Raadsvoorstel Aanbesteding accountant voor boekjaren 2027-2030

Raadsvoorstel

Nr. 02330015094586 Zaaknr. 02330000088234

Onderwerp Datum voorstel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

: : : :

Aanbesteding accountant Ermelo boekjaren 2027-2030 12 maart 2026 C.A.J. Tigchelaar E.R. Verhoef, telefoon 0341 56 72 37

Voorstel 1. Een gezamenlijke aanbesteding van het accountantscontract 2027-2030 met de ISNV-gemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit te laten voeren; 2. Een gezamenlijke aanbesteding uit te voeren in een perceel met de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht; 3. Twee leden uit de auditcommissie aan te wijzen om samen met de concerncontroller ondersteund door de griffier deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure en namens Ermelo de beoordelingscommissie te vormen. Inleiding Voor de controle van de jaarrekening is met onze huidige accountant, Eshuis Accountants en Belastingadviseurs B.V., een contract afgesloten voor de controle van de boekjaren 2021 tot en met 2024. Dit contract bevatte een eenmalige verlengingsoptie van twee jaar, tot en met de controle van het boekjaar 2026. Van deze optie is gebruik gemaakt. Vanaf boekjaar 2027 dient er dus een nieuw contract met een accountant te worden gesloten voor de boekjaren 2027 tot en met 2030. De aanbesteding zal plaatsvinden in de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe. De gemeenten die met deze aanbesteding meedoen worden gebundeld in percelen. Ermelo maakt onderdeel uit van het perceel van onze EHZM samenwerking. De auditcommissie heeft dit voorstel in haar vergadering van 4 februari 2026 besproken en geadviseerd dit ter besluitvorming aan de raad voor te leggen.

Beoogd effect Te komen tot een contract met een accountant voor de controle van de boekjaren 2027-2030. Argumenten 1.1 Gezamenlijke aanbesteding kan in het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe In het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) is in een ambtelijk overleg tussen de controllers geïnventariseerd hoe de gezamenlijke aanbesteding zou moeten plaatsvinden. Daaruit is gebleken dat alle ISNV-gemeenten en vrijwel alle gemeenschappelijke regelingen bereid zijn gezamenlijk aan te besteden, onder voorbehoud van een besluit door de raad. De raad wordt voorgesteld om gezamenlijk in het verband van de ISNV-gemeenten en gemeenschappelijke regelingen het contract voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan te besteden. Ook wordt u voorgesteld om, net als in 2020, te kiezen voor een looptijd van het nieuwe contract van vier jaar, met een optie op verlenging met één keer twee jaar. Hiermee wordt een maximale termijn van zes jaar gerealiseerd, terwijl de mogelijkheid bestaat om tussentijds het contract te beëindigen (mocht u bijvoorbeeld niet tevreden zijn over de accountant). 2.1 Gezamenlijk aanbesteden en perceelindelingen zijn efficiënt. Efficiencyvoordeel wordt gerealiseerd door niet voor iedere organisatie een eigen inkooptraject te starten en te begeleiden maar één aanbesteding gezamenlijk te organiseren.

Wij verwachten dat ook dit keer een beperkt aantal marktpartijen zal inschrijven. Dit is mede afhankelijk van de grootte van de gekozen percelen. De gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de gemeenschappelijke regeling

onze ref. pagina

02330015094586 2 van 3

Meerinzicht werken al intensief samen. Dit is mede een overweging voor de indeling in één perceel. Gevolg van de perceelindeling is, dat per perceel dezelfde accountant wordt gecontracteerd. Bij de puntentoekenning worden per perceel de punten van de deelnemers bij elkaar opgeteld. Het daaruit voortvloeiende gewogen gemiddelde is de eindscore. Elke organisatie krijgt zijn eigen contract. 3.1 De gemeenteraad wijst de accountant aan. In het kader van artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet is het een bevoegdheid van de raad om de accountant aan te wijzen die belast is met de controle van de jaarrekening. In de beoordelingscommissie van de gemeenten zal de samenstelling van de commissie bestaan uit één of meerdere leden van de auditcommissie tezamen met de concerncontroller. In het traject is een presentatie van de accountants opgenomen. Het traject mondt uit in een bestuursvoorstel tot (voorlopige en definitieve) gunning van de accountantscontrole aan de nieuwe accountant. Kanttekeningen 1.1 De mate van belangstelling vanuit de markt moet worden afgewacht Al bij de vorige aanbesteding bleek er minder wordende belangstelling vanuit de (grote) accountantskantoren voor de gemeentelijke markt vanwege het beschikbare gemeentelijke budget en daarmee het bedrijfsrisico voor de kantoren omdat toch een goede controle opgeleverd moet worden.

De respons vanuit de markt zal ook dit keer weer afwachten zijn. Communicatie Centraal vanuit Meerinzicht/Inkoop zal de communicatie met de inschrijvers worden verzorgd. Intern zullen betrokkenen op de hoogte gehouden worden door de lokale deelnemer uit de werkgroep.

Financiële gevolgen en dekking Op dit moment is er nog geen aanleiding om de huidige financiële kaders aan te passen. Zo nodig zal hierover naar aanleiding van het voorstel tot gunning aanvullende advisering plaatsvinden. Planning Voorjaar 2026 vindt de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding plaats. Najaar 2026 volgt dan de gunning. Begin april

Opstellen concept programma van eisen (fysiek)

Eind april

Definitief maken programma van eisen

Begin mei

Opstellen concept gunningscriteria (fysiek)

Eind mei

Definitieve gunningscriteria

Begin juni

Opstellen prijslijst en geschiktheidseisen in concept (fysiek)

Eind juni

Definitieve prijslijst en geschiktheidseisen

15 mei 2026 30 september 2026

Aanbestedingsdocumenten gereed, ERM: 6 mei raadsvergadering Bestuurlijk akkoord aanbestedingsdocumenten: ERM 23 september of 14 oktober de raadsvergadering

Hierboven staat de ambtelijke planning. Zodra de auditcommissie na de verkiezingen 2026 is samengesteld zal met twee leden hiervan t/m eind juni een traject worden ingepland om eventuele specifieke wensen/eisen voor Ermelo toe te voegen. Interne afstemming Controllers van betrokken gemeenten Werkgroep aanbesteding ISNV Bijlagen Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten 2027-2030(2)

onze ref. pagina

02330015094586 3 van 3

Namens de auditcommissie,

J.L. Vissers, griffier

Bijlage(n)

:

Raadsbesluit nummer Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten 2027-2030

Uitnodigen belanghebbende(n)

:

N.v.t.