Programmalijn regisseurs en adviseurs bestuur en directie e250036282

Programmalijn Krachtig organiseren: rollen regisseurs en adviseurs bestuur en directie • Heldere rol en taakopvatting regisseurs en adviseurs bestuur en directie • Sturing in relatie tot het Regieteam (strategisch en operationeel) en het Strategisch Beraad • Plan van Aanpak is dynamisch document en ontwikkelt mee met vraagstuk

Onderdeel van Ontwikkelplan Versterken Bestuurskracht Ermelo Plan van Aanpak (16 juni 2025) Juni – december 2025

Programmalijn 2: Krachtig organiseren De programmalijn bestaat (in ieder geval) uit twee onderdelen:

• Heldere rol en taakopvatting regisseurs en adviseurs bestuur en directie • Sturing in relatie tot het Regieteam en het Strategisch beraad (strategisch en operationeel)

Doel: Rollen en taken zijn helder, ook in verhouding tot elkaar. Hierdoor worden bestuurders goed gefaciliteerd bij de invulling van hun bestuurlijke rol. De afbakening tussen de ambtelijke en de bestuurlijke verantwoordelijkheid is duidelijk. Er vindt sturing plaats op de inhoudelijke opgaven en aan de doorontwikkeling van de organisatie. Het draagt bij aan een constructief en complementair bestuurlijke ambtelijk samenspel. Doorlooptijd: Juni tot en met december 2025

Heldere rol en taakopvatting regie gevende rollen (regisseurs en teammanagers) en adviseurs bestuur en directie Doel:

De regisseurs, teammanagers en de adviseurs bestuur en directie hebben helder wat hun rol, taak en verantwoordelijkheid is en hoe hun rollen zich tot elkaar verhouden. Doordat zij uitvoering geven aan hun rol, is het ook voor anderen in de organisatie helder. In de wisselwerking met het bestuur is helder hoe beide rollen zich tot elkaar verhouden, waar ze elkaar aanvullen en waar ze ook echt anders zijn. In hun onderling samenspel en in het samenspel met de organisatie faciliteren ze bestuurders op een manier dat deze hun bestuurlijke rol goed kunnen invullen en goede besluiten kunnen nemen. Het draagt ook bij aan een zuivere afbakening tussen de ambtelijke en de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Doorlooptijd: Juni tot en met december 2025

Sturing op de organisatie ontwikkeling – invulling door Regieteam Het regieteam:

Het regieteam geeft de strategische richting aan en voert regie op de (netwerk) organisatie en organisatieontwikkeling vanuit het principe van zelforganisatie. Het regieteam komt elke twee weken bij elkaar om het te hebben over strategische/ lange termijn zaken en verbetertrajecten te coördineren. In de andere week is er elke twee weken ruimte voor het bespreken van operationele/tactische zaken: dagelijkse zaken waaronder vacatures en verzuim. In dit overleg schuift de directie niet aan. In de overgangsfase schuift de directeur organisatie & bedrijfsvoering wel aan, omdat de systemen nog niet goed zijn ingeregeld voor de regisseurs en teammanagers en voor een periode van overdracht. Doel:

Helderheid over de rol en de bedoeling van het (strategisch en operationeel) Regieteam in de sturing op de organisatieontwikkeling. Doorlooptijd: Juni tot en met december 2025

Sturing op de inhoud – invulling door Strategisch beraad Het strategisch beraad:

Met het strategisch beraad willen we een knip maken tussen bedrijfs- en organisatiekundige regie (regieteam) en inhoudelijke regie (strategisch beraad). De strategisch-inhoudelijke koers moet ontwikkeld, bewaakt én bijgestuurd worden waar nodig. Het strategisch beraad is het platform waar betrokken collega’s, met het vermogen om over de bal heen te kijken, met elkaar integraal kijken naar het gehele inhoudelijke gemeentelijke portfolio. Dit geeft de gemeentesecretaris, als spil in het web, voeding om op inhoud te sturen in de organisatie en in het bestuur. Het strategisch beraad is geen besluitvormend orgaan. Doel: Helderheid over de rol en de bedoeling van het Strategisch beraad vanuit het oogpunt sturing op inhoud en het borgen van integraliteit. Gedeeld beeld over de doorvertaling naar de organisatie (regisseurs en teammanagers). Doorlooptijd: Juni tot en met december 2025

Heldere rol en taakopvatting regie gevende rollen (regisseurs en teammanagers) en adviseur bestuur en directie Aanpak:

We aanpak valt uiteen in twee delen: 1) We richten ons op de (nieuwe) rol van de adviseur bestuur en directie. In een bijeenkomst reflecteren de adviseurs op hun nieuwe rol. Hoe kijken ze naar hun nieuwe rol? Wat werkt en welke dilemma’s ervaren ze? 2) We halen beelden over de rol van de regisseurs en teammanagers. Trapsgewijs voeren we gesprekken met 1) de regisseurs en de teammanagers (individueel), 2)met regisseurs, teammanagers en directie. Om vervolgens na de zomer 3) het samenspel tussen de regisseurs, teammanagers, de adviseurs bestuur en directie en de directie te bespreken.

Sturing in relatie tot het Regieteam en het Strategisch beraad Aanpak:

We aanpak valt uiteen in twee delen: 1) We voeren individuele gesprekken met de regisseurs, de teammanagers en de directie om hun beelden op te halen over hoe zij de gremia ervaren. De beelden worden collectief gedeeld. 2) We observeren tijdens de vergaderingen om een beeld te krijgen hoe de besprekingen gaan. Wat gaat goed? Wat vraagt aandacht?

Rol adviseur bestuur en directie Aanpak:

We aanpak valt uiteen in twee delen: 1) We hebben een werksessie met de adviseurs en bespreken daarin hoe zij kijken naar hun rol. 2) We halen beelden op bij de regisseurs, teamleiders en directeuren over hoe zij naar deze rol kijken. 3) We maken de beelden van de stappen 1 en 2 collectief 4) We verbinden de beelden met de opbrengsten uit traject PHO zodat ook beelden collegeleden over deze rollen meegenomen worden. Finale bespreking met adviseurs en directie.

Activiteiten komende tijd Wat

Wanneer

Wie

Vaststellen uitgangspunten met directie en uitwerken Plan van aanpak

Mei

Mirte, Rosaline en Jolanda

Individuele gesprekken met regisseurs en managers

16 juni en 2 juli

Rosaline en Jolanda

Uitvraag adviseurs bestuur en directie over dilemma’s

25 juni

Rosalie

Voorbereiding bijeenkomst adviseurs bestuur en directie + regisseurs

2 juli

Rosaline en Jolanda

Werksessie adviseurs bestuur en directie (“tegen welke dilemma’s loop je aan?”)

10 juli

Aletta, Mirte, Jelle, Matthijs, Rosaline en Jolanda

Bijeenkomst regisseurs en directie terugkoppeling rode draden

10 juli

Selma, Evita, Henk, Robin, Sandra, Marcel, Saskia, Rosaline en Jolanda

Terugkoppeling versturen op beide bijeenkomsten

Medio juli

Rosaline en Jolanda

‘Vlieg op de muur’ bij strategisch regieteam, operationeel regieteam en strategisch beraad

September

Rosaline en Jolanda

Werksessie reflectie adviseurs bestuur en directie (“hoe werken de besproken interventies?)

Oktober

Aletta, Mirte, Jelle, Matthijs, Rosaline en Jolanda

Samenspel tussen regisseurs, adviseurs bestuur en directie

Oktober

Selma, Evita, Henk, Robin, Sandra, Marcel, Saskia, Aletta, Mirte, Jelle, Matthijs, Rosaline en Jolanda

Bundelen ervaringen en verder aanscherpen werkwijze

Oktober

Mirte, Rosaline en Jolanda