BBV Raadsvoorstel formatie griffie 8-9-2022.docx

Raadsvoorstel Datum Raadsvergadering: Agenda nr: Onderwerp

formatie griffie

Van:

Wim Voeten

Telefoonnummer:

4434

Email:

Wim.Voeten@Etten-Leur.nl

Aan de leden van de raad. Voorstel 1. In te stemmen met de in dit voorstel opgenomen formatie-uitbreiding van de griffie 2. De financiële consequenties van dit voorstel voor 2023 en verder structureel op te nemen in de begroting 2023 en de meerjarenraming 2023-2026 Inleiding De afgelopen jaren zijn de taken en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad uitgebreid. Dit leidt tot extra ondersteuningsvragen van de raadsleden en burgerleden aan de griffie. De formatie van de griffie is echter hierop de afgelopen zes jaar niet aangepast. Uit gesprekken die we met de medewerkers van de griffie hebben maar ook uit het dit jaar uitgevoerde Preventief Medisch Onderzoek blijkt dat de werkdruk bij alle medewerkers van de griffie onverminderd erg hoog is. Wanneer we de omvang van onze griffie vergelijken met gemeenten van vergelijkbare grootte, dan is de formatieomvang van onze griffie laag. Beoogd effect en evaluatie: Met dit voorstel wordt beoogd om de formatie van de griffie weer in overeenstemming te brengen met de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad. Argumenten 1.1.

De ondersteuning die we van de griffie vragen is in de afgelopen jaren toegenomen Zonder uitputtend te zijn, geven we hieronder een aantal voorbeelden met daarbij de gevolgen voor de werkzaamheden van de griffie: Vanaf 2015 zijn de taken van de gemeente en ook de gemeenteraad op het gebied van het sociaal domein (Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en Participatiewet) uitgebreid. Om op een

goede manier invulling te kunnen geven aan deze taken stelde de gemeenteraad een werkgroep sociaal domein in waarvan de griffie het secretariaat voert. De gemeenteraad bereidt zich intensief voor op de invoering van de Omgevingswet, die betrekking heeft op de gehele fysieke leefomgeving. Deze nieuwe wet treedt naar verwachting per 1 januari 2023 in werking. Om de ontwikkelingen goed te kunnen volgen en waar nodig sturing te geven aan de lokale invulling van deze wetswijziging stelde de gemeenteraad een werkgroep Omgevingswet in. De griffie voert het secretariaat van deze werkgroep. De gemeenteraad hecht grote waarde aan een goede participatie van inwoners en (maatschappelijke) partners. Om over participatiemogelijkheden voor inwoners en partners mee te denken en met elkaar op basis van ervaringen te leren wat werkt (en ook wat niet werkt) stelde de gemeenteraad de werkgroep participatie in die samen met de verantwoordelijk portefeuillehouder participatie op een hoger plan brengt. Zo is samen met deze werkgroep onder meer het werken met startnotities ontwikkeld. Het secretariaat van de werkgroep participatie wordt verzorgd door de griffie. Ook zet de raad in op het actief betrekken van jongeren bij de politiek. Ook hiervoor is een aparte raadswerkgroep ingesteld, waarvan de griffie het secretariaat voert.

Om meer grip te krijgen op en sturing te geven aan gemeenschappelijke regelingen werkt de gemeenteraad voor zes gemeenschappelijke regelingen met rapporteurs. De ondersteuning van deze rapporteursoverleggen wordt door de griffie verzorgd. Daarnaast is inmiddels ook een regionaal afstemmingsoverleg in D-6 verband ingesteld van de rapporteurs Werkplein van de D-6 gemeenten. Ook van dit overleg voert de griffie het secretariaat. De raad heeft onlangs besloten om het aantal maximum burgerleden uit te breiden van 3 per fractie naar 4 per fractie. Ieder extra lid leidt tot extra ondersteuningsvragen die tijd en capaciteit van de griffie vragen. 1.2. Voor het uitvoeren van de basistaken om te kunnen vergaderen is de capaciteit op uitvoerend niveau dit moment niet toereikend Om te kunnen vergaderen dienen uiteraard agenda's te worden voorbereid. Naast het voorbereiden, opstellen en publiceren van agenda's met bijbehorende vergaderstukken maakt ook het plaatsen op het raadsinformatiesysteem van en het sturen van ontvangstbevestigingen naar indieners van ingekomen stukken hiervan onderdeel uit. Daarnaast maakt ondermeer het monitoren van de gedane toezeggingen en het up to date houden van de toezeggingenlijsten onderdeel uit van deze werkzaamheden.

Op verzoek van de werkgroep participatie worden sinds ruim twee jaar inwoners, partners en belanghebbenden bij een voorstel persoonlijk uitgenodigd voor de vergaderingen van de raad luistert. Al deze werkzaamheden behoren tot de basistaken van de griffie, die door de griffiemedewerker verricht worden. Echter leert de ervaring de laatste jaren dat de beschikbare capaciteit hiervoor niet voldoende is. Gevolg hiervan is dat een deel van de taken van de griffiemedewerker uitgevoerd worden door de raadsadviseur. Dit leidt ertoe dat een deel van de taken die bij de raadsadviseur

thuishoren door de griffier verricht worden. Gevolg hiervan is een structureel te hoge werkdruk bij de drie medewerkers van de griffie. 1.3. Het is noodzakelijk dat de werkdruk op zo kort mogelijke termijn verlaagd wordt Een structureel te hoge werkdruk is niet gewenst aangezien deze de kwetsbaarheid van de griffie aanzienlijk verhoogt. Daarom stellen we voor direct na besluitvorming door de gemeenteraad te starten met het op het gewenste niveau brengen van de formatie van de griffie. 2.1. Een structurele ondersteuningsbehoefte vraagt om een structurele formatie-uitbreiding Onze ervaring de afgelopen jaren leert dat de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad mede door het uitbreiden van het takenpakket van de raad is gegroeid tot het huidige niveau. Op initiatief van het seniorenconvent is de afgelopen jaren gekeken of de ondersteuningsbehoefte (gedeeltelijk) door raadsleden zelf kon worden ingevuld. Dit bleek, heel begrijpelijk overigens gezien het steeds groter wordende tijdsbeslag van het raadswerk, niet mogelijk. Daardoor is de werkdruk bij de griffie structureel te hoog, hetgeen vraagt om een structurele oplossing. Om de griffie in staat te stellen de gevraagde ondersteuning structureel te blijven leveren, stellen we voor de formatie van de griffie als volgt aan te passen: •

De functie van raadsadviseur/plaatsvervangend griffier met 0,2 fte uit te breiden (van 0,8 fte nu naar 1,0 fte na besluitvorming door de raad)

•

De functie griffiemedewerker uit te breiden met 0,47 fte (van 1 fte nu naar 1,47 fte na besluitvorming door de raad)

Alternatieven/varianten 1.1. De formatie van de griffie niet uitbreiden Uiteraard is het mogelijk om de formatie van de griffie niet uit te breiden. Om de werkdruk beheersbaar te krijgen en te houden dient dan geschrapt te worden in de ondersteuning die door de griffie aan de gemeenteraad wordt geboden. Gelet op het feit dat het raadswerk de afgelopen jaren zoals blijkt uit onderzoeken van de Raad voor het openbaar bestuur en de Nederlandse vereniging van raadsleden steeds meer tijd kost en gelet op het feit het raadswerk door de raadsleden en burgerleden veelal naast hun reguliere baan gedaan wordt, vinden wij dit niet gewenst. Kanttekeningen en risico’s 1.1. In een krappe arbeidsmarkt kan het moeilijk zijn de gewenste uitbreiding te realiseren De krapte op de arbeidsmarkt brengt met zich mee dat het moeilijk is om vacatures in te vullen. Door ervoor te kiezen om de 8 uur raadsadviseur in te laten vullen door de huidige raadsadviseur, die heeft aangegeven graag bereid te zijn 8 uur extra te werken aangezien ze dan een fulltime aanstelling krijgt, wordt deze vacature soepel ingevuld. De extra uren griffiemedewerker proberen we intern in te vullen door een combinatie te maken met uren die vacant zijn binnen de afdeling concernondersteuning. Door deze combinatie te maken ontstaat een functie van een aantrekkelijke omvang.

Toelichting De totale structurele kosten die met dit voorstel samenhangen bedragen op jaarbasis:

•

Voor 8 uur per week raadsadviseur/plaatsvervangend griffier: € 20.233,-- op jaarbasis

• Voor 0,47 fte (17 uur per week griffiemedewerker: op jaarbasis: € 28.657,-Totaal derhalve een bedrag van € 48.890,-- per jaar, dat vanaf 2023 structureel in de begroting opgenomen dient te worden. Aangezien de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier niet in het maximum van haar schaal zit is er voor 2022 € 26.140,-- aan ruimte in het salarisbudget van de griffie. Dit betekent derhalve dat de meerkosten voor 2022 binnen de begroting van de griffie opgevangen kunnen worden. Duurzaamheid Met dit voorstel wordt gezorgd voor een duurzame inzetbaarheid van de medewerkers van de griffie. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers betekent dat wij als werkgever én de medewerkers van de griffie ervoor zorgen dat ze zich kunnen aanpassen aan veranderingen die zich voordoen én fit en gezond aan het werk zijn en blijven. Planning Na besluitvorming door de gemeenteraad, wordt direct gestart de aanpassing van de formatie van de griffie. Het streven is erop gericht om deze aanpassing uiterlijk 1 januari 2023 geëffectueerd te hebben. Communicatie en participatie De werkgeverscommissie overlegt gemiddeld twee maal per jaar met elkaar. Ook voert de werkgeverscommissie jaarlijks een groeigesprek met de griffier. Ter voorbereiding op dit gesprek verzamelt de werkgeverscommissie input bij de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en bij de griffiemedewerker.

Aangezien werkdruk een terugkerend punt is in de gesprekken voerde de werkgeverscommissie op 15 juli 2022 overleg met de griffier over de in dit voorstel geschetste oplossingsrichting. De voorzitter van de werkgeverscommissie voerde vervolgens afstemmingsoverleggen met de (plaatsvervangend) fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties. Bijlagen • ontwerp raadsbesluit

Etten-Leur, 8 september 2022 de werkgeverscommissie,

{{esl:Signer1:capture:size(300,90)}} Dhr. drs. W.C.M. Voeten MBA griffier

{{esl:Signer2:capture:size(300,90)}} Dhr. L.A.G. Roks voorzitter