Document · PDF

Ontwerpbegroting e260025028 (Geanonimiseerd)

Gemeenteraad 17 juni 2026, gemeente ErmeloBij agendapunt: Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenraming 2028-2030 en voorlopige jaarrekening 2de helft 2025 Noord-Veluws Archief8.400 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Ontwerpbegroting 2027 &

Meerjarenraming 2028

2030

2026 | Definitief

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

1. Inleiding

1. 1 Leeswijzer

1. 2 Kaders

1. 3 Deelnemende gemeenten

1. 4 Samenstelling bestuur

2. Programmaverantwoording

2. 1 Missie , visie , doelstelling en taken

2. 2 Wat gaan we ervoor doen?

2. 3 Wat mag het kosten

3. Paragrafen

3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3. 2 Financiële kengetallen

3. 3 Financiering

3. 4 EMU-saldo

3. 5 Schatkistbankieren

3. 6 Bedrijfsvoering

4. Financiële begroting

4. 1 Overzicht baten en lasten

4. 2 Meerjaren perspectief

4. 3 Geprognotiseerde balans

4. 4 Reserves en voorzieningen

Bijlage A

Managementsamenvatting Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. We zetten onze middelen kennis en expertise in om de duurzame toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen en hun maatschappelijke meerwaarde te vergroten door meervoudig (her)gebruik van informatie door uiteenlopende gebruikers te stimuleren. ,

De deelnemende gemeenten zijn zich ervan bewust dat een robuuste toekomstgerichte archiefdienst cruciaal is voor het duurzaam toegankelijk maken én houden van betrouwbare (overheids)informatie. Door samen te werken worden kennis en expertise gedeeld en worden schaalvoordelen benut. Zodoende kan NoVA als professionele kennispartner optreden in de gehele informatieketen van de creatie van informatieobjecten tot het (her)gebruik ervan door burgers bedrijven en (ambtelijke) organisaties in de context van uitvoering van publieke taken en (historisch) onderzoek. ,

NoVA staat de aankomende jaren voor flinke uitdagingen. Het archief- en informatiebeheer is volop in beweging. Digitalisering van de samenleving en dus ook van de werkprocessen bij de gemeentelijke overheid brengt nieuwe en complexe vraagstukken over de duurzame toegankelijkheid van informatie met zich mee. In de Strategische Visie NoVA 2025-2028 en in het verlengde daarvan het in december 2025 vastgestelde Uitvoeringsprogramma NoVA 2026-2028 zijn deze uitdagingen uiteengezet en verder uitgewerkt. Deze twee documenten vormen samen met de GR-tekst het beleidsmatige kader voor de uitwerking van deze ontwerpbegroting. ,

De implementatie van de nieuwe Archiefwet die per 1 januari 2027 in werking treedt zal in 2027 veel inzet vergen niet alleen voor de inrichting van onze interne werkprocessen maar ook voor het adviseren en begeleiden van de implementatie ervan bij de deelnemende gemeenten. Informatie moet straks eerder aan de archiefdienst worden overgebracht en daarmee openbaar worden. Dit vraagt om aanvullende expertises: op het vlak van informatiemanagement en –veiligheid actieve openbaarheid (Woo) privacy (AVG) auteursrechten en digitale duurzaamheid om de ‘data-vloedgolf’ die op ons afrolt te kunnen beheersen. Het vergt bovendien een herpositionering van de archiefdienst in het informatieproces én als maatschappelijke nutsvoorziening waarin meer en meer de gebruiker centraal komt te staan. Deze ontwikkelingen vergen een wendbare innovatieve en toekomstgerichte archiefdienst. ,

In 2027 willen we de organisatie daarom verder door-ontwikkelen. De aankomende jaren zal nog volop gewerkt moeten worden aan het fysieke beheer en het toegankelijk maken van onze fysieke collecties. Tegelijkertijd moeten we klaar zijn voor de digitale toekomst. Dit vergt ook van NoVA organisatorische wendbaarheid ten aanzien van alle wettelijke taakvelden. Alles is daarbij gericht op het borgen van voldoende kennis en expertise binnen het team.

Daarnaast zullen we in 2027 op basis van de in 2026 opgeleverde business case voor toekomstbestendige huisvesting voor NoVA verder moeten werken aan de uitwerking van het uiteindelijk door het bestuur gekozen voorkeursscenario en hiervoor ook bestuurlijk-politiek draagvlak zien te creëren. Dit is een cruciale voorwaarde om onze archiefdepots te kunnen laten voldoen aan de daarvoor geldende wettelijke eisen om de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten functioneren en de dienstverlening naar de deelnemers én onze inwoners te verbeteren en te digitaliseren. ,

Tegelijkertijd beseffen we dat we leven in een periode waarin de financiële positie van de gemeenten zwaar onder druk staat. Dit stelt ook onze GR-partners voor moeilijke en soms pijnlijke keuzes om hun begroting in meerjarig perspectief sluitend te krijgen. NoVA heeft bij het opstellen van de voorliggende ontwerpbegroting met deze sombere financiële realiteit zoveel mogelijk rekening proberen te houden. Ook zal in 2027 met een brede projectgroep door een brede werkgroep waarin alle acht gemeenten en NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn een ,

evaluatie van de huidige kostenverdeelsystematiek worden uitgevoerd. Op basis van deze evaluatie zal de huidige systematiek per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA worden gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten. We zijn ons bewust van het feit dat onze ambities worden begrensd door de daarvoor voornamelijk door de deelnemende gemeenten beschikbaar gestelde budgetten. Mensen en middelen zijn begrensd: de huidige formatie is hooguit voldoende om de basistaken ten aanzien van analoog beheer en dienstverlening op zes locaties uit te voeren maar biedt geen ruimte voor doorontwikkeling rondom (digitaal) beheer of om grote projecten op te pakken. Bovendien zorgt de krappe arbeidsmarkt voor flinke uitdagingen om voldoende gekwalificeerd personeel tijdelijk of in vast dienstverband aan NoVA te binden. Dit maakt de huidige organisatie kwetsbaar.

Dit betekent concreet dat we ook realistisch willen zijn: binnen de huidige kaders kan niet alles meteen optimaal worden ingericht en toegankelijk worden gemaakt. Daarom moeten we scherp prioriteren: we focussen in eerste instantie op het verder digitaal toegankelijk maken van de overgebrachte overheidsarchieven en prioriteren daarnaast op grond van het gebruik van onze archiefcollecties. Zodoende zetten we de gebruiker centraal. Ook in 2027 zullen we ons daarom focussen op het digitaal toegankelijk maken van veel geraadpleegde bronnen zoals bouwdossiers genealogische bronnen en onze audiovisuele collecties. Daarnaast willen we inzetten op gerichte vrijwilligersprojecten dienstverlening op maat en inbedding in het bredere erfgoedveld. ,

Daarom is ook in de begroting voor 2027 geen nieuw beleid opgevoerd en hebben we getracht om de financiële impact van de autonome ontwikkeling voor 2027 zoveel mogelijk te dempen zonder dat daarbij de uitvoering van wettelijke taken en de uitvoering van de doelstelling en taken zoals verwoord in de GR NoVA in het gedrang komen. Dit betekent wel dat we als organisatie risico’s lopen ten aanzien van onze continuïteit omdat we binnen de gestelde kaders onvoldoende ruimte hebben voor doorontwikkeling van onze dienstverlening en collectiebeheer en het oppakken van nieuwe projecten. Dit hangt samen met de huidige decentrale huisvesting: doordat onze medewerkers (186 fte) hun werkzaamheden op zes locaties moeten uitvoeren is de bedrijfsvoering niet efficiënt. Daardoor lopen we binnen de huidige financiële kaders ook risico op onderbezetting door ziekte gebrek aan vervangingsbudget natuurlijk verloop en problemen met borging van in-house expertise door de krappe arbeidsmarkt. ,

Ondanks deze uitdagingen en dit sobere financiële kader zal NoVA zich ook in 2027 maximaal inzetten om duurzame toegankelijkheid van informatie te blijven waarborgen!

dr. Rudolf Bosch Directeur Noord-Veluws Archief

1. Inleiding Voor u ligt de ontwerp-programmabegroting voor 2027 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (GR NoVA). Deze ontwerpbegroting is opgesteld op basis van art. 19 van de gemeenschappelijke regeling GR NoVA. Deze ontwerpbegroting is gekoppeld aan de doelstelling en taken zoals deze in de GR NoVA zijn verwoord (zie hieronder paragraaf 2.1) de Strategische visie NoVA 2025-2028 en het eind 2025 vastgestelde Uitvoeringsprogramma NoVA 2026-2028. Middels deze begroting stelt het bestuur van NoVA de financiële kaders vast waarbinnen NoVA in 2027 haar taken ten behoeve van haar GR-partners binnen de taakvelden Collectiebeheer Advies & toezicht Dienstverlening en Bedrijfsvoering kan uitvoeren. Deze taken vloeien grotendeels voort uit de archiefwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. ,

Voor de ontwerp-programmabegroting voor het boekjaar 2027 en de meerjarenraming 2028-2030 zal het reguliere traject en tijdpad worden doorlopen zoals vastgelegd in de GR NoVA en de financiële verordening NoVA gebaseerd op de daarvoor geldende bepalingen zoals vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Op grond van artikel 3 lid 2 van de financiële verordening NoVA dient het bestuur de ontwerpbegroting samen met de voorlopige jaarrekening vóór 30 april toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. ,

Zoals vastgelegd in artikel 19 lid 1 van de GR NoVA dient de begroting vervolgens uiterlijk 1 september door het bestuur van NoVA formeel te worden vastgesteld met inachtneming van eventueel ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting. Vervolgens dient de vastgestelde begroting twee weken na vaststelling maar uiterlijk vóór 15 september aan het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland te worden toegezonden. ,

Op grond van artikel 19 lid 2 van de GR NoVA wordt de ontwerpbegroting NoVA 2027 aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voor een periode van twaalf weken aangeboden om eventuele zienswijzen op de ontwerpbegroting in te kunnen brengen. Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur deze begroting formeel vast. Met het goedkeuren van de begroting worden de baten en lasten door het bestuur geautoriseerd. Deze begroting vormt het financiële kader waarbinnen NoVA haar taken kan uitvoeren ten dienste van haar GR-partners. ,

1. 1 Leeswijzer In hoofdstuk 1 (paragraaf 1. 2) schetsen

we voor u de

kaders waarbinnen deze ontwerpbegroting NoVA 2027 is opgesteld. In hoofdstukken 2 en 3 vindt u vervolgens de beleidsbegroting. In hoofdstuk 2 wordt naast de missie en visie de doelstellingen en de taken van NoVA (paragraaf 2. 1) het programmaplan gepresenteerd. In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de vanuit wet- en regelgeving (BBV) verplicht gestelde paragrafen. In hoofdstuk 4 vindt u vervolgens de financiële begroting met achtereenvolgens het overzicht van de lasten en de baten en de toelichting op de ontwikkeling per lasten- en batencategorie. ,

1. 2 Kaders De begroting 2027 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Uitgangspunten zijn de doelstelling en taken zoals deze in respectievelijk artikel 3 en 4 van de GR NoVA zijn vastgelegd. Deze doelstelling en taken zijn vervolgens vertaald in een producten- en dienstencatalogus en een strategische visie voor de periode 2025-2029. De strategische visie NoVA 2025-2029 borduurt in grote lijnen voort op het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van de rechtsvoorganger het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe getiteld ‘De basis op orde’ maar kent enkele accentverschuivingen daar waar het aankomt op duurzame toegankelijkheid en de organisatie van NoVA. ,

Daaraan toegevoegd is het normen en toetsingskader voor de toetsing van de rechtmatigheid.

1. 2. 1. Beleidskaders en het normen- en toetsingskader rechtmatigheid Deze begroting is opgesteld op basis van de volgende beleidskaders: Gemeenschappelijke regeling NoVA 2025 ; Financiële verordening NoVA 2025 ; Directiereglement NoVA 2025 ; Producten- en dienstencatalogus NoVA 2025 ; Strategische visie NoVA 2025-2028 ; Uitvoeringsprogramma NoVA 2026-2028 ; Programmabegroting NoVA 2026 en meerjarenraming 2027-2029 en

gebaseerd op landelijke en Europese wet- en regelgeving waaronder: Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 (Wgr) ; Archiefwet 1995 ; Gemeentewet ; Ambtenarenwet ; CAO SGO ; Sociale verzekeringswetten ; Btw-wetgeving ; Wet financiering decentrale overheden (FIDO) ; Wet normering topinkomens (WNT) ; Europese en nationale aanbestedingsregels ; Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ; Wet open overheid (Woo) ; Wet implementatie open data ; Wet hergebruik overheidsinformatie ; Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) ; Besluit accountantscontrole decentrale overheden. ,

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur aan de deelnemers over afwijkingen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling inclusief de dotaties aan de reserves met een verantwoordingsgrens uitgedrukt in een jaarlijks door het bestuur bij de conceptbegroting vast te stellen percentage. De verantwoordingsgrens voor de jaarrekening wordt vastgesteld op 2% van de totale begrote lasten. ,

1. 2. 2. Financiële beleidskaders begroting en meerjarenraming Voor de indexering van de begroting wordt aangesloten bij de uitgangspunten zoals gehanteerd in de vastgestelde begroting 2026. Daarbij wordt uitgegaan van de indexatiecijfers zoals gepubliceerd door het Centraal Planbureau (CPB) en in de meicirculaire 2025. Deze systematiek waarborgt een consistente en transparante benadering van prijs- en loonontwikkelingen en sluit aan bij de landelijk gehanteerde financiële kaders voor gemeenschappelijke regelingen. opgenomen

1. 2. 3. Btw De Belastingdienst heeft met haar brief van 25 november 2025 bevestigd dat de GR NoVA de koepelvrijstelling mag toepassen en dat de btw conform de transparantiemethode kan worden doorgeschoven naar de deelnemende ,

gemeenten.

Waar deze voor zover aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan volledig compensabel is via het BCF door de deelnemende gemeenten. Het gaat hier nadrukkelijk om gedelegeerde wettelijke taken zoals deze zijn opgenomen in de DVO en de gemeenschappelijke regeling. Bovenwettelijke taken aan deelnemers of dienstverlening aan derden zijn wel belast met btw. ,

1. 3 Deelnemende gemeenten De bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin de volgende gemeenten conform artikel 1 vierde lid en artikel 8 derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna genoemd: de Wgr) samenwerken om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen krachtens de Archiefwet 1995 zijn opgedragen uit te kunnen voeren. Onze GR-partners per 1 januari 2026 zijn: ,

gemeente Elburg gemeente Epe gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente

Ermelo

Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet Oldebroek

1. 4 Samenstelling bestuur Het bestuur van NoVA wordt samengesteld conform artikel 6 van de GR NoVA. Vanuit de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten neemt per gemeente één portefeuillehouder plaats in het bestuur. De directeur van NoVA fungeert conform artikel 14 lid 4 van de GR NoVA als secretaris van het bestuur. ,

Per 31 december 2025 is het bestuur als volgt samengesteld: wethouder gemeente Elburg Bertus Jeensma wethouder gemeente Epe Gert van den Berg burgemeester gemeente Ermelo Hans van Daalen Wilco Mazier wethouder gemeente Harderwijk Marleen Sanderse burgemeester gemeente Hattem burgemeester gemeente Heerde Olaf Prinsen Céline Blom burgemeester gemeente Nunspeet (voorzitter) wethouder gemeente Oldebroek Ton Heddema Bosch directeur NoVA (secretaris) Rudolf

2. Programmaplan 2. 1 Missie , visie , doelstelling en taken 2. 1. 1 Missie Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een professionele transparante en ambitieuze archiefdienst en kennispartner die geldt als het duurzame collectieve geheugen van de regio. ,

NoVA is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio – zowel fysiek als digitaal – duurzaam toegankelijk te maken te beheren en te behouden en optimaal beschikbaar te stellen aan onze gebruikers. ,

2. 1. 2 Visie NoVA zorgt voor betrouwbare informatie en maakt die duurzaam zichtbaar ten dienste van de samenleving. We zijn dé herkenbare erfgoedpartner die bijdraagt aan transparantie rechtszekerheid en kennisdeling over het heden en verleden van de regio Noord-Veluwe. ,

2. 1. 3 Doelstelling De doelstelling van het Noord-Veluws Archief is in het grondgebied van de deelnemende gemeenten zoals bedoeld in artikel 2 derde lid van de GR NoVA: a. Het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995 ; b. Het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen. ,

2. 1. 4 Taken Het Noord-Veluws Archief heeft conform artikel 4 van de GR NoVA tot taken: a. het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995 ; b. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht ; c. het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst ; d. het beheer van eventuele door derden anders dan de deelnemers overgedragen particuliere archieven die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden ; e. het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende ,

archiefbescheiden ; f. het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau gerelateerd aan het onder artikel 3 lid b geformuleerde ,

doel.

2. 2 Wat gaan we ervoor doen? Uit de voorgaande missie doelstelling en taken vloeit een breed takenpakket voort. Daarmee geven we invulling aan de wettelijke taken zoals deze door de Archiefwet aan de colleges van B&W als zorgdrager zijn opgedragen én de maatschappelijke taken die voortvloeien uit gewenst beleid op lokaal niveau. De daaraan gekoppelde producten- en dienstencatalogus van NoVA vormt de basis voor de inrichting van de verschillende werkprocessen waarmee we uitvoering geven aan onze doelstelling en taken. ,

Het brede takenpakket van de archiefdienst NoVA valt uiteen in drie taakvelden die gerelateerd zijn aan de drie wettelijke kerntaken van het archief: Advies & toezicht ; Collectiebeheer ; Dienstverlening. ,

In onderstaande overzicht worden deze drie kerntaken gerelateerd aan de taken die NoVA vanuit de GR-tekst krijgt toebedeeld en de processen uit de producten- en dienstencatalogus van NoVA. Taakvelden

Taken (conform art. 4 GR)

Producten- en

dienstencatalogus Collectiebeheer

Advies & Toezicht

Dienstverlening

Beheer overgebrachte archieven beheer archiefbewaarplaats beheer en acquisitie particuliere archieven beschikbaar stellen van archieven

Verwerven Fysiek beheren Toegankelijk maken en beschikbaar stellen Digitalisering e-Depot

Toezicht op nietovergebrachte archieven

Toezicht houden op

Beschikbaar stellen van archieven Functioneren als regionaal kennis- en

informatiecentrum . ... ...

archiefbeheer ... ... ..

overheid Overbrenging en vernietiging Advisering Overlegstructuren

Informatie verstrekken Uitlenen Studiezaalopenstelling Presenteren en benutten

voor lokale en regionale. geschiedenis

De meerjarenbegroting van NoVA omvat vier programma's. De eerste drie programma's komen overeen met de drie hierboven beschreven taakvelden van NoVA. Het vierde programma omvat het gehele taakveld Bedrijfsvoering.

2. 2. 1 Programma Advies & Toezicht Informatie is één van de belangrijkste pijlers in het functioneren van de overheid. Het is niet alleen van belang voor het kunnen uitvoeren van publieke taken ; de transparante overheid legt via openbare informatie ook verantwoording af voor het gekozen beleid en de uitvoering ervan. Een burger kan rechten ontlenen aan documenten die authentiek zijn en daarmee juridische bewijskracht dragen. Het is daarom essentieel dat overheidsinformatie authentiek en betrouwbaar is duurzaam toegankelijk wordt bewaard en tijdig wordt vernietigd wanneer de wettelijke bewaartermijn is verstreken. ,

Het toezicht op het gemeentelijke archief- en informatiebeheer ten aanzien van nog niet-overgebrachte archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. De inspecties richten zich op speerpunten in het informatiebeheer ; daarmee wordt het wettelijk toezicht door de archiefdienst risicogericht uitgevoerd. Digitale duurzaamheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers en de archiefdienst. Een belangrijk onderdeel van de moderne toezichthoudende rol is de advisering over de inrichting van het gemeentelijke informatiebeheer. Op basis van de beschikbare kennis en expertise adviseren we de gemeenten en de daaraan verbonden samenwerkingsverbanden gevraagd en ongevraagd over de impact van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering wet- en regelgeving en nieuwe inzichten op het (gemeentelijke) informatiebeheer. Daarmee geven we binnen het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten vorm aan het principe van archiving by design. ,

Lasten programma Advies & Toezicht De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor wat betreft zijn wettelijke taken als toezichthouder (02 fte) de functies Archiefinspecteur (08 fte) Medewerkers advies & toezicht (195 fte) en de adviestaken van de Adviseur digitale duurzaamheid op het vlak van archiving by design (07 fte). ,

Ten behoeve van faciliteiten voor het inhuren van (tijdelijke) externe expertise voor vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden reis- en verblijfskosten studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies & toezicht een deel naar rato van de omvang van het team van de totale lasten per uitgavencategorie toebedeeld. ,

Doelen Alle deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bevinden zich op hetzelfde niveau van toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand van zaken van het informatiebeheer ; gedurende de gehele levensfase van informatieobjecten zijn deze duurzaam

toegankelijk ; deelnemende gemeenten zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen geven aan bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van

informatiebeheer.

2. 2. 2 Programma Collectiebeheer De kern van het programma Collectiebeheer bestaat uit het duurzaam beheren en toegankelijk maken van de archiefcollecties die NoVA ongeacht hun vorm beheert in de daartoe beschikbare fysieke en digitale archiefdepots. Beschikbaarheid vindbaarheid en raadpleegbaarheid vormen de kern van openbare informatie. Goede geordende en toegankelijke archieven vallen of staan met een goede infrastructuur voldoende middelen en professioneel archief- en collectiebeheer door de aangewezen ,

archiefdienst. NoVA beheert ruim twaalf kilometer analoge archiefcollecties in zes archiefdepots. De duurzame toegankelijkheid van deze collecties wordt gewaarborgd door gestructureerd archief- en collectiebeheer. Daartoe benut NoVA de mogelijkheden van het archiefbeheersysteem. Waar tien jaar geleden de bezoeker nog dikwijls tevreden was met het raadplegen van papieren inventarissen klappers en microfiches verwacht de huidige gebruiker van ons dat we informatie uit deze analoge archieven digitaal vindbaar maken en beschikbaar stellen. NoVA maakt haar archieven en collecties toegankelijk en stelt ze beschikbaar op basis van de steeds veranderende klantvraag en richt haar archiefbeheersysteem daarop in. ,

Daarnaast is steeds meer permanent te bewaren informatie vanaf de creatie digitaal (digital born) en zal dus duurzaam digitaal beheerd moeten worden door de archiefdienst. Dit vergt naast een goed functionerende e-Depotvoorziening (de harden software) ook andere kennis en expertise om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten te garanderen.

Lasten programma Collectiebeheer De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens wettelijke taken in het collectiebeheer (01 fte) de Beleidsmedewerker collecties voor diens taken in het collectiebeheer (08 fte) de Functioneel beheerders (17 fte) de Medewerkers gegevensbeheer collecties (26 fte) de salarislasten voor de Adviseur digitale duurzaamheid voor diens taken in de interne advisering e-Depot en verantwoordelijkheid voor digitale overbrengingstrajecten (03 fte) en de Medewerkers collecties & dienstverlening (325 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld collectiebeheer (depotbeheer materiële verzorging fysieke archieven beeldbankbeheer en bibliotheekbeheer). ,

Onder dit programma valt ook een groot deel van de lasten voor het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis en het e-Depot. Deze infrastructuur vormt de ruggengraat van het collectiebeheer: we benutten het voor het fysieke depotbeheer het beheer van onze (meta)data en het (digitaal) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Aangezien dit systeem de schakel vormt tussen beheer toegankelijk maken en beschikbaar stellen wordt een deel van deze lasten (70 procent) aan het programma Collectiebeheer toegerekend het resterende deel wordt toegerekend aan het programma Dienstverlening. ,

Onder de uitgavencategorie facilitaire zaken – archiefbenodigdheden vallen de middelen die nodig zijn voor het structurele fysieke beheer van de papieren archiefcollecties. Te denken valt aan archiefdozen ompakmateriaal schimmeltesten en overige materialen die noodzakelijk zijn om de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen. Onder de overige benodigdheden scharen we andere uitgaven ten dienste van het collectiebeheer. ,

Doelen NoVA is het collectieve geheugen van de Noord-Veluwe ; de archieven en collecties in beheer van NoVA zijn (ongeacht hun vorm) duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld ; de gebruikers van NoVA kunnen de informatie uit onze archieven en collecties op een laagdrempelige wijze benutten ; de archieven en collecties van NoVA zijn vindbaar via diverse platforms voor diverse doelgroepen waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

2. 2. 3 Programma Dienstverlening Het beschikbaar stellen van informatie uit de door NoVA beheerde archiefcollecties is een wettelijke kerntaak. De wijze waarop wij informatie beschikbaar stellen en toegankelijk maken voor een breed publiek is echter aan verandering onderhevig. Een transparante overheid is van wezenlijk belang voor een goed werkende democratie. Dit kan alleen plaatsvinden als burgers toegang hebben tot alle informatie van deze overheid. De dienstverlening van NoVA is erop gericht om onze gebruikers daarin te faciliteren en ondersteunen binnen een veranderende samenleving waarin steeds meer verwacht wordt ten aanzien van digitale dienstverlening. Het functioneren als regionaal kennis- en informatiecentrum voor lokale en regionale geschiedenis is een van de diensten die NoVA verleent op grond van de haar toebedeelde taken vanuit de GR-partners. We bewaren overheidsinformatie niet alleen ten behoeve van de uitvoering van (publieke) taken van de archiefvormer transparantie van overheidshandelen of de rechtzoekende burger maar ook vanwege de culturele erfgoedwaarde van archieven. NoVA ziet archieven nadrukkelijk als nutsvoorziening en stelt daarbij de gebruiker centraal. Archieven herbergen de verhalen over ons verleden en dragen bij aan de vorming van onze individuele en collectieve identiteit in het heden. ,

Daarmee volgen we de nieuwe Archiefwet waarin de waarde van archiefstukken als onderdeel van cultureel erfgoed expliciet staat vermeld. In 2024 heeft Nederland bovendien het Verdrag van Faro geratificeerd ; dit kaderverdrag roept op tot beleidsvorming waarin de mens en de samenleving in hun relatie met erfgoed centraal staan. NoVA wil voor de Noordwest-Veluwe dé erfgoedpartner zijn. ,

Lasten programma Dienstverlening De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken in het onder de aandacht brengen van (de collecties van) NoVA middels lezingen wetenschappelijke bijdragen en netwerken binnen de erfgoedsector (02 fte) de Beleidsmedewerker dienstverlening voor haar taken in de dienstverlening (06 fte) de Medewerker PR & educatie (1 fte) en de Medewerkers collecties & dienstverlening (281 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld dienstverlening. ,

Een deel van de lasten voor het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis (30 procent) komt ten laste van het programma dienstverlening aangezien MAIS-Flexis tevens ingezet wordt voor het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Bovendien valt ook de coördinatie van vrijwilligersprojecten onder het programma dienstverlening. De vrijwilligers van NoVA benutten MAIS-Flexis voor het nader toegankelijk maken van onze collecties door bijvoorbeeld het indexeren van registers en het beschrijven van onze fotocollecties. ,

Daarnaast vallen ook de kosten voor de hosting en het doorontwikkelen van onze website die voor onze gebruikers hét portaal is tot onze collecties. Ten behoeve van faciliteiten voor het inhuren van (tijdelijke) externe expertise voor vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden reis- en verblijfskosten studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies & toezicht een deel naar rato van de omvang van het team van de totale lasten per uitgavencategorie toebedeeld. ,

Doelen Het verbeteren en uitbreiden van de digitale dienstverlening zodat GR-partners en externe gebruikers sneller en in samenhang toegang krijgen tot informatie ; het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefinformatie voor bezoekers zodat zij optimaal ondersteund worden bij hun onderzoek ; het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archiefcollecties door actieve presentatie en samenwerking met partners ; het toegankelijk en relevant maken van erfgoed voor een breed publiek ; het verstrekken van informatie op een wijze die past bij de verwachtingen van gebruikers in 2028. ,

2. 2. 4 Programma Bedrijfsvoering NoVA is een bedrijfsvoeringsorganisatie en is als zodanig een zelfstandig rechtspersoon. Voor het aansturen van de organisatie een adequate uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van de directeur van NoVA en het uitvoeren van bedrijfsondersteunende taken die de primaire werkprocessen in de voorgaande drie programma's mogelijk maken is het van belang dat de bedrijfsvoering van NoVA op orde is. ,

Lasten programma bedrijfsvoering De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken als directeur van NoVA (strategische leiding P&C-cyclus personeelsbeleid en het onderhouden van externe netwerken) (05 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Archiefinspecteur binnen het team Advies & toezicht (02 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker collecties binnen het team Collectiebeheer (02 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker dienstverlening binnen het team Dienstverlening (02 fte) en de Medewerker Secretariaat (05 fte). ,

Daarnaast vallen onder dit programma de kapitaallasten die voortvloeien uit investeringen die ten behoeve van de bedrijfsvoering van NoVA worden gedaan. Onder dit programma vallen ook de budgetten voor representatie externe advieskosten (waaronder ook de kosten voor het vanaf 2026 verplichte periodieke externe toezicht op het informatiebeheer van NoVA worden geschaard) en onvoorziene uitgaven. Bovendien vallen hieronder de kosten voor de accountant. ,

Ten slotte vallen onder dit programma de lasten die voortvloeien uit de dienstverleningsovereenkomst die ten behoeve van het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken voor NoVA met de gemeente Elburg is gesloten. Hieronder vallen de licentiekosten en de ureninzet voor ICT informatiemanagement HRM en financiën. De incidentele taken die door Elburg op verzoek van NoVA uitgevoerd worden op het vlak van juridische zaken en inkoop worden apart op basis van ureninzet gefactureerd en komen ten laste van het budget advieskosten. ,

2. 3 Wat mag het kosten?

De gemeentelijke bijdragen worden berekend op basis van de in artikel 5 lid 1 van de financiële verordening NoVA vastgestelde verdeelsystematiek. De btw welke voor de deelnemende gemeentes compensabel is via het BCF wordt eveneens conform deze verdeelsystematiek verdeeld. ,

Voor de overige details wordt verwezen naar de financiële begroting en de toelichtingen op de baten en lasten (hoofdstuk 4).

2. 3. 1 Gemeentelijke bijdragen De gemeentelijke bijdragen worden berekend op basis van de in artikel 5 lid 1 van de financiële verordening NoVA vastgestelde verdeelsystematiek. Voor de overige details wordt verwezen naar de financiële begroting en de toelichtingen op de baten en lasten (hoofdstuk 4). ,

2. 3. 2 Overige toelichting Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. GR NoVA is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Achterin deze begroting is een format opgenomen dat door de aan de GR NoVA deelnemende gemeenten kan worden benut voor het opstellen van de paragraaf Verbonden Partijen in hun eigen ,

begroting.

3. Paragrafen 3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de financiële verordening NoVA (artikel 18) is deze paragraaf aangemerkt als vast onderdeel van de begroting en jaarrekening. 3. 1. 1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre NoVA in staat is om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat hiervoor het beleid moet worden aangepast. Onder een risico wordt verstaan: de kans dat zich een positieve of negatieve gebeurtenis van materieel belang voordoet die niet in de begroting van een bepaald jaar is opgenomen. NoVA heeft als doel: a. het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995 ; b. het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen. ,

Voor de uitvoering van deze taken is NoVA vrijwel volledig afhankelijk van de financiële bijdragen van de deelnemers.

De omvang van het weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate bepaald door het artikel 13 van de financiële verordening Noord-Veluws Archief. Hierin is vastgelegd dat de reserve niet meer mag bedragen dan 10% van de begroting. Hier vindt toetsing plaats op basis van een volledig begrotingsjaar. Het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve en wordt per ultimo 2027 begroot op € 82. 684. Gezien de aard en omvang van NoVA is sprake van voldoende financiële buffers op onvoorziene financiële tegenvallers op te vangen.

3. 1. 2 Risicobeheersing en beheersmaatregelen De bedrijfsvoering van NoVA wordt uitgevoerd door de Gemeente Elburg. Dit betekent dat NoVA gebruikmaakt van de bestaande administratieve organisatie interne beheersingsmaatregelen en ondersteunende processen van de gemeente. Hieronder vallen onder andere de financiële administratie personeels- en salarisadministratie inkoop ICT en juridische ondersteuning. Door aan te sluiten bij deze bestaande structuren wordt gebruikgemaakt van reeds ingerichte controle- en verantwoordingsprocessen. ,

De belangrijkste risico’s voor NoVA hebben in met name betrekking op de afstemming tussen deelnemende partijen en de ontwikkeling van de organisatie. Deze risico’s worden beheerst door het toepassen van de bestaande beleidskaders procedures en interne controles van de gemeente Elburg onder toeziend oog van het bestuur. Daarnaast vindt periodieke monitoring plaats van de financiële positie en de uitvoering van de activiteiten. ,

Door het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Elburg wordt gebruikgemaakt van een professioneel ingerichte organisatie met vastgestelde processen voor planning control en risicomanagement. Dit draagt bij aan een zorgvuldige en rechtmatige uitvoering van de taken van NoVA. ,

Gezien de beperkte omvang van de organisatie waarbij gebruikt wordt gemaakt van een bestaande bedrijfsvoeringstructuur zijn er op dit moment geen materiële risico’s geïdentificeerd die leiden tot het vormen van specifieke risicovoorzieningen. De ontwikkeling van de organisatie en mogelijke risico’s worden wel blijvend gemonitord en indien nodig worden aanvullende beheersmaatregelen getroffen.

3. 2 Financiële kengetallen Het BBV schrijft een verplichte set financiële kengetallen voor. Naast het presenteren deze kengetallen moet ook een beoordeling worden opgenomen van de onderlinge samenhang tussen de kengetallen en wat deze zeggen over de financiële positie. van

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft aan hoe groot de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling is in verhouding tot de eigen middelen. De netto schuldquote biedt daarmee een indicatie van de mate waarin rente- en aflossingsverplichtingen drukken op de exploitatie. Hierbij geldt: hoe lager de schuldquote hoe gunstiger. Uit de cijfers blijkt dat ontwikkeling van de schuld van NoVA in verhouding tot de jaarlijkse inkomsten relatief laag is. ,

Solvabiliteitsratio Dit kengetal laat zien in hoeverre de gemeenschappelijke regeling in staat is haar financiële verplichtingen na te komen. De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer tussen het eigen vermogen en het totale balanstotaal uitgedrukt in een percentage. Gezien de aard en omvang van de regeling wordt de ontwikkeling van het solvabiliteitsratio als goed gekwalificeerd. ,

Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt berekend door het saldo van de structurele baten en lasten samen met het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves te delen door de totale baten. Dit kengetal maakt inzichtelijk in hoeverre sprake is van een begroting in evenwicht. Er is sprake van een evenwichtig saldo. Wat ook het logische gevolg is van de wijze van begroten en daaraan gekoppelde bijdrages van de deelnemende gemeentes. ,

3. 3 Financiering De gemeenschappelijke regeling maakt naar verwachting geen gebruik van externe financiering met uitzondering van de gebruikelijke inkoopcrediteuren die voortvloeien uit de normale bedrijfsvoering. Er worden op basis van de huidige uitgangspunten geen leningen of andere vormen van externe kredietverlening aangetrokken. Hierdoor blijft het bedrag aan kortlopende schuld ruimschoots binnen de kasgeldlimiet zoals bedoeld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Het renterisico dat voortvloeit uit kortlopende financiering is daarmee ,

verwaarloosbaar. Momenteel is dan ook sprake van een negatieve renteomslag omdat de verwachte rentebaten hoger zijn dan de rentelasten. ,

Het beleid van NoVA is gericht op het financieren van activiteiten uit eigen middelen waardoor de afhankelijkheid van externe geldschieters wordt beperkt en de financiële positie stabiel blijft. De liquiditeitspositie wordt periodiek gemonitord om te waarborgen dat aan alle kortlopende verplichtingen tijdig kan worden voldaan. ,

3. 4 EMU-saldo Het EMU-saldo is een financieel kengetal dat aangeeft of de overheid of overheidsorganisatie in een bepaald boekjaar een tekort of overschot heeft behaald volgens de methodiek van de Europese Monetaire Unie (EMU). Het EMU-saldo wordt berekend als het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven inclusief incidentele en kapitaalsuitgaven. Voor NoVA is dit saldo met uitzonderling van 2027 positief wat duidt op een overschot. In 2027 is dit negatief als gevolg van een incidenteel project welke gedekt wordt vanuit de reserve. ,

3. 5 Schatkistbankieren Een openbaar lichaam is normaal gesproken verplicht om zijn liquide middelen aan te houden in de schatkist van het Rijk. Op basis van artikel 7 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden geldt hiervoor een uitzondering. NoVA voldoet aan deze uitzondering en derhalve worden geen overtollige middelen uitgezet bij het Rijk.

3. 6 Bedrijfsvoering Aan het hoofd van de GR NoVA staat het algemeen bestuur. Het bestuur bestaat uit evenzoveel leden als deelnemers aan deze regeling. Door het bestuur is uit haar midden een voorzitter aangewezen. Er is sprake van een roulerend voorzitterschap met een termijn van 2 jaar. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directeur. Deze heeft de algehele en dagelijkse leiding en ondersteunt het bestuur.

Met de samenvoeging van het SNWV en SEHH zijn de kerntaken van de archiefdienst en de daarbij behorende producten en diensten voor acht deelnemende gemeenten georganiseerd en uitgevoerd. De formatie bedraagt per 31 december 2025 186 fte. Hiervan is op diezelfde datum 176 fte (22 werknemers) ingevuld. ,

De samenstelling van ons personeelsbestand is divers: een groter aantal zeer ervaren en deskundige medewerkers in combinatie met een kleinere groep jonge talenten. De aankomende jaren voorzien we een relatief hoog verloop van ons personeelsbestand door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van enkele van onze medewerkers. We voorzien in de huidige krappe arbeidsmarkt en het gespecialiseerde karakter van het vakgebied dat de invulling van openvallende formatieruimte lastig kan worden. We denken dat interne doorstroom van jong talent naar gespecialiseerde functies binnen de organisatie voor een deel in de vervangingsvraag kan voorzien.

Bij de verjonging van het personeelsbestand moet rekening gehouden worden met een toenemende scholingsbehoefte. Verjonging van het personeelsbestand dat in potentie veel ruimte heeft voor groei betekent wellicht op kortere termijn lagere salarislasten als gevolg van een lagere inschaling maar als consequentie van financiële groei kan de loonsom naast de autonome ontwikkeling van de CAO-lonen in de loop van de jaren wel stijgen.

Gezien de financiële situatie van de deelnemende gemeenten en het beroep wat op ons is gedaan hebben wij onze personele kosten zeer behoudend begroot en daarom niet op het maximum van de functieschaal maar op de reële loonsom begroot. In deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop brengt dit wel enige kwetsbaarheid met zich mee bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. ,

NoVA maakt via een dienstverleningsovereenkomst gebruik van de diensten van de gemeente Elburg voor ondersteuning voor ICT Informatiemanagement HRM financiën inkoop en juridische zaken. ,

3. 6. 1 Ziekteverzuim Ziekteverzuim wordt in eerste instantie binnen de organisatie opgevangen. Bij langdurig ziekteverzuim zal gekeken worden of er financiële ruimte aanwezig is om tijdelijke vervanging in te huren. Dit wordt opgevangen vanuit de beschikbare structurele inhuurbudgetten of de post onvoorzien.

3. 6. 2 Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen bet bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelslasten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is een budget geraamd voor de inhuur van tijdelijk personeel voor het uitvoeren van specifieke afgebakende projecten. ,

3. 6. 3 Rechtmatigheid Het bestuur verantwoordt zich in de jaarrekening paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn 3 criteria van belang: het begrotingscriterium het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de financiële verordening en de begroting stelt het bestuur hierover de kaders vast. Zie hiervoor hoofdstuk 1. 2 kaders. ,

De accountant van NoVA controleert de getrouwheid van de verantwoording van het bestuur van NoVA en rapporteert over de bevindingen in het accountantsverslag en de accountantsverklaring.

4. Financiële begroting 4. 1 Overzicht baten en lasten Hier worden de baten en lasten van de organisatie integraal toegelicht waarbij inzicht wordt gegeven in de belangrijkste uitgangspunten die aan de begroting ten grondslag liggen. ,

4. 1. 1 Toelichting op de lasten De lasten zijn in de begroting gespecificeerd per uitgavencategorie waarbij per ,

categorie een nadere toelichting is opgenomen op de aard samenstelling en onderliggende aannames van de geraamde kosten. ,

*Bedragen wijken af van de reeds vastgestelde begroting 2026 i. v. m. het kostprijsverhogend effect van de btw.

Salarissen en sociale lasten De loonkosten voor het personeel van NoVA vormen de grootste uitgavenpost binnen de begroting en omvatten ongeveer 75% van alle lasten. De salarislasten zijn over de vier programma's verdeeld. Het betreft de salarislasten binnen de programma's Advies & toezicht Collectiebeheer en Dienstverlening. Het beheren en beschikbaar stellen van openbare archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. Het decentrale model is erop gericht de dienstverlening richting de gemeentelijke organisaties én de informatiezoekende burger op zes locaties adequaat te verzorgen. Daarbij zetten we in op het in stand houden van het huidige dienstverleningsniveau richting de deelnemende gemeenten. ,

Tot slot valt een deel van de salarislasten onder het programma Bedrijfsvoering waar onder andere ook overhead is ondergebracht. ,

De stijging van de salarislasten in 2027 van € 104. 988 is tweeledig. Enerzijds bestaat deze uit de loonindexatie van 51% ten opzichte van de verwachte salarislasten van 2026. Anderzijds zal zoals overeengekomen in de begroting 2026 de vacatureruimte voor een extra Adviseur digitale duurzaamheid in 2027 alsnog worden ingevuld. Gezien het toenemende belang van advisering op het vlak van digitale duurzaamheid (archiving by design) richting de deelnemende gemeenten verwachten we dat de vraag vanuit de gemeenten naar advisering op dit vlak met het oog op de inrichting van zaaksystemen de wens vanuit gemeenten om digitale documenten naar het eDepot te kunnen uitplaatsen en snellere overbrenging onder de nieuwe Archiefwet vanaf 2027 zal gaan toenemen. ,

Vanwege het toenemende belang van het toezicht op het digitale gemeentelijke informatiebeheer vanwege de toenemende complexiteit van het gemeentelijke applicatielandschap en het gegroeide aantal deelnemers waarop NoVA toezicht moet houden onder de nieuwe Archiefwet wordt de beschikbare formatieruimte voor de functies Archiefinspecteur en de Medewerker Advies & toezicht budgetneutraal benut om twee Toezichthouders Informatiebeheer in dienst te hebben die namens de archivaris het wettelijk toezicht kunnen uitvoeren. ,

Inhuur projecten Deze middelen zijn geraamd voor het (laten) uitvoeren van kleinere ontsluitings- en digitaliseringsprojecten voor preservatie- of dienstverleningsdoeleinden vanuit het oogpunt van het nader toegankelijk maken van onze collecties. Grotere seriële digitaliseringsprojecten van grotere archiefblokken zoals de digitalisering van oorkonden bouwvergunningen of registers van de Burgerlijke Stand worden afzonderlijk per gemeente aangevraagd en gefactureerd. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 50% ondergebracht bij programma Collectiebeheer 20% bij Advies & toezicht en 30% bij Dienstverlening. ,

Aanvullend zal in 2027 o. a. (projectmatig) inhuur worden ingezet voor het project Wegwerken achterstanden Epe Hattem en Heerde op basis van het door DocFactory opgestelde Plan van Aanpak. Deze inhuur wordt in overleg met de betreffende gemeenten vanuit de door deze gemeente beschikbaar gestelde projectbudgetten gedekt. ,

Reis- en verblijfskosten Deze begrotingspost bestaat uit de post forensenvergoeding die volgens de CAOrichtlijnen wordt uitbetaald.

Studiekosten

seminars

Voor een verdere professionalisering van de organisatie blijft het van groot belang om middelen beschikbaar te hebben voor trainingen cursussen of opleidingen die bijdragen aan de kwaliteit van het archiefbeheer en de geleverde dienstverlening. Ook de leden van het beleidsteam zullen middels gerichte cursussen hun competenties voor de hen toekomende taken en verantwoordelijkheden bij moeten houden of verder ontwikkelen. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 50% ondergebracht bij programma collectiebeheer 20% bij advies en toezicht en 30% bij dienstverlening. ,

Abonnementen , contributies en lidmaatschappen NoVA is aangesloten bij meerdere brancheorganisaties en kennispartners (waaronder KVAN/BRAIN Erfgoed Gelderland en de Hansischer Geschichtsverein) en heeft een koepelovereenkomst voor auteursrechten met de Koninklijke bibliotheek. Daarnaast investeren we in de aanschaf van NEN ISO-normen voor onze GR-partners. Ook lidmaatschappen van (regionale) historische verenigingen tijdschriftabonnementen en de aanschaf van relevante literatuur voor onze bibliotheekcollectie vallen onder ,

deze categorie. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 30% ondergebracht bij programma collectiebeheer 30% bij advies en toezicht en 40% bij dienstverlening. ,

Archiefbeheersysteem

e-Depot

Na een aanbestedingsprocedure via de softwarebroker van de gemeente Elburg (Protinus BV) in 2024 wordt het archiefbeheersysteem en het e-Depot in zijn geheel afgenomen bij één partij (De Ree Archiefsystemen). Hierdoor zijn wij nu qua hard- en software toegerust zijn om onze wettelijke taken uit te voeren met een volledig gecertificeerd archiefbeheersysteem. Door deze nieuwe aanbesteding zijn de kosten lager geworden. Daar staat tegen over dat sprake is van een stijging van de opslagkosten met € 30. 000 door de toename van het aantal digitale informatieobjecten in het archiefbeheersysteem. Het gevolg is een toename van het aantal terabytes voor de opslagcapaciteit. ,

De komende beleidsperiode zal gebruikt worden om ook organisatorisch de beheerorganisatie verder door te ontwikkelen zodat NoVA in de volle breedte een eDepotoplossing kan aanbieden duurzaam digitaal beheer kan waarborgen en daarmee de GR-partners kan ontzorgen. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 70% ondergebracht bij programma Collectiebeheer en 30% bij het programma Dienstverlening aangezien het ,

archiefbeheersysteem.

Website De website van NoVA is hét portaal dat toegang biedt tot informatie uit onze archieven en collecties. We blijven onze website doorontwikkelen om daarmee onze bezoekers zo optimaal mogelijk te begeleiden bij hun zoekvragen. De gebruiker staat hierbij centraal. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij dienstverlening.

Facilitaire zaken Onder deze kostencategorie vallen de kosten voor de inkoop van uiteenlopende goederen en diensten. Het betreft onder andere kosten ten behoeve van het collectiebeheer en preventief behoud. Een deel van specifieke restauratie- en conserveringswerkzaamheden kunnen in sommige gemeenten worden gedekt door een apart restauratiebudget. Het grootste deel van gebruiksmiddelen zoals archiefdozen en omslagen om archieven fysiek te beheren moeten door de deelnemende gemeenten als zorgdrager zelf worden aangeschaft. De te maken kosten voor de aanschaf van literatuur op de studiezalen of t. b. v. PR & educatieprojecten vallen eveneens onder deze post. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 90% ondergebracht bij programma collectiebeheer 6% bij dienstverlening en 4% bedrijfsvoering. ,

Representatie NoVA beschikt in 2026 over 21 medewerkers en ca. 30 vrijwilligers. Het budget is onder andere bedoeld voor vrijwilligers- en promotieactiviteiten zoals de jaarlijkse vrijwilligersdag en het onderhouden van onze externe relaties. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma

bedrijfsvoering.

Advieskosten NoVA betaalt voor het toezicht op het eigen informatiebeheer uitgevoerd door een ,

onafhankelijke externe partij. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma

bedrijfsvoering. Accountantskosten Voor de accountant loopt momenteel een aanbesteding voor 2027 waarbij NoVA is aangesloten bij de inkoopsamenwerking Noord-Veluwe. De opgenomen kosten zijn gebaseerd op de kosten 2026 plus de indexatie. ,

Dienstverlening bedrijfsvoering De dienstverlening vanuit de gemeente Elburg bestaat uit vaste onderdelen welke zijn opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.

Diverse goederen

diensten

Diverse goederen en diensten betreft de niet eerder gerubriceerde lasten.

Digitaal atelier Om archieven te kunnen ontvangen en verwerken met als doel archieven duurzaam te beheren en te presenteren is een voorportaal voor ontvangst een randvoorwaarde. Het voorportaal waarmee archieven van overheden en particulieren verworven worden wordt in de archiefsector een Digitaal Atelier genoemd. Het is een digitale opzichzelfstaande omgeving waarnaar digitale bestanden ‘getransporteerd’ worden om vervolgens onder andere op volledigheid en virussen te controleren maar in deze omgeving kunnen ook inhoudelijke controles en mogelijke aanpassingen plaatsvinden zodat uiteindelijk een archief opgenomen kan worden in een Digitaal Depot. Voor een goed werkend e-Depot is een Digitaal Atelier noodzakelijk en onderdeel van de technische omgeving in zijn geheel. De kosten voor de inrichting van dit Digitaal Atelier worden geraamd op € 30. 000. ,

4. 1. 2 Toelichting op de baten

De baten zijn in de begroting gespecificeerd per categorie waarbij per categorie een nadere toelichting is opgenomen op de herkomst samenstelling en de gehanteerde uitgangspunten voor de raming van de opbrengsten. ,

Bijdrage conform verdeelsystematiek De baten per gemeente zijn conform artikel 5 van de financiële verordening verdeeld op basis van onderstaande percentages.

In 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten geïntroduceerd. Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren nieuwe kostenverdeelsystematiek wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep waarin alle acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn. ,

Op basis van deze evaluatie zal de huidige systematiek per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte programmabegroting. Een kostenverdeling waarin het merendeel van de lasten op basis van inwonertal per gemeente (exclusief overhead en andere gelijk te verdelen kosten) wordt verdeeld wordt door de deelnemers reëel en gewenst geacht wanneer de eventuele centralisatie van NoVA is gerealiseerd.

Btw-compensatie De Belastingdienst heeft bevestigd dat NoVA de koepelvrijstelling mag toepassen. Op basis hiervan wordt de btw conform de transparantiemethode doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten. Deze btw is voor de deelnemende gemeenten compensabel via het BCF. Jaarlijks worden brieven verstuurd waarin de door te schuiven btw wordt gespecificeerd en gefactureerd. Deze btw wordt vastgesteld op basis van de werkelijke lasten zonder winstopslag en verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de geldende verdeelsleutel. ,

Overige inkomsten Onze GR-partners participeren in een groot aantal gemeenschappelijke regelingen binnen de regio. Voor een aantal van deze samenwerkingsverbanden ligt de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het informatiebeheer bij NoVA. Voor de uitvoering van inspecties audits advisering en periodiek overleg over de stand van zaken rondom het informatiebeheer wordt jaarlijks een bedrag bij deze regelingen in rekening gebracht. Daarnaast zijn de rente-inkomsten hier ook opgenomen. ,

4. 2 Meerjarenperspectief

Het voorliggende meerjarenperspectief dient te worden bezien in het licht van het feit dat de organisatie op het moment van schrijven nog slechts een halfjaar operationeel is. Hierdoor is de beschikbare ervaringsbasis beperkt en ontbreekt het nog aan voldoende historische gegevens om een volledig onderbouwd en stabiel toekomstbeeld te schetsen. De gehanteerde uitgangspunten en ramingen zijn daarom deels gebaseerd op de begroting 2026 en de geschetste kaders in paragraaf 1. 2. 2. Dit brengt een zekere mate van onzekerheid met zich mee waardoor het meerjarenperspectief op onderdelen indicatief van aard is. ,

Met het opstellen van de eerstvolgende begroting zal er naar verwachting meer inzicht zijn in de structurele ontwikkeling van de organisatie zowel financieel als operationeel. Op basis van deze aanvullende informatie kan het meerjarenperspectief verder worden aangescherpt en waar nodig worden bijgesteld om beter aan te sluiten bij de feitelijke ontwikkelingen. ,

4. 3 Geprognotiseerde balans

De gepresenteerde balans dient te worden geïnterpreteerd tegen de achtergrond dat de organisatie ten tijde van het opstellen van deze stukken nog slechts een halfjaar actief is. Als gevolg hiervan is de balans gebaseerd op een relatief korte periode van operationele activiteiten waardoor deze nog geen volledig representatief beeld geeft van een reguliere uitgekristalliseerde vermogenspositie. ,

Anderzijds is sprake van een eenvoudige en overzichtelijke balans gezien de aard van de gemeenschappelijke regeling. waar op korte termijn geen (grote) investeringen worden verwacht. De balansposten in 2025 weerspiegelen voornamelijk de opstartfase van de organisatie en worden sterk beïnvloed worden door de datum van factureren. Met de opstelling van de volgende begroting en bijbehorende rapportages zal naar verwachting meer inzicht ontstaan in de structurele opbouw van activa en passiva. Op basis daarvan kan de balanspositie nader worden geduid en indien nodig worden bijgesteld om een meer bestendig en representatief beeld te geven van de financiële positie van de organisatie. ,

4. 4. Reserves en voorzieningen In de financiële verordening is opgenomen dat het bestuur twee soorten kan instellen te weten a. Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve ,

Het totaal van deze reserve bedraagt maximaal 10% van de jaarlijkse begroting. De insteek is dat NoVA factureert op basis van begrote kosten en wanneer de werkelijke uitgaven bekend zijn volgt een terugbetaling of extra betaling. Deze methodiek zorgt ervoor dat sprake zal zijn van een beperkte reserve opbouw. Enige reserveopbouw is echter wel gewenst omdat NoVA per kwartaal factureert en de btw voorfinanciert waardoor liquiditeitsspanning kan ontstaan wanneer facturen op een ongunstig moment vallen. ,

Een voorziening voor oninbare vorderingen (conform artikel 14 van de financiële verordening NoVA) wordt nog niet gevormd. Gelet op verwachte baten is hier geen noodzaak toe.

Bijlage A

VA noord-veluws archief

(geanonimiseerd)

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16966907/1