Raadsinformatiebrief e240051559

Aan de gemeenteraden van: -

Ermelo

-

Harderwijk

-

Zeewolde

datum onderwerp

19 november 2024 Rapport KPI’s Meerinzicht bedrijfsvoering

onze ref.

02330000246818

zaaknr.

02330000049172

behandeld door

J.C. Snippe

telefoon direct

0341 56 73 18

Geachte raadsleden, De rekenkamercommissie Ermelo Harderwijk en de rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand (Zeewolde) hebben in 2021 gezamenlijk onderzoek naar Meerinzicht verricht. De centrale vraag in dit onderzoek was: In hoeverre is de samenwerking met en de uitvoering door Meerinzicht doeltreffend en doelmatig? De conclusie van dit onderzoek wees uit dat, in brede zin, Meerinzicht goed functioneert maar er geen doelen of kritische prestatie indicatoren (KPI’s) vooraf zijn vastgesteld. Gezamenlijk is er door de EHZ colleges de opdracht gegeven om vervolgens een aantal KPI’s op te laten stellen, met een standaard rapportagemodel en met de mogelijkheid om cijfers met elkaar te kunnen vergelijken. Sinds april van 2023 is adviesbureau Berenschot samen met de ambtelijke kerngroep aan de slag gegaan met deze KPI’s. Adviesbureau Berenschot heeft nu, op basis van een zorgvuldig voortraject met alle betrokkenen, een adviesrapport uitgebracht. Deze is gebaseerd op gesprekken met onder andere de EHZ gemeentesecretarissen- en griffiers, raden en bestuursleden van Meerinzicht. Hierbij heeft een gezamenlijke raad klankbordgroep een belangrijke rol gespeeld. Tevens is Meerinzicht zelf, in de vorm van de controllers en de directie, gaandeweg het proces goed aangehaakt.

Essentieel hierbij was het bespreken en bovenhalen van de verschillende rollen, posities en percepties die er rondom het opstellen van KPI’s voor Meerinzicht bestaan. Daarnaast heeft het bestuur van Meerinzicht een reactie uitgebracht op de rapportage. Hierin is te lezen dat het bestuur zich kan vinden in de aanbevelingen en de set KPI’s goed uitvoerbaar en haalbaar zijn. Ook wordt er in de reactiebrief een eerste schets van het vervolg gegeven.

ons kenmerk: pagina:

02330000246818 2 van 3

Belangrijkste aanbevelingen en KPI’s De rapportage stelt een viertal prestatie indicatoren voor: - Kwaliteit: met als doel het verbeteren van de dienstverlening. - Kwetsbaarheid: met als doel het verminderen van de kwetsbaarheid. - Klantgerichtheid: met als doel het verhogen van de mate van klantgerichtheid - Kostenbeheersing: met als doel het kritisch zijn op de kosten. Deze methode van rapporteren sluit aan bij de bestaande manier waarop Meerinzicht monitoring doet, op basis van de ‘4 k’s’. Ook in de bijgevoegde reactiebrief van het bestuur is te lezen dat deze manier van rapporteren goed uitvoerbaar is. Het rapport stelt dat de KPI’s niet statisch zijn maar voortdurend verfijnd en aangescherpt moeten worden op basis van de praktijkervaringen en feedback van de betrokken gremia. Dit zorgt ervoor dat de KPI’s dynamisch blijven en steeds beter gaan aansluiten bij de (informatie)wensen van de gemeenteraden. Hierdoor blijven de KPI’s relevant en wordt de kwaliteit steeds weer aangescherpt. Een totaaloverzicht van de aanleiding, duiding van de KPI’s en implementatie is te lezen in de bijgevoegde rapportage. Implementatie verder door Meerinzicht De implementatie van de werkwijze van de KPi’s zal worden belegd bij Meerinzicht. Via de colleges hebben zij het verzoek gekregen om de KPI’s handen en voeten te gaan geven, op basis van de bijgevoegde rapportage.

In de reactiebrief van het bestuur van Meerinzicht is te lezen dat Meerinzicht in het eerste halfjaar van 2025 de KPI’s projectmatig wil oppakken. Dit heeft als doel om verdere invulling te geven aan de indicatoren en de normering. Hiervoor wil het bestuur de eerste helft van 2025 nemen. Vervolgens wordt er bij de bestuursrapportage en begrotingswijzigingen 2025 een voorstel meegenomen ter zienswijze aan de raden. De start van de nieuwe werkwijze wordt dan voorzien vanaf januari 2026.

ons kenmerk: pagina:

02330000246818 3 van 3

Met vriendelijke groet, De colleges van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde M. Jacobs, secretaris,

P.J.T. van Daalen, burgemeester,

F.H.W. de Jong secretaris,

J. Joon burgemeester,

K.C. Hamstra

G.J. Gorter

de secretaris,

de burgemeester,