BBV Raadsvoorstel Wijziging financiële verordening (212) en controleverordening (213) (ondertekend)

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: Agenda nr: Onderwerp:

Wijziging financiële verordening (212) en controleverordening (213)

Portefeuillehouder(s)

Wethouder De Weert

Van:

Frank van Groesen

Telefoonnummer:

4484

Email:

frank.vangroesen@etten-leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. De Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) Etten-Leur 2025 vast te stellen; 2. De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Etten-Leur 2025 vast te stellen. Inleiding Voor de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole wordt gewerkt met een verantwoordingsgrens respectievelijk goedkeuringstolerantie. Dit betreffen grensbedragen tot waar afwijkingen geaccepteerd worden. Voor de rechtmatigheidsverantwoording betekent dit het bedrag tot waar het college mag concluderen financieel rechtmatig te hebben gehandeld. Voor de accountantscontrole betekent dit het bedrag tot waar de accountant mag concluderen dat de jaarstukken een getrouw beeld geven en een goedkeurende controleverklaring kan worden verstrekt. Hoe deze grensbedragen berekend moeten worden is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna BADO). In het voorjaar van 2025 is het BADO aangepast. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat de verantwoordingsgrens met ingang van 2025 maximaal 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves mag bedragen, waar dat in 2023 en 2024 nog maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves mocht zijn. In Etten-Leur hanteerden we 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.

Voor de accountantscontrole gold tot 2025 een maximale goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (dus samen 4%). Met ingang van boekjaar 2025 wijzigt dit in een

maximale goedkeuringstolerantie van 2% voor afwijkingen. Met afwijkingen worden zowel fouten als onzekerheden bedoeld. Daarnaast wijzigt, evenals bij de rechtmatigheidsverantwoording, ook de grondslag voor de goedkeuringstolerantie van lasten inclusief toevoegingen aan de reserves naar lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. De spelregels met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole liggen vast in onze financiële verordening (212) en controleverordening (213). Deze dienen naar aanleiding van deze wijziging aangepast te worden. Tenslotte bleken op basis van ervaringen uit de laatste jaren nog enkele andere aanpassingen nodig. Deze nemen we ook in dit voorstel mee. In bijlage 3 vindt u een samenvattend overzicht van de gewijzigde teksten. Beoogd effect en evaluatie: Actuele verordeningen die voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving over de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole. Argumenten 1.1 en 2.1 Met het aanpassen van de verordeningen voldoen deze aan de actuele wetgeving. De aanpassingen van het BADO worden door middel van dit voorstel verwerkt, zodat de verordeningen voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. 1.2 en 2.2 Gelijke percentages voor de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole zorgen voor een eenduidige beoordeling van afwijkingen en rapportage hierover.

Het percentage dat wordt gehanteerd om de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording te bepalen houden we gelijk aan het percentage dat de accountant hanteert voor de berekening van de goedkeuringstolerantie. Tot 2025 hanteerden we 1% voor de verantwoordingsgrens, welke gelijk was gesteld aan de 1% die de accountant als goedkeuringstolerantie voor fouten hanteerde. De reden dat hiervoor was gekozen was dat hiermee de raad aan het college dezelfde goedkeuringsnorm oplegde als aan de accountant. Getrouwheid en rechtmatigheid bleven even belangrijk. Anders gezegd, een euro die in het kader van rechtmatigheid goed of fout is, is dat ook in het kader van getrouwheid. Dit argument is nog steeds valide en daarom stellen we de percentages opnieuw gelijk. Daarnaast wordt zowel voor de rechtmatigheidsverantwoording als voor de accountantscontrole gewerkt met een rapporteringsgrens. Dit is een grensbedrag waarboven afwijkingen gerapporteerd moeten worden aan de raad. Dit percentage is een afgeleide van de verantwoordingsgrens respectievelijk goedkeuringstolerantie. Tot 2025 hanteerde we voor de rechtmatigheidsverantwoording een percentage van 10% van de verantwoordingsgrens. De accountant hanteert sinds 2023 een percentage van 5% van de goedkeuringstolerantie (daarvoor 10% van de goedkeuringstolerantie).

Ook deze percentages stellen we aan elkaar gelijk, zodat college en accountant over dezelfde afwijkingen moeten rapporteren.

1.3 Lastenoverschrijdingen die passen binnen wet- en regelgeving of bestaand beleid zijn (deels) acceptabel Lastenoverschrijdingen zijn volgens de wet altijd financieel onrechtmatig en moeten ook als zodanig door het college worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De raad en het college kunnen afspraken maken dat bepaalde lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn. Eerder heeft de raad besloten dat lastenoverschrijdingen die door samenhangende inkomsten worden gecompenseerd acceptabel zijn. Ook lastenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (bijv. Wmo en jeugdzorg) zijn acceptabel. Voorgesteld wordt om ook lastenoverschrijdingen die het gevolg zijn van wijzigingen in wet- en regelgeving als acceptabel aan te merken, omdat het college hier geen invloed op heeft. Daarnaast is het voorstel om lastenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid van de raad te accepteren, met dien verstande dat de overschrijding niet meer mag zijn dan 10% van de totale lasten van het programma waarbinnen de overschrijding is ontstaan. Het gaat in deze gevallen om uitgaven die nodig zijn om uitvoering te blijven geven aan het door de raad geformuleerde beleid en daarmee bijdragen aan de doeltreffendheid van het beleid.

De overschrijdingsmarge dient aan het programmatotaal gerelateerd te worden, omdat de raad de begroting op programmaniveau vaststelt en lastenoverschrijdingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording daarom ook op programmatotaal worden beoordeeld. Alternatieven/varianten Met dit voorstel wordt de verantwoordingsgrens tot waar het college mag verantwoorden financieel rechtmatig te hebben gehandeld, verhoogd. Dit zou kunnen betekenen dat het college in de toekomst mag concluderen financieel rechtmatig te hebben gehandeld waarbij in de oude situatie anders geconcludeerd had moeten worden. Indien dit niet gewenst is, kan ervoor gekozen worden de verantwoordingsgrens te houden op 1% van de lasten, exclusief toevoegingen aan de reserves. Omdat toevoegingen aan de reserves niet meer meegenomen mogen worden is dit een verlaging van de huidige verantwoordingsgrens. Maar belangrijker nog, er ontstaat een verschil met de goedkeuringstolerantie van de accountant. Dat betekent dat vanaf een bepaald niveau euro’s als onrechtmatig moeten worden aangeduid maar wel als getrouw worden beoordeeld. Dit is een moeilijk uitlegbare situatie en daarom wordt geadviseerd hier niet voor te kiezen. Voor wat betreft het accepteren van maximaal 10% onrechtmatige lastenoverschrijding is een alternatief om geen overschrijdingen te accepteren.

Het risico van dit alternatief is dat rechtmatigheid een zwaarwegender argument wordt dan uitvoering geven aan beleid om doelstellingen te realiseren (doeltreffendheid). In die situatie wordt de uitvoering van activiteiten gestopt, omdat anders het budget wordt overschreden en er onrechtmatig wordt gehandeld. Een risico wat hier nauw mee samenhangt, is dat er aan de voorkant ruimer begroot gaat worden om overschrijdingen te voorkomen. Dit terwijl we juist streven naar reëel begroten om te voorkomen dat we achteraf (veel) geld overhouden of tussentijds niet aframen en er minder activiteiten uitgevoerd kunnen worden om doelstellingen te realiseren. Vanwege deze risico’s adviseren we niet voor dit alternatief te kiezen. Een tweede alternatief op het accepteren van maximaal 10% onrechtmatige lastenoverschrijdingen is alle overschrijdingen die passen binnen bestaand beleid te accepteren. Ondanks dat deze

lastenoverschrijdingen als onrechtmatig verantwoord moeten worden door het college, lijkt het strijdig met het budgetrecht van de raad om al deze overschrijdingen te accepteren. Mede op advies van zowel audit committee als accountant wordt voorgesteld niet voor deze variant te kiezen. De accountant heeft naar aanleiding hiervan aangegeven dat 10% een redelijke marge is die ook door andere gemeenten wordt gehanteerd. Kanttekeningen en risico’s Aan dit voorstel zijn geen kanttekeningen of risico’s verbonden. Toelichting Dit voorstel heeft geen financiële en personele consequenties. Voor de juridische toelichting verwijzen we naar de argumenten. Duurzaamheid Dit voorstel bevat geen specifieke aspecten in het kader van duurzaamheid. Planning Na vaststelling in de gemeenteraad worden de verordeningen gepubliceerd op overheid.nl. De nieuwe verordeningen sturen we naar de toezichthouder (Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant). Communicatie en participatie We legden de concept-verordeningen voor aan het audit committee en de accountant. Opmerkingen en adviezen zijn verwerkt in de verordeningen. Bijlagen 1. Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) Etten-Leur 2025 2. Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Etten-Leur 2025 3.

Samenvattend overzicht van wijzigingen verordeningen 212 en 213 Etten-Leur, 21 oktober 2025 burgemeester en wethouders,

N.J. (René) Reijngoudt gemeentesecretaris

drs. M.C. (Marina) Starmans-Gelijns burgemeester