Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Ermelo 2021-2023
Tekst van het document
Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Ermelo 2021-2023
Definitief Versie 1.0 Archiefinspectie Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Datum
Actor
Versie
Opmerkingen
26 maart 2024
Gerrit Hoefakker
0.1
Eerste concept
19 april 2024
Gerrit Hoefakker
0.2
Toevoeging inleiding en conclusies, aanpassingen vanuit team SNWV
3 juni 2024
Rudolf Bosch
0.3
Kleine aanpassingen en opmerkingen
10 juni 2024
Gerrit Hoefakker
0.4
Aanpassingen n.a.v. diverse opmerkingen recordmanager Ermelo
23 juli 2024
Gerrit Hoefakker
0.5
Aanpassingen n.a.v. opmerkingen MIZ
24 september 2024
Rudolf Bosch
1.0
Aanpassing waardering paragraaf toezicht
Inhoud 0.
Leeswijzer.................................................................................................................................... 3
1.
Inleiding ...................................................................................................................................... 4
2.
Managementsamenvatting ............................................................................................................. 5
3.
Toelichting per KPI ........................................................................................................................ 7 1. Lokale regelingen .................................................................................................................. 7 2. Middelen en mensen .............................................................................................................. 8 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ....................................................... 9 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht ........................................................................................... 11 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ................................................................................................................. 11 6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ................................................................................................................. 14 7. Overbrenging van archiefbescheiden ....................................................................................... 15 Aanbevelingen ............................................................................................................................. 15
4.
Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten ................................................................................ 17
pagina 2
0.
Leeswijzer
Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeente Ermelo van eind 2023 en geeft verslag over de periode 2021 t/m 2023. Een aantal ontwikkelingen van begin 2024 zijn hierin meegenomen. Ontwikkelingen van na het tweede concept (medio april 2024) zijn als voetnoot opgenomen. De aanbevelingen zijn hierop niet gewijzigd. Het rapport is opgebouwd uit 4 hoofdstukken. Na de inleiding volgt in hoofdstuk 2 de managementsamenvatting dat inzicht geeft in de huidige stand van zaken met betrekking tot de zeven kritische prestatie indicatoren in het archiefbeheer (Archief KPI’s). Ook zijn hierin de belangrijkste aanbevelingen en een conclusie terug te vinden. Hoofdstuk 3 geeft een volledig overzicht van de zeven Archief KPI’s. Per KPI wordt aangegeven in welke mate hieraan wordt voldaan met daaronder een uitgebreide toelichting. Ook worden er per Archief KPI aanbevelingen gegeven, als die er zijn. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een opsomming van alle aanbevelingen. Hoofdstuk 4 ten slotte is de verantwoording van het uitgevoerde toezicht in de afgelopen periode en de verantwoording voor dit toezichtrapport.
pagina 3
1.
Inleiding
Informatie is, naast middelen en mensen één van de pijlers waarop het overheidsfunctioneren rust. Informatie is essentieel voor het afleggen van verantwoording. ‘Het kost de overheid echter steeds meer tijd, geld en menskracht om de relevante informatie boven water te krijgen.’1 De informatiehuishouding van de overheid in het algemeen is nog steeds niet op orde, ondanks alle inspanningen. In het rapport Groundhog Day van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI)2 wordt getracht antwoord te geven op de vraag hoe dat komt. Daarin wordt teruggeblikt op 35 jaar werken aan betere digitale informatiehuishouding en worden zes patronen gesignaleerd: 1. Het belang van de informatiehuishouding wordt onderschat 2. Autonomie en belang eigen organisatie staan te veel voorop 3. Specialisten zijn niet in positie 4. Incident gedreven in plaats van structurele aanpak 5. Onvoldoende sturing op de naleving van afspraken 6. Standaarden en generieke voorzieningen worden onderbenut De ACOI constateert dat er veranderingen in gang zijn gezet sinds de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 in werking trad. De bestuurlijke aandacht voor de uitvoering van de Woo is toegenomen en daarmee ook de aandacht voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding. De beoogde modernisering van de Archiefwet draagt daar eveneens aan bij.
Veel organisaties hebben stappen gezet en er is vooruitgang geboekt met de toepassing daarvan in de praktijk. Zo zijn veel organisaties bezig met het ‘onder beheer’ brengen van informatie door het uitfaseren van netwerkmappen en (betere) archivering van e-mail en tekstberichten. Veel partijen zijn bezig met de invoering van een kwaliteitssysteem of hebben dat al. Maar er is nog een lange weg te gaan bij het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Daarvoor zullen patronen moeten worden doorbroken en stappen moeten worden gezet naar een breed gedeelde, gecoördineerde en toekomstgerichte aanpak voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Het meerjarenplan voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding, dat verplicht is gesteld in de Woo, dient dat doel. Het toezicht, zoals dat door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) wordt uitgevoerd, kan een bijdrage leveren in het op orde brengen van de informatiehuishouding, door met een onafhankelijke blik mee te kijken en om de overheidsorganisaties te helpen door kennis te delen en door gerichte aanbevelingen te geven. Het is echter aan de organisaties zelf om aan de slag te gaan met de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding.
1 Ongevraagd advies over de ministeriële verantwoordelijkheid; Raad van State, 3 juni 2020
Groundhog Day, Terugkerende patronen bij 35 jaar werken aan een betere digitale informatiehuishouding bij de overheid, Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 17 januari 2024 2
pagina 4
2.
Managementsamenvatting
Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeente Ermelo van eind 2023 en geeft verslag over de periode 2021 t/m 2023. Een aantal ontwikkelingen van begin 2024 zijn hierin meegenomen. Ontwikkelingen van na het tweede concept (medio april 2024) zijn als voetnoot opgenomen. De aanbevelingen zijn hierop niet gewijzigd.
2.1
Tabel
Onderstaande tabel geeft een oordeel over de zeven hoofdonderdelen van het archiefbeheer en is gebaseerd op de beoordelingen in hoofdstuk 3. Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden De stand van 2023 wordt hierbij vergeleken met die van 2020. Archief KPI’s Voldoet: ✔︎
Voldoet deels: ✘
Voldoet niet: ✘
2020
2023
1.
Lokale regelingen
✘
✘
2.
Middelen en mensen
✘
✘
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
✘
✘
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
✘
✘
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
✘
✘
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
✘
✘
7.
Overbrenging van archiefbescheiden
✘
✔︎
Goede, geordende en toegankelijke staat (totaal)
✘
✘
2.2
Toelichting per Archief KPI
1.
Lokale regelingen Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op een ingetrokken archiefverordening, het Strategisch Informatie Overleg heeft nog steeds geen vorm gekregen en het ontbreekt aan een overzicht van samenwerkingsverbanden met overheidstaken.
2.
Middelen en mensen Er zijn achterstanden in het archiefbeheer en niet alle wettelijke taken kunnen naar behoren worden uitgevoerd.
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot De archiefkluis Burgerzaken voldoet niet aan de eisen van Archiefregeling, er is onvoldoende zicht op applicaties waarin informatiebeheertaken moeten/kunnen worden uitgevoerd en het ontbreekt aan een calamiteitenplan voor de archiefbescheiden.
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Het ontbreekt aan een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau.
pagina 5
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er is onvoldoende overzicht van de (te bewaren) archiefbescheiden, er is geen bewaarstrategie en er bevinden zich mogelijk (te bewaren) digitale archiefbescheiden in applicaties die met een (onbekend) wachtwoord zijn beveiligd.
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Het handboek vervanging is verouderd, de toegankelijkheid van e-mailberichten is onvoldoende geborgd en er vindt onvoldoende vernietiging plaats in taakspecifieke applicaties.
7.
Overbrenging van archiefbescheiden Alle verplichte overbrengingen zijn gerealiseerd.
2.3
Conclusie
Sinds het vorige toezichtrapport, met de stand van zaken van eind 2020, zijn er weliswaar kleine stapjes gezet in de verbetering van het informatiebeheer, maar het ontbreekt nog steeds aan het gros van de daarbij behorende beleids- en beheersinstrumenten, zoals een overzicht van applicaties waarin archiefbeheer plaatsvindt, een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau en een bewaarstrategie. Door Meerinzicht zijn rapporten en projectplannen opgesteld en tot uitvoering gebracht, maar die laten nog onvoldoende resultaten zien. Ook ontbreekt het nog steeds aan een Strategisch Informatieoverleg, waarin het gehele informatiebeheer in samenhang aan de orde gesteld kan worden3. Een andere grote zorg is de opslag van de aktes van de burgerlijke stand: deze zijn nog steeds geplaatst in een volkomen ongeschikte ruimte.
2.4
Belangrijkste aanbevelingen • • •
•
Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg. Geef uitvoering aan de brief van 29 maart 2024 inzake de bewaring van permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand. Zorg voor de nodige beleids- en beheersinstrumenten: een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken worden uitgevoerd; een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau; en een bewaarstrategie. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in met name het digitale archiefbeheer.
3 Op 5 juni 2024 heeft een eerste Strategisch Informatie Overleg plaatsgevonden.
pagina 6
3.
Toelichting per KPI
Hierna wordt per Archief KPI aangegeven wat de huidige stand van zaken is. Elk Archief KPI begint met een tabel met daarin de relevante subvragen. In de kolom motivatie is kort aangegeven wat de reden is dat gedeeltelijk of niet wordt voldaan aan de betreffende Archief KPI. In de tekst daaronder wordt elke subvraag uitgebreid behandeld en toegelicht.
1.
Lokale regelingen
KPI subvraag
2020
2023
Motivatie
1.1
Archiefverordening
✘
✔︎
1.2
Beheerregeling informatiebeheer
✘
✘
Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op een ingetrokken archiefverordening
1.3
Strategisch informatieoverleg (SIO)
✘
✘
Het Strategisch Informatie Overleg heeft nog steeds geen vorm gekregen
1.4
Wijziging overheidstaken
✘
✘
Bij een tweetal herzieningen van gemeenschappelijke regelingen zijn uitgebreide archiefbepalingen opgenomen
1.5
Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden
✘
✘
Het ontbreekt aan een overzicht van samenwerkingsverbanden met overheidstaken
1.6
Mandaatregeling archiefzorg
✘
✔︎
1.7
Uitbesteden archiefbeheer (staken)
✘
✔︎
1.8
Publicatie en bekendmaking
✔︎
✔︎
1.1 Archiefverordening Op grond van artikel 30, lid 1 en artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995 moet de gemeenteraad een archiefverordening vaststellen waarin de zorg voor alle archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden moeten worden geregeld. Op 6 oktober 2021 heeft de gemeente Ermelo een nieuwe en actuele archiefverordening vastgesteld. 1.2 Beheerregeling informatiebeheer Op grond van artikel 7 van de archiefverordening draagt het college er zorg voor dat er voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden worden vastgesteld. Dit vindt zijn uitwerking in een beheerregeling of besluit informatiebeheer. Het huidige besluit is van 2019 en gebaseerd op de oude, inmiddels ingetrokken archiefverordening. Naar aanleiding van het model dat door het SNWV beschikbaar wordt gesteld is aangegeven dat gewacht wordt op een afstemming over de tekst tussen Het Flevolands Archief en het SNWV. De gemeente is echter vrij om van het model af te wijken en de beheerregeling informatiebeheer kan met de nodige aanpassingen worden vastgesteld. 1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) In 2019 is vastgelegd dat het SIO voor de gemeente Ermelo ingebed is in het gezamenlijk SIO van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Deze heeft eenmaal plaatsgevonden in het begin van 2020.
In 2022 heeft er een Tactisch Informatie Overleg (TIO) plaatsgevonden als voorbereiding op een SIO. In 2023 zijn er voorstellen gedaan voor de vormgeving van een SIO, maar na een gezamenlijke reactie vanuit de beide archiefdiensten zijn er geen nieuwe voorstellen meer gekomen. Aangegeven is dat er vanuit diverse gremia wel initiatieven zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Maar dat heeft nog niet geresulteerd in een structureel Strategisch Informatie Overleg (zie voetnoot op pagina 6).
pagina 7
1.4 Wijziging overheidstaken Het gaat er hierbij om of het college voorzieningen heeft getroffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging of splitsing of bij de overdracht van taken naar een ander overheidsorgaan (delegatie). De gemeente Ermelo heeft onder andere taken gedelegeerd aan de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, de GGD Noord- en Oost-Gelderland en aan Meerinzicht. In de nieuwe gemeenschappelijke regelingen van de Veiligheidsregio en Meerinzicht is er voor wat betreft de archiefbescheiden voldoende geregeld in geval van opheffing van de regeling. In de andere gevallen zijn alleen de minimale archiefbepalingen opgenomen. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Behalve het overdragen van taken kan een gemeente ook taken uitbesteden aan publieke en private partijen (mandaat). Als het gaat om overheidstaken blijft bij deze vorm van uitbesteding de gemeente Ermelo verantwoordelijk voor het archiefbeheer. De gemeente Ermelo heeft geen overzicht van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken worden uitgevoerd door private of publieke partijen. Echter, het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) zal trachten, in samenwerking met de andere deelnemende gemeenten, inzicht te krijgen in de samenwerkingsverbanden en op welke wijze het archiefbeheer is en zou moeten worden geregeld.
1.6 Mandaatregeling archiefzorg De uitvoering van het archiefbeheer is gemandateerd aan de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Aan archiefbeheerstaken wordt het archiveren van de websites uitbesteed aan GW Crossmedia. Hiervoor zijn een overeenkomst en een verwerkersovereenkomst vastgesteld. Van de HRM applicatie Motion vindt het archiefbeheer in de applicatie plaats. Deze applicatie en de data bevinden zich bij de leverancier en ook hiervoor zijn een overeenkomst en een verwerkersovereenkomst vastgesteld. 1.8 Publicatie en bekendmaking Publicaties en bekendmakingen vinden plaats via de website www.officielebekendmakingen.nl. Aanbevelingen 1. Stel een beheerregeling informatiebeheer o.g.v. de geldende archiefverordening vast. 2. Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg. 3. Breng, in samenwerking met het SNWV en de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, de samenwerkingsverbanden in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer.
2.
Middelen en mensen
KPI subvraag
2020
2023
Motivatie
2.1
Middelen
✘
✔︎
2.2
Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer
✘
✘
Er zijn achterstanden in het archiefbeheer en niet alle wettelijke taken kunnen naar behoren worden uitgevoerd
2.3
Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer
✘
✘
Er is geen informatie beschikbaar/ontvangen over het vereiste opleiding-, werk- en denkniveau
2.4
Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht
✔︎
✔︎
2.1 Middelen Vanuit Meerinzicht zijn cijfers aangeleverd over de middelen die worden ingezet voor het informatiebeheer. Dit betreffen zowel de structurele als de incidentele middelen. Deze laatste worden vooral ingezet bij het wegwerken van de achterstanden (zie 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer). De grondslag voor het pagina 8
aanleveren van deze gegevens is te vinden in de archiefverordening van de gemeente: het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Er zijn echter geen kengetallen beschikbaar waarmee de cijfers kunnen worden vergeleken. 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Er zijn ook cijfers aangeleverd over de omvang van de personeelsformatie voor het informatiebeheer (DIV, recordmanagement, functioneel beheer I&A en adviseur I&A). Hiervoor is ca. 20 fte beschikbaar. Maar, net als bij de middelen, zijn ook hier geen kengetallen beschikbaar waaraan getoetst kan worden. Echter, gezien de achterstanden die er (in de wettelijke taken) zijn, kan niet anders worden gesteld dat deze formatie onvoldoende is. De achterstanden manifesteren zich bij de gemeente Ermelo vooral in het ontbreken van controle en waardering van afgesloten zaken, het ontbreken van menskracht om vernietiging in taakspecifieke applicaties te realiseren en de dossiervorming van zaken van de inmiddels opgeheven Omgevingsdienst NoordVeluwe. Voor het wegwerken van deze achterstanden zijn in 2020 besluiten genomen op basis van twee adviesrapporten: Domein Sociaal van papier naar digitaal en DIV ontwikkeling & innovatie. In 2022 is met de uitvoering hiervan een start gemaakt (Projectplan fase 1).
Een van de projecten van deze fase is het stoppen van het verder oplopen van achterstanden bij DIV. Ten tijde van het verschijnen van dit toezichtrapport is een start gemaakt met de uitvoering van fase 2. Ondanks herhaalde verzoeken is er bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe geen zicht op de resultaten van fase 1 en de inhoud van fase 24. 2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Van de verschillende functies zijn ook de opleidingsniveaus beschikbaar gesteld. Deze kunnen echter niet worden afgezet tegen de vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus. Daardoor kan er ook geen beeld worden gevormd over het kwaliteitsniveau. 2.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Het toezicht op het informatiebeheer bij de gemeente Ermelo is belegd bij het Streekarchivariaat NoordwestVeluwe (SNWV). Het SNWV heeft een formatieruimte voor het toezicht van 1,3 fte. Deze is op dit moment niet volledig ingevuld. De verwachting is dat, met de aansluiting van de gemeenten Epe, Hattem en Heerde, de formatieruimte wordt uitgebreid, waarna het ontbrekende deel kan worden ingevuld. Aanbevelingen 4. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in met name het digitale archiefbeheer. 5. Zorg voor inzicht in het vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus.
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
KPI subvraag
2020
2023
Motivatie
3.1
Archiefruimte(n) en applicaties
✘
✘
De archiefkluis Burgerzaken voldoet niet aan de eisen van Archiefregeling; er is onvoldoende zicht op applicaties waarin informatiebeheertaken moeten/kunnen worden uitgevoerd
3.2
Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie)
-
✘
De archiefbewaarplaats voldoet op een aantal punten niet aan de huidige Archiefregeling
3.3
E-depot
-
✔︎
4 In mei en begin juni 2024 zijn er aantal stappen gezet: het SNWV heeft het inmiddels geaccordeerde Programmaplan
fase 2: Domein Sociaal Digitaal en DIV Ontwikkeling & Innovatie ontvangen. Hierin wordt ook aandacht besteed aan de resultaten van fase 1. De inhoud van dit Programmaplan is niet verwerkt in dit toezichtrapport. Daarnaast zijn er ook overleggen gepland tussen de afdelingsmanager DIV en regisseur team DIV enerzijds en de archiefinspecteurs anderzijds.
pagina 9
3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan
✘
✘
Er wordt in documenten van de Veiligheidsregio geen aandacht besteed aan de veiligstelling van objecten met cultuurhistorische waarde
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
✘
✘
Er is geen calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en archiefruimten
3.1 Archiefruimte(n) en applicaties De gemeente Ermelo maakt voor de permanent te bewaren documenten gebruik van de archiefbewaarplaats van de gemeente en van een archiefkluis voor onder andere aktes van de burgerlijke stand. Al in het vorige toezichtrapport van 21 mei 2021 is aangegeven dat deze laatste ruimte niet voldoet aan de eisen die de Archiefregeling aan deze ruimten stelt, met name op het gebied van klimaat en brandveiligheid. Hieruit volgde de aanbeveling om op zeer korte termijn te zorgen voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de Burgerlijke Stand of deze over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Tot op heden is hieraan geen gevolg gegeven. Nog op 29 maart 2024 is hierover door de archivaris van het SNWV aan het college een brief gestuurd. Omdat de gemeente Ermelo grotendeels digitaal werkt, bevinden zich ook archiefbescheiden in diverse applicaties, zoals het documentmanagement en zaaksysteem. Voor de HRM-applicatie is door de archivaris in 2023 een positief advies afgegeven voor het gebruik ervan als archiefsysteem. Voor andere applicaties is dit positief advies er niet, terwijl hierin wellicht ook archiefbescheiden zijn opgenomen die voor permanente of langdurige bewaring in aanmerking komen. Voor die applicaties is het belangrijk dat de duurzame toegankelijkheid van de informatie daarin is geregeld.
Daarnaast zullen er applicaties zijn waaruit de archiefbescheiden en bijbehorende metagegevens periodiek vernietigd moeten worden. Het ontbreekt de gemeente echter aan een overzicht van applicaties waarin informatiebeheertaken, zoals vernietiging en overbrenging naar een e-Depot, moeten kunnen worden uitgevoerd. 3.2 Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie) De gemeente Ermelo heeft de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis als zodanig aangewezen. Deze is weliswaar goedgekeurd volgens de oude wetgeving, maar voldoet op een aantal punten niet (meer) aan de huidige Archiefregeling 2010. 3.3 E-depot Het e-Depot voor de gemeente Ermelo wordt beheerd door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Eventueel permanent te bewaren (digitale) archiefbescheiden zullen daar worden ondergebracht. 3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio beschikt over een risicoprofiel en crisisplan, maar deze besteden geen aandacht aan verplaatsing/veiligstelling van archieven. 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het kader van de veiligheid van de archiefruimten en in geval van een calamiteit dient de gemeente te beschikken over een veiligheidsplan, calamiteitenplan en ontruimingsplan. Deze zijn niet aanwezig. Voor de digitale archieven zijn voorzieningen opgenomen in het back-up-protocol waar ook de uitwijkvoorziening in geval van een calamiteit deel van uitmaakt.
Aanbevelingen 6. Geef uitvoering aan de brief van het SNWV van 29 maart 2024 inzake de bewaring van permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand. 7. Onderzoek op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen. 8. Zorg voor een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken, zoals vernietiging en overbrenging naar een e-Depot, moeten kunnen worden uitgevoerd. 9. Stel een veiligheids-, calamiteiten- en ontruimingsplan op voor de archiefbewaarplaats.
pagina 10
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
KPI subvraag
2020
2023
4.1
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
✘
✘
4.2
Archieforganisatie
-
✔︎
4.3
Gekwalificeerde gemeentearchivaris
✔︎
✔︎
4.4
Verslag toezicht archiefbeheer
✔︎
✘
Motivatie Er is een kwaliteitssysteem op operationeel niveau ingevoerd; het ontbreekt aan de onderdelen op strategisch en tactisch niveau
Dit rapport beslaat een langere periode dan in de regeling is vastgelegd
4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Door Meerinzicht is een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer ontwikkeld op operationeel niveau. Deze is geïmplementeerd voor de gemeente Ermelo. Effectieve toepassing (onderdeel van de implementatie) van het kwaliteitssysteem op operationeel niveau kan pas wanneer het strategisch en tactisch kwaliteitssysteem ook is ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit is één van de speerpunten van het project Woo: 7 minimale eisen vanuit de VNG. 4.2 Archieforganisatie De gemeente Ermelo maakt deel uit van de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Deze archiefinstelling voert het beheer uit van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Door de centrumgemeente Elburg van het SNWV is een archivaris aangewezen voor de deelnemende gemeenten. 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Volgens de archiefverordening van de gemeente Ermelo wordt er tweejaarlijks een toezichtrapport uitgebracht op het archiefbeheer. Dit rapport beslaat echter een periode van drie jaar. Aanbevelingen 10. Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau.
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
KPI subvraag
2020
2023
5.1
Geordend overzicht analoog en digitaal
✘
✘
5.2
Authenticiteit en context analoog en digitaal
✘
✔︎
5.3
Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal
✘
✔︎
5.4
Duurzame materialen en gegevensdragers analoog
✔︎
✔︎
5.5
Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog
✔︎
✔︎
5.6
Systeem voor duurzaamheid analoog
✘
✘
Motivatie Er is onvoldoende overzicht van de (te bewaren) archiefbescheiden
Het ontbreekt aan een systematische monitoring van het klimaat in de archiefbewaarplaats
pagina 11
KPI subvraag
2020
2023
Motivatie
5.7
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer
✘
✘
5.8
Aanvullende metagegevens digitaal
✘
✔︎
5.9
Opslagformaten
✘
✘
Er is onvoldoende vastgelegd omtrent het gebruik van opslagformaten
5.10
Functionele eisen
✘
✘
Er is geen overzicht in welke applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten
5.11
Voorzieningen compressie en encryptie
✘
✘
Er bevinden zich mogelijk (te bewaren) digitale archiefbescheiden in applicaties die met een (onbekend) wachtwoord zijn beveiligd
Er is geen bewaarstrategie
5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente moet beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van, in ieder geval, de te bewaren archiefbescheiden. Het gaat er hierbij om dat de organisatie het gehele informatiebeheer in beeld heeft. Niet alleen in het zaak- en documentmanagementsystemen, maar ook in taakspecifieke applicaties waarin zich archiefbescheiden bevinden en op netwerkschijven en op Google Drive. Hoewel het alleen vereist is voor te bewaren archiefbescheiden, wordt het ook aangeraden voor de te vernietigen archiefbescheiden. Daardoor is er zicht op vernietiging en eventuele uitplaatsing naar een e-Depot. De gemeente Ermelo heeft niet aangetoond over een dergelijk overzicht te beschikken. Het gebruikt de iNavigator als zaaktypecatalogus voor zaaktypen die in het zaaksysteem en/of het documentmanagementsysteem worden geregistreerd. Ook is er een overzicht beschikbaar van applicaties in gebruik bij Meerinzicht en de deelnemende gemeenten. Deze geven echter niet het actuele, complete en logisch samenhangende overzicht van de (blijvend te bewaren) archiefbescheiden. 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal Bij de gemeente Ermelo worden diverse applicaties gebruikt waarin zich ook archiefbescheiden bevinden.
De belangrijkste hiervan zijn het zaak- en documentmanagementsysteem, de HRM-applicatie (Human Resource Management) en de VTH-applicatie (Vergunningen, Toezicht en Handhaving). De HRM-applicatie heeft eigen functie-onderdelen voor het archiefbeheer, waardoor de authenticiteit en context van de archiefbescheiden zijn gewaarborgd. De VTH-applicatie is gekoppeld aan het zaak- en documentmanagementsysteem en voldoet daardoor ook aan de eisen van authenticiteit en context. 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Van de onderzochte applicaties (zaaksysteem, documentmanagementsysteem en de HRM- en VTH-applicatie) is geconstateerd dat de archiefbescheiden die zich hierin bevinden, kunnen worden gevonden en leesbaar te maken zijn. 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Voor zover de fysiek opgemaakte documenten niet worden vervangen door digitale exemplaren, wordt gebruik gemaakt van printers en papier die daarvoor zijn gecertificeerd. 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog De gemeente Ermelo vormt slechts minimaal fysiek archief. Indien fysieke documenten niet kunnen worden vervangen en voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden deze in goedgekeurde materialen bewaard.
pagina 12
5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog De eventueel permanent te bewaren analoge documenten van de gemeente Ermelo worden geplaatst in de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo. Het ontbreekt echter aan een systematische controle van het klimaat in de archiefbewaarplaats gekoppeld aan het gebouwbeheersysteem, waardoor er geen garantie is voor de juiste bewaaromstandigheden. Deze ontbreken in ieder geval ook in de archiefkluis Burgerzaken (zie hiervoor 3.1 Archiefruimte(n) en applicaties). 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Hoewel de gemeente Ermelo al een ruim aantal jaren digitaal werkt, ontbreekt het aan een bewaarstrategie ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Uit onderzoek is gebleken dat er technische metagegevens worden vastgelegd, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. 5.9 Opslagformaten Er is geen lijst van verplichte en/of toegestane open opslagformaten vastgesteld. Dit is met name van belang voor de over te brengen of eventueel uit te plaatsen archiefbescheiden. 5.10 Functionele eisen In het beschikbaar gestelde applicatieoverzicht worden geen functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden vastgelegd. Dit kan een rol spelen bij migratie, waarbij de functionaliteit van informatieobjecten verloren kunnen gaan.
5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Het is mogelijk om in het documentmanagementsysteem met een wachtwoord beveiligde informatieobjecten op te nemen. Als dit wachtwoord niet wordt vastgelegd is de kans aanwezig dat deze bij overbrenging niet toegankelijk zijn en daarom ook niet in een e-Depot kunnen worden opgenomen. Aanbevelingen 11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren archiefbescheiden. 12. Zorg voor een systematische klimaatcontrole in de archiefbewaarplaats. 13. Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van de archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. 15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen.
pagina 13
6.
Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
KPI subvraag
2020
2023
Motivatie
6.1
Vervanging, besluiten en verklaringen
✘
✘
Het handboek vervanging is verouderd
6.2
Converteren en migreren
✘
✘
Van de uitgevoerde migraties zijn geen verklaringen van migraties opgesteld
6.3
Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst
✘
✘
De bewaartermijnen worden onvoldoende vastgelegd in met name taakspecifieke applicaties; e-mailberichten worden na het einde van de dienstbetrekking verwijderd zonder dat geborgd is dat deze aan betreffende zaken zijn toegevoegd
6.4
Vernietiging en verklaringen
✘
✘
Er wordt onvoldoende vernietiging toegepast op taakspecifieke applicaties
6.5
Vervreemding, besluiten en verklaringen
✔︎
✔︎
6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen Voor de gemeente Ermelo is een vervangingsbesluit vastgesteld die geldt voor archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem Corsa. Het handboek dateert van 2017 is inmiddels op een aantal punten verouderd. 6.2 Converteren en migreren In de afgelopen periode zijn er voor twee applicaties migraties uitgevoerd: de financiële applicatie en de HRMapplicatie. Voor geen van beide applicaties zijn echter verklaringen van migratie opgesteld. Daardoor is onvoldoende vastgelegd of de informatie na de migratie aan de eisen van duurzame toegankelijkheid voldoet. 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Bij de gemeente Ermelo wordt in ieder geval bij het documentmanagement- en het zaaksysteem, maar ook bij de HRM- en VTH-applicatie, gebruik gemaakt van de geldende selectielijsten. Dat geldt echter niet voor de overige applicaties. Voor de onlangs vastgestelde selectielijst e-mailbewaring heeft de gemeente Ermelo de VNG niet gemachtigd om ook namens haar de selectielijst vast te stellen. Dat betekent dat deze selectielijst niet voor deze organisatie van toepassing is. Medewerkers dienen relevante e-mailberichten in ieder geval bij de betreffende zaak op te nemen, zodat deze gedurende de bewaartermijn van de zaak beschikbaar zijn en blijven. Er is echter geen borging dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.
Bij het einde van een dienstbetrekking worden de emailboxen automatisch na 30 dagen verwijderd. Daardoor kan niet altijd worden voldaan de behandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) en het beschikbaar stellen van de informatie aan toezichthouders en de gemeenteraad. Aangegeven is dat dit punt wel wordt uitgewerkt in het kader van de zeven eisen voor het op orde brengen van de informatiehuishouding vanuit de Woo. Een ander punt betreft de hotspotmonitor. Deze is door de gemeente Ermelo nog steeds niet vastgesteld. 6.4 Vernietiging en verklaringen In de applicaties waarin geen waardering plaatsvindt, wordt ook geen vernietiging toegepast. Dat brengt het risico met zich mee dat archiefbescheiden te lang bewaard blijven. Bij de vernietiging van zaken in het documentmanagement- en zaaksysteem, die zich door middel van een koppeling ook in de VTH-applicatie bevinden, blijven deze in de VTH-applicatie zichtbaar. Alleen de documenten zijn niet meer te benaderen.
pagina 14
6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen Er zijn geen archiefbescheiden vervreemd. Aanbevelingen 16. Actualiseer het handboek vervanging. 17. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden. 18. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 19. Ga voor de taakspecifieke applicaties aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn.
7.
Overbrenging van archiefbescheiden
KPI subvraag
2020
2023
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
✘
✔︎
7.2
Verklaringen van overbrenging
✔︎
✔︎
7.3
Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering
✔︎
✔︎
Motivatie
7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Alle archieven die daarvoor in aanmerking zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7.2 Verklaringen van overbrenging Van de gerealiseerde overbrengingen zijn verklaringen opgemaakt. 7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Niet van toepassing.
Aanbevelingen Hieronder staan alle aanbevelingen uit bovenstaande paragrafen nogmaals genoemd. 1. 2. 3.
Stel een beheerregeling informatiebeheer o.g.v. de geldende archiefverordening vast. Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg. Breng, in samenwerking met het SNWV en de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, de samenwerkingsverbanden in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer. 4. Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in met name het digitale archiefbeheer. 5. Zorg voor inzicht in het vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus. 6. Geef uitvoering aan de brief van het SNWV van 29 maart 2024 inzake de bewaring van permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand. 7. Onderzoek op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen. 8. Zorg voor een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken, zoals vernietiging en overbrenging naar een e-Depot, moeten kunnen worden uitgevoerd. 9. Stel een veiligheids-, calamiteiten- en ontruimingsplan op voor de archiefbewaarplaats. 10. Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. 11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren archiefbescheiden. 12. Zorg voor een systematische klimaatcontrole in de archiefbewaarplaats. 13.
Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van de archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast.
pagina 15
15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen. 16. Actualiseer het handboek vervanging. 17. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden. 18. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 19. Ga voor de taakspecifieke applicaties aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn.
pagina 16
4.
Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten
4.1
Verantwoording
Dit toezichtrapport is opgesteld door de archiefinspecteur van het Streekarchivariaat, Gerrit Hoefakker. Hij heeft samen met collega’s van het SNWV, eind 2023/begin 2024 een inspectie uitgevoerd door het bestuderen van beschikbare en beschikbaar gestelde documenten en het voeren van gesprekken met de volgende betrokkenen: • De recordmanagers Sybe Swart, Bert Brons, Edwin Grotenhuis en Tessa Lodeweges. • Medewerker gebouwenbeheer: Reijer Timmer. • Juridisch medewerker: Wilco Meijer. • Beheerder VTH-applicatie: Berry de Moes. Op basis hiervan heeft de archiefinspecteur het KPI-formulier ingevuld. Deze is ten slotte als input gebruikt voor dit rapport. In het KPI-formulier zijn de zeven archief KPI’s opgenomen uit de VNG Handreiking inzake de archief KPI’s van 20205. Elke archief KPI bestaat uit een aantal vragen met eventueel per vraag één of meer deelvragen. Door beantwoording van deze vragen kan een oordeel worden gevormd over de stand zaken voor elke archief KPI. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de stoplichtmethode. De onderbouwing van de kleuren is een afweging van verschillende aspecten zoals risico, kwaliteit en de verstrekte informatie. Kleur
Waarde
Betekenis
✔︎
Voldoende
Risico is laag; kwaliteit voldoende.
✘
Matig
Risico is redelijk; onvoldoende informatie; kwaliteit matig; verbetering aangekondigd of in gang gezet; 1 of 2 jaar achtereenvolgens geen informatie ontvangen.
✘
Onvoldoende
Risico is groot; kwaliteit is onvoldoende; er zijn achterstanden; informatie ontbreekt; 2 jaar of meer achtereenvolgens geen informatie ontvangen.
Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. En er wordt extra nadruk gelegd op de speerpunten in het archieftoezicht door de provincie Gelderland6. Daarin wordt gesteld dat inadequaat archief- en informatiebeheer voor overheidsorganisatie risico’s met zich meebrengt. Om in control te zijn is het belangrijk dat de basis op orde is. Vanuit het thema ‘basis op orde’ wordt in dit uitvoeringsprogramma prioriteit gegeven aan de volgende onderdelen: • gemeenschappelijke Regelingen (KPI 1.5 t/m 1.7); • middelen en mensen (KPI 2.1 t/m 2.4); • kwaliteitssysteem archiefbeheer (KPI 4 en 4.1); • achterstanden in archieftaken (KPI 2.2b).
4.2
Proces
Elke twee jaar wordt een archiefinspectie over de voorgaande twee jaren uitgevoerd. Het toezichtrapport verschijnt in de eerste helft van het oneven jaar. Dit rapport verschijnt echter een jaar later. Het rapport wordt toegezonden aan de zorgdrager voor het archief van de gemeente Ermelo, het college van burgemeester en wethouders. De vervolgstappen zijn minimaal de volgende: • Het rapport wordt door het college van een bestuurlijke reactie voorzien; eventueel kan het rapport in een gesprek met de toezichthouder en/of archiefinspecteur worden toegelicht. • In de bestuurlijke reactie wordt ingegaan op alle aanbevelingen en worden de stappen aangegeven die de gemeente neemt of al heeft genomen om het informatiebeheer te verbeteren. • Het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie worden conform artikel 16 van de Archiefverordening gemeente Ermelo toegezonden aan de gemeenteraad. • Na bespreking/besluitvorming door de gemeenteraad worden het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie toegezonden aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven van de provincie Gelderland en aan de archivaris. 5 Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) – Derde geactualiseerde
versie april 2020; VNG Adviescommissie Archieven. 6 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 – Op afstand waar het kan, dichterbij waar het moet; Provincie Gelderland, 20 oktober 2020.
pagina 17
• •
4.3
De bestuurlijke reactie wordt eventueel besproken in het periodiek overleg met de vakinhoudelijke medewerkers. Na verloop van een circa een jaar brengt de gemeente Ermelo de archivaris op de hoogte van de voortgang van de stappen ter verbetering van het informatiebeheer.
Verslag toezichtactiviteiten
Dit toezichtrapport beslaat een periode van 3 jaar: 2021 t/m 2023. In deze periode hebben de volgende toezichtactiviteiten plaatsgehad: • Beoordeling vernietigingslijsten en machtigingen tot vernietiging o Aanvulling analoge dossier 2016 t/m 2018 o Bestuursarchieven 2020 t/m 2024 o Georganiseerd Overleg en Medezeggenschapscommissie 1978-2013 o Schuldhulpdossiers t/m 2016 o Videobanden rioolinspecties • Beoordeling overbrengingen o Georganiseerd Overleg en Medezeggenschapscommissie 1978-2013 o Begraafplaatsadministratie • Uitvoeren algemene inspectie en opstellen toezichtrapport Daarnaast zijn er ook adviezen uitgebracht, brieven verzonden en handreikingen en modellen verspreid omtrent een aantal zaken op het gebied van het informatiebeheer: • Handreikingen en modellen in kader van Grip op Informatie.
4.4
Toezicht gemeenschappelijke regelingen
Tegelijk met dit toezichtrapport is een toezichtrapport opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. Hierna worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit het rapport genoemd. Toezichtrapport Meerinzicht 2021-2023 Het informatie bij het Domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht is redelijk op orde. In tegenstelling tot die bij het Domein Sociaal. Door Meerinzicht zijn rapporten en projectplannen opgesteld waarvan één rapport aandacht besteedt aan het informatie- en archiefbeheer bij het Domein Sociaal. Ter uitvoering hiervan zijn projectplannen opgesteld en tot uitvoering gebracht, maar die laten nog onvoldoende resultaten zien. En doordat het archiefbeheer nog steeds geen vorm heeft gekregen zijn de achterstanden daarin alleen maar opgelopen. Daarnaast ontbreekt het nog steeds aan het gros van de daarbij behorende beleids- en beheersinstrumenten, zoals een overzicht van applicaties waarin archiefbeheer plaatsvindt, een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau en een bewaarstrategie; alsmede aan een Strategisch Informatieoverleg, waarin het gehele informatiebeheer in samenhang aan de orde gesteld kan worden. Belangrijkste aanbevelingen • Zorg dat nog dit jaar gestart wordt met een Strategisch Informatieoverleg. • Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer.
• Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein en betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. • Zorg voor de nodige beleids- en beheersinstrumenten: een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken worden uitgevoerd; een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau; en een bewaarstrategie.
pagina 18