PID e250014754

Project Initiatie Document

Nr. 02330000269059 Zaaknr. 02330000074223

Projectnaam Versie, datum, status Planning

Actieplan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) 1 juli 2025

Startdatum: 20 juli 2025

1. Achtergrond

Einddatum: 1 november 2025

De gemeente (en Meerinzicht) koopt als organisatie diverse producten en diensten in. Van klein kantoormateriaal tot grote infrastructuurprojecten. Binnen de gemeente is er behoefte aan concrete stappen om echt werk te maken van duurzaam inkoopbeleid. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is een integrale benadering waarbij overheden, zoals gemeenten, bij de aankoop van producten, diensten en werken niet alleen kijken naar prijs en kwaliteit, maar ook naar de maatschappelijke impact. Het gaat erom dat de gemeente als opdrachtgever en inkoper haar verantwoordelijkheid neemt voor de effecten van inkoopbeslissingen op mens, milieu en maatschappij. Gemeente Ermelo heeft een aantal jaar geleden het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ondertekend en een actieplan opgesteld. Met het ondertekenen van het manifest wordt een intentie gegeven voor het vormgeven van MVOI binnen de organisatie. In het actieplan worden plannen concreet gemaakt, wordt de uitvoering geborgd en wordt er regelmatig gerapporteerd over de resultaten van de uitvoering. In de visie en uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2024-2028 (project 18: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) is de wens opgenomen om het actieplan in 2025 te herzien. Als gemeente willen we in dit project samen optrekken met de andere gemeenten en Meerinzicht.

onze ref. pagina

02330000269059 2 van 3

2. Probleemstelling

Op dit moment zijn er binnen gemeente Ermelo op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) geen kaders of richtlijnen. Er is jaren geleden wel een actieplan MVI gemaakt, maar hier wordt niet op gestuurd. Dit betekent dat het op dit moment afhankelijk is van individuen of MVOI aandacht krijgt binnen aanbestedingstrajecten/inkoop. Als gemeente hebben wij een voorbeeldfunctie als het gaat om MVOI.

3. Doelstelling

Herzien van het huidige actieplan MVI en creëren van breed draagvlak binnen de organisatie voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.

4. Resultaat

Resultaat van dit project is een geactualiseerd actieplan en implementatieplan die ons als organisatie kaders biedt om MVOI vorm te kunnen geven. Binnen dit project valt het opstellen van een actieplan. Ook de implementatie van het actieplan valt binnen dit project. De uitvoering van dit actieplan is een continu proces en valt buiten de scope. In het actieplan wordt ook beschreven hoe een succesvolle uitvoering gerealiseerd kan worden. Ontwikkelen actieplan (Q2-Q4) Binnen het kernteam (bestaande uit beleidsadviseur duurzaamheid, adviseur inkoop, adviseur Social Return on Investment) wordt het actieplan opgesteld. Het landelijk actieplan (van Pianoo, landelijk expertisecentrum aanbesteden) vormt hiervoor de basis. De te nemen stappen om tot een actieplan te komen zijn: 1. 0-meting: waar staan we en wat doen we al? 2. Ambities en doelen: waar gaan we heen en binnen welke kaders? 3. Kansrijke aanbestedingen: welke aanbestedingen komen eraan? 4. MVOI in het inkoopproces: hoe passen we MVOI toe bij de gekozen aanbestedingstrajecten? 5. Planning: wat zijn de acties voor komend jaar? 6. Implementatie: wat is er nodig om tot een succesvolle uitvoering te komen? Om de kans op een succesvolle implementatie te vergroten, betrekken we bij alle stappen projectleiders/budgethouders uit de organisatie.

5. Afbakening

6. Projectfasering

7. Risico’s

8. Kosten 9. Projectorganisatie

10. Relaties andere initiatieven

MVOI is niet alleen een inkoop-aangelegenheid, het vraagt een andere manier van kijken voor de gehele organisatie. Een mogelijk risico is dat het lastig is om de hele organisatie hierin mee te krijgen. Om dit risico te ondervangen worden ook andere afdelingen betrokken en wordt een communicatieplan opgesteld. Dit project vraagt alleen om interne capaciteit. De beleidsadviseur duurzaamheid is verantwoordelijk voor de voortgang van het project. Gedurende het project wordt er een beroep gedaan op de volgende collega’s: Beleidsadviseur duurzaamheid gemeente Ermelo (4 uur per week) Beleidsadviseurs duurzaamheid gemeente Harderwijk en Zeewolde (16 uur over de gehele looptijd) Inkoper gemeente Ermelo (Meerinzicht, 1-2 uur per week) Beleidsadviseur facilitair (Meerinzicht, 5 uur over de gehele looptijd) Adviseur Social Return on Investment (SROI) (Meerinzicht, 5 uur over de gehele looptijd) Projectcommunicatieadviseur (16 uur over de gehele looptijd) Dit project heeft raakvlakken met de volgende (nog op te stellen) initiatieven: -

Verduurzaming maatschappelijk vastgoed (project 7 Visie en uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2024-2028) Uitvoering mobiliteitsbeleid (project 10 Visie en uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2024-2028) Gemeentelijke organisatie (project 39 Visie en uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2024-2028) Social Return On Investment (SROI)

onze ref. pagina

02330000269059 3 van 3

11. Bijlagen

Nvt

Selma de Schipper, Ambtelijk opdrachtgever

Lotte Schuurman, projectleider

Akkoord opdrachtgever

Akkoord projectleider

Datum:

Datum: