Programmalijn doorontwikkeling PHO's e250036273

Programmalijn Krachtig organiseren: doorontwikkeling PHO’s • Meer uniforme en kwalitatieve PH-overleggen • Plan van Aanpak is dynamisch document en ontwikkelt mee met vraagstuk

Onderdeel van Ontwikkelplan Versterken Bestuurskracht Ermelo Plan van Aanpak (16 juni 2025) Mei – december 2025

Doorontwikkelen PHO’s: doel, doorlooptijd en aanpak Doel: Het is duidelijk voor alle betrokken welke doel het pho dient, overeenstemming over wie er bij deze overleggen regulier aanwezig moet zijn, afstemming over methodiek en verwachtingen. Het eindelijke doel is meer uniforme en kwalitatieve PHO-overleggen. Doorlooptijd: Mei tot en met december 2025 Aanpak:

Op basis van een ronde langs de betrokkenen komen tot een advies over de gewenste werkwijze, dit in de praktijk brengen als pilot en op basis van de praktijkervaringen aanscherpen van deze werkwijze.

Doorontwikkelen PHO’s: uitgangspunten Uitgangspunten:

• Betreft alle PHO’s • Behoudt het goede • Ruimte voor maatwerk (80/20 – verhouding) Wat nemen we mee in het traject:

• • • • • • •

Procesbenadering: voorbereiding, PHO, vervolgstappen Documentenstroom: agenda, oplegger, verslaglegging, etc.

Kwaliteit van de documenten: inhoud, opbouw, opmaak, visualisaties, etc. Kwaliteit van het overleg: agenda, interactie, ruimte, besluitvorming, etc Aard van de agendapunten: hamerstuk, bespreekstuk, overig onderwerp

Deelnemers PHO’s: vaste kern, variabele gesprekspartners afhankelijk van onderwerp Rollen van deelnemers: voorzitter, secretaris, etc.

Doorontwikkelen PHO’s: relevante aspecten

Why

Waarom en waartoe doen we dit overleg? Dit gaat over het bestaansrecht, de intentie en het hogere doel van het portefeuillehouderoverleg

How Hoe geven we het overleg vorm? Hier gaat het om de werkwijze, processen, onderlinge verhoudingen en overlegcultuur.

What Wat doen we concreet in het overleg? De zichtbare, praktische invulling: wie doet wat, welke onderwerpen, welke uitkomsten.

Doorontwikkelen PHO’s: relevante aspecten Perspectief

Aspect PHO

Toelichting

Why

Doel en functie van het overleg

Wat is het beoogde doel van het overleg? Waarom is dit overleg überhaupt nodig?

Beleidsmatige en bestuurlijke aansluiting Verwachtingen en tevredenheid

Draagt het overleg bij aan het realiseren van bestuurlijke prioriteiten en beleidsontwikkeling? In hoeverre sluit het overleg aan bij de verwachtingen van betrokkenen, en wat zegt dat over het ‘waarom’ en ‘waartoe’? Begrip en afbakening van de rol van portefeuillehouder, secretaris, ambtenaren en eventueel anderen. Vertrouwen, wederzijds begrip, aanspreekcultuur en onderlinge interactie.

How

Rolduidelijkheid Relatie en samenwerking Voorbereiding en informatievoorziening Agendasetting en sturing

What

Tijdigheid, volledigheid, kwaliteit en relevantie van stukken en toelichting.

Structuur en frequentie

Wie bepaalt de agenda? Is er ruimte voor strategische onderwerpen? Wordt er regie gevoerd? Regelmaat, duur, type overleg (operationeel/tactisch/strategisch) en format.

Werkvormen en overlegstijl

Interactief, informeel, zakelijk, verdiepend, brainstormend – wat past bij de overlegdoelen?

Lerend vermogen en reflectie

Is er ruimte om stil te staan bij de werking van het overleg en bij te sturen?

Bemensing (wie zit er aan tafel) Besluitvorming en opvolging

Welke functies of personen nemen deel? Sluit de samenstelling aan bij het doel en type overleg? Worden er besluiten genomen? Hoe worden afspraken vastgelegd en opgevolgd?

Tijdsbesteding en efficiëntie

Wordt de beschikbare tijd goed benut? Zijn de overleggen doelmatig?

Doorontwikkelen PHO’s: hoofdlijn aanpak

Huidige situatie • • • •

Hoe ervaar je de huidige situatie? Vragen over why / how / what Wat mis je? Waar wil je afscheid van nemen?

Mei – juli: • Korte interviews wethouders • Groepsgesprekken • Enquête medewerkers

Augustus – december 2025: • Samenvatting en advies • Pilot periode (6 weken) • Evalueren en volgende stap in ontwikkeling PHO

Toekomstige situatie

• •

Schets van ideaalbeeld Maatwerk & standaardisatie (80 / 20)

Doorontwikkelen PHO’s: hoofdlijn aanpak

• Uitwerken PvA • Plannen activiteiten

Opstarten

Interviews en gesprekken • Interviews • Groepsgesprekken • Enquete

• Analyse • Advies Lysias • Bundeling informatie • Advies uitwerken Analyse en advies

Pilot aangescherpte werkwijze • Besluitvorming • Organiseren randvoorwaarden • Pilot 6 weken

• Evalueren werkwijze • Verder aanscherpen werkwijze PHO’s Evaluatie en verdere aanscherping

Activiteiten komende tijd Wat

Wanneer

Wie

Vaststellen uitgangspunten en uitwerken Plan van aanpak

Mei

Mirte, Julia, Rosaline, Frank

Inventarisatie ‘wensen en behoeftes’ Korte interviews portefeuillehouders Groepsgesprekken regisseurs en secretarissen Enquête onder direct betrokkenen

Mei – juni Juni Juni – juli

Rosaline en Frank Mirte, Rosaline, Frank Rosaline en Frank

Analyseren verkregen informatie

Juli – aug

Mirte, Rosaline, Frank

Advies van Lysias vanuit ervaringen elders

Juli – aug

Rosaline, Frank

Bundeling verkregen informatie en komen tot advies over aangescherpte werkwijze aan regieteam, directie en college

Aug – sept

Mirte, Rosaline, Frank

Besluit over aangescherpte werkwijze

Sept

Directie (na consultering college)

Organiseren van de randvoorwaarden om te kunnen starten met aangescherpte werkwijze

Sept

Mirte

Pilot periode (nieuwe werkwijze testen in de praktijk)

Sept – okt

Alle betrokkenen

Reflecteren op basis van de praktijk

Okt – nov

Mirte en betrokkenen

Bundelen ervaringen en verder aanscherpen werkwijze

Nov

Mirte, Rosaline, Frank

Definitieve werkwijze in praktijk brengen

Nov e.v.

Mirte