Toezichtrapport inzake het informatiebeheer Meerinzicht 2021-2023

Toezichtrapport inzake het informatiebeheer Meerinzicht 2021-2023

Definitief Versie 1.0 Archiefinspectie Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Datum

Actor

Versie

Opmerkingen

12 maart 2024

Gerrit Hoefakker

0.1

Eerste concept

19 april 2024

Gerrit Hoefakker

0.2

Toevoeging inleiding en conclusies, aanpassingen vanuit team SNWV

3 juni 2024

Rudolf Bosch

0.3

Kleine aanpassingen en opmerkingen

10 juni 2024

Gerrit Hoefakker

0.4

Aanpassingen n.a.v. diverse opmerkingen recordmanagers

23 juli 2024

Gerrit Hoefakker

0.5

Aanpassingen n.a.v. opmerkingen HFA en MIZ

24 september 2024

Rudolf Bosch

1.0

Aanpassing waardering paragraaf toezicht

Inhoud 0.

Leeswijzer.................................................................................................................................... 3

1.

Inleiding ...................................................................................................................................... 4

2

Managementsamenvatting ............................................................................................................. 5

3.

Toelichting per KPI ........................................................................................................................ 7 1. Lokale regelingen .................................................................................................................. 7 2. Middelen en mensen .............................................................................................................. 8 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ...................................................... 10 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht ........................................................................................... 11 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ................................................................................................................. 12 6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ................................................................................................................. 14 7. Overbrenging van archiefbescheiden ....................................................................................... 15 Aanbevelingen ............................................................................................................................. 16

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten ................................................................................ 17

pagina 2

0.

Leeswijzer

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht van eind 2023 en geeft verslag over de periode 2021 t/m 2023. Een aantal ontwikkelingen van begin 2024 zijn hierin meegenomen. Ontwikkelingen van na het tweede concept (medio april 2024) zijn als voetnoot opgenomen. De aanbevelingen zijn hierop niet gewijzigd. Het rapport is opgebouwd uit 4 hoofdstukken. Na de inleiding volgt in hoofdstuk 2 is de managementsamenvatting dat inzicht geeft in de huidige stand van zaken met betrekking tot de zeven kritische prestatie indicatoren in het archiefbeheer (Archief KPI’s). Ook zijn hierin de belangrijkste aanbevelingen en een conclusie terug te vinden. Hoofdstuk 3 geeft een volledig overzicht van de zeven Archief KPI’s. Per KPI wordt aangegeven in welke mate hieraan wordt voldaan met daaronder een uitgebreide toelichting. Ook worden er per Archief KPI aanbevelingen gegeven, als die er zijn. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een opsomming van alle aanbevelingen. Hoofdstuk 4 ten slotte is de verantwoording van het uitgevoerde toezicht in de afgelopen periode en de verantwoording voor dit toezichtrapport.

pagina 3

1.

Inleiding

Informatie is, naast middelen en mensen één van de pijlers waarop het overheidsfunctioneren rust. Informatie is essentieel voor het afleggen van verantwoording. ‘Het kost de overheid echter steeds meer tijd, geld en menskracht om de relevante informatie boven water te krijgen.’1 De informatiehuishouding van de overheid in het algemeen is nog steeds niet op orde, ondanks alle inspanningen. In het rapport Groundhog Day van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI)2 wordt getracht antwoord te geven op de vraag hoe dat komt. Daarin wordt teruggeblikt op 35 jaar werken aan betere digitale informatiehuishouding en worden zes patronen gesignaleerd: 1. Het belang van de informatiehuishouding wordt onderschat 2. Autonomie en belang eigen organisatie staan te veel voorop 3. Specialisten zijn niet in positie 4. Incident gedreven in plaats van structurele aanpak 5. Onvoldoende sturing op de naleving van afspraken 6. Standaarden en generieke voorzieningen worden onderbenut De ACOI constateert dat er veranderingen in gang zijn gezet sinds de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 in werking trad. De bestuurlijke aandacht voor de uitvoering van de Woo is toegenomen en daarmee ook de aandacht voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding. De beoogde modernisering van de Archiefwet draagt daar eveneens aan bij.

Veel organisaties hebben stappen gezet en er is vooruitgang geboekt met de toepassing daarvan in de praktijk. Zo zijn veel organisaties bezig met het ‘onder beheer’ brengen van informatie door het uitfaseren van netwerkmappen en (betere) archivering van e-mail en tekstberichten. Veel partijen zijn bezig met de invoering van een kwaliteitssysteem of hebben dat al. Maar er is nog een lange weg te gaan bij het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Daarvoor zullen patronen moeten worden doorbroken en stappen moeten worden gezet naar een breed gedeelde, gecoördineerde en toekomstgerichte aanpak voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Het meerjarenplan voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding, dat verplicht is gesteld in de Woo, dient dat doel. Het toezicht, zoals dat door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) wordt uitgevoerd, kan een bijdrage leveren in het op orde brengen van de informatiehuishouding, door met een onafhankelijke blik mee te kijken en om de overheidsorganisaties te helpen door kennis te delen en door gerichte aanbevelingen te geven. Het is echter aan de organisaties zelf om aan de slag te gaan met de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

1 Ongevraagd advies over de ministeriële verantwoordelijkheid; Raad van State, 3 juni 2020

Groundhog Day, Terugkerende patronen bij 35 jaar werken aan een betere digitale informatiehuishouding bij de overheid, Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 17 januari 2024 2

pagina 4

2.

Managementsamenvatting

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht van eind 2023 en geeft verslag over de periode 2021 t/m 2023. Een aantal ontwikkelingen van begin 2024 zijn hierin meegenomen. Ontwikkelingen van na het tweede concept (medio april 2024) zijn als voetnoot opgenomen. De aanbevelingen zijn hierop niet gewijzigd.

2.1

Tabel

Onderstaande tabel geeft een oordeel over de zeven hoofdonderdelen van het archiefbeheer en is gebaseerd op de beoordelingen in hoofdstuk 2. Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden De stand van 2023 wordt hierbij vergeleken met die van 2020. Archief KPI’s Voldoet: ✔︎

*

Voldoet deels: ✘

Voldoet niet: ✘

2020*

2023

1.

Lokale regelingen

✘/✘

✘

2.

Middelen en mensen

✘/✘

✘

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

✘/✘

✘

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

✘/✘

✘

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

✘/✘

✘

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

✘/✘

✘

7.

Overbrenging van archiefbescheiden

✔︎ / ✔︎

✔︎

Goede, geordende en toegankelijke staat (totaal)

✘/✘

✘

In de vorige periode zijn er twee toezichtrapporten opgesteld, één voor Meerinzicht zelf (de beoordelingen voor de

schuine streep) en één voor de gemandateerde taken in het Domein Sociaal (achter de schuine streep). Voor deze periode zijn die samengevoegd.

2.2

Toelichting per Archief KPI

1.

Lokale regelingen Het Strategisch Informatie Overleg heeft nog steeds geen vorm gekregen en het ontbreekt aan een overzicht van samenwerkingsverbanden met overheidstaken.

2.

Middelen en mensen Er zijn achterstanden in het archiefbeheer, met name in sociaal domein en niet alle wettelijke taken kunnen naar behoren worden uitgevoerd.

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Er is geen zicht of en op welke wijze het archiefbeheer in de Suite voor het Sociaal Domein is ingericht; er is onvoldoende zicht op applicaties waarin informatiebeheertaken moeten/kunnen worden uitgevoerd.

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Voor de eigen bedrijfsvoering ontbreekt het aan een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau; voor het sociaal domein is er in het geheel geen kwaliteitssysteem.

pagina 5

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er is onvoldoende overzicht van de (te bewaren) archiefbescheiden, er is geen bewaarstrategie en bij in ieder geval de belastingapplicatie worden onvoldoende metagegevens vastgelegd m.b.t. de authenticiteit en context van archiefbescheiden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Het handboek vervanging is verouderd, de toegankelijkheid van e-mailberichten is onvoldoende geborgd en er vindt onvoldoende vernietiging plaats in taakspecifieke applicaties.

7.

Overbrenging van archiefbescheiden Er zijn nog geen verplichte overbrengingen.

2.3

Conclusie

Het informatiebeheer bij het Domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht is redelijk op orde. In tegenstelling tot die bij het Domein Sociaal. Door Meerinzicht zijn rapporten en projectplannen opgesteld waarvan één rapport aandacht besteedt aan het informatie- en archiefbeheer bij het Domein Sociaal. Ter uitvoering hiervan zijn projectplannen opgesteld en tot uitvoering gebracht, maar die laten nog onvoldoende resultaten zien. En doordat het archiefbeheer nog steeds geen vorm heeft gekregen zijn de achterstanden daarin alleen maar opgelopen. Daarnaast ontbreekt het bij Meerinzicht nog steeds aan het gros van de daarbij behorende beleids- en beheersinstrumenten, zoals een overzicht van applicaties waarin archiefbeheer plaatsvindt, een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau en een bewaarstrategie. Maar ook aan een Strategisch Informatieoverleg, waarin het gehele informatiebeheer in samenhang aan de orde gesteld kan worden3.

2.4

Belangrijkste aanbevelingen • • •

•

Zorg dat nog dit jaar gestart wordt met een Strategisch Informatieoverleg. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer. Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein en betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. Zorg voor de nodige beleids- en beheersinstrumenten: een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken worden uitgevoerd; een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau; en een bewaarstrategie.

3 Op 5 juni 2024 heeft een eerste Strategisch Informatie Overleg plaatsgevonden.

pagina 6

3.

Toelichting per KPI

Hierna wordt per Archief KPI aangegeven wat de huidige stand van zaken is. Elk Archief KPI begint met een tabel met daarin de relevante subvragen. In de kolom motivatie is kort aangegeven wat de reden is dat gedeeltelijk of niet wordt voldaan aan de betreffende Archief KPI. In de tekst daaronder wordt elke subvraag uitgebreid behandeld en toegelicht.

1.

Lokale regelingen

KPI subvraag

2020

2023

Motivatie

1.1

Archiefverordening

✘

✔︎

1.2

Beheerregeling informatiebeheer

✘

✘

Op basis van de nieuwe gemeenschappelijke regeling moet de beheerregeling informatiebeheer nog worden vastgesteld.

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

✘

✘

Het Strategisch Informatie Overleg heeft nog steeds geen vorm gekregen.

1.4

Wijziging overheidstaken

✔︎

✔︎

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

✘

✘

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

✘

✔︎

1.7

Uitbesteden archiefbeheer (staken)

✘

✔︎

1.8

Publicatie en bekendmaking

✔︎

✔︎

Het ontbreekt aan een overzicht van samenwerkingsverbanden met overheidstaken.

1.1 Archiefverordening Aangegeven is dat met de inwerkingtreding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Meerinzicht de archiefverordening van de gemeente Ermelo -de gemeente waar Meerinzicht is gevestigd- van toepassing is verklaard. Daarmee beschikt Meerinzicht over een actuele archiefverordening. 1.2 Beheerregeling informatiebeheer In de nieuwe gemeenschappelijke regeling is aangegeven dat ter uitvoering van de bepalingen in de archiefverordening er een beheerregeling informatiebeheer zal worden vastgesteld. Hieraan moet nog uitvoering worden gegeven. 1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) In 2019 is vastgelegd dat het SIO voor Meerinzicht ingebed is in het gezamenlijk SIO van de drie deelnemende gemeenten. Deze heeft eenmaal plaatsgevonden in het begin van 2020. In 2022 heeft er een Tactisch Informatie Overleg (TIO) plaatsgevonden als voorbereiding op een SIO. In 2023 zijn er voorstellen gedaan voor de vormgeving van een SIO, maar na een gezamenlijke reactie vanuit de beide archiefdiensten zijn er geen nieuwe voorstellen meer gekomen. Aangegeven is dat er vanuit diverse gremia wel initiatieven zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Maar dat heeft nog niet geresulteerd in een structureel Strategisch Informatie Overleg (zie voetnoot op pagina 7).

1.4 Wijziging overheidstaken Het gaat hierbij voornamelijk om het overdragen van taken naar andere overheidsorganen (delegatie). Het is Meerinzicht echter niet toegestaan om de eigen taken over te dragen. Vanuit de deelnemende gemeenten zijn er wel taken inzake belastingen overgedragen aan Meerinzicht. Hiervoor zijn, voor wat betreft het archiefbeheer, de nodige voorzieningen getroffen.

pagina 7

Overigens zijn in de nieuwe gemeenschappelijke regeling van Meerinzicht uitgebreide archiefbepalingen opgenomen, die onder meer betrekking hebben op een eventuele opheffing van de regeling. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Meerinzicht kan wel taken uitbesteden aan publieke en private partijen (mandaat). Als het gaat om overheidstaken blijft bij deze vorm van uitbesteding Meerinzicht verantwoordelijk voor het archiefbeheer. Of, als Meerinzicht deze taken zelf ook onder mandaat uitvoert, de mandaterende gemeenten. Meerinzicht heeft geen overzicht van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken worden uitgevoerd door private of publieke partijen. Echter, het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) zal trachten, in samenwerking met de andere deelnemende gemeenten, inzicht te krijgen in de samenwerkingsverbanden en op welke wijze het archiefbeheer is en zou moeten worden geregeld. 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling beschikt over gelijkluidende mandaten van de deelnemende gemeenten voor de uitvoering van het archiefbeheer. 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Aan archiefbeheerstaken wordt het archiveren van de websites uitbesteed aan GW Crossmedia. Hiervoor zijn een overeenkomst en een verwerkersovereenkomst vastgesteld. Van de HRM applicatie Motion vindt het archiefbeheer in de applicatie plaats.

Deze applicatie en de data bevinden zich bij de leverancier en ook hiervoor zijn een overeenkomst en een verwerkersovereenkomst vastgesteld. 1.8 Publicatie en bekendmaking Publicaties en bekendmakingen vinden plaats via de website www.officielebekendmakingen.nl. Aanbevelingen 1. Zorg zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling voor een beheerregeling informatiebeheer. 2. Geef nog dit jaar vorm aan een Strategisch Informatieoverleg. 3. Breng de samenwerkingsverbanden, waarbij overheidstaken aan publieke en private partijen zijn uitbesteed in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer.

2.

Middelen en mensen

KPI subvraag

2020

2023

Motivatie

2.1

Middelen

✘

✔︎

2.2

Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer

✘

✘

Er zijn achterstanden in het archiefbeheer, met name in sociaal domein en niet alle wettelijke taken kunnen naar behoren worden uitgevoerd

2.3

Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer

✘

✘

Er is geen informatie beschikbaar/ontvangen over het vereiste opleiding-, werk- en denkniveau

2.4

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht

✔︎

✔︎

2.1 Middelen Vanuit Meerinzicht zijn er cijfers aangeleverd over de middelen die worden ingezet voor het informatiebeheer. Dit betreffen zowel de structurele als de incidentele middelen. Deze laatste worden vooral ingezet bij het wegwerken van de achterstanden (zie 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer). De grondslag voor het aanleveren van deze gegevens is te vinden in de Regeling informatiebeheer MIZ en de archiefverordeningen van de deelnemende gemeenten: het bestuur en de colleges dragen er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Er zijn echter geen kengetallen beschikbaar waarmee de cijfers kunnen worden vergeleken.

pagina 8

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Er zijn ook cijfers aangeleverd over de omvang van de personeelsformatie voor het informatiebeheer (DIV, recordmanagement, functioneel beheer I&A en adviseur I&A). Hiervoor is ca. 20 fte beschikbaar. Maar, net als bij de middelen, zijn ook hier geen kengetallen beschikbaar waaraan getoetst kan worden. Echter, gezien de grote achterstanden die er (in de wettelijke taken) zijn, kan niet anders worden gesteld dat deze formatie onvoldoende is. De achterstanden manifesteren zich bij Meerinzicht vooral in het ontbreken van controle en waardering van afgesloten zaken, het ontbreken van menskracht om vernietiging in taakspecifieke applicaties te realiseren en de grote achterstanden in het archiefbeheer bij het Domein Sociaal. Voor het wegwerken van deze achterstanden zijn in 2020 besluiten genomen op basis van twee adviesrapporten: Domein Sociaal van papier naar digitaal en DIV ontwikkeling & innovatie. In 2022 is met de uitvoering hiervan een start gemaakt (Projectplan fase 1). Projecten in deze fase zijn onder andere het stoppen van het verder oplopen van de achterstanden bij DIV; het archiefwaardig registreren en de dossiervorming op orde bij het Domein Sociaal; en de heroverweging van de keuze voor de applicatie bij het Domein Sociaal. Ten tijde van het verschijnen van dit toezichtrapport is een start gemaakt met de uitvoering van fase 2.

Ondanks herhaalde verzoeken is er bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe geen zicht op de resultaten van fase 1 en de inhoud van fase 2. Er zijn weliswaar gesprekken geweest tussen het projectteam en de archiefinspecteurs van beide archiefdiensten, maar deze betroffen met name de strategische onderwerpen. Bij de uitvoering van het projectplan fase 1 zijn de archiefdiensten op geen enkele wijze betrokken geweest. Door dit wel te doen wordt voorkomen dat er mogelijk keuzes worden gemaakt of beslissingen worden genomen, waar (achteraf) geen goedkeuring aan kan worden gegeven4. Geconstateerd moet worden dat er weliswaar stappen zijn gezet en er plannen zijn voor verbetering van het informatiebeheer, maar dat er nog een lange weg te gaan is aleer het informatiebeheer bij Meerinzicht, en dan met name bij het Domein Sociaal, op orde is. 2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Van de verschillende functies zijn ook de opleidingsniveaus beschikbaar gesteld. Deze kunnen echter niet worden afgezet tegen de vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus. Daardoor kan er ook geen beeld worden gevormd over het kwaliteitsniveau. 2.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Het toezicht op het informatiebeheer bij Meerinzicht is belegd bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV). Voor het archiefbeheer van het Domein Sociaal zijn de drie deelnemende gemeenten verantwoordelijk.

De gemeenten Ermelo en Harderwijk vallen onder het toezicht van het SNWV, de gemeente Zeewolde onder het Het Flevolands Archief (HFA). Het SNWV heeft een formatieruimte voor het toezicht van 1,3 fte. Deze is op dit moment niet volledig ingevuld. De verwachting is dat, met de aansluiting van de gemeenten Epe, Hattem en Heerde, de formatieruimte wordt uitgebreid, waarna het ontbrekende deel kan worden ingevuld. Aanbevelingen 4. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer. 5. Betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. 6. Zorg voor inzicht in het vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus.

4 In mei en begin juni 2024 zijn er aantal stappen gezet: het SNWV heeft het inmiddels geaccordeerde Programmaplan

fase 2: Domein Sociaal Digitaal en DIV Ontwikkeling & Innovatie ontvangen. Hierin wordt ook aandacht besteed aan de resultaten van fase 1. De inhoud van dit Programmaplan is niet verwerkt in dit toezichtrapport. Daarnaast zijn er ook overleggen gepland tussen de afdelingsmanager DIV en regisseur team DIV enerzijds en de archiefinspecteurs anderzijds.

pagina 9

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

KPI subvraag

2020

2023

Motivatie

3.1

Archiefruimte(n) en applicaties

✘

✘

Er is geen zicht of en op welke wijze het archiefbeheer in de Suite voor het Sociaal Domein is ingericht

3.2

Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie)

-

✘

De archiefbewaarplaats voldoet op een aantal punten niet aan de huidige Archiefregeling

3.3

E-depot

-

✔︎

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

✔︎

✔︎

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

✘

✔︎

3.1 Archiefruimte(n) en applicaties Het Domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht werkt volledig digitaal. De archiefbescheiden bevinden zich dan ook in diverse applicaties, zoals het documentmanagement- en zaaksysteem. Maar ook in een belastingapplicatie en een HRM-applicatie. Voor deze laatste is door de archivaris in 2023 een positief advies gegeven voor het gebruik ervan als archiefsysteem. Het Domein Sociaal maakt voor een groot deel van de cliëntenadministratie gebruik van de Suite voor het Sociaal Domein. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van CAReL voor de uitvoering van de leerplicht. Bij de uitvoering van het projectplan fase 1 (zie 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer) is een onderzoek geweest naar de inzet van de Suite voor archiefbeheer. De resultaten van dit onderzoek zijn niet bekend en daardoor is er ook geen zicht op of de archiefbescheiden op de juiste manier worden opgeslagen en van de juiste metadatering wordt voorzien. Dit baart grote zorgen omdat het hier gaat om informatie die soms langdurig bewaard moet blijven en veel (bijzondere) persoonsgegevens bevat. Hier is in toezichtrapport van 6 april 2021 al op gewezen. 3.2 Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie) Voor Meerinzicht is de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo als archiefbewaarplaats aangewezen.

Deze is weliswaar goedgekeurd volgens de oude wetgeving, maar voldoet op een aantal punten niet (meer) aan de huidige Archiefregeling 2010. Eventueel permanent te bewaren (analoge) archiefbescheiden in het sociaal domein maken deel uit van de archieven van de deelnemende gemeenten en zullen dan ook worden geplaatst in de door hen aangewezen archiefbewaarplaatsen. Die van Harderwijk en Zeewolde voldoen aan de eisen, die van Ermelo, zoals hierboven is aangegeven, echter niet. 3.3 E-depot Het e-Depot voor Meerinzicht wordt beheerd door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Eventueel permanent te bewaren (digitale) archiefbescheiden zullen daar worden ondergebracht. 3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio beschikt over een risicoprofiel en crisisplan, maar deze besteden geen aandacht aan verplaatsing/veiligstelling van archieven. Dit speelt in het geval van het Meerinzicht echter geen grote rol. 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het kader van de veiligheid van de archiefruimten en in geval van een calamiteit dient de gemeenschappelijke regeling te beschikken over een veiligheidsplan, calamiteitenplan en ontruimingsplan. In het geval van Meerinzicht speelt dit geen rol. Voor de digitale archieven zijn voorzieningen opgenomen in het back-up-protocol waar ook de uitwijkvoorziening in geval van een calamiteit deel van uitmaakt. pagina 10

Aanbevelingen 7. Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein. 8. Onderzoek samen met de gemeente Ermelo op welke punten de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen.

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

KPI subvraag

2020

2023

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

✘

✘

4.2

Archieforganisatie

-

✔︎

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

✔︎

✔︎

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

✘

✘

Motivatie Voor de eigen bedrijfsvoering ontbreekt het aan een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau; voor het sociaal domein is er in het geheel geen kwaliteitssysteem

Dit rapport beslaat een langere periode dan in de regeling is vastgelegd

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Door Meerinzicht is een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer ontwikkeld op operationeel niveau. Deze is geïmplementeerd voor het Domein Bedrijfsvoering. Effectieve toepassing (onderdeel van de implementatie) van het kwaliteitssysteem op operationeel niveau kan pas wanneer het strategisch en tactisch kwaliteitssysteem ook is ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit is één van de speerpunten van het project Woo: 7 minimale eisen vanuit de VNG. Voor het Domein Sociaal maakt de uitwerking en invoering van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer deel uit van de projectplannen (zie 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer). Het ontbreken hiervan, ook op operationeel niveau, heeft tot gevolg dat er geen kwaliteitscontroles zijn op bijvoorbeeld volledigheid en juistheid van zaken en metagegevens, en of er gewerkt wordt volgens vastgestelde procedures. 4.2 Archieforganisatie Meerinzicht heeft als vestigingsplaats Ermelo en daarmee is Meerinzicht ook verbonden aan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Deze archiefinstelling voert het beheer uit van de naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden. 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Door de centrumgemeente Elburg van het SNWV is een archivaris aangewezen voor de deelnemende gemeenten en daardoor ook voor Meerinzicht.

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Volgens het Besluit Informatiebeheer van Meerinzicht en de archiefverordeningen van de deelnemende gemeenten wordt er tweejaarlijks een toezichtrapport uitgebracht op het archiefbeheer. Dit rapport beslaat echter een periode van drie jaar. Aanbevelingen 9. Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. 10. Implementeer zo snel mogelijk kwaliteitscontroles op het informatiebeheer binnen het Domein Sociaal.

pagina 11

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

KPI subvraag

2020

2023

Motivatie

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

✘

✘

Er is onvoldoende overzicht van de (te bewaren) archiefbescheiden

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

✘

✘

Bij de belastingapplicatie worden onvoldoende metagegevens vastgelegd m.b.t. de authenticiteit en context van archiefbescheiden; bij de cliëntenapplicatie is hier geen zicht op

5.3

Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal

✘

✘

In de belastingapplicatie zijn niet alle metagegevens beschikbaar

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

✔︎

✔︎

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

✘

✘

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

✔︎

✔︎

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

✘

✘

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

✘

✔︎

5.9

Opslagformaten

✘

✘

Er is onvoldoende vastgelegd omtrent het gebruik van opslagformaten

5.10

Functionele eisen

✘

✘

Er is geen overzicht in welke applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

✘

✘

Er bevinden zich mogelijk (te bewaren) digitale archiefbescheiden in applicaties die met een (onbekend) wachtwoord zijn beveiligd

Bij Domein Sociaal is er geen vervanging; deze archiefbescheiden worden niet duurzaam verpakt

Er is geen bewaarstrategie

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeenschappelijke regeling moet beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van, in ieder geval, de te bewaren archiefbescheiden. Het gaat er hierbij om dat de organisatie het gehele informatiebeheer in beeld heeft. Niet alleen in het zaak- en documentmanagementsystemen, maar ook in taakspecifieke applicaties waarin zich archiefbescheiden bevinden en op netwerkschijven en op Google Drive. Hoewel het alleen vereist is voor te bewaren archiefbescheiden, wordt het ook aangeraden voor de te vernietigen archiefbescheiden. Daardoor is er geen zicht op vernietiging en eventuele uitplaatsing naar een eDepot. Meerinzicht heeft niet aangetoond over een dergelijk overzicht te beschikken. Het gebruikt de i-Navigator als zaaktypecatalogus voor zaaktypen die in het zaaksysteem en/of het documentmanagementsysteem worden geregistreerd. Ook is er een overzicht beschikbaar van applicaties in gebruik bij Meerinzicht en de deelnemende gemeenten. Deze geven echter niet het actuele, complete en logisch samenhangende overzicht van de (blijvend te bewaren) archiefbescheiden. In fase 1 van de uitvoering van de adviesrapporten Domein Sociaal van papier naar digitaal en DIV ontwikkeling & innovatie heeft een heroverweging plaatsgevonden van de keuze voor de archiefapplicatie bij

pagina 12

het Domein Sociaal. De resultaten hiervan zijn niet bekend. Daardoor kan geen beeld worden gevormd of voldaan kan worden aan de eisen van authenticiteit en context van archiefbescheiden. 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal Bij Meerinzicht worden diverse applicaties gebruikt waarin zich ook archiefbescheiden bevinden. De belangrijkste hiervan zijn het zaak- en documentmanagementsysteem, de HRM-applicatie, de belastingapplicatie en de cliëntenapplicatie. Van de belastingapplicatie is geconstateerd dat er onvoldoende metagegevens worden vastgelegd om de authenticiteit en context van de archiefbescheiden te waarborgen. Het ontbreekt daarin aan de vorming van zaakdossiers met de daarbij behorende metagegevens zoals start- en einddatum en bewaartermijnen. 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Doordat bij de belastingapplicatie niet alle voor het archiefbeheer relevante metagegevens worden vastgelegd, is het evident dat documenten daarop ook niet vindbaar zijn. Er zijn weliswaar andere ingangen, maar deze voldoen niet aan de eisen van een goede, geordende en toegankelijke staat. 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Bij Meerinzicht worden geen te bewaren fysieke documenten opgemaakt. 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Het Domein Bedrijfsvoering vormt geen fysiek archief.

Indien fysieke documenten niet kunnen worden vervangen en voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden deze in goedgekeurde materialen bewaard. Het Domein Sociaal heeft geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Als gevolg daarvan zijn de analoog ontvangen en opgemaakte documenten de originele exemplaren die gedurende de bewaartermijn duurzaam opgeslagen dienen te worden. Hoewel het hier in de regel gaat om op termijn te vernietigen archiefbescheiden en er dan ook geen verplichting is tot gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen, wordt het wel aangeraden. Dit kan zijn aandacht krijgen in de bewaarstrategie van Meerinzicht aan wie het beheer in gemandateerd. 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog De eventueel permanent te bewaren analoge documenten van Meerinzicht worden geplaatst in de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo. 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Hoewel in beide domeinen digitaal wordt gewerkt, ontbreekt het aan een bewaarstrategie ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Uit onderzoek is gebleken dat er technische metagegevens worden vastgelegd, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. 5.9 Opslagformaten Er is geen lijst van verplichte en/of toegestane open opslagformaten vastgesteld.

Dit is met name van belang voor de over te brengen of eventueel uit te plaatsen archiefbescheiden. 5.10 Functionele eisen In het beschikbaar gestelde applicatieoverzicht worden geen functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden vastgelegd. Dit kan een rol spelen bij migratie, waarbij de functionaliteit van informatieobjecten verloren kunnen gaan. 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Het is mogelijk om in het documentmanagementsysteem met een wachtwoord beveiligde informatieobjecten op te nemen. Als dit wachtwoord niet wordt vastgelegd is de kans aanwezig dat deze bij overbrenging niet toegankelijk zijn en daarom ook niet in een e-Depot kunnen worden opgenomen. In de Suite voor het Domein Sociaal worden geen compressie en/of encryptie gebruikt.

pagina 13

Aanbevelingen 11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren archiefbescheiden. 12. Zorg voor vastlegging van metagegevens in, in ieder geval de belasting- en cliëntenapplicatie, waardoor zicht is op de authenticiteit en context van de archiefbescheiden. 13. Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. 15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen.

6.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

KPI subvraag

2020

2023

Motivatie

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

✘

✘

Het handboek vervanging is verouderd

6.2

Converteren en migreren

✘

✘

Van de migraties van financiële applicatie en de HRM applicatie zijn geen verklaringen van migratie opgesteld

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

✘

✘

De bewaartermijnen worden onvoldoende vastgelegd in met name de belasting- en cliëntenapplicatie; e-mailberichten worden na het einde van de dienstbetrekking verwijderd zonder dat geborgd is dat deze aan betreffende zaken zijn toegevoegd

6.4

Vernietiging en verklaringen

✘

✘

Er wordt geen vernietiging toegepast in de belasting- en cliëntenapplicatie

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

✔︎

✔︎

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen Voor Meerinzicht is een vervangingsbesluit vastgesteld die geldt voor archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem Corsa. Het handboek dateert van 2017 is inmiddels op een aantal punten verouderd. Bij het Domein Sociaal wordt geen vervanging toegepast, maar er wordt echter wel volledig digitaal. De gescande documenten worden opgenomen en bewaard in de Suite voor het Sociaal Domein. Daarvan is niet aangetoond dat deze voldoet aan de eisen om hierin vervangen documenten op te slaan. 6.2 Converteren en migreren In de afgelopen periode zijn er voor twee applicaties migraties uitgevoerd: de financiële applicatie en de HRMapplicatie. Voor beide applicaties zijn echter geen verklaringen van migratie opgesteld. Daardoor is onvoldoende vastgelegd of de informatie na de migratie aan de eisen van duurzame toegankelijkheid voldoet. 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Bij het Domein Bedrijfsvoering wordt in ieder geval bij het documentmanagement- en het zaaksysteem, maar ook bij de HRM-applicatie, gebruik gemaakt van de geldende selectielijsten. Dat geldt echter niet voor de belastingapplicatie. Ook in de applicaties van het Domein Sociaal, waarin zich veel (bijzondere) persoonsgegevens bevinden, vindt er geen waardering en selectie plaats.

Voor de onlangs vastgestelde selectielijst e-mailbewaring hebben Meerinzicht en de deelnemende gemeenten de VNG niet gemachtigd om ook namens hen de selectielijst vast te stellen. Dat betekent dat deze selectielijst

pagina 14

niet voor deze organisaties van toepassing is. Medewerkers dienen relevante e-mailberichten in ieder geval bij de betreffende zaak op te nemen, zodat deze gedurende de bewaartermijn van de zaak beschikbaar zijn en blijven. Er is echter geen borging dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Bij het einde van een dienstbetrekking worden de e-mailboxen automatisch na 30 dagen verwijderd. Daardoor kan niet altijd worden voldaan de behandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) en het beschikbaar stellen van de informatie aan toezichthouders en de gemeenteraad. Aangegeven is dat dit punt wel wordt uitgewerkt in het kader van de zeven eisen voor het op orde brengen van de informatiehuishouding vanuit de Woo. Een ander punt betreft de hotspotmonitor. Deze is voor Meerinzicht niet vastgesteld. Het is overigens de vraag of dit voor deze gemeenschappelijke regeling zinvol is. Als dit niet het geval is, is het verstandig om deze constatering vast te leggen. 6.4 Vernietiging en verklaringen In de applicaties waarin geen waardering plaatsvindt, wordt ook geen vernietiging toegepast. Daarbij moet bedacht worden dat er bij het Domein Sociaal vanaf 2018 wordt gewerkt alsof er vervanging is: het plaatsen van fysieke archiefbescheiden in chronologische volgorde maakt vernietiging van individuele zaken hieruit vrijwel onmogelijk. Vernietiging is echter wel een verplichting.

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen Er zijn geen archiefbescheiden vervreemd. Aanbevelingen 16. Actualiseer het huidige handboek vervanging. 17. Zorg, in combinatie met het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem (aanbeveling 7), voor vervanging. 18. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden. 19. Ga voor de belasting- en cliëntenapplicatie aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn.

7.

Overbrenging van archiefbescheiden

KPI subvraag

2020

2023

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

✔︎

✔︎

7.2

Verklaringen van overbrenging

✔︎

✔︎

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering

✔︎

✔︎

Motivatie

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Meerinzicht is in 2015 ontstaan; er is dan ook nog geen sprake van overbrenging geweest. Ook de uitvoeringsdossiers van het Domein Sociaal komen, uitgenomen bijzondere zaken, niet voor overbrenging in aanmerking. 7.2 Verklaringen van overbrenging Niet van toepassing. 7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Niet van toepassing.

pagina 15

Aanbevelingen Hieronder staan alle aanbevelingen uit bovenstaande paragrafen nogmaals genoemd. 1.

Zorg zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling voor een beheerregeling informatiebeheer. 2. Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg. 3. Breng de samenwerkingsverbanden, waarbij overheidstaken aan publieke en private partijen zijn uitbesteed in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer. 4. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer. 5. Betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. 6. Zorg voor inzicht in het vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus. 7. Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein. 8. Onderzoek samen met de gemeente Ermelo op welke punten de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen. 9. Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. 10. Implementeer zo snel mogelijk kwaliteitscontroles op het informatiebeheer binnen het Domein Sociaal. 11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren archiefbescheiden. 12.

Zorg voor vastlegging van metagegevens in, in ieder geval de belasting- en cliëntenapplicatie, waardoor zicht is op de authenticiteit en context van de archiefbescheiden. 13. Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. 15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen. 16. Actualiseer het huidige handboek vervanging. 17. Zorg, in combinatie met het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem (aanbeveling 7), voor vervanging. 18. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden. 19. Ga voor de belasting- en cliëntenapplicatie aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn.

pagina 16

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten

4.1

Verantwoording

Dit toezichtrapport is opgesteld door de archiefinspecteur van het Streekarchivariaat, Gerrit Hoefakker. Hij heeft samen met collega’s van het SNWV, eind 2023/begin 2024 een inspectie uitgevoerd door het bestuderen van beschikbare en beschikbaar gestelde documenten en het voeren van gesprekken met de volgende betrokkenen: • De recordmanagers Sybe Swart, Bert Brons, Edwin Grotenhuis en Tessa Lodeweges. • Medewerker gebouwenbeheer: Reijer Timmer. • Juridisch medewerker: Wilco Meijer. • Beheerder belastingapplicatie: Sven Visser. Op basis hiervan heeft de archiefinspecteur het KPI-formulier ingevuld. Deze is ten slotte als input gebruikt voor dit rapport. In het KPI-formulier zijn de zeven archief KPI’s opgenomen uit de VNG Handreiking inzake de archief KPI’s van 20205. Elke archief KPI bestaat uit een aantal vragen met eventueel per vraag één of meer deelvragen. Door beantwoording van deze vragen kan een oordeel worden gevormd over de stand zaken voor elke archief KPI. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de stoplichtmethode. De onderbouwing van de kleuren is een afweging van verschillende aspecten zoals risico, kwaliteit en de verstrekte informatie. Kleur

Waarde

Betekenis

✔︎

Voldoende

Risico is laag; kwaliteit voldoende.

✘

Matig

Risico is redelijk; onvoldoende informatie; kwaliteit matig; verbetering aangekondigd of in gang gezet; 1 of 2 jaar achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

✘

Onvoldoende

Risico is groot; kwaliteit is onvoldoende; er zijn achterstanden; informatie ontbreekt; 2 jaar of meer achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. En er wordt extra nadruk gelegd op de speerpunten in het archieftoezicht door de provincie Gelderland6. Daarin wordt gesteld dat inadequaat archief- en informatiebeheer voor overheidsorganisatie risico’s met zich meebrengt. Om in control te zijn is het belangrijk dat de basis op orde is. Vanuit het thema ‘basis op orde’ wordt in dit uitvoeringsprogramma prioriteit gegeven aan de volgende onderdelen: • gemeenschappelijke Regelingen (KPI 1.5 t/m 1.7); • middelen en mensen (KPI 2.1 t/m 2.4); • kwaliteitssysteem archiefbeheer (KPI 4 en 4.1); • achterstanden in archieftaken (KPI 2.2b).

4.2

Proces

Elke twee jaar wordt een archiefinspectie over de voorgaande twee jaren uitgevoerd. Het toezichtrapport verschijnt in de eerste helft van het oneven jaar. Dit rapport verschijnt echter een jaar later. Het rapport wordt toegezonden aan de zorgdrager voor het archief van Meerinzicht, het bestuur. De vervolgstappen zijn minimaal de volgende: • Het rapport wordt door het bestuur van een bestuurlijke reactie voorzien; eventueel kan het rapport in een gesprek met de toezichthouder en/of archiefinspecteur worden toegelicht. • In de bestuurlijke reactie wordt ingegaan op alle aanbevelingen en worden de stappen aangegeven die de organisatie neemt of al heeft genomen om het informatiebeheer te verbeteren. • Het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie worden toegezonden aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven van de provincie Gelderland en aan de archivaris. • De bestuurlijke reactie wordt eventueel besproken in het periodiek overleg met de vakinhoudelijke medewerkers.

5 Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) – Derde geactualiseerde

versie april 2020; VNG Adviescommissie Archieven. 6 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 – Op afstand waar het kan, dichterbij waar het moet; Provincie Gelderland, 20 oktober 2020.

pagina 17

•

4.3

Na verloop van een circa een jaar brengt Meerinzicht de archivaris op de hoogte van de voortgang van de stappen ter verbetering van het informatiebeheer.

Verslag toezichtactiviteiten

Dit toezichtrapport beslaat een periode van 3 jaar: 2021 t/m 2023. In deze periode hebben de volgende toezichtactiviteiten plaatsgehad: • Beoordeling vernietigingslijsten en machtigingen tot vernietiging o Zaakdossiers 2021 t/m 2023 • Uitvoeren algemene inspectie en opstellen toezichtrapport Daarnaast zijn er ook adviezen uitgebracht, brieven verzonden en handreikingen en modellen verspreid omtrent een aantal zaken op het gebied van het informatiebeheer: • Handreikingen en modellen in kader van Grip op Informatie.

pagina 18