Raadsvoorstel e210034184

Raadsvoorstel

Nr. e210034184 Casenr. 21e0002059

Onderwerp Datum voorstel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: : : :

Rapport langlopende dossiers 18 augustus 2021 dra. Th.A.J. Burmanje mevrouw L. Meijer, telefoon 0341 56 73 11

Voorstel 1. Kennis te nemen van het rapport “Raadsonderzoek Langlopende dossiers; interne en externe communicatie en samenwerking” augustus 2021, in het bijzonder de overkoepelende conclusies in hoofdstuk 7. 2. Het handelingsperspectief (hoofdstuk 8) te omarmen en de intentie uit te spreken met de aanbevelingen (8.3) aan de slag te gaan. 3. De sturing op de opvolging van de aanbevelingen te beleggen bij de driehoek BurgemeesterGriffier-Gemeentesecretaris. 4. Het college te verzoeken de informatie over de betrokkenheidsanalyse te delen met de afdelingen communicatie en dienstverlening en te verwerken in het Participatieplan en de Participatieverordening. 5. De driehoek Burgemeester-Griffier-Gemeentesecretaris te verzoeken 2 jaar na besluitvorming de raad te informeren over de voortgang. 6. De commissie langlopende dossiers op te heffen onder dank van de gedane werkzaamheden. Inleiding Naar aanleiding van de Verkenning politiek-bestuurlijke conflicten en onvrede gemeente Ermelo van de NSOB heeft de gemeenteraad op 11 november 2020 een motie aangenomen getiteld Onderzoek langlopende dossiers. Met deze motie is een commissie opgericht bestaande uit vertegenwoordigers van de zes fracties. Deze commissie is aan de slag gegaan met een plan van aanpak voor het door de raad unaniem gewenste onderzoek naar enkele langlopende dossiers.

Dit plan van aanpak heeft de raad op 3 maart 2021 vastgesteld. Op basis van dit plan van aanpak heeft de commissie langlopende dossiers na een offertetraject Necker van Naem aangewezen om het onderzoek uit te voeren. Daarnaast heeft de commissie drie dossiers benoemd, mede na consultatie van de samenleving, drie dossiers gekozen: Bar Twinns, Pallet- en Timmerfabriek Ten Hove, Tomassen Duck-To. Voor de uitvoering van dit onderzoek heeft het onderzoeksteam van Necker van Naem een documentstudie gedaan met documentatie van de gemeente én van externe direct betrokkenen. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeente, een afvaardiging van de gemeenteraad, het college en externe direct betrokkenen. De commissie betreurt dat Tomassen DuckTo de beslissing genomen heeft niet mee te willen werken aan dit onderzoek, waardoor het perspectief van dit bedrijf niet meegenomen kon worden. De commissie is verheugd dat de gesprekken die hebben plaatsgevonden uitgebreid, constructief en informatief zijn geweest. De commissie langlopende dossiers is gedurende het traject op procesniveau geïnformeerd door het onderzoeksbureau. Het conceptrapport is halverwege juli besproken met de commissie langlopende dossiers.

Hierbij heeft de commissie gekeken of het rapport voldoet aan de offerte-aanvraag en de in de commissie besproken offerte van Necker van Naem waar ook het onderzoeksplan in is verwerkt. De commissie heeft de onderzoekers de gelegenheid geboden in de zomer om het rapport nog iets te laten rijpen en tekstueel

onze ref. pagina

e210034184 2 van 3

aan te passen, met name de hoofdstukken 6 en 7. Nu is het onderzoek afgerond en het rapport definitief. De commissie langlopende dossiers sluit haar werkzaamheden af met het aanbieden van dit rapport aan de gemeenteraad van Ermelo. Het raadsvoorstel is gericht op de door het onderzoeksbureau geformuleerde aanbevelingen. De commissie is van mening dat met dit rapport, samen met een aangepaste organisatieverordening en de stappen die de commissie Zelfreflectie met raad, college en ambtelijke organisatie zet, handvatten biedt om het vertrouwen in de gemeente te herstellen. Gedurende het traject is de commissie langlopende dossiers van uitgebreid advies voorzien door burgemeester Burmanje en dhr. G.J. Put, tevens voorzitter rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk. Voor hun adviezen en betrokkenheid is de commissie hen zeer dankbaar. Beoogd effect Naar aanleiding van het rapport over drie langlopende dossiers kan de raad grote lijnen zien voor wat betreft zorgvuldigheid van bestuurders, raadsleden en ambtelijke organisatie en de communicatie met inwoners.

Necker van Naem geeft de gemeente diverse adviezen mee, waarvan de gemeenteraad met dit raadsvoorstel in de gelegenheid gesteld wordt Argumenten 1.1 De gemeenteraad heeft met een motie gevraagd om een onderzoek Het onderzoeksbureau komt op verzoek van de commissie langlopende dossiers, om lessen te trekken uit de onderzochte dossiers, met aanbevelingen aan raad, college en ambtelijke organisatie. Het is aan de gemeenteraad om te bepalen hoe ze met deze aanbevelingen om wil gaan. 2.1 De aanbevelingen zijn gericht op zowel de raad, als het college, als de ambtelijke organisatie, als de samenwerking tussen deze drie gremia. De driehoek vormt de spil hierin. De burgemeester, griffier en gemeentesecretaris hebben frequent en structureel overleg in wat de driehoek genoemd wordt. Dit gremium is bij uitstek geschikt om de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie te versterken en sturing te geven aan de opvolging van de aanbevelingen. 3.1 De betrokkenheidsanalyse biedt interessante informatie voor communicatie en dienstverlening 4.1 Een momentopname na 2 jaar biedt voldoende tijd om grote stappen te zetten, ook door de nieuwe gemeenteraad In maart 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. De gemeenteraad 2022-2026 en het nieuwe college moeten de stappen die nu gezet worden gaan voortzetten.

Een evaluatiemoment na 2 jaar biedt voldoende ruimte om de ingezette richting te verankeren én voldoende ruimte om op basis van de evaluatie verder bij te sturen. 5.1 De commissie langlopende dossiers heeft haar opdracht uitgevoerd De commissie is opgericht bij motie om een plan van aanpak voor het onderzoek te schrijven en daarna als begeleidingscommissie voor het onderzoek aangebleven. Nu het onderzoek is afgerond en het rapport bij de raad ligt heeft de commissie langlopende dossiers geen functie meer. Daarom adviseert de commissie de commissie op te heffen. Kanttekeningen nvt

onze ref. pagina

e210034184 3 van 3

Communicatie Voorafgaande aan het onderzoek heeft Citisens een onderzoek gedaan naar de wens van de samenleving over de te onderzoeken dossiers. De commissie heeft mede naar aanleiding van die uitkomsten deze drie dossiers gekozen. Gedurende het onderzoek zijn de direct betrokkenen door de gemeente en Necker van Naem geïnformeerd over het onderzoek en hun betrokkenheid daarbij. Daarnaast zijn er enkele momenten geweest waarop de griffie de samenleving heeft geïnformeerd over de procesgang, bijvoorbeeld nadat de agendacommissie 7 juli besloten heeft over de agendering van de behandeling van dit raadsvoorstel. De woordvoerders van de commissie, de heer Arts en de heer Van Veen hebben het contact met de pers onderhouden. De werkzaamheden van de commissie langlopende dossiers zijn gericht op de begeleiding van het onderzoek. Vanaf het moment van publicatie van dit onderzoek ligt het rapport in handen van de raad, daarmee zijn ook alle raadsleden vrij om hun eigen visie op het rapport en de aanbevelingen te delen. Het ambtelijk woordvoerderschap van de raad als bestuursorgaan ligt bij de griffie. De afdeling communicatie zal het woord voeren namens het college en de ambtelijke organisatie. In feite is dat zoals we dat gewend zijn.

Financiële gevolgen en dekking nvt Planning nvt Evaluatie De commissie langlopende dossiers adviseert de driehoek te verzoeken 2 jaar na besluitvorming de raad te informeren over de voortgang. De commissie langlopende dossiers, R. Arts, voorzitter R. van Veen, 2e voorzitter G.J. Brouwer C. Louwerse P. Stam H. Wilhelm L. Meijer, secretaris

Bijlage(n)

:

Uitnodigen belanghebbende(n)

:

Raadsbesluit e210034186 Rapport Necker van Naem e210034189 De extern betrokkenen, om in gesprek te gaan over de aanbevelingen en de stappen die de gemeente zetten moet.