Raadsvoorstel e250074358

Raadsvoorstel

Nr. 02330015087162 Zaaknr. 02330000086774

Onderwerp

:

Datum voorstel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: : :

Raadsvoorstel Aanwijzing elektronische kanalen publieke dienstverlening en mandaatbesluit 16 december 2025 C.A.J. Tigchelaar C. Adema, telefoon 085 1108 272

Voorstel 1.

Het aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Ermelo 2025 vast te stellen, overeenkomstig bijgevoegd besluit (bijlage 1).

2.

Het ‘Mandaatbesluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester inzake het Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening Ermelo 2025’ vast te stellen (bijlage 2).

3.

Elektronische berichten die niet via de aangewezen kanalen binnenkomen, maar via het algemene e-mailadres gemeente@ermelo.nl binnenkomen, tot 1 januari 2027 te accepteren.

4.

Het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Ermelo 2022 in te trekken.

Inleiding De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) treedt op 1 januari 2026 in werking. De Wmebv verplicht bestuursorganen om een digitaal kanaal beschikbaar te stellen waarop inwoners en bedrijven formele berichten elektronisch kunnen indienen. De digitale kanalen komen naast de analoge kanalen, zoals per post, telefonisch of op afspraak. Formele berichten zijn officiële berichten, zoals aanvragen, bezwaarschriften, meldingen en klachten waarop een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet worden genomen. De gemeente Ermelo moet de wijze van elektronisch indienen aanwijzen middels een aanwijzingsbesluit (bijlagen 1 en 2). Daardoor weten inwoners, instellingen en ondernemers via welke weg zij formele berichten moeten versturen als zij ervoor kiezen om dit digitaal te doen. Beoogd effect Het beoogde effect is dat de gemeente Ermelo voor 1 januari 2026 voldoet aan de wettelijke verplichtingen van de Wmebv. Argumenten 1.1 Voldoen aan wetgeving De Wmebv is een opgedragen wet vanuit de Rijksoverheid die de gemeente Ermelo uit dient te voeren in het kader van het medebewind. Middels het aanwijzingsbesluit (bijlage 1 en 3) wordt aan de Wmebv voldaan. Het betreft een beleidsarme aanpassing.

1.2 Duidelijke dienstverlening Het aanwijzingsbesluit komt met een overzichtelijke lijst waarin staat welke digitale kanalen inwoners, instellingen en ondernemingen kunnen gebruiken voor wettelijk voorgeschreven berichten. Dit geeft voor zowel hen als de gemeente Ermelo duidelijkheid en voorkomt discussies over het gebruik van kanalen. 1.3 Mandaatbesluit

onze ref. pagina

02330015087162 2 van 3

De digitale kanalen voor het indienen van formele berichten zijn aan verandering onderhevig. Digitale kanalen wijzigen regelmatig en er worden nieuwe processen toegevoegd of samengevoegd, waarvoor nieuwe digitale kanalen moeten worden ingericht. Om deze wijzigingen eenvoudig te kunnen doorvoeren in het aanwijzingsbesluit, stellen wij voor om deze bevoegdheid uiteindelijk aan de directeur domein bedrijfsvoering Meerinzicht te (onder)mandateren. Op deze manier kan het aanwijzingsbesluit periodiek actueel worden gehouden, zonder telkens een college-, burgemeesters- en raadsvoorstel in te dienen. Bij dit voorstel zitten twee mandaatbesluiten. In het ‘Mandaatbesluit van de raad inzake het aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening Ermelo 2025’ verleent de raad het mandaat aan het college, met de mogelijkheid van ondermandaat aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris en aan het bestuur van Meerinzicht, met de mogelijkheid van verder ondermandaat om wijzigingen aan te brengen in het aanwijzingsbesluit.

In het ‘Mandaatbesluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester inzake het aanwijzingsbesluit kanalen publieke dienstverlening Ermelo 2025’ verleent de burgemeester en verleent het college, mede namens de raad, het mandaat aan het bestuur van Meerinzicht, met de mogelijkheid van ondermandaat aan de directieraad van Meerinzicht en aan de directeur bedrijfsvoering van Meerinzicht om wijzigingen aan te brengen in het Aanwijzingsbesluit. 1.4 Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Ermelo 2022 De Wmebv voorziet in hetgeen in het huidige Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Ermelo 2022 wordt geregeld. Derhalve kan dit besluit worden ingetrokken. 1.5 Accepteren e-mailberichten De Wmebv geeft het bestuursorgaan de bevoegdheid om niet te reageren op aanvragen, klachten en meldingen die niet binnenkomen via een kanaal dat niet is aangewezen (zoals e-mail). Dit is echter vanuit het oogpunt van dienstverlening onwenselijk. Daarom wordt voorgesteld om dergelijke berichten die via het algemene e-mailadres gemeente@ermelo.nl binnenkomen nog een bepaalde periode door te geleiden naar de behandelend ambtenaar. Kijkend naar de pilotgemeenten die de Wmebv al hebben geïmplementeerd hebben 3 van de 4 gemeenten de afweging gemaakt om berichten die niet via het aangewezen kanaal zijn ontvangen, zoals e-mail, toch te accepteren.

Des te meer omdat er op dit moment voor een groot aantal aanvragen en meldingen nog geen specifiek e-formulier is gerealiseerd. Wij vinden het dan ook wenselijk om na de implementatie van de nieuwe wetgeving deze optimalisatie- en efficiëntieslag te bespoedigen. Zodra het digitale stelsel voor het indienen van dergelijke aanvragen en meldingen verder is geoptimaliseerd door middel van specifieke webformulieren of eventueel een integraal digitaal stelsel is het aan te raden om de afweging over het aanvaarden van per e-mail binnengekomen aanvragen te heroverwegen. Om het belang van deze optimalisatie en efficiëntieslag te benadrukken adviseren wij om hiervoor een deadline te stellen op 1 januari 2027. Het aanwijzen van het kanaal e-mail raden wij sterk af, omdat dit met zich meebrengt dat aanvragen of meldingen die naar de persoonlijke e-mailadressen van medewerkers worden verstuurd ook in behandeling genomen moeten worden. Dit is onwenselijk, zowel voor dienstverlening als de uitvoering. Dit kan ertoe leiden dat aanvragen tussen wal en schip raken. Kanttekeningen N.v.t. Communicatie Wanneer het aanwijzingsbesluit is genomen, wordt het gepubliceerd als officiële bekendmaking.

Daarnaast streven we er naar om vanaf 1 januari 2026 aan het automatisch antwoord op een e-mail gericht aan het algemene e-mailadres gemeente@ermelo.nl een tekst toe te voegen waarin duidelijk wordt gemaakt dat het e-mail adres niet is aangewezen als digitaal kanaal voor bestuurlijke berichten, maar dat we dergelijke aanvragen, bezwaarschriften en klachten die alsnog per e-mail binnenkomen tot 1 januari 2027 accepteren. We zullen deze tekst voorleggen aan communicatie om dit inwonervriendelijk te maken. De projectgroep communiceert de te zetten stappen voor de realisatie van de digitale kanalen en het bijhouden van het aanwijzingsbesluit met de desbetreffende ambtenaren binnen de gemeente Ermelo. In het kader van de implementatie binnen de organisatie zal er via hi5 een algemeen communicatiebericht worden verstuurd en zullen alle teamleiders afzonderlijk worden

onze ref. pagina

02330015087162 3 van 3

geïnformeerd. Verder wordt een e-learning opgesteld zodat de betreffende medewerkers goed op de hoogte zijn van de wettelijke verplichtingen vanuit de Wmebv. Financiële gevolgen en dekking N.v.t. Planning - Zo snel mogelijk het Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening van de Raad van Harderwijk 2025 en het Mandaatbesluit van de raad inzake het Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening van Ermelo 2025 vast te stellen. Evaluatie N.v.t.

Het college van burgemeester en wethouders van Ermelo, M. Jacobs, P.J.T. van Daalen, secretaris. burgemeester.

Bijlage(n)

:

Uitnodigen belanghebbende(n)

:

Bijlage 1 Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening van de Raad van Ermelo 2025 Bijlage 2 Mandaatbesluit van de raad inzake het Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening van Ermelo 2025 Bijlage 3 Raadsbesluit e250073962 N.v.t.