Opdracht e250071191

Gemeentelijke opdracht aan Interactie Sportbedrijf Ermelo BV 3.1 Uitgangspunten voor de opdracht Gemeentelijk sportbeleid en gezondheidsbeleid De gemeente Ermelo heeft haar visie op sporten en bewegen vastgelegd in haar ‘tactisch plan sport 2022 – 2025’. Voor het kalenderjaar 2026 is sprake van een actualisatie van het vigerende tactisch plan sport. In 2026 wordt het ‘tactisch plan sport 2027 – 2030’ opgesteld. Uitgangspunt hierbij zijn de vier maatschappelijke opgaven die geformuleerd zijn in de nota sociaal domein Ermelo. Aanvullend is het bevorderen van een gezonde leefstijl belegd in het (regionaal) gezondheidsbeleid en neemt de gemeente Ermelo deel aan het programma Gezonde Jeugd Gezonde Toekomst (JOGG).

Netwerkorganisatie De gemeente Ermelo ontwikkelt zich meer en meer tot een netwerkorganisatie. Daarbij is de gemeente onderdeel van het maatschappelijk proces en laat initiatieven over aan de samenleving, toetst en faciliteert. De gemeente concentreert zich hierbij in grote mate op beleid en opdrachtgeverschap. Uitvoerende taken worden door organisaties op afstand/ externe organisaties uitgevoerd.

Eigendomsverhoudingen De gemeente Ermelo streeft naar het faciliteren en bereiken van doelen van het sportbeleid om gezond bewegen en de activiteiten van sportverenigingen te faciliteren. Daarbij wordt het huidige accommodatiebeleid (e210042942) als uitgangspunt genomen, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen basis, wettelijke en overige voorzieningen. Het planmatig onderhoud, contractonderhoud en dagelijks onderhoud zijn ondergebracht bij Interactie.

Verhoudingen De gemeente Ermelo is 100% aandeelhouder van Interactie – Sportbedrijf Ermelo BV en is opdrachtgever. In de rol van aandeelhouder heeft de gemeente invloed op het ondernemingsbeleid en de ontwikkelrichting van de organisatie. In de rol van opdrachtgever bepaalt de gemeente welke prestaties Interactie moet leveren en welk budget hiervoor beschikbaar wordt gesteld. Hierbij geldt het uitgangspunt dat de gemeente het ‘wat’ en Interactie het ‘hoe’ (de uitvoering) bepaalt.

Samenwerking en verbinding met Ermelose en regionale partners Interactie is netwerkpartner. Ze legt actief verbinding met partners in sport, cultuur, onderwijs, welzijn en zorg. Bij de uitvoering wordt actief gezocht naar meerwaarde in mogelijkheden voor synergie en gezamenlijke uitvoering om een bijdrage te kunnen leveren aan de vier maatschappelijke opgaven.

Kennisorganisatie - Uitvoering gemeentelijk sportbeleid Interactie biedt met het inzetten van buurtsportcoaches spel- en beweegvormen aan ter ondersteuning van verenigingen, onderwijs en georganiseerde en niet-georganiseerde sport. Ze is uitvoeringsorganisatie voor het gemeentelijk sportbeleid en geeft voor Ermelo uitvoering aan het programma Gezonde Jeugd Gezonde Toekomst (JOGG). Ook speelt Interactie een rol in gezondheidsen preventiebeleid. 1 DMS nummer: e250071191 Documentnummer: 02330015084167

3.2 Opdrachtomschrijving De gemeentelijke opdracht is het belangrijkste sturingsinstrument voor het uitoefenen van gemeentelijke invloed op de activiteiten die binnen Interactie worden ondernomen. De basis voor de gemeentelijke opdracht is gelegen in de notarieel vastgelegde doelstelling van Interactie, te weten beheer, exploitatie, onderhoud en ingebruikgeving van sport- en culturele accommodaties in de gemeente Ermelo en de uitvoering van het gemeentelijk sportbeleid van de gemeente Ermelo. Vanaf 2026 wordt dit als volgt geconcretiseerd: o het beheren, exploiteren (waaronder verhuren) en onderhouden van sportcentrum Zanderij, sportcentrum Triade en de Triemahal (’s Heeren Loo); o het beheren, exploiteren (waaronder verhuren) en onderhouden van de buitensportaccommodaties van DVS ‘33, EFC ’58 en FC Horst; o Bovenstaande twee onderdelen worden in samenhang gezien met het ‘Voorstel Interactie inzake beheer en onderhoud sportaccommodaties’. o het ontwikkelen, aanbieden en uitvoeren van activiteiten en programma’s die sport, bewegen en een gezonde leefstijl van de inwoners van Ermelo stimuleren.

o het beheren, exploiteren (waaronder verhuren) en onderhouden van het Huis van Ermelo, voor de onderdelen theaterzaal, foyer, losse zalen en horeca; o het uitvoeren van de theaterprogrammering in het Huis van Ermelo, inhoudende het volledige proces van programmering, planning, promotie en uitvoering van voorstellingen conform collegebesluit d.d. 18-11-2025.

Toelichting op programmering en uitvoering De basis voor de gemeentelijke opdracht (ontleend aan de bestaande afspraken tussen de gemeente Ermelo en de bij Interactie betrokken partners) wordt op hoofdlijnen gevormd door de volgende onderdelen: o De gemeentelijke sporthallen, sportzaal en gymzalen worden ingezet voor het bevorderen van sport-, beweeg- en leefstijlactiviteiten door zowel het in gebruik geven van de sporthallen, sportzaal en gymzalen aan onderwijsinstellingen en verenigingen als het zelfstandig organiseren van sport-, beweeg- en leefstijl activiteiten door Interactie; o Het zwembad in sportcentrum Zanderij wordt ingezet voor het bevorderen van zwemvaardigheid, inspanning en ontspanning door middel van zwemactiviteiten. o Interactie spant zich in om een zo breed mogelijk publiek aan te spreken op basis van een aantrekkelijke en passende programmering.

Onder een passende programmering wordt onder meer verstaan het faciliteren van school- en verenigingsgebruik van de sporthallen en beweeghal door middel van de uitgifte in verhuur alsmede zwemonderwijs voor diverse leeftijdsgroepen, doelgroep activiteiten, recreatieve evenementen en het in gebruik geven van zwemwater aan verenigingen en scholen; o Interactie zet zich in voor het ondersteunen en coördineren van de uitvoering van breedtesportactiviteiten en positioneert zich als fundament onder het bouwwerk van sporten beweegactiviteiten ter uitvoering van het gemeentelijke tactisch plan sport. Hiertoe zet Interactie onder meer de buurtsportcoaches in, brengt verbindingen tot stand met beleidsdoelen op het gebied van gezondheid en preventie en ontwikkelt en onderhoudt deze verbindingen. Voorts houdt Interactie zich concreet bezig met verenigingsondersteuning en het stimuleren, ontwikkelen, aanbieden en uitvoeren van sportdeelname in brede zin; o Interactie wordt als hoofd van de theaterprogrammering neergezet in het Huis van Ermelo. Interactie krijgt de opdracht om als hoofduitvoerder van de theaterprogrammering binnen 2 DMS nummer: e250071191 Documentnummer: 02330015084167

het Huis van Ermelo op te treden. De organisatie wordt verantwoordelijk voor het volledige proces van programmering, planning, promotie en uitvoering van voorstellingen. Naast de programmering zal Interactie ook de leiding nemen om het Huis van Ermelo te versterken als culturele- en ontmoetingsplek, waarbij het belangrijk is dat er gesprekken worden gevoerd met de huidige bewoners van het Huis. Verder is de ‘overeenkomst aanleiding en afspraken overdracht De Dialoog’ integraal van toepassing.

Toelichting op beheer en exploitatie sport- en culturele accommodaties Ermelo Het in gebruik geven van sportaccommodaties en het realiseren van een optimale verhuur en exploitatie. Prioritering van gebruikers is als volgt: 1) Schoolgebruik 2) Gebruik door (sport- en/of culturele) verenigingen uit Ermelo 3) Overige maatschappelijke organisaties uit Ermelo 4) Commercieel gebruik en gebruik door verenigingen/organisaties van buiten Ermelo. Interactie draagt zorg voor de inrichting van de accommodaties om diverse sport-, beweeg- en culturele activiteiten uit te voeren ten behoeve van onderwijs, (sport)verenigingen en commerciële verhuur. Voor de openstellingsuren worden de huidige openstellingsuren van de accommodaties als uitgangspunt genomen. Wijziging van behoefte en ledenaantallen van verenigingen en gebruikers dienen naar het openstellingsrooster te worden vertaald. De tarieven die Interactie hanteert mogen jaarlijks verhoogd worden met het prijsindexcijfer. Hiervoor wordt de BBP prijsindex uit de Meicirculaire gehanteerd. Indien omstandigheden een wijziging in de tariefstelling eisen, informeert Interactie Gemeente hier actief over. Gemeente kan bij zwaarwegende bezwaren de wijzigingen in tariefstelling afkeuren en tenietdoen.

Toelichting op onderhoud (MJOP) Het planmatig onderhoud, contractonderhoud en dagelijks onderhoud wordt uitgevoerd door Interactie, dan wel in opdracht van Interactie, conform de opgestelde Meerjaren OnderhoudsPlanning (MJOP). Denk bij planmatig onderhoud aan schilderwerk buiten, vervangen van installaties en dakonderhoud. Denk bij contractonderhoud aan periodiek onderhoud van bijvoorbeeld verwarming en ventilatie. Denk bij dagelijks onderhoud aan kleine reparaties. Interactie onderzoekt innovatieve mogelijkheden van beheer en onderhoud van sportaccommodaties en stemt de inzet hiervan af met de gemeente. Naast de uitvoering van dit onderhoud realiseert Interactie ook vernieuwing en renovatie van onderdelen op sportaccommodaties. Tevens geldt dat Interactie zich inspant om de gestelde gemeentelijke beleidsdoelen ten aanzien van energieneutraliteit, duurzaamheid en natuur & inclusief bouwen te halen. Hierover maakt ze per investering afspraken met de opdrachtgever waarbij ook afspraken gemaakt worden over het door de gemeente beschikbaar te stellen investeringsbudget. Denk hierbij aan de renovatie van een kleedlokaal of het vervangen van de toplaag van een sportveld. Ten aanzien van de onderdelen theaterzaal, foyer, losse zalen en horeca van het Huis van Ermelo wordt door Interactie het klein onderhoud uitgevoerd.

Het onderhoud aan de buitenzijde en de gemeenschappelijke installaties zijn voor rekening en risico van de gemeente.

3.3 Maatschappelijk rendement Het beheer en de exploitatie van de betrokken accommodaties vormt geen doel op zich. De accommodaties – en Interactie – zijn een middel om de gemeentelijke beleidsdoelstellingen in het brede sociale domein te realiseren. Van Interactie wordt verwacht dat er met programmering en 3 DMS nummer: e250071191 Documentnummer: 02330015084167

activiteiten niet alleen een bijdrage wordt geleverd aan dit gemeentelijke beleid, maar dat ook het maatschappelijk rendement dat met de accommodaties wordt geboekt, wordt vergroot. Om dit te kunnen realiseren is de opdracht aan Interactie om waar mogelijk een uitgebreide openstelling en dito bezetting als uitgangspunt te nemen. Uit kostenoverweging kan in overleg van dit uitgangspunt worden afgeweken. De verschillende accommodaties dienen allereerst en vooral ruimte te bieden voor onderwijs-, sport-, welzijns- en vrijetijdsactiviteiten van de inwoners van Ermelo. Daarom is in deze opdracht aan Interactie een prioriteitstelling opgenomen voor de toewijzing van structurele en incidentele verhuur van de accommodaties. Hoewel van Interactie ook verwacht wordt dat er eigen activiteiten ontwikkeld worden, mogen dergelijke activiteiten het maatschappelijk gebruik nooit verdringen. Ditzelfde geldt voor het organiseren en/of faciliteren van commerciële activiteiten. De tarieven van de Gemeentelijke accommodaties (inclusief abonnementen) blijven ongewijzigd, met uitzondering van de structurele (jaarlijkse) indexering. Hiervoor wordt de BBP prijsindex uit de Meicirculaire gehanteerd. Indien omstandigheden een wijziging in de tariefstelling eisen, informeert Interactie Gemeente hier actief over. Gemeente kan bij zwaarwegende bezwaren de wijzigingen in tariefstelling afkeuren en tenietdoen

3.4 Begroting en vermogensvorming De begroting wordt separaat aangeleverd en geaccordeerd in de AVA (Algemene Vergadering van Aandeelhouders). Interactie mag een algemene reserve in het leven roepen, waaruit tegenvallers uit de exploitatie worden bekostigd en waaraan voordelige exploitatieresultaten worden toegevoegd. De reserve mag niet worden gebruikt voor het bekostigen van nieuwe activiteiten met een structureel (meer dan drie jaar) karakter. De algemene reserve mag op 31 december van enig boekjaar niet hoger zijn dan € 500.000. Bedragen boven de € 500.000 vloeien terug naar de aandeelhouder. Interactie neemt in de begroting en rekening de inkomsten op die van derden zijn of worden ontvangen.

3.5 Verantwoording, monitoring en evaluatie Interactie dient verantwoording van de uitvoering van de opdracht in voor 1 juli van het opvolgende jaar (dus voor 1 juli 2027 over jaar 2026). Deze verantwoording omvat een jaarrekening en een jaarverslag waarin: • een inhoudelijk verslag waaruit in hoofdlijnen blijkt in hoeverre de gefinancierde activiteiten zijn verricht waarvoor de Exploitatiebijdrage is ontvangen en aan de bijbehorende verplichtingen is voldaan; • een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); • een balans met een toelichting daarop; • een accountantsverklaring (controleverklaring) opgesteld door een onafhankelijk accountant. De accountantsverklaring geeft een oordeel van de jaarrekening van de grootte en de samenstelling van het vermogen. • een managementletter waarin de gebruikelijke onderdelen staan opgenomen. Als aannemelijk is dat één of meer van de activiteiten of verplichtingen waarvoor de opdracht is verstrekt niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of voldaan, meldt Interactie dit direct 4 DMS nummer: e250071191 Documentnummer: 02330015084167

schriftelijk aan burgemeester en wethouders. Ook informeert Interactie het college van B&W onverwijld schriftelijk over: • beslissingen of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor de opdracht is verstrekt, of tot ontbinding van de rechtspersoon; • relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden; • ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat aan de opdracht verbonden verplichtingen niet, niet tijdig of niet geheel zullen kunnen worden nagekomen; • wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder of bestuurders en het doel van de rechtspersoon. Frequentie en inhoud accountgespreken (opdrachtgever-opdrachtnemer) Voortgang en evaluatie van de opdracht zal ieder kwartaal plaatsvinden met de accounthouder Interactie van de gemeente. Hiertoe levert Interactie een korte rapportage met (tussentijdse) resultaten aan. Doel van deze gesprekken is het monitoren van de uitvoering van de opdracht. Tevens worden in deze gesprekken actuele en voorziene vraagstukken besproken.

5 DMS nummer: e250071191 Documentnummer: 02330015084167