Overdrachtsdocument auditcommissie 2026 definitief (2)

Overdrachtsdocument voor de auditcommissie in de raadsperiode 2026-2030

Vastgesteld door de auditcommissie op 4 maart 2026

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Hoofdstuk 1 Instelling, samenstelling en bijeenkomsten ....................................................................... 4 Samenstelling ...................................................................................................................................... 4 Bijeenkomsten ..................................................................................................................................... 5 Terugkoppeling naar de gemeenteraad .............................................................................................. 5 Sfeer .................................................................................................................................................... 6 Hoofdstuk 2 Taken en rol ........................................................................................................................ 6 Voorbereidende taken in relatie tot de accountant ........................................................................... 6 Voorstellen en adviezen ontwikkeling P&C-documenten ................................................................... 9 Voorbereiding van de aanpassing financiële verordeningen 212, 213 en 213a ...............................

11 Afstemming onderzoeken 213a en rekenkamer ............................................................................... 12 De Rekenkamer ................................................................................................................................. 12 Gezamenlijke auditcommissies Ermelo Harderwijk Zeewolde ......................................................... 15 Ten overvloede: het belang van leren en ontwikkelen ..................................................................... 16 Bijlagen .................................................................................................................................................. 17 A.

Jaarplanning auditcommissie 2026 ........................................................................................... 18

B.

Uit het Reglement van Orde van de gemeenteraad Ermelo 2025 ............................................ 19

C.

Uit de verordening op de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 ............................. 20

D.

Uit de samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 .......... 20

2

Inleiding De auditcommissie vindt het belangrijk om aan het einde van de raadsperiode 2022-2026 dit overdrachtsdocument aan te bieden aan de nieuwe gemeenteraad en de nieuwe auditcommissie. In het document staan de taken en rollen beschreven, de belangrijke ontwikkelingen in de afgelopen vier jaar en specifieke onderwerpen die in 2026 gaan spelen. Ook geven we de nieuwe auditcommissie een aantal suggesties en adviezen mee. We hopen met dit overdrachtsdocument bij te dragen aan een goede start van de nieuwe auditcommissie. Bert Visser voorzitter auditcommissie mei 2023- maart 2026 Belangrijke documenten voor de auditcommissie op een rij ✓ Reglement van Orde van de Gemeenteraad van Ermelo 2025 https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR726152/1 ✓ Financiële verordening gemeente Ermelo 2023 (artikel 212 Gemeentewet) https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR715718/2 ✓ Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Ermelo 2023 (artikel 213 Gemeentewet) https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR715703/1 ✓ Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur 2016 (artikel 213a Gemeentewet) https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR408685/1 ✓ Verordening Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 ✓ Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo

Harderwijk Zeewolde 2026 ✓ Visie op de Rekenkamer oktober 2025

3

Hoofdstuk 1 Instelling, samenstelling en bijeenkomsten De auditcommissie is een commissie die is ingesteld door de gemeenteraad met als doel de raad te ondersteunen bij financieel-technische onderwerpen. De taken, samenstelling en werkwijze zijn vastgelegd in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Ermelo 2025. In bijlage 1 is de tekst uit het Reglement van Orde die over de auditcommissie gaat opgenomen. Hieronder lichten we nog het een en ander toe.

Samenstelling Iedere fractie vaardigt een raadslid of een fractievertegenwoordiger af lid van de auditcommissie. De leden worden benoemd door de gemeenteraad. De leden kiezen uit hun midden een voorzitter. De auditcommissie en in het bijzonder de voorzitter worden bijgestaan door een raadsadviseur van de griffie in de rol van secretaris van de auditcommissie. De secretaris ondersteunt bij de (voorbereiding van de) vergadering, zorgt voor verslaglegging en adviseert de auditcommissie waar nodig en gewenst. Advies Vanaf 2023 waren daadwerkelijk alle fracties vertegenwoordigd in de auditcommissie. De ervaring leert dat dit waardevol is voor de effectiviteit en de positionering van de auditcommissie. We adviseren de nieuwe gemeenteraad dan ook om dit voort te zetten op papier en in de praktijk. De auditcommissie kent een aantal vaste adviseurs die op uitnodiging aanwezig kunnen zijn bij de vergaderingen: de concerncontroller en de wethouder Financiën. Laatstgenoemde kan zich bij laten staan door een ambtelijk adviseur (adviseur financiën). We hebben er hebben als auditcommissie voor gekozen om de wethouder Financiën uit te nodigen om aanwezig te zijn bij de vergaderingen, tenzij het agendapunt zich daarvoor niet leent.

Advies In de praktijk waren de wethouder Financiën, concerncontroller en strategisch financieel adviseur regelmatig op uitnodiging aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie. De technische toelichting op onderwerpen werd over het algemeen verzorgd door de aanwezige ambtenaren. De wethouder stelde zich bescheiden op en gaf desgewenst een advies aan de auditcommissie. Hun aanwezigheid droeg bij aan de goede functionering van de auditcommissie. Zij voorzagen de auditcommissie van een toelichting op interne werkwijzen en van adviezen en suggesties. Anderzijds bood het ruimte aan de auditcommissie om periodiek feedback te geven op de P&Cstukken. Dit alles was van toegevoegde waarde voor de besprekingen binnen de auditcommissie en voor de samenwerking tussen auditcommissie, ambtelijke organisatie en het college. We adviseren de nieuwe auditcommissie om deze vruchtbare samenwerking voort te zetten door regelmatig de vaste adviseurs uit te nodigen voor de vergaderingen. Een goede rolverdeling is daarbij belangrijk: een zelfbewuste auditcommissie ie de eigen agenda bepaalt en samenwerking zoekt met de functionarissen die te gast zijn bij de vergaderingen. Naast de vaste adviseurs kan de auditcommissie ook andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen.

De auditcommissie 2022-2026 heeft zich bijvoorbeeld aan het begin van de zittingsperiode laten adviseren en trainen door een externe coach.

4

Advies De auditcommissie volgde aan het begin van de periode (2023) een training over sturen met P&C documenten en wat dit vraagt van de opzet en inhoud daarvan en de rol van de auditcommissie daarbij. Ook is er onder leiding van de voorzitter veel aandacht geweest voor teamvorming en samenwerking binnen de auditcommissie. Het advies aan de nieuwe auditcommissie is om tijd en ruimte te maken voor teamvorming en een goede start van de auditcommissie. Daar is een training over de verschillende rollen die een auditcommissie kan invullen ook van belang. Hier zijn namelijk keuzes in te maken. Het maken van een keuze geeft helderheid en koers voor de gehele periode van de auditcommissie. In Notubiz staat een aparte vergadermap voor de auditcommissie. In de map ‘trainingen raadsperiode 2022-2026’ staan de presentaties en samenvattingen van de gevolgde trainingen. We adviseren nadrukkelijk de gehele raad om aan het begin van de raadsperiode een training financiën voor non-financials te volgen. Een tweede (en iets minder nadrukkelijke) suggestie is om een training Pepperflow te laten organiseren voor de raad. Dit kan helpen bij het beter kunnen lezen van de begrotingsapp die de gemeente gebruikt.

Bijeenkomsten De auditcommissie vergadert ongeveer 5 keer per jaar (op de diversenavond van de raad). De vergaderingen zijn besloten. Dat is wenselijk omdat: - In de auditcommissie vinden geen politieke discussies plaats maar wordt louter financieeltechnische informatie uitgewisseld; - Er vindt geen besluitvorming plaats anders dan een advies aan de raad (de adviezen zijn openbaar); - Het draagt bij aan het kunnen bespreken van soms gevoelige informatie en het kunnen voeren van een open en onbevangen gesprek en technische informatie-uitwisseling. De agenda en stukken worden een week van te voren gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem (niet openbaar gepubliceerd). Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt dat wordt vastgesteld door de auditcommissie. De planning van de vergaderingen van de auditcommissie wordt afgestemd op de P&C-cyclus en de raadsbehandelingen van de P&C-documenten. In bijlage 2 is de jaarplanning voor de auditcommissie voor 2026 opgenomen. De jaarplanning kent een aantal terugkerende onderdelen die voortvloeien uit de taken van de auditcommissie. In hoofdstuk 2 gaan we hier verder op in.

Terugkoppeling naar de gemeenteraad De verslagen van de auditcommissie zijn via Notubiz voor alle raadsleden en fractievertegenwoordigers in te zien. De auditcommissie weegt per onderwerp af of een het uitbrengen van een schriftelijk advies over een bepaald onderwerp aan de gemeenteraad van belang is. Het is daarnaast aan de leden van de auditcommissie om de eigen fracties op de hoogte te houden van de opgedane kennis in de auditcommissie, voorzover deze geen politieke afweging en besluitvorming vraagt.

5

Advies Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de uitwisseling van kennis tussen de auditcommissie en de raad (en ook binnen de eigen fracties). Dat geldt met name voor de onderwerpen waarover de auditcommissie geen schriftelijk advies uitbrengt aan de gemeenteraad. Goed om hierbij bij de start van de nieuwe auditcommissie met elkaar over na te denken.

Sfeer We hebben gekozen voor een informele sfeer binnen de auditcommissie. Zo tutoyeren we de ander, spreken elkaar aan met de voornamen en vergaderen we in een ruimte zonder microfoons. We vragen de vaste adviseurs en gesprekspartners zoals de accountant en de rekenkamer een onderwerp goed voor te bereiden en laten ons uitgebreid mondeling meenemen (eventueel ondersteund door een presentatie). We ruimen voldoende tijd in voor hen in de agenda zodat er een goede informatie-uitwisseling kan plaatsvinden.

Hoofdstuk 2 Taken en rol De taken van de auditcommissie zijn (Reglement van Orde van de gemeenteraad): a. De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; b. De voorbereiding van het door de raad vast te stellen normenkader; c. De voorbereiding van de selectie van een accountant; d. De voorbereiding aanpassing financiële verordeningen 212, 213 en 213a; e. Eerste aanspreekpunt voor de accountant betreffende opzet en uitvoering van de accountantscontrole; f. Het formuleren van specifieke onderwerpen voor de interim-controle door de accountant; g. Afstemming van de onderzoeken van het college, de Rekenkamer en de accountant; h. Voorstellen doen voor het verder ontwikkelen van de meerjarenbegroting, Kadernota en andere rapportages;

Voorbereidende taken in relatie tot de accountant Na afloop van ieder begrotingsjaar moeten burgemeester en wethouders verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Het doel van de controle is om zekerheid te geven dat de verstrekte informatie klopt zodat de jaarrekening en andere (financiële) informatie door de gemeenteraad gebruikt kan worden voor besluitvorming. De accountant speelt hierin voor de gemeente een belangrijke rol. De auditcommissie heeft een aantal voorbereidende taken voor de gemeenteraad in relatie tot besluitvorming over de selectie van de accountant en het stellen van nadere regels voor de accountantscontrole. De auditcommissie bereidt deze onderwerpen in technische zin voor en de politieke besluitvorming gebeurt door de gemeenteraad. De gemeenteraad is opdrachtgever is van de accountant. De auditcommissie is eerste aanspreekpunt van de accountant bij de uitvoering van de opdracht.

Selectie accountant (ongeveer 1 keer in de 4 tot 6 jaar) In 2020 heeft de gemeente Ermelo, na het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure samen met de gemeenten Harderwijk en Zeewolde en met Meerinzicht, een contract met Eshuis 6

Registeraccountants afgesloten voor de contractperiode voor de boekjaren 2021 tot en met 2024, met een optie tot verlenging voor de jaren 2025 en 2026. In april 2024 heeft de gemeenteraad besloten om gebruik te maken van de optie tot verlenging. Net als de aanstelling van de accountant in 2020 is ook het voorstel tot verlenging van het contract door de auditcommissie aangeboden aan de raad. Omdat de selectie van de accountant een gezamenlijk proces is van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde en Meerinzicht is het voorstel tot verlenging destijds ook besproken in de gezamenlijke auditcommissie EHZ. De opdracht aan de accountant kon destijds maximaal eenmaal voor twee jaar worden verlengd. Daarom is het noodzakelijk dat er een nieuwe Europese aanbesteding plaats zal vinden voor de selectie van een nieuwe accountant vanaf 2027. De aanbesteding van de nieuwe accountant voor de boekjaren 2027-2030 is een belangrijke taak in het eerste jaar van de nieuwe auditcommissie. De auditcommissie zal goed ondersteund en begeleid worden in dit proces door de betrokken ambtenaren en de secretaris van de auditcommissie (of griffier) Ambtelijk ligt er op dit moment de volgende planning: Voorjaar 2026 vindt de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding plaats. Najaar 2026 volgt de gunning. Begin april Eind april Begin mei Eind mei Begin juni Eind juni 15 mei 2026 30 september 2026

Opstellen concept programma van eisen (fysiek) Definitief maken programma van eisen Opstellen concept gunningscriteria (fysiek) Definitieve gunningscriteria Opstellen prijslijst en geschiktheidseisen in concept (fysiek) Definitieve prijslijst en geschiktheidseisen Aanbestedingsdocumenten gereed, ERM: 6 mei raadsvergadering Bestuurlijk akkoord aanbestedingsdocumenten: ERM 23 september of 14 oktober de raadsvergadering

Hierboven staat de ambtelijke planning. Zodra de auditcommissie na de verkiezingen 2026 is samengesteld zal met twee leden hiervan t/m eind juni een traject worden ingepland om eventuele specifieke wensen/eisen voor Ermelo toe te voegen. De gemeenteraad heeft op 12 maart 2026 ingestemd om deze aanbesteding in gang te zetten: Raadsvoorstel aanbesteding accountant voor boekjaren 2027-2030 Rolverdeling accountant, college en gemeenteraad De rolverdeling tussen de accountant en het college van B&W is in de afgelopen raadsperiode veranderd als gevolg van landelijke wet- en regelgeving (aanpassing Besluit Begroting en Verantwoording; BBV). Tot en met 2022 was de accountant verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverklaring (een bevestiging dat de financiële overzichten voldoen aan de betreffende wet- en regelgeving). Vanaf het verslag het verslagjaar 2023 ligt de verantwoordelijkheid bij het college om zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. De accountant beoordeelt vervolgens weer de getrouwheid van die rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het verslagjaar 2023 neemt het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de 7

voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik. Maar ook of de lasten zich binnen de grenzen bevonden van hetgeen door de gemeenteraad in de begroting goedgekeurd was. Het college van B&W was al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar tot nu toe was het nog de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met de gemeenteraad. Vanaf 2023 stelt het college van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording op, die onderdeel is van de jaarrekening. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende en kaderstellende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens moet tussen de 0 en 3 procent van de lasten liggen. Vanaf boekjaar 2025 ligt die verantwoordingsgrens vanuit de BBV op (maximaal) 2 procent. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus ook of die verantwoording getrouw is. Met andere woorden, of deze toelichting over financiële rechtmatigheid in de jaarrekening juist en volledig is opgesteld door het College van B&W.

Bronnen: Commissie BADO: De eerste ervaringen met de rechtmatigheidsheidsverantwoording (30 april 2025) en website VNG Controleprotocol en normenkader De gemeenteraad stelt jaarlijks nadere regels aan de controle door de accountant. Concreet betekent dit dat de gemeenteraad ieder jaar een controleprotocol en een normenkader vaststelt voor de jaarrekeningcontrole. Met het vaststellen van het controleprotocol stelt de raad ook kaders voor het college voor de te hanteren verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens voor het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf. In de afgelopen jaren zijn eventiele adviezen vanuit de auditcommissie (bijvoorbeeld in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording) door het college verwerkt in het controleprotocol en normenkader. De raadsvoorstellen zelf + bijlagen zijn minimaal besproken in de auditcommissie en de auditcommissie heeft ook geen adviezen uitgebracht aan de raad over dit onderwerp. Ter voorbereiding van de controle van de jaarrekening door de accountant, voert deze in opdracht van de gemeenteraad een tussentijdse controle uit in voorbereiding op de controle van de jaarrekening. Bij deze tussentijdse controle worden de processen van de gemeente Ermelo, die deels door Meerinzicht worden uitgevoerd, gecontroleerd.

De accountant rapporteert over deze tussentijdse controle met een managementletter en een boardletter. De managementletter is bedoeld voor de organisatie, directie en het college van B&W. De boardletter is een korte samenvatting van de managementletter en is bedoeld voor de raad (ter informatie). In Ermelo is het gebruikelijk dat ook de managementletter ter informatie wordt aangeboden aan de auditcommissie. De auditcommissie nodigt jaarlijks de accountant uit om een toelichting te geven op beide rapportages aan de auditcommissie. Bovenstaande taken van de auditcommissie uitgezet in de tijd geeft het volgende beeld (met verantwoording over het jaar 2025 als voorbeeld): ✓ Laatste kwartaal jaar 2025: accountant voert tussentijdse controle uit van processen Ermelo en Meerinzicht; ✓ Januari 2026: accountant rapporteert over de tussentijdse controle met boardletter (ter kennisname aan de raad) en managementletter (aan college en ambtelijke organisatie). De auditcommissie ontvangt beide rapportages

8

✓ Februari 2026: de accountant licht beide rapportages toe aan de auditcommissie. Ook de vorderingen en aandachtspunten voor rechtmatigheid en interne beheersing en -controle bezien over een langere periode kunnen onderwerp van gesprek zijn. ✓ Maart 2026: de raad stelt het controleprotocol en het normenkader vast voor de controle op de jaarrekening van 2025. ✓ Mei/juni 2026: het college biedt de verantwoording over 2025 aan de raad aan, inclusief verklaring van de accountant. De gemeenteraad stelt deze vast. Advies Volg de voortgang van de geconstateerde bevindingen uit de Board- en managementletter 2025 De wethouder heeft toegezegd dat er een concrete planning komt voor de opvolging waarbij is aangegeven dat er voorrang wordt gegeven aan de punten ‘Inkoopproces’(6) en ‘Memorialen’ (2)

Ingezette ontwikkelingen en adviezen auditcommissie periode 2022-2025 2025: advies rechtmatigheidsverantwoording In het eerste half jaar van 2025 heeft de auditcommissie een traject doorlopen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording. Dit traject bestond onder andere uit een raadsbrede kennissessie (de presentatie is hier te vinden), een verdiepende sessie met alleen de auditcommissie en twee vergaderingen om een advies op te stellen aan de raad. Het was een interessant traject waar we als auditcommissie bij veel verschillende aspecten van de rechtmatigheidsverantwoording hebben kunnen stilstaan en in dit kader ook veel advies hebben mogen ontvangen. Denk daarbij aan de veranderde rol van het college en van de raad, de rol van de accountant en de VIC. Maar ook wat het betekent om als raad een normenkader en controleprotocol vast te stellen en wat hierbij keuzes en opties zijn. Het traject heeft geresulteerd in een drieledig advies aan de gemeenteraad: A. De verantwoordingsgrens vast te stellen op 2% (waar het nu 3% is) en om een groeimodel te hanteren richting de 1%. Overigens is in maart 2025 het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) aangepast, wat er toe heeft geleid dat gemeenteraden de verantwoordingsgrens überhaupt dienen vast te stellen op ten hoogste 2% van de totale lasten. Het advies blijft om een groeimodel richting de 1% te hanteren. B.

De rapportagegrens vast te stellen op 100.000 euro, waar het nu 50.000 euro is. Aan de hand hiervan kan er op bepaalde onderwerpen meer de diepte in worden gegaan, tevens zorgt dit voor vermindering van de administratieve last van de organisatie. C. In de voor- en najaar-rapportage een aparte paragraaf op te nemen over de geconstateerde (inkoop) onrechtmatigheden. De auditcommissie en de raad kunnen dan tijdig vragen stellen aan het college zodat hun toelichting en verantwoording kan worden meegenomen in de jaarstukken. Middels de brief vraagt de auditcommissie ook aan het college om de adviezen te verwerken in het eerstvolgende normenkader en controleprotocol (vaststelling door de raad in periode maart 2026). Het is vervolgens aan de gemeenteraad om het normenkader en controleprotocol te behandelen middels het BOB-model, waarbij de auditcommissie hoopt dat het advies in acht wordt genomen.

Voorstellen en adviezen ontwikkeling P&C-documenten De gemeenteraad besluit over de indeling van de P&C-documenten. De inrichting hangt immers samen met onder andere het budgetrecht van de gemeenteraad. De auditcommissie kan de 9

gemeenteraad hierover van adviezen voorzien. Daarnaast evalueert de auditcommissie op vaste momenten in het jaar de P&C-documenten in de vergaderingen van de auditcommissie. Dat laatste heeft meer de vorm van het geven van feedback over de leesbaarheid en informatiewaarde van de documenten. Daarnaast is in nauw overleg tussen de auditcommissie en de ambtelijke organisatie sterk ingezet op realistisch begroten. De ambtelijke organisatie licht ‘realistisch begroten als volgt toe: “Niet meer uitgaven begroten dan strikt noodzakelijk. Dat voorkomt ook onnodige belastingheffing bij inwoners. Weliswaar lopen we wel meer financieel risico als gemeente, omdat we bewust geen buffers meer aanhouden. ‘Scherp aan de wind zeilen’ is de term die we hiervoor gebruiken. Dit heeft betrekking op exploitatiebudgetten (alleen budget opnemen als we behoorlijk zeker zijn dat we het ook uitgeven), maar ook op investeringen (als gevolg van ‘planningsoptimisme’ schuiven we vaak kredieten door waardoor we een voordeel hebben op de kapitaallasten). Hier zijn we steeds kritischer op.” Advies In de afgelopen jaren stond het onderwerp ‘evalueren jaarstukken, voorjaarsrapportage en Kadernota’ jaarlijks op de agenda van de auditcommissie.

Dit gaf ruimte voor de auditcommissie om feedback te geven aan een van de vaste adviseurs van de auditcommissie en om in gezamenlijkheid de P&C-documenten te bepreken op onder andere (technische) leesbaarheid. Bij de besprekingen was ook steeds aandacht voor de nauwe samenhang van de inrichting van de P&C-documenten enerzijds en het budgetrecht van de raad en het besef dat de opzet van informatievoorziening ook politieke keuzes zijn en daarmee besluitvorming vragen van de raad. De rol van de auditcommissie is in deze waardevol in de technische voorbereiding van politieke keuzes door de raad. Het is van belang om steeds helder te zijn over de rol van de auditcommissie zodat er niet onbewust politieke keuzes worden gemaakt door de auditcommissie.

Ingezette ontwikkelingen en adviezen auditcommissie periode 2022-2025 2023: besluit gemeenteraad indeling programmabegroting De gemeenteraad heeft in de raadsvergadering van 15 februari 2023 besloten om naast de indeling van de programmabegroting in vier programma’s ook te werken met een aantal subprogramma’s (start kadernota 2024). Deze subprogramma’s zijn vastgesteld door de gemeenteraad. De motivatie voor dit besluit zoals verwoord in het raadsvoorstel: met het toedelen van budgetten op subprogramma niveau wil de raad bereiken dat doelen specifieker benoemd en tastbaarder worden. Ook wordt de raad op deze manier in staat gesteld om op een nader detailniveau te kunnen sturen en controleren, de transparantie neemt toe. De bijbehorende middelen om deze doelen te bereiken kunnen dan specifieker worden ingezet. Met de invoering van subprogramma’s bereikt de raad dat een nadere aanpassing van de huidige 4 bestuurlijke programma’s niet nodig is. Zie hier voor raadsvoorstel-, besluit en bijbehorende stukken. Advies Een consequentie van de keuze om de programmabegroting op subprogrammaniveau te autoriseren door de raad is dat mutaties binnen de subprogramma’s om een raadsbesluit vragen (begrotingswijziging). Een deel van die mutaties is met name technisch van aard, zo geeft financiën als signaal.

Vanuit financiën is ook aangegeven dat deze werkwijze werkdruk met zich meebrengt voor de ambtelijke organisatie. We adviseren dit onderwerp verder te verkennen door financiën te verzoeken om een technische analyse uit te voeren en in beeld te brengen welke mutaties er zijn geweest. Omdat hier een politieke discussie achter schuil gaat (welke verschuivingen zijn van 10

belang om inzicht in te verkrijgen als raad), adviseren we de auditcommissie om de analyse en de bespreking daarvan enkel in technische en informerende zin te doen.

2024: besluit gemeenteraad uitgangspunten P&C cyclus In 2024 heeft de gemeenteraad een volgende stap gezet in het verbeteren van de kwaliteit van de P&C documenten. De raad stelde in de raadsvergadering van 24 april 2024 de volgende uitgangspunten vast voor de P&C-cyclus: 1. We streven naar maximale samenhang tussen het coalitieakkoord, collegeprogramma en de P&C cyclus. 2. Twee criteria zijn leidend bij het opstellen van de P&C documenten: de informatiewaarde en de leesbaarheid. Het raadsvoorstel, raadsbesluit en de bijlagen zijn hier te vinden. Het onderwerp is een aantal keer in technische en voorbereidende zin besproken in de auditcommissie evenals ook het raadsvoorstel. De auditcommissie heeft destijds een oplegger opgesteld voor de raad bij het raadsvoorstel.

Voorbereiding van de aanpassing financiële verordeningen 212, 213 en 213a Artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet regelen de financiële verantwoording en controle in gemeenten, waarbij: • de raad kaders stelt (artikel 212); • het college verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording en de accountant de getrouwheid toetst van de rechtmatigheidsverantwoording (artikel 213); • het college zelf ook onderzoek doet naar doelmatigheid en doeltreffendheid (213a). Dit is via specifieke verordeningen geregeld. Artikel 212 is in Ermelo vormgegeven met de Financiële verordening gemeente Ermelo 2023, artikel 213 met de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Ermelo 2023. Artikel 213a heeft vorm gekregen met de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur gemeente Ermelo 2016. Toelichting gemeentewet artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet artikel 212 De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

Gemeentewet artikel 213 In de gemeentewet (artikel 213) is vastgelegd dat de gemeenteraad een verordening vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Gemeentewet artikel 213a Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van he door heem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover vast. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Het college stelt de

11

rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt een afschrift van een verslag naar de raad verzonden. Ingezette ontwikkelingen en adviezen auditcommissie periode 2022-2025 De financiële verordening en de verordening controle op het financiële beheer zijn eind 2023 voor het laatst aangepast en in de raadvergadering van 6 december 2023 vastgesteld door de gemeenteraad.1 De eerder beschreven verschuiving van de verantwoordelijkheden tussen accountant en het college voor de rechtmatigheidsverantwoording vormden de noodzaak tot aanpassingen. De verordeningen zijn in technische zin toegelicht en besproken in de vergadering van de auditcommissie van november 2023. De auditcommissie heeft een oplegvel geformuleerd aan de gemeenteraad ten behoeven voor de behandeling van de stukken (zie agendapunt 8 raadsvergadering 6 december 2023). Veel financiële verordeningen en beleidsnota’s zijn per 2023 geactualiseerd en (in principe) vier jaar geldig. Dus per 2027 dienen ze weer geactualiseerd te zijn . Dit geldt voor de volgende financiële verordeningen en nota’s: • De Financiële Verordening • De Controleverordening • De Nota Doelmatigheid en doeltreffendheid • De Nota Reserves en voorzieningen • De Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Het Treasurystatuut

Afstemming onderzoeken 213a en rekenkamer De auditcommissie is een ideale een plek voor de ambtelijke organisatie en de rekenkamer om elkaar te informeren over de voorgenomen onderzoeken. Dit kan dubbelingen in 213a onderzoeken en rekenkameronderzoek voorkomen. De afstemming van onderzoeken is bij ons geen structureel agendapunt geweest. Dit punt kan meegenomen worden bij de actualisatie van de 213a-verordening (in afstemming met de Rekenkamer en de concerncontroller).

De Rekenkamer Elke gemeente, provincie en waterschap moet een rekenkamer hebben. Rekenkamers onderzoeken de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid. Dat gaat om meer dan rekenen. Ze onderzoeken wat er gebeurt en wat dat kost en oplevert. En: hoe dat beter kan. De rekenkamer helpt de gemeenteraad door kennis te verzamelen, beleid te evalueren of te adviseren over (de aanpak van) maatschappelijke problemen. Een rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek. Iedereen kan onderwerpen aandragen, maar elke rekenkamer beslist zelf wat zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij dat doet. De meeste rekenkamers doen een paar onderzoeken per jaar. Op de website van de vereniging van rekenkamers wordt met een animatie een korte uitleg gegeven over wat de rekenkamer is en doet. De gemeente Ermelo werkte al lange tijd samen met de gemeente Harderwijk voor de invulling van de wettelijk verplichte rekenkamer in de gezamenlijke rekenkamer Ermelo Harderwijk. Vanaf 1 januari 2026 is ook de gemeente Zeewolde toegetreden en is er sprake van de Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde. De rekenkamer wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De huidige

1

Agendapunt 8: Beleid rechtmatigheidsverordening

12

ambtelijk secretaris is 8 uur per week werkzaam voor de rekenkamer en werkt daarnaast als raadsadviseur procesondersteuning op de griffie van Harderwijk. De auditcommissie heeft een aantal specifieke taken met betrekking tot de Rekenkamer. Deze taken zijn vastgelegd in verschillende documenten (zie bijlage): 1. het Reglement van orde van de gemeenteraad Ermelo 2025; 2. de Verordening op de gemeentelijke rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026; 3. de Samenwerkingsovereenkomst rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026. De belangrijkste taken van de auditcommissie met betrekking tot de rekenkamer zijn de klankbordfunctie voor de rekenkamer over het onderzoeksprogramma, het voorbereiden van de (her)benoeming van de leden van de rekenkamer door de gemeenteraad, het voorbereiden van besluitvorming door de raad over de instelling van de rekenkamer. Daarnaast heeft de auditcommissie een rol bij de periodieke evaluatie van de rekenkamer. Klankbord onderzoeksprogramma De rekenkamer bepaalt het eigen onderzoeksprogramma. In Ermelo is het gebruik dat de rekenkamer een keer per jaar bij een vergadering van de auditcommissie aanwezig is om suggesties vanuit de fracties voor onderzoek op te halen. De leden van de auditcommissie verzamelen ter voorbereiding van deze ontmoeting input binnen de eigen fractie.

De rol van klankbord draagt bij aan de effectiviteit van de rekenkamer omdat hierdoor de input van de raad meegenomen kan worden in de afwegingen om te komen tot een onderzoeksprogramma. In de beginperiode van de auditcommissie vond dit gesprek aan het begin van een nieuw jaar plaats. Afgelopen jaar hebben we met elkaar geconstateerd dat dit gesprek ook passend kan zijn net voor het zomerreces, indien de jaarstukken dan ook al beschikbaar zijn. Dit hangt samen een wetswijziging die per 1 januari 2023 van kracht is. Artikel 185a Gemeentewet is nieuw en luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” In Ermelo is ervoor gekozen dat het college deze informatie opneemt in de jaarstukken.

In de Verordening op de rekenkamer staat verwoord in artikel 8 dat niet alleen het college aan de raad rapporteert over de opvolging van aanbevelingen, maar dat ook de griffier dat doet voorover de door de raad overgenomen aanbevelingen betrekking hebben op de raad zelf: “In aansluiting op het jaarlijkse overzicht van het college over door de raad overgenomen voorstellen van de rekenkamer in de zin van artikel 185a van de gemeentewet verstrekt de griffier de rekenkamer jaarlijks een overzicht van de aan de raad gedane voorstellen van de rekenkamer welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven”. Advies Het inregelen van de hierboven genoemde wetswijziging heeft de praktijk nog onvoldoende vorm gekregen in Ermelo. We adviseren om in overleg met de concerncontroller (koppeling aan de actualisatie van de 213a verordening , de griffier en de rekenkamer heldere afspraken te maken over de invulling van het betreffende artikel in de verordening op de rekenkamer. En om met elkaar tot een effectieve en levende praktijk te komen waarin de monitoring van de opvolging van de aanbevelingen leidt tot een versterking van de positie van de raad.

De Vereniging van Rekenkamers heeft een Handreiking opgesteld waarin meer te lezen is over het onderwerp monitoring van de opvolging van de aanbevelingen.

13

Voorbereiden (her)benoemen leden van de rekenkamer De leden (inclusief voorzitter) van de rekenkamer worden door de gemeenteraad benoemd. Omdat we een gezamenlijke rekenkamer hebben met Harderwijk en Zeewolde benoemen alle drie de raden de leden. De auditcommissie vervult een rol in de voorbereiding van de benoeming. Concreet betekent dat een afvaardiging van de auditcommissie plaatsneemt in een selectiecommissie en samen met een afvaardiging vanuit Harderwijk en Zeewolde (en ondersteuning vanuit de ambtelijk secretaris van de rekenkamer en HRM) het wervings-en selectieproces uitvoert. Dit proces mondt uit in een voordracht aan de raad. In de tweede helft van 2025 hebben de voorzitter en één van de leden te kennen gegeven te stoppen bij de rekenkamer. Hierdoor is de rekenkamer tijdelijk onderbezet. De gezamenlijke auditcommissies hebben daarom een wervings- en selectieprocedure opgestart voor het werven van twee nieuwe leden. Zij worden naar verwachting benoemd in de raadsvergadering van 12 maart en staren per 1 april 2026. Daarnaast hebben de raden een tijdelijke voorzitter benoemd zodat de rekenkamer in 2026 zo snel mogelijk aan de slag kan met het opbouwen van de Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde. Overigens heeft de ’oude bezetting van de rekenkamer in oktober van 2025 een visiedocument visiedocument opgesteld.

Dit document is ook besproken met de gezamenlijke auditcommissies en in de afzonderlijke auditcommissies. Wij benadrukken in deze fase (het starten van de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde per 1 januari 2026 en de nieuwe bezetting van de rekenkamer) het belang van de basis op orde brengen. Door de personele mutaties binnen de rekenkamer is er nog geen vernieuwde planning opgesteld door de rekenkamer voor toekomstige onderzoeken. De nieuwe Rekenkamer heeft in 2026 tijd nodig om samen met auditcommissies en raden te werken aan een nieuwe identiteit, onder leiding van een tijdelijk kwartiermaker. De rekenkamer kan een belangrijke rol vervullen voor de raden bij het objectief onderzoek van vraagstukken (ex ante) en rond beleidsthema’s (ex post). Daarmee is de rekenkamer een belangrijke ‘hulptroep’ voor de raad. Het belangrijkste leerpunt vanuit de afgelopen periode is dat de samenwerking tussen raden, auditcommissies, griffies en rekenkamer optimaal is. Het verdient aanbeveling om de samenwerking in de komende jaren veel aandacht te geven vanuit de auditcommissies. Periodieke evaluatie In de samenwerkingsovereenkomst is opgenomen dat de rekenkamer elke drie jaar wordt geëvalueerd. De griffiers van de gemeenteraden nemen samen met de auditcommissies het initiatief om de evaluatie te starten.

De auditcommissies kunnen daarbij besluiten of de evaluatie intern zal worden uitgevoerd of dat een externe partij de evaluatie zal uitvoeren. In 2017 heeft de begeleidingscommissie Rekenkamercommissie een evaluatie verricht naar het functioneren van de Rekenkamer. Die evaluatie is destijds uitgevoerd door een extern bureau. In 2022 heeft een zelfevaluatie plaatsgevonden op de punten die uit de evaluatie in 2017 kwamen. Advies Dit advies is gericht aan de gehele raad en aan de nieuwe rekenkamer. Zichtbaarheid van de rekenkamer is van belang voor een goede werkrelatie met de gemeenteraad. Juist omdat de werkwijze nu is dat de rekenkamer voor suggesties voor het onderzoeksprogramma bij de auditcommissie ophaalt en niet bij de fracties, zijn de formele contactmomenten tussen rekenkamer en raad beperkt. We kijken met veel tevredenheid terug op de interactieve sessie die plaatsvond tussen de rekenkamer en de raad in de afgelopen raadsperiode in het kader van de behandeling van een onderzoek. De auditcommissie adviseert raad en rekenkamer om te investeren in dit soort contactmomenten. 14

In onderstaand overzicht zijn de onderzoeken opgenomen die de rekenkamer heeft uitgevoerd in de periode 2022-2025. Onderzoeken Rekenkamer Ermelo-Harderwijk raadsperiode maart 2022-maart 2026 2025 Grip op grote projecten gemeente Ermelo 2025 Afvalbeleid gemeente Harderwijk 2024 Ondermijning in de gemeente Harderwijk 2024 Participatie in de gemeente Ermelo 2024 Participatie in de gemeente Harderwijk 2023 Voorverkenning Onderwijshuisvesting gemeente Ermelo 2023 Toegang tot de WMO gemeente Harderwijk 2023 Toegang tot de WMO gemeente Ermelo 2022 Doorwerkingsonderzoek Duurzaamheid gemeente Ermelo 2022 Doorwerkingsonderzoek Duurzaamheid gemeente Harderwijk

Gezamenlijke auditcommissies Ermelo Harderwijk Zeewolde In 2020 zijn de auditcommissies van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde voor het eerst samengekomen voor een informeel overleg. Hier is in 2024 en 2025 een vervolg aan gegeven met 3 bijeenkomsten, me de op ons initiatief. Het doel van de bijeenkomsten was ontmoeting maar ook het uitwisselen van ervaringen en het van elkaar leren rekening houdend met het autonome karakter van de drie gemeenten en auditcommissies. Het is van toegevoegde waarde gebleken om elkaar te kunnen spreken over: - de gezamenlijke rekenkamer; - de P&C cyclus; - harmonisatie van werkprocessen drie gemeenten; - de aanbesteding van de accountant; - voorbereiden gezamenlijke besluitvorming rond Meerinzicht (ombuigingen) De bijeenkomsten werden ondersteund door de griffies van de drie gemeenteraden (de griffies wisselden gastheer/gastvrouwschap en opstellen van notulen af). De voorzitter van de auditcommissie van Ermelo was technisch voorzitter van de bijeenkomsten. Het overleg bleek aan een grote behoefte te voldoen en is geleidelijk ontwikkeld tot een volwaardig overleg. Dusdanig dat er recentelijk een gemeenschappelijk advies werd voorbereid rond de gezamenlijke rekenkamer (toetreding gemeente Zeewolde raadsvergadering 3 december 2025) Advies 1.

We adviseren de auditcommissie om de periodieke gezamenlijke overleggen met de auditcommissies van Harderwijk en Zeewolde voort te zetten. En om daarnaast de status van het overleg vast te leggen, ook in relatie tot die van de afzonderlijke auditcommissies. Daaruit volgt dat het van belang is om af te spreken wat het vraagt van de griffie(s) aan ondersteuning en te bespreken in hoeverre hier capaciteit voor is. 2. De auditcommissie adviseert de nieuwe raad en auditcommissie om scherper te sturen op de rolverdeling tussen de gemeente (opdrachtgever) en Meerinzicht (opdrachtnemer). Dit is met name urgent voor de prestatielevering binnen het Sociaal Domein. Het is essentieel dat de gemeente zelf de kaders en kwaliteitsnormen bepaalt en dat Meerinzicht rapporteert op basis van vooraf vastgestelde KPI’s om te voorkomen dat de uitvoering op de stoel van de beleidsmaker gaat zitten. Een gezamenlijke optrek met Harderwijk en Zeewolde hierin is wenselijk. 15

Advies vanuit de gezamenlijke auditcommissies Ermelo Harderwijk Zeewolde In de laatste bijeenkomst van de gezamenlijke auditcommissies hebben de deelnemers twee inhoudelijke adviezen geformuleerd aan hun opvolgers: 1. Te overwegen een klankbordgroep uit de drie raden/auditcommissies te benoemen voor een periodiek gesprek met de directie van Meerinzicht. Dit naar aanleiding van het onderzoek dat de rekenkamer uitvoerde naar Meerinzicht. 2. Het is wenselijk om na de gemeenteraadsverkiezingen een training voor de gezamenlijke nieuwe auditcommissies te organiseren om kennis te vergaren over rol en functie auditcommissie en daarnaast om elkaar te leren kennen. Dit als een plus op een opleiding gemeentefinanciën die de drie gemeenten voor de eigen raad verzorgen.

Ten overvloede: het belang van leren en ontwikkelen In dit document adviseren we op een aantal plekken aan zowel de raad als de auditcommissie om door middel van training in te zetten op leren en ontwikkelen. Omdat we dit zo’n belangrijk onderwerp vinden benoemen we dit nogmaals op deze plek met twee concrete adviezen. Advies 1. Zorg (net als in de vorige periode) voor een training voor de nieuwe auditcommissie over de positie en de kritische en adviserende rol van de auditcommissie in relatie tot College en raad. Mede aan de hand van bijvoorbeeld het groeimodel van PWC (zie Notubizvergadermappen- auditcommissie-trainigen raadsperiode 2022-2026). Die workshop kan ook leiden tot teamvorming en her versterken van de onderlinge band. 2. Goed begrip van gemeentefinanciën, de P&C cyclus en het begrijpen van bijbehorende documenten zijn lastige maar wel belangrijke onderwerpen voor raadsleden. De auditcommissies van EZH hebben dit onderwerp besproken in hun laatste vergadering en adviseren om voor de nieuwe raden een training “Gemeentelijke financiën voor nonfinancials te organiseren. Het is te overwegen om dat EZH breed op te pakken zodat raadsleden uit de drie gemeenten elkaar en passant ook beter leren kennen.

16

Bijlagen A. Jaarplanning auditcommissie 2026 B. Relevante artikelen auditcommissie uit Reglement van Orde gemeenteraad Ermelo 2026 C. Relevante artikelen auditcommissie uit Verordening op de Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 D. Relevante artikelen auditcommissie uit Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026

17

A. Jaarplanning auditcommissie 2026 Datum 4 februari

Wie? Auditcommissie

Sessies / onderwerpen Vergadering auditcommissie • Overdrachtsdocument voor nieuwe Auditcommissie na de gemeenteraadsverkiezingen.

4 maart

Auditcommissie

Vergadering auditcommissie • Overdrachtsdocument voor nieuwe Auditcommissie na de gemeenteraadsverkiezingen. • Toelichting accountant board- en managementletter 2025

18 maart

Gemeenteraadsverkiezingen 2026

1 april

Raad

Installatie nieuwe raad

6 mei

Raad

Benoemen auditcommissie door de raad

3 juni

Auditcommissie

Vergadering auditcommissie • Periodiek gesprek met rekenkamer (EHZ) over voortgang, voorbereiding evaluatie, onderzoeksonderwerpen. Nieuwe Rekenkamer drie gemeenten is gestart per 1-1-2026 en per 1april 2 nieuwe leden benoemd

3 juni – 17 juni

Raad

10 juni

Raad

Behandeling voorjaarsrapportage • 3 juni beeldvormende/oordeelsvormende Tafel • 17 juni besluitvormende raadsvergadering Technische sessie Kadernota

10 juni – 8 juli

Raad

17 juni

Raad

2 juli – 8 juli

Raad

16 september

Auditcommissie

24 sept – 12 nov

Raad

25 november

Auditcommissie

Vergadering auditcommissie • Evalueren MJB, Kadernota, Jaarstukken, Rapportages • Jaarplanning voor 2027 • Evalueren auditcommissie 2026

3 december – 16 december

Raad

Behandeling najaars-rapportage 2026 • 2 december beeldvormende/oordeelsvormende Tafel • 16 december besluitvormende raadsvergadering

Behandeling Kadernota • 10 juni technische sessie (zie hierboven) • 24 juni beeldvormende Tafel • 8 juli oordeelsvormende Tafel • 15 juli besluitvormende raadsvergadering •

Technische sessie jaarstukken, bespreking management-letter / controle jaarstukken. Accountant is hierbij aanwezig, VIC wordt ook uitgenodigd. Behandeling jaarstukken • 17 juni technische sessie (zie hierboven) • 24 juni beeldvormende/oordeelsvormende Tafel • 8 juli besluitvormende raadsvergadering Vergadering auditcommissie • Eventueel evalueren jaarstukken, voorjaarsrapportage en Kadernota • In ieder geval een advies voorbereiden aan de raad: wat wil de auditcommissie met de rechtmatigheidsverantwoording. Behandeling Meerjarenbegroting • 23 september technische sessie • 1 okt beeldvormende Tafel • 28 okt oordeelsvormende Tafel • 11 nov besluitvormende raadsvergadering

18

B. Uit het Reglement van Orde van de gemeenteraad Ermelo 2025 Artikel 14. Auditcommissie 1.

2. 3. 4.

5.

6. 7.

8.

De raad heeft een auditcommissie (commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet) bestaande uit: a. Leden: één raadslid/fractievertegenwoordiger per fractie, benoemd door de raad voor de zittingstermijn van de raad. i. De raad kan een lid ontslaan wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie. ii. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. b. Voorzitter: benoemd door de commissie vanuit haar midden; c. Secretaris/adviseur: commissiegriffier; d. Adviseurs: Concerncontroller en wethouder Financiën, hij/zij kan zich laten bijstaan door ambtelijke adviseurs. e. De commissie kan overige interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen. De commissie vergadert zo veel als zij dit nodig acht. De vergaderingen zijn besloten. De voorzitter draagt samen met de commissiegriffier zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere besluitvorming. Van iedere vergadering wordt een verslag en/of besluitenlijst gemaakt, deze wordt vastgesteld door de commissie. De verslagen en/of besluitenlijst van de Auditcommissie zijn in beginsel openbaar.

Geheimhouding kan alleen worden opgelegd indien er zwaarwegende redenen zijn die dit rechtvaardigen, zoals bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en informeert desgewenst de raad tussentijds. De auditcommissie heeft tot taken: a. De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol; b. De voorbereiding van het door de raad vast te stellen normenkader; c. De voorbereiding van de selectie van een accountant; d. De voorbereiding aanpassing financiële verordeningen 212, 213 en 213a; e. Eerste aanspreekpunt voor de accountant betreffende opzet en uitvoering van de accountantscontrole; f. Het formuleren van specifieke onderwerpen voor de interim-controle door de accountant; g. Afstemming van de onderzoeken van het college, de Rekenkamer en de accountant; h. Voorstellen doen voor het verder ontwikkelen van de meerjarenbegroting, Kadernota en andere rapportages; De auditcommissie heeft een aantal taken met betrekking tot de Rekenkamer. De taken zijn beschreven in de samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo-Harderwijk; a. Voorbereiden en uitvoeren van de tussentijdse evaluatie van de samenwerking; b. De auditcommissie kan worden ingeschakeld voor ondersteuning bij overige zaken die de rekenkamer betreft; c.

Een selectiecommissie uit de twee auditcommissies draagt de nieuwe leden voor de Rekenkamer voor; 19

d.

Elke 3 jaar een evaluatie van de Rekenkamer, op initiatief van griffiers en auditcommissies.

C. Uit de verordening op de rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 Artikel 4. Werkgeverschap, Auditcommissie als klankbord 1. De auditcommissies van de drie gemeenten vaardigen ieder één lid af dat plaatsneemt in de commissie die uitvoering geeft aan het werkgeverschap van de gemeenteraden ten aanzien van de rekenkamer. 2. De auditcommissie van iedere gemeente functioneert voor de eigen gemeente als klankbord voor de rekenkamer onder andere met betrekking tot zaken betreffende het onderzoeksprogramma van de rekenkamer.

D. Uit de samenwerkingsovereenkomst Rekenkamer Ermelo Harderwijk Zeewolde 2026 Auditcommissie 4. De auditcommissies van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde zijn belast met de voorbereiding van de (her)benoeming, het voorbereiden van het tijdelijk op non-actief stellen (gemeentewet art 81d lid 2) en het ontslag van de leden van de rekenkamer, alsmede het voorbereiden en uitvoeren van de (tussen)evaluatie van de samenwerking, een en ander ter ondersteuning van de raden van de deelnemende gemeenten. De auditcommissies kunnen voorts zowel door de raden alsook door de rekenkamer worden ingeschakeld voor ondersteuning bij overige zaken die de rekenkamer betreffen. De auditcommissies van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben ter verwezenlijking van haar taken minimaal een keer per jaar overleg met de rekenkamer. Onderdeel van dit overleg is de bespreking van het overzicht in de zin van artikel 185a van de gemeentewet, van het college over de gedane voorstellen van de rekenkamer. Van de griffiers van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde volgt een overzicht van wat de raad heeft gedaan met de aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad. Werving van de leden 5.

De voorzitter en de leden van de rekenkamer worden voor benoeming geselecteerd door een afvaardiging van de auditcommissies van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (2 leden per gemeente, waarbij 1 lid per gemeente als plaatsvervanger kan functioneren), als aanbeveling voor de benoeming door de raden. Evaluatie 12. Elke drie jaar zal de rekenkamer worden geëvalueerd. De griffiers van de gemeenteraden nemen samen met de auditcommissies het initiatief om de evaluatie te starten. De auditcommissies kunnen daarbij besluiten of de evaluatie intern zal worden uitgevoerd of dat een externe partij de evaluatie zal uitvoeren. De kosten voor deze evaluatie komen ten laste van de begroting van de rekenkamer. 13. Bij de evaluatie komen in ieder geval de volgende punten aan de orde: a. De kwetsbaarheid van de rekenkamer in relatie tot het aantal leden; b. Het aantal leden van de rekenkamer en de omvang van het budget; c. De lengte van de benoemingstermijn en de vraag of er een maximum aantal benoemingstermijnen zou moeten zijn; d. De mate waarin de rekenkamer in staat is om haar taak effectief uit te voeren;

20

e. De hoogte van het budget voor de rekenkamer in relatie tot de kwaliteit van het onderzoek van de rekenkamer; f. De betrokkenheid van de raden bij de rekenkamer en vice versa; g. De relatie tussen de rekenkamer en de auditcommissie; h. De effecten van de verrichte onderzoeken; I. De samenwerking tussen de drie gemeenteraden.

21