Begroting 2023 ICT WBW.pdf
Tekst van het document
3.1 Verdeelsleutels
Voor de dekking van de uitgaven in de begroting is ICT WBW afhankelijk van bijdragen van de deelnemers. Uitgangspunt is dat de kosten van de dienstverlening van ICT WBW zoveel als mogelijk (naar rato van afname/gebruik) in rekening worden gebracht aan de deelnemende gemeente. ICT WBW heeft de afgelopen jaren hard gewerkt om de volwassenheid van de organisatie te verhogen. Bij deze volwassenheid hoort ook een professionelere, rechtmatiger afrekening. Deze wens is al vaker naar voren gekomen vanuit de deelnemers, maar nu met de gemeenschappelijke infrastructuur is er een natuurlijk momentum ontstaan om nieuwe mogelijkheden voor de kostentoerekening te gebruiken. Tot nu toe werden alle standaard dienstverleningscomponenten afgerekend op basis van het relatieve aantal accounts per deelnemer. Voor een groot aantal componenten die gezamenlijk worden gebruikt is dat een rechtmatige, eerlijke manier. Voor een aantal componenten kan echter wel degelijk naar reëel gebruik worden afgerekend. Hierover zijn gezamenlijke afspraken gemaakt met de specialisten van de deelnemers. Het financiële effect hiervan valt voor de ene deelnemer positief uit en voor de andere negatief. Waarbij aangetekend moet worden dat de deelnemer waarvoor het negatief uitvalt de afgelopen jaren niet heeft hoeven betalen voor het relatieve extra gebruik.
Om de herverdeling zacht te laten landen zal er een ingroeimodel (voor 2023: 33%, voor 2024: 67% en voor 2025: 100%) worden toegepast waardoor het voordeel c.q. het nadeel over een aantal jaren zal worden verspreid. Het gaat voor de vijf deelnemers per jaar om een totaal van €75.000 aan kosten die in 2023 voor 33%, in 2024 voor 67% en in 2025 voor 100% worden herverdeeld. Om inzicht te behouden in deze herverdeling, is hiervoor in de kostenverdeling 2023 (tabel 19) een aparte regel opgenomen. De kostentoerekening kan onderverdeeld worden in twee categorieën: Kosten die direct verbonden zijn met de afname van betreffende deelnemer. Deze kosten zijn specifiek en worden een op een met betreffende deelnemer verrekend; Kosten die verbonden zijn aan de afname van een gemeenschappelijke component of voorziening. Deze kosten worden d.m.v. een verdeelsleutel toegerekend. Jaarlijks, in februari worden de kengetallen voor de verdeelsleutels vastgelegd.
24
Hieronder is voor iedere begrotingspost aangegeven welke verdeelsleutel van toepassing is. Begrotingspost
Verdeelsleutel
1. Bedrijfsvoering Personeel primair proces - Loonkst. Techn. applicatiebeheer (backoffice) - Loonkst. Workplace (backoffice) - Overige personeelskosten Bijz. toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien
Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* Specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*
2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur Gemeenschappelijke infrastructuur - Generiek - Applicatie - Bulkstorage
Specifiek Accounts Virtuele servers per deelnemer TB gereserveerd Volgt uit gedane investeringen in betreffende jaren (zie investeringen)
Kapitaallasten 3. Exploitatie derden
Exploitatie derden Specifiek Investeringen vanaf 2022 Kapitaallasten van investeringen uit voorgaande jaren worden doorbelast conform de verdeelsleutels die ten tijde van de investering golden. Gemeenschappelijke infra - Generiek Accounts - Specifiek Virtuele servers per deelnemer - Storage TB gereserveerd * m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.
Tabel 13 Verdeelsleutels
Hieronder worden de diverse verdeelsleutels kort toegelicht.
3.1.1 Accounts
Het aantal accounts wordt automatisch geteld volgens een vastgesteld algoritme. Het algoritme is gericht op de echte gebruikers van de kantoorautomatisering. De spelregels voor de telling zijn vastgelegd in de serviceovereenkomst ( SLA ) Accounts 2023
Accounts Procentueel
Etten-Leur
395
22,43%
Roosendaal
548
31,12%
Moerdijk
362
20,56%
Tholen
237
13,46%
Werkplein 219 Totaal 1.761 Tabel 14 Verdeelsleutel - Accounts
12,44% 100,00%
25
3.1.2 Aantal Virtuele Servers
Op de gemeenschappelijke infrastructuur is per deelnemer een eigen werkomgeving gerealiseerd. Deze werkomgevingen zijn vwb dataverkeer logisch van elkaar gescheiden. Elke werkomgeving bestaat uit logische componenten waaronder een aantal virtuele servers. Een aantal servers wordt ook gezamenlijk gebruikt. In onderstaande tabel is het aantal virtuele servers per deelnemer aangegeven. In de telling worden zowel deelnemer specifieke applicatieservers als het aantal infrastructuur servers voor betreffende deelnemer meegenomen. Virtuele servers
Aantal
Procentueel
Etten-Leur 57,83 25,14% Roosendaal 39 16,96% Moerdijk 51.83 22,54% Tholen 51,33 22,32% Werkplein 30 13,04% Totaal 230 100,00% Tabel 15 Verdeelsleutel – aantal virtuele servers
3.1.3 Bulk storage toegewezen
Ten behoeve van langdurige opslag van allerlei soort documenten is in de gemeenschappelijke infrastructuur een voorziening voor goedkope opslag opgenomen. Deze opslag wordt een op een toegerekend aan deelnemers naar rato van de toegewezen opslagcapaciteit ( in TB ) Bulk storage toegewezen
Aantal
Procentueel
Etten-Leur 10 Roosendaal 15 Moerdijk 20 Tholen 15 Werkplein Totaal 60 Tabel 16 Verdeelsleutel - Bulk storage
16,67% 25,00% 33,33% 25,00% 0,00% 100,00%
3.1.4 Aantal Applicatieservers
Een belangrijke ontwikkeling mbt het applicatielandschap van de deelnemers is het op afstand plaatsen van de applicatie bij betreffende leverancier ( verSaaSing ) Iedere deelnemer volgt hierin een eigen tempo en strategie. Consequentie van het op afstand plaatsen van een applicatie is dat het technisch applicatiebeheer bij ICT WBW verdwijnt. Daarnaast vervallen de betrokken virtuele servers voor die applicaties. Om de beweging “minder werk” betekent minder “kosten” ook financieel te vertalen wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich met technisch applicatiebeheer bezig houdt. Applicatieservers
Aantal
Procentueel
Etten-Leur 39,83 29,29% Roosendaal 23 16,91% Moerdijk 36,83 27,08% Tholen 36,33 26,72% Werkplein 0,00% Totaal 136 100,00% Tabel 17 Verdeelsleutel - Applicatieservers
26
3.1.5 Aantal Citrix Virtuele Desktops
Een aanvullende consequentie van de verSaaSing is dat steeds meer medewerkers van deelnemers gebruik kunnen gaan maken van een laptop en de microsoft office 365 omgeving. Het gebruik van de gemeenschappelijke infrastructuur hangt dus ook af van de mate waarin er nog sprake is van Legacy applicaties die alleen vanuit de Citrix virtuele desktop werkplek ter beschikking kunnen worden gesteld. Om de beweging van de Citrix virtuele werkplek naar de laptop ook financieel te vertalen wordt het aantal Citrix virtuele desktop geteld. Omdat minder werkplekken ook minder werk betekent, wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich bezig houdt met de Citrix werkplekken. Virtuele Desktops
Aantal
Procentueel
Etten-Leur
351
23,86%
Roosendaal
627
42,62%
Moerdijk
292
19,85%
Tholen
201
13,66%
Werkplein 0,00% Totaal 1.471 100,00% Tabel 18 Verdeelsleutel – Citrix virtuele desktops
3.1.6 Niet-standaardwijzigingen
Net zoals de afgelopen jaren worden de uren die door ICT WBW worden besteed aan ‘nietstandaard wijzigingen’ (advies aanvragen, werkzaamheden aan of vragen over producten of diensten die niet in de PDC zijn opgenomen of die niet standaard zijn) op begrotingsbasis naar rato van het aantal accounts verdeeld en opgenomen in het werkprogramma 2023 per deelnemer. Op basis van de urenrealisatie 2023 vindt achteraf een herverdeling van de uren per deelnemer plaats. Deze herverdeling wordt in de jaarrekening 2023 verrekend in de bijdrage 2023 per deelnemer.
3.1.7 Verschoven kosten
In de begroting 2023 zijn een aantal deelnemer specifieke kosten opgenomen waarvan het budget bij de deelnemer ligt. ICT WBW is contracthouder van de Microsoft licenties maar de facturatie ervan verliep de afgelopen jaren via de deelnemers. De deelnemers hebben de wens aangegeven de facturatie via ICT WBW te laten verlopen. De kosten voor de Microsoft licenties zullen dan via de deelnemersbijdrage een op een met de deelnemers worden verrekend. Ook voor de kosten van vaste telefonie en de versnelde implementatie van een beveiligingsoplossing ( SIEM-SOC ) geldt eenzelfde motivatie. Consequentie van deze opzet is dat de deelnemersbijdrage stijgt. Omdat het hier om budgetten gaat die binnen de deelnemers al intern zijn begroot en dus geen oorzaak zijn van een mogelijke stijging of daling van de bedrijfsvoeringskosten van ICT WBW, worden deze “verschoven kosten” apart vermeld in de kostenverdeling 2023 (tabel 19).
27
3.2 Kostenverdeling 2023
Op basis van de diverse verdeelsleutels ziet de kostenverdeling er voor 2023 als volgt uit. Hierin is voor iedere begrotingspost inzichtelijk gemaakt hoe deze wordt verdeeld over de deelnemers. Dit vormt dus de opbouw van de deelnemersbijdragen die op de onderste regel zijn terug te vinden. Kostenverdeling 2023 1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces > Loonkst techn. Applicatiebeheer > Loonkst Workplace > Overige personeelskosten Bijz.toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien 2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur > Specifiek > Specifiek (verschoven kosten) Gemeenschappelijke infrastructuur > Generiek > Generiek (verschoven kosten) > Applicatie > Bulkstorage Kapitaallasten
Totaal
Verdeelsleutel
Etten-Leur
Roosendaal
Moerdijk
Tholen
Werkplein
€ 230.300 € 304.300 € 2.385.400 € 46.000 € 75.000 € 125.800 € 169.400 € 123.200 € 77.000
Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*
€ € € € € € € € €
67.453 72.610 553.955 17.000 19.212 32.225 43.394 31.559 19.724
€ € € € € € € € €
38.948 129.705 768.526 29.000 26.654 44.707 60.202 43.783 27.364
€ € € € € € € € €
62.373 60.405 507.676 17.607 29.533 39.768 28.922 18.077
€ € € € € € € € €
61.526 41.580 332.373 11.527 19.335 26.036 18.935 11.835
€ € € € € € € € €
222.870 -
€ 817.400 € 1.024.600
Specifiek Specifiek
€ €
178.900 220.600
€ €
216.400 375.500
€ €
148.400 203.200
€ €
175.500 115.400
€ €
98.200 109.900
€ 680.600 € 169.900 € 59.200 € 2.300 € 1.458.200
Accounts Accounts VM's deelnemer TB gereserveerd Specifiek
€ € € € €
152.662 38.100 14.886 383 386.400
€ € € € €
211.794 52.900 10.038 575 455.500
€ € € € €
139.908 34.900 13.341 767 352.200
€ € € € €
91.597 22.900 13.213 575 217.100
€ € € € €
84.640 21.100 7.722 47.000
Specifiek
€
3. Exploitatie derden
€
-
Reservemutatie uittreding BoZ Onttrekking
€
-644.600
€
-163.211
€
-214.607
€
Ingroeimodel verdeelsleutels
€
-0
€
-4.459
€
48.755
Totaal deelnemersbijdrage
€ 7.104.000
€
1.681.394
€
2.325.744
* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald. Tabel 19 Kostenverdeling 2023
28
-
€
-
€
-
€
-
€
-
-149.339
€
-96.619
€
-20.824
€
-967
€
-35.255
€
-8.074
€
1.506.770
€
1.027.559
€
562.533
3.3 Deelnemersbijdragen 2023-2026
Op basis van de kostenverdeling komen de deelnemersbijdragen 2023 er als volgt uit te zien. Ter indicatie zijn ook de meerjarige ramingen voor 2024-2026 opgenomen. Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal
€ € € € € €
B2023 1.681.394 2.325.744 1.506.770 1.027.559 562.533 7.104.000
€ € € € € €
B2024 1.753.281 2.399.259 1.571.777 1.086.434 578.049 7.388.800
€ € € € € €
B2025 1.804.963 2.495.596 1.645.876 1.175.833 609.632 7.731.900
€ € € € € €
B2026 1.786.807 2.484.040 1.608.542 1.150.679 608.532 7.638.600
Tabel 20 Deelnemersbijdragen
Jaarlijks zal op basis van de vastgestelde begroting een voorschot op de bijdrage aan de deelnemers in rekening worden gebracht in de volgende frequentie: Vóór 15 januari van het begrotingsjaar: 40% van de bijdrage Vóór 1 april van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage Vóór 1 augustus van het begrotingsjaar: 30% van de bijdrage Afrekening van de voorschotten zal plaatsvinden aan de hand van de jaarrekening.
29
Bijlage 1. Geprognosticeerde balans 2023-2026 31-12-2021
31-12-2022
31-12-2023
31-12-2024
Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa
€ 5.879.000 € 5.879.000
€ 5.075.000 € 5.075.000
TOTAAL VASTE ACTIVA
€ 5.879.000
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2025
31-12-2026
€ €
3.595.000 3.595.000
€ 2.115.000 € 2.115.000
€ €
824.000 824.000
€ €
247.000 247.000
€ 5.075.000
€
3.595.000
€ 2.115.000
€
824.000
€
247.000
€ 673.000 € 1.454.000 € 2.127.000
€ 673.000 € 2.242.200 € 2.915.200
€ € €
673.000 1.726.850 2.399.850
€ € €
673.000 126.500 799.500
€ € €
673.000 66.750 739.750
€ 673.000 € 643.750 € 1.316.750
Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen
€ €
98.000 98.000
€ €
98.000 98.000
€ €
98.000 98.000
€ €
98.000 98.000
€ €
98.000 98.000
€ €
98.000 98.000
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa
€ 1.560.000 € 1.560.000
€ €
597.000 597.000
€ €
447.750 447.750
€ €
298.500 298.500
€ €
149.250 149.250
€ €
149.250 149.250
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
€ 3.785.000
€ 3.610.200
€
2.945.600
€ 1.196.000
€
987.000
€ 1.564.000
TOTAAL ACTIVA
€ 9.664.000
€ 8.685.200
€
6.540.600
€ 3.311.000
€ 1.811.000
€ 1.811.000
31-12-2021
31-12-2022
31-12-2023
31-12-2024
31-12-2025
31-12-2026
-
€ 1.074.200 € 1.074.200
€ €
429.600 429.600
€ €
-
€ €
-
€ €
-
€
61.000
€
61.000
€
61.000
€
61.000
€
61.000
Activa Vaste activa
Vlottende activa
Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Reserves: - bestemmingsreserves Totaal eigen vermogen
€ €
€
-
Voorzieningen
€
61.000
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
€ 7.300.000 € 7.300.000
€ 5.800.000 € 5.800.000
€ €
4.300.000 4.300.000
€ 1.500.000 € 1.500.000
€ €
-
€ €
-
TOTAAL VASTE PASSIVA
€ 7.361.000
€ 5.861.000
€
4.361.000
€ 1.561.000
€
61.000
€
61.000
€ 1.082.000 € 1.082.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ €
1.000.000 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
€ 1.000.000 € 1.000.000
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva
€ 1.221.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
€ 1.221.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
€
750.000
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
€ 2.303.000
€ 1.750.000
€
1.750.000
€ 1.750.000
€ 1.750.000
€ 1.750.000
TOTAAL PASSIVA
€ 9.664.000
€ 8.685.200
€
6.540.600
# € 3.311.000
# € 1.811.000
# € 1.811.000
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden
Tabel 21 Geprognosticeerde balans 2023-20
30
Bijlage 2. Overzicht taakvelden 2023 Taakveld
2024
2025
2026
Baten
Lasten
Baten
Lasten
Baten
Lasten
Baten
Lasten
0.0 - Bestuur en ondersteuning
€ 7.800.700
€ 7.800.700
€ 7.870.500
€ 7.870.500
€ 7.784.000
€ 7.784.000
€ 7.690.700
€ 7.690.700
0.4 - Overhead
€ 7.800.700
€ 7.800.700
€ 7.870.500
€ 7.870.500
€ 7.784.000
€ 7.784.000
€ 7.690.700
€ 7.690.700
1.0 - Veiligheid
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
2.0 - Verkeer, vervoer en waterstaat
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
3.0 - Economie
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
4.0 - Onderwijs
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
5.0 - Sport, cultuur en recreatie
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
6.0 - Sociaal Domein
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
7.0 - Volksgezondheid en milieu
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
8.0 - Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Tabel 22 Taakvelden
31