever houdt zich tevens het recht voor om nadere informatie, toelichting of verduidelijking ten aanzien van de onderbouwing van het onderdeel Prijs aan inschrijver te vragen. Kwaliteit Voor de kwaliteitscriteria geldt: Per kwaliteitscriterium wordt in consensus een score toegekend. Aan de hand van de eindscore wordt het percentage van de maximaal te behalen punten berekend. Een voorbeeld: Voor kwaliteitscriterium 1 zijn maximaal 180 punten te behalen. Inschrijver X behaalt voor dit criterium een ‘uitstekend’ beoordeling. Inschrijver X krijgt hiermee 100% van de te behalen punten, zijnde 180 punten. Voor kwaliteitscriterium 2 zijn maximaal 140 punten te behalen. Inschrijver X behaalt voor dit criterium een ‘goed’ beoordeling. Inschrijver X krijgt hiermee 70% van de te behalen punten, zijnde 98 punten. Op dezelfde manier krijgt inschrijver X punten voor de kwaliteitscriteria 3, 4 en 5. Al deze punten bij elkaar opgesteld (K1 + K2 + K3 + K4 + K5) is de score van de specifieke inschrijver voor het gunningscriterium ‘kwaliteit’. 4.6.3.

Verificatiegesprek Alle inschrijvers worden na beoordeling van de inschrijvingen uitgenodigd voor een verificatiegesprek met de beoordelingscommissie. Dit verificatiegesprek is bedoeld om vanuit de inschrijver een toelichting te geven op de schriftelijke inschrijving en daarin dient ondermeer ingegaan te worden op de ingediende kwalitatieve beschrijvingen. Dit gesprek wordt gebruikt ter bevestiging van de gegeven scores op de ingediende kwalitatieve beschrijvingen. Het verificatiegesprek zelf wordt niet beoordeeld. Wel kunnen op basis van het verificatiegesprek de gegeven scores op de diverse kwaliteitscritertia door het beoordelingsteam worden aangepast. Bij dit verificatiegesprek dient het in de inschrijving aangegeven vaste controleteam aanwezig te zijn. Het verificatiegesprek zal plaats vinden in week van 4 maart 2024 op locatie van de gemeente EttenLeur (exacte datum en tijd wordt nader aangegeven door gemeente). De duur van het gesprek is maximaal een uur, waarin circa een half uur voor de toelichting door inschrijver en circa een half uur ingeruimd is om vragen te stellen vanuit de gemeente. Als locatie wordt een presentatieruimte beschikbaar gesteld vanuit de gemeente.

4.7. Gunning van de opdracht De beslissing aan welke inschrijver de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen, wordt schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers. In de mededeling van de gunningsbeslissing wordt de score van de winnende inschrijver bekendgemaakt. Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van twintig (20) dagen waarin de aanbestedende dienst nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland – West-Brabant te Breda. In het belang van een goede Pagina 30 van 31

en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee (2) weken na de uitspraak. Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.

Pagina 31 van 31