PID e240043672

Project Initiatie Document

Nr. 02330000239252 Zaaknr. 02330000064302

Projectnaam Versie, datum, status Planning

Dashboard duurzaamheid Ermelo 17 maart 2025, ter vaststelling college Startdatum: 1 april 2025

1. Achtergrond

Einddatum: 30 juni 2026

Bij de gemeenteraadsvergadering van 21 november 2023 is de motie ‘Onderzoek implementeren duurzaamheidsdashboard’ unaniem door de gemeenteraad van Ermelo aangenomen. Deze motie roept het college op om een online duurzaamheidsdashboard voor de gemeente Ermelo op te zetten en een budget voor het opzetten van het dashboard op te nemen in de nieuwe Visie Duurzaamheid. In de ‘Visie en uitvoeringsprogramma duurzaamheid 2024-2028’ is het ‘ontwikkelen en onderhouden van een dashboard’ als project opgenomen en is er budget vrijgemaakt voor het ontwikkelen en onderhouden van het dashboard. Voor zowel Zeewolde, Harderwijk als Ermelo is de wens om een dasboard te hebben, dan wel deze verder te ontwikkelen. De gemeente Harderwijk heeft inmiddels een eerste versie van het duurzaamheidsdashboard ontwikkeld.

2. Probleemstelling

Op dit moment is het voor de het college, de gemeenteraad, bewoners, bedrijven en andere stakeholders onvoldoende zichtbaar waar Ermelo staat op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast heeft het College en de raad de behoefte om jaarlijks te monitoren en wanneer nodig bij te sturen. Om dit te kunnen doen is het van belang dat de raad en College een integraal beeld hebben van de duurzaamheidsinspanningen- en resultaten.

3. Doelstelling

Dit project heeft als doel om inzichtelijk te maken waar de gemeente Ermelo staat op het gebied van duurzaamheid en hoe dit zich verhoudt tot de doelstellingen. De resultaten en inspanningen op het gebied van de energietransitie, klimaatadaptatie, biodiversiteit en circulaire economie worden begrijpelijk en in samenhang inzichtelijk gemaakt.

onze ref. pagina

02330000224560 2 van 4

4. Resultaat

Wanneer dit project is afgerond staat er een duurzaamheidsdashboard online welke publiek toegankelijk is. Dit dashboard geeft inzicht in de resultaten en inspanningen op het gebied van duurzaamheid van de gemeente Ermelo. De data is op een dusdanige manier inzichtelijk gemaakt, zodat helder is waar gemeente Ermelo staat ten opzichte van (tussentijdse) doelstellingen.

5. Afbakening

De afbakening van het dashboard is gelijk aan de afbakening van de visie- en uitvoeringsprogramma duurzaamheid 2024-2028. De hierin benoemde projecten, doelstellingen en resultaten moeten een plek in het dashboard krijgen.

6. Projectfasering

Fase 1 en 2: deze fases hebben als doel om voor Ermelo en Zeewolde een duurzaamheidsdashboard te ontwikkelen, vergelijkbaar met het reeds ontwikkelde dashboard van Harderwijk.

Fase 1: Data verzamelen en bewerken versie 1.0 (Q2 2025) In deze fase wordt alle benodigde data verzameld en bewerkt voor de eerste versie van het dashboard. Fase 2: Bouwen en publiceren versie 1.0 (Q2 2025) In deze fase wordt de eerste versie van het dashboard ontwikkeld. Hiermee heeft Ermelo (en Zeewolde) en vergelijkbaar dasboard als het huidige dashboard van Harderwijk. Deze versie wordt gepubliceerd voor intern gebruik en kan vooruitlopend op de eindversie gebruikt worden om inzicht te geven in de voortgang van het uitvoeringsprogramma richting college en raad. Fase 3 t/m 6: deze fases betreffen het verder ontwikkelen van de duurzaamheidsdashboards voor Ermelo, Harderwijk en Zeewolde.

Fase 3: Verzamelen behoeften duurzaamheidsdashboard 2.0 (Q2-Q3 2025) In deze fase worden de wensen voor de versie 2.0 van het dashboard geïnventariseerd binnen de organisatie en met stakeholders. Hierbij worden de stakeholders die hebben geparticipeerd in de totstandkoming van de visie- en uitvoeringsprogramma duurzaamheid gevraagd om ideeën aan te leveren voor de ontwikkeling van het dashboard. Ideeën worden getoetst aan de vastgestelde visie- en uitvoeringsprogramma duurzaamheid 2024-2028. Fase 4: Data verzamelen en bewerken versie 2.0 (Q3 2025) In deze fase wordt alle benodigde data verzameld en bewerkt voor de tweede versie van het dashboard. Hierin worden de wensen vanuit de drie gemeenten voor de doorontwikkeling van het dashboard verwerkt. Fase 5: Bouwen en publiceren van versie 2.0 (Q4 2025) In deze fase wordt de tweede versie van het dashboard ontwikkeld. Hiermee heeft Ermelo (en ook Harderwijk en Zeewolde) een dashboard die in lijn is met het de eigen visie- en uitvoeringsprogramma. Deze versie wordt gepubliceerd voor intern gebruik. Fase 6: Publicatie dashboard voor extern gebruik (Q1 2026 - Q2 2026) Het extern publiceren van een dashboard moet aan veel eisen voldoen op het gebied van onder andere data-veiligheid, toegankelijkheid en AVG. Hierdoor verwachten we dat deze fase een relatief lange doorlooptijd heeft. 7. Risico’s

Doorlooptijd De doorlooptijd is afhankelijk van prioritering van het project bij business intelligence (BI), ICT en Geo. De vraag naar informatieproducten als dashboards is hoog, waardoor tijdig een beroep gedaan moet worden op capaciteit van de benodigde medewerkers.

onze ref. pagina

02330000224560 3 van 4

Publiekelijke beschikbaarheid Het publiekelijk beschikbaar stellen van het dashboard kent praktische implicaties waardoor de uitwerking wordt bemoeilijkt. Aangezien het dashboard op een intern systeem wordt opgebouwd moet er een specifieke externe server worden opgezet, zodat kwaadwillenden niet via het dashboard kunnen inbreken in het interne systeem. Datakwaliteit De betrouwbaarheid van het dashboard is direct verbonden aan de kwaliteit van gebruikte databronnen. Onnauwkeurigheden in data of onvolledige datasets kunnen de betrouwbaarheid van het dashboard aantasten. De beschikbaarheid van goede data is daarom noodzakelijk. Voor data is gemeente Ermelo voor een groot deel afhankelijk van landelijk beschikbare databronnen. 8. Kosten

Door de samen op te trekken in dit project met Harderwijk en Zeewolde worden voor de inzet van capaciteit geen aparte kosten door Meerinzicht hiervoor in rekening gebracht. Het bewerken van data en creëren van informatieproducten valt binnen de samenwerking. Eventuele kosten voor software ten behoeve van het extern publiceren worden gedekt uit het uitvoeringsprogramma duurzaamheid 2024-2028.

9. Projectorganisatie

- Beleidsadviseur Duurzaamheid – 2 uur per week De projectleider vanuit team Duurzaamheid Ermelo zal een sturende rol oppakken in het proces. Hij of zij zal het aanspreekpunt zijn van de andere betrokken medewerkers en zal het proces coördineren. - Trainee Duurzaamheid – 4 uur per week De trainee duurzaamheid ondersteunt de projectleider in zijn/haar werkzaamheden. - Beleidsadviseurs Duurzaamheid (Harderwijk en Zeewolde) – 4 uur per week Vanaf fase 1 is ook een beleidsadviseur van Zeewolde betrokken in de projectorganisatie. Vanaf de doorontwikkeling in fase 3 zal ook een beleidsadviseur van de gemeente Harderwijk deelnemen. - Business Intelligence Specialist (Meerinzicht) – 2 uur per week De BI-specialist zal samen met de BI-consultant werken aan de inhoud van het dashboard. De specialist zal zich met name bezighouden met het monitoren van de KPI’s en het aanpassen van teksten. De benodigde capaciteit van de BIspecialist is afgestemd met de leidinggevende (Meerinzicht) van team BI. - Business Intelligence Consultant (Meerinzicht) – 6 uur per week De BI-consultant werkt samen met de BI-specialist met het opzetten van de benodigde digitale infrastructuur en het uitwerken van het dashboard. De consultant zal de reeds beschikbare data hierin verwerken. In overleg wordt afgestemd welke data in het dashboard wordt opgenomen en hoe deze zullen worden weergegeven.

De benodigde capaciteit van de BI-consultant is afgestemd met de leidinggevende van team BI. - Bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever – 3 uur over de gehele looptijd De bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgever worden periodiek en bij het ingaan van nieuwe fases betrokken. Voor de bestuurlijk opdrachtgever zal dit in de PHO plaatsvinden. Voor de ambtelijk opdrachtgever zullen hiervoor afstemmingsmomenten ingepland worden.

10. Relaties andere initiatieven

Het duurzaamheidsdashboard is één van de vele projecten die zijn opgenomen in de Visie en Uitvoeringsprogramma Duurzaamheid 2024-2028 en raakt op deze manier aan alle hierin geformuleerde projecten.

onze ref. pagina

02330000224560 4 van 4

11. Bijlagen

nvt

Ronald van Veen & Selma de Schipper opdrachtgever (Bestuurlijk en Ambtelijk)

Stefan Ramaker, projectleider

Akkoord opdrachtgever

Akkoord projectleider

Datum:

Datum: