Raadsvoorstel e250064581

Raadsvoorstel

Nr. e250064581 Zaaknr. 25e0001281

Onderwerp Datum voorstel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: : : :

Rekenkamerrapport ‘Grip op grote projecten’ 24 oktober 2025 H.R. van Veen Y. Jean, telefoon 0341411495

Voorstel 1. De aanbevelingen over te nemen die de rekenkamer in het rapport aan het college van burgemeester en wethouders doet. En het college op te dragen:



 

Dat in de doorontwikkeling van het projectmatig werken – waar reeds een opdracht voor is gegeven – in elk geval de aspecten uit het rekenkamerrapport voor een standaard Ermelose werkwijze worden meegenomen. En dat de daaruit voortvloeiende uitgangspunten worden vastgesteld door de raad. Dat de doorontwikkeling van het projectmatig werken gekoppeld wordt aan de doorontwikkeling van de inhoudelijke kaders. Versterk de positie van de raad bij de opzet, uitvoering en verantwoording over grote projecten.

Inleiding Het Rekenkameronderzoek naar 'Grip op grote projecten' is gestart naar aanleiding van vragen en suggesties vanuit de gemeenteraad over de manier waarop in de gemeente Ermelo de voorbereiding, sturing en controle van grote projecten wordt vormgegeven. Grote projecten, zoals de herinrichting van de Markt, de ontwikkeling van het Oranjepark en het Windmolenpark, zijn essentieel voor de ontwikkeling van Ermelo, maar brengen ook risico’s en uitdagingen met zich mee, zoals budgetoverschrijdingen en complexiteit. Het doel van het onderzoek is het verbeteren van de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit gebied, met een focus op leren voor lopende en toekomstige projecten. De hoofdconclusie van het onderzoek is dat de gemeente opereert in een context met hoge politieke ambities en structurele personele krapte, wat het moeilijk maakt om kennis structureel te borgen en op een eenduidige wijze te werken. De kaders voor projectmatig werken zijn beperkt uitgewerkt, niet breed bekend en worden niet altijd geborgd in de praktijk, waardoor het werken aan grote projecten te veel persoonsafhankelijk is. Daarnaast wordt de raad nog niet optimaal in positie gebracht én pakt de raad zijn rol zelf ook nog beperkt. Er mist een duidelijke, richtinggevende visie als 'kapstok' voor grote projecten, waardoor het lastig is om scherp te prioriteren.

Het onderzoek heeft gekeken naar drie casussen – Markt 2.0, Windmolenpark en Oranjepark – om in de praktijk inzicht te krijgen in de kaderstelling, de uitvoering en de betrokkenheid van de raad. Het Rekenkamerrapport is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Beoogd effect Over twee jaar, in september 2027, zijn de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek 'Grip op grote projecten' geïmplementeerd en geborgd in de organisatie. Dit leidt tot een geformaliseerde, eenduidige werkwijze voor projectmatig werken bij grote projecten en een versterkte kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad, waardoor de uitvoering van projecten doelmatiger, doeltreffender en rechtmatiger wordt. Argumenten 1.1 De raad krijgt een duidelijkere, vastgelegde rol bij grote projecten, wat bijdraagt aan effectievere sturing en controle.

onze ref. pagina

e250064581 2 van 4

De huidige kaders bevatten nauwelijks uitgangspunten over de rol van de raad bij de start, uitvoering en afronding van grote projecten. Dit maakt het lastig voor de raad om sturend en toetsend op te treden. Het is cruciaal om afspraken over de rol en betrokkenheid van de raad in de kaders te expliciteren. Door in te stemmen met de aanbevelingen, borgt de raad in het nieuwe kader voor projectmatig werken dat: -

De raad voor de start van élk groot project een PID vaststelt. De PID's en de standaarddocumenten voor faseovergangen de betrokkenheid van de raad en het risicomanagement expliciet opnemen. De raad een duidelijke definitie van 'groot project' vaststelt om de inrichting, sturing en verantwoording van projecten beter af te stemmen op de omvang en complexiteit.

1.2 Een eenduidige en gestandaardiseerde werkwijze versterkt de projectbeheersing en vermindert de persoonsafhankelijkheid. De huidige werkwijze leidt tot verschillen in aanpak, sturing en overdracht van informatie tussen projecten, omdat betrokkenen veel vrijheid hebben en documenten zoals checklists voor faseovergangen en overdrachtsdocumenten optioneel of niet consequent worden gebruikt. Bovendien zijn risicomanagement en adequate dossiervorming nog te beperkt structureel ingebed. Door de verdere professionalisering van projectmatig werken via een 'standaard Ermelose werkwijze' met standaarddocumenten en formats, wordt kennis geborgd, de consistentie in de uitvoering bevorderd en de kwetsbaarheid bij personeelswisselingen verminderd. Dit betekent onder andere dat het Startdocument wordt geschrapt om dubbel werk met het PID te voorkomen. 2.1 De raad kan effectiever controleren als informatie eenduidig en op strategisch niveau wordt aangeleverd. De informatievoorziening over de voortgang van projecten is op dit moment niet eenduidig, waardoor de raad zijn controlerende rol beperkt gestructureerd kan uitvoeren en de betrokkenheid vaak op detailniveau plaatsvindt in plaats van strategische sturing. Er is behoefte aan meer informatie tijdens de uitvoering, maar geen draagvlak voor 'extra rapportages'.

Het benutten van de bestaande halfjaarlijkse voortgangsrapportages (voorjaar en najaar) als vast informatiemiddel, gericht op de kernaspecten doelrealisatie, tijd en geld, sluit aan bij de wens van de raad en zorgt voor een gerichtere en effectievere controle. Kanttekeningen 1.1 De hoge politieke ambities in combinatie met structurele personele krapte blijven een risico voor de realisatie van projecten. De gemeente kent structurele personele krapte en wisselingen in de bezetting, waardoor de huidige ambities nog steeds de beschikbare capaciteit overstijgen. Dit leidt ertoe dat projecten soms vastlopen of stilgelegd worden. Een strategisch gesprek met de raad over het ambitieniveau en de beschikbare middelen is noodzakelijk. De voorgestelde implementatie moet hier rekening mee houden, bijvoorbeeld door te focussen op de menselijke kant van de implementatie en de nieuwe werkwijze zo min mogelijk bureaucratisch te maken. Dit risico is aanvaardbaar mits de implementatie wordt gekoppeld aan de actualisatie van inhoudelijke kaders, zoals de Omgevingsvisie 2.0, om zo projecten scherper te kunnen prioriteren. 1.2 De verbeteringen in het projectmatig werken verkeren nog in de ontwikkelfase en hebben in de praktijk nog geen brede doorwerking.

Hoewel de gemeente knelpunten onderkent en werkt aan een Organisatieplan (2025) voor de bredere ontwikkeling van de organisatie (verbeteren ambtelijk-bestuurlijk samenspel, invulling rollen), zijn deze ontwikkelingen nog in de ontwikkelfase en hebben ze in de praktijk nog geen brede doorwerking. Het Organisatieplan biedt weliswaar een positieve basis, maar het is van belang dat de aanbevelingen uit dit onderzoek, specifiek gericht op grote projecten, ingebed worden in de bredere organisatieontwikkeling om daadwerkelijk tot verbetering in de praktijk te leiden. Dit risico is aanvaardbaar, omdat het college reeds een opdracht heeft gegeven om specifiek het projectmatig werken verder te professionaliseren. Communicatie -

Het college zal de aanbevelingen en de instemming van de raad communiceren met de ambtelijke organisatie om draagvlak voor de nieuwe werkwijze te creëren. De communicatie over de nieuwe aanpak van projectmatig werken zal intern gericht zijn op het vergroten van de bekendheid van de kaders en de noodzakelijke gedragsverandering.

onze ref. pagina

e250064581 3 van 4

-

Externe partijen en de omgeving worden geïnformeerd over de verbeterde sturing op grote projecten, met name als dit leidt tot duidelijkere communicatie en participatie over de voortgang en go/no-go momenten.

Financiële gevolgen en dekking De implementatie van de aanbevelingen wordt gezien als een professionalisering van de organisatie en zal primair worden uitgevoerd binnen de kaders van het Organisatieplan 2025. De kosten voor het opstellen van het plan van aanpak en de inzet van interne capaciteit voor de doorontwikkeling en implementatie worden gedekt uit het budget voor organisatieontwikkeling en de reguliere personele inzet. Eventuele extra benodigde middelen voor externe ondersteuning of specifieke tooling (zoals de bredere implementatie van "Monday") zullen worden opgenomen in de meerjarenbegroting, nadat het plan van aanpak is vastgesteld. Planning Beslismoment raad Huidig voorstel

Procedure en tijdspad Vaststellen van de conclusies en de opdracht tot het opstellen van een implementatieplan

Najaarsrapportage 2026

College legt een Plan van Aanpak voor aan de raad voor de implementatie van de aanbevelingen, inclusief de voorstellen voor het vaststellen van de geactualiseerde kaders.

Voorjaarsrapportage 2027 en verder

Halfjaarlijkse verantwoording over de voortgang van de implementatie en de controle op lopende grote projecten op basis van doelrealisatie, tijd en geld.

Evaluatie -

-

Monitoring en evaluatie van de implementatie van de aanbevelingen vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus, waarbij de voortgang wordt meegenomen in de halfjaarlijkse rapportages. Criteria voor de evaluatie zijn onder andere:  De mate waarin de raad zijn kaderstellende rol bij de start van projecten (vaststellen PID's) en zijn controlerende rol tijdens de uitvoering (via voortgangsrapportages) conform de nieuwe afspraken oppakt en ervaart.  De mate van eenduidigheid in de werkwijze voor projectmatig werken binnen de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld het gebruik van het PID, projectplanformat, en de checklist faseovergang).  Het functioneren van het risicomanagement en de dossiervorming bij grote projecten.

De raad van de gemeente Ermelo, J.L. Vissers, griffier,

P.J.T. van Daalen, burgemeester,

onze ref. pagina

e250064581 4 van 4

Bijlage(n)

:

Uitnodigen belanghebbende(n)

:

Raadsbesluit nummer e250064587 Rapport Rekenkamer Grip op grote projecten Ermelo e250064582 Visual Grip op grote projecten Ermelo e250064583 Jan Joris Kram (lid rekenkamer) Thijs Boertien (onderzoeker) Roel Lauwerier (onderzoeker) Jop de Graaff (onderzoeker)