Ontwerpbegroting e250017281

Begroting Noord-Veluws Archief (2e helft 2025)

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ......................................................................................................................................................................... 2 Managementsamenvatting .............................................................................................................................................. 3 1.

2.

Inleiding ............................................................................................................................................................................... 4 1.1.

Leeswijzer ............................................................................................................................................................... 4

1.2.

Kaders ....................................................................................................................................................................... 5

1.3.

Deelnemende gemeenten.......................................................................................................................... 6

1.4.

Samenstelling bestuur ................................................................................................................................... 6

Programmaplan ............................................................................................................................................................. 7 2.1. Missie, doelstelling en taken ................................................................................................................................ 7 2.2. Wat gaan we ervoor doen?.................................................................................................................................. 8 2.3. Wat mag het kosten? .............................................................................................................................................. 9

3.

4.

Paragrafen ........................................................................................................................................................................ 10 3.1.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................... 10

3.2.

Financiering ........................................................................................................................................................ 10

3.3.

Bedrijfsvoering .................................................................................................................................................... 11

Financiële Begroting .................................................................................................................................................. 13 4.1. Overzicht Baten en Lasten .................................................................................................................................. 13 4.2. Toelichting op de lasten (per uitgavencategorie) .............................................................................. 14 4.3. Baten per gemeente .............................................................................................................................................. 17 4.4. Uiteenzetting financiële positie ...................................................................................................................... 17 4.5. Meerjarenbegroting 2026 - 2029 .................................................................................................................... 17 4.7. Geprognosticeerde begin- en eindbalans ............................................................................................... 17 4.8. Reserves en voorzieningen ............................................................................................................................... 18

2

Managementsamenvatting Het jaar 2025 is in meerdere opzichten een gedenkwaardig jaar. Niet alleen vieren we 80 jaar vrijheid na het einde van de Tweede Wereldoorlog, we herdenken ook de ‘vergeten’ watersnoodramp die grote delen van de Gelderse Zuiderzeekust en de Noord-Veluwe in 1825 teisterde. Twee gebeurtenissen die enorme impact hadden op de levens van onze voorouders. In onze archieven vinden we talloze verhalen terug. 2025 is ook qua archiefzorg op de Noord-Veluwe een memorabel jaar. Per 1 juli 2025 worden de centrumgemeenteregelingen Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, waarin de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek samenwerkten, en het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde opgeheven. Hiervoor in de plaats wordt door deze acht gemeenten een nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie opgericht: het Noord-Veluws Archief (NoVA). Daarmee willen de deelnemende gemeenten gezamenlijk bouwen aan een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst, die voldoende slagkracht heeft om de uitdagingen die hedendaags archief- en informatiebeheer met zich meebrengt tegemoet te kunnen treden. Zodoende kan het NoVA de duurzame toegankelijkheid van (overheids-)informatie in de regio waarborgen.

Er bestaat gedeeld besef én een gevoel van urgentie dat adequate, efficiënte en betaalbare voorzieningen in het kader van de Archiefwet 1995, door toenemende wettelijke eisen en ontwikkelingen als gevolg van digitalisering, naast gewijzigde maatschappelijke wensen ten aanzien van toegankelijkheid en gebruik van overheidsinformatie en archieven, zowel fysiek als digitaal, slechts door schaalvergroting kunnen worden gerealiseerd. Door de vele ontwikkelingen in wet- en regelgeving, zoals de nieuwe Archiefwet, de AVG en de WOO en de digitalisering van het gemeentelijke informatiebeheer moet ook de organisatie van het NoVA wendbaar en toekomstgericht worden ingericht. Tegelijkertijd moet rekening gehouden worden met de bezuinigingsopgave waar veel deelnemende gemeenten vanwege het ‘ravijnjaar’ mee geconfronteerd worden. Vandaar dat de begroting voor de tweede helft van 2025 volledig beleidsarm is. De archieven die door het Noord-Veluws Archief duurzaam toegankelijk worden gehouden beslaan circa 11,5 strekkende kilometer. Het toegankelijk houden van deze archiefcollecties vraagt constante zorg. Naast het beheer en toegankelijk maken van deze fysieke, papieren archieven wordt het waarborgen van duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie steeds belangrijker.

Vanaf 2025 beschikken de acht gemeenten over een e-Depotvoorziening, die wordt ingericht voor het kunnen overbrengen van digitale informatie. Het archief heeft niet alleen erfgoedwaarde: goed informatie- en archiefbeheer is de hoeksteen van een transparante en controleerbare overheid en vormt één van de pijlers van onze rechtsstaat. Vandaar dat het NoVA vanuit haar wettelijke taken ook toeziet op, en adviseert over de digitale informatiehuishouding bij de deelnemende gemeenten. Maar we bewaren archieven niet om te bewaren: ze herbergen ook de talloze verhalen die vorm geven aan onze individuele en collectieve identiteit. Daarmee vormt het NoVA het duurzame collectieve geheugen van de regio en stelt het informatie beschikbaar voor onze deelnemers, verschillende erfgoedpartners in de regio en onderzoekers.

dr. Rudolf Bosch Streekarchivaris Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

3

1. Inleiding Voor u ligt de programmabegroting voor de tweede helft van het boekjaar 2025 van de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (BVO NoVA). Deze ontwerpbegroting is opgesteld op basis van art. 19 lid de gemeenschappelijke regeling. Zoals hiervoor al is opgemerkt vormt 2025 ook een overgangsjaar. Vanwege het feit dat de nieuwe GR per 1 juli 2025 in werking treedt moet worden gewerkt met een gebroken boekjaar. Daarmee wordt éénmalig afgeweken van hetgeen bepaald is in artikel 17 van de GR-tekst, namelijk dat het boekjaar overeenkomt met het kalenderjaar. Vandaar dat deze ontwerpbegroting slechts ziet op de periode vanaf 1 juli 2025. Het besluitvormingstraject voor deze begroting wijkt dan ook af van het gebruikelijke traject. Gezien het feit dat er pas medio september 2024 duidelijkheid was over het al of niet aangaan van de nieuwe GR en het opstarten van het formele politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces, kon ook pas vanaf dat moment gewerkt worden aan het opstellen en nader uitwerken van de bestuurlijke en financiële kaders vanaf de formele oprichtingsdatum van de NoVA. Conform de Wgr hebben de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten gedurende een periode van 12 weken de mogelijkheid om eventuele zienswijzen op de ontwerpbegroting in te dienen.

Het nieuwe bestuur dient deze begroting formeel vast te stellen tijdens haar eerste vergadering (begin juli 2025). Met het goedkeuren van deze ontwerpbegroting worden de baten en lasten door het bestuur geautoriseerd. Terugrekenend dient deze ontwerpbegroting dus medio februari te worden voorgelegd aan de portefeuillehouders en daarna aan de colleges van de deelnemende gemeenten, alvorens ze voor de zienswijzeprocedure naar de raad kan worden gestuurd. Voor de ontwerpbegroting voor het boekjaar 2026 en de meerjarenraming 2027-2029 zal het reguliere traject en tijdpad worden doorlopen. Dit betekent dat conform artikel 3 van de financiële verordening NoVA en artikelen 34 en 35 van de Wgr de ontwerpbegroting van de NoVA vóór 30 april aan de raden van de deelnemende gemeenten zal worden toegestuurd, zodat het uiterlijk 1 september door het nieuwe bestuur kan worden vastgesteld. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna zijn opgenomen de kaders waarbinnen deze begroting is opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur.

1.1.

Leeswijzer

In hoofdstukken 2 en 3 vindt u de beleidsbegroting. In hoofdstuk 2 wordt naast de missie, de doelstellingen en de taken van het NoVA (paragraaf 2.1) het programmaplan gepresenteerd. In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de vanuit wet- en regelgeving verplicht gestelde paragrafen. In hoofdstuk 4 vindt u vervolgens de financiële begroting, met achtereenvolgens het overzicht van de lasten en de baten en de toelichting op de ontwikkeling per lasten- en batencategorie.

4

1.2.

Kaders

De begroting 2025 is opgesteld op basis van onderstaande financiële - en beleidskaders. Op moment van opstellen van deze ontwerpbegroting voor de tweede helft van 2025 was de meerjarige strategische visie voor het Noord-Veluws Archief, met daarin een uitwerking van de doelstellingen en kaders én een vertaling van de producten- en dienstencatalogus in de verschillende programma’s, nog in bewerking. Deze nieuwe strategische visie moet door het bestuur in haar eerste vergadering (begin juli 2025) formeel worden vastgesteld. Ook de financiële verordening, het directiereglement en de producten- en dienstencatalogus van het NoVA moeten conform de GR-tekst in de eerste bestuursvergadering nog formeel worden vastgesteld, maar zijn in hun conceptversies in het voorgaande politiek bestuurlijke besluitvormingsproces al zodanig behandeld, dat ze bij het opstellen van deze ontwerpbegroting alvast als uitgangspunt zijn gehanteerd. Deze strategische visie zal in grote lijnen voortborduren op het meerjarenbeleidsplan 2021-2024, getiteld ‘De basis op orde’ van de rechtsvoorganger, het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Daaraan toegevoegd is het normen en toetsingskader voor de toetsing van de rechtmatigheid.

1.2.1. Beleidskaders en het normen en toetsingskader rechtmatigheid De begroting is opgesteld op basis van: ▪ de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief; ▪ financiële verordening NoVA 2025; ▪ directiereglement NoVA 2025; ▪ producten- en dienstencatalogus NoVA 2025; ▪ meerjarenbeleidsplan SNWV 2021-2024. Landelijke en Europese wet- en regelgeving, waaronder: ▪ Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 (Wgr) ▪ Archiefwet 1995; ▪ Gemeentewet; ▪ Ambtenarenwet; ▪ CAO SGO; ▪ Sociale verzekeringswetten; ▪ Europese en nationale aanbestedingsregels; ▪ Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); ▪ Wet open overheid (Woo); ▪ Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) ▪ Besluit accountantscontrole decentrale overheden

1.2.2. Btw Het Noord-Veluws Archief is btw-plichtig. De bijdragen per gemeente worden met 21% btw belast. De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald.

5

1.3.

Deelnemende gemeenten

De bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (BVO NoVA) is een gemeenschappelijke regeling (GR), waarin de volgende gemeenten, conform artikel 1, vierde lid en artikel 8, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna genoemd: de Wgr), samenwerken om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen zijn opgedragen krachtens de Archiefwet 1995 uit te kunnen voeren. De deelnemende gemeenten per 1 juli 2025 zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Gemeente Elburg Gemeente Epe Gemeente Ermelo Gemeente Harderwijk Gemeente Hattem Gemeente Heerde Gemeente Nunspeet Gemeente Oldebroek

1.4.

Samenstelling bestuur

Het bestuur van de BVO NoVA wordt samengesteld conform artikel 6 van de GR BVO NoVA. Vanuit de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten neemt per gemeente één portefeuillehouder plaats in het bestuur. Per 1 juli 2025 is het bestuur als volgt samengesteld: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Jan-Nathan Rozendaal Gert van den Berg Hans van Daalen Wilco Mazier Marleen Sanderse Olaf Prinsen Céline Blom Ben Engberts Rudolf Bosch

burgemeester gemeente Elburg wethouder gemeente Epe burgemeester gemeente Ermelo wethouder gemeente Harderwijk burgemeester gemeente Hattem burgemeester gemeente Heerde burgemeester gemeente Nunspeet wethouder gemeente Oldebroek streekarchivaris/secretaris

6

2. Programmaplan 2.1. Missie, doelstelling en taken 2.1.1. Missie Het Noord-Veluws Archief is een professionele, transparante en ambitieuze partner die geldt als het duurzame, collectieve geheugen van de regio. Het NoordVeluws Archief is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio – zowel fysiek als digitaal – duurzaam te behouden, vindbaar te maken en om deze bronnen optimaal beschikbaar te stellen voor onze gebruikers. Onze kernwaarden hierbij zijn: ▪ Professioneel: betrouwbaar, accuraat, punctueel, contextueel ▪ Transparant: open, communicatief, samenwerking, eenduidig ▪ Ambitieus: toekomstgericht, innovatief, flexibel, ondernemend, actief

2.1.2. Doelstelling De doelstelling van het Noord-Veluws Archief is in het grondgebied van de deelnemende gemeenten zoals bedoeld in artikel 2, derde lid, van de GR BVO NoVA: a) Het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995; b) Het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek, een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen.

2.1.3. Taken Het Noord-Veluws Archief heeft, conform artikel 4 van de GR BVO NoVA, tot taken: a) het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats, conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst; d) het beheer van eventuele door derden, anders dan de deelnemers, overgedragen particuliere archieven, die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden; e) het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden; f) het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau, gerelateerd aan het onder artikel 3, lid b geformuleerde doel.

7

2.2. Wat gaan we ervoor doen? Uit de voorgaande missie, doelstelling en taken vloeit een breed takenpakket voort. Daarmee geven we invulling aan de wettelijke taken zoals deze door de Archiefwet aan de colleges van B&W als zorgdrager zijn opgedragen én de maatschappelijke taken die voortvloeien uit gewenst beleid op lokaal niveau. De daaraan gekoppelde producten- en dienstencatalogus van het NoVA vormt de basis voor de inrichting van de verschillende werkprocessen waarmee we uitvoering geven aan onze taken. Vanwege het feit dat de meerjarige strategische visie nog niet is vastgesteld, wordt hier volstaan met een relatief summier programmaplan. In de begroting 2026 en meerjarenraming 2027-2029 zal dit programmaplan op basis van de door het bestuur van het NoVA vastgestelde strategische visie nader worden uitgewerkt. Het brede takenpakket van de archiefdienst NoVA valt uiteen in drie taakvelden, die gerelateerd zijn aan de drie wettelijke kerntaken van het archief: ▪ collectiebeheer; ▪ advies & toezicht; ▪ dienstverlening. In onderstaande overzicht worden deze drie kerntaken gerelateerd aan de taken die het NoVA vanuit de GR-tekst krijgt toebedeeld en de processen uit de producten- en dienstencatalogus van het NoVA. Taakvelden

Taken (conform art. 4 GR)

Collectiebeheer

▪ ▪ ▪ ▪

Advies & toezicht

▪

Producten- en dienstencatalogus

Beheer archieven beheer archiefbewaarplaats beheer en acquisitie particuliere archieven beschikbaar stellen van archieven

▪ ▪ ▪

Toezicht op nietovergebrachte archieven

▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪ Dienstverlening

▪ ▪

Beschikbaar stellen van archieven Functioneren als regionaal kennis- en informatiecentrum voor lokale en regionale geschiedenis

▪ ▪ ▪ ▪

Verwerven Fysiek beheren Toegankelijk maken en beschikbaar stellen Digitalisering e-Depot Toezicht houden op archiefbeheer overheid Overbrenging en vernietiging Advisering Overlegstructuren Informatie verstrekken Uitlenen Studiezaalopenstelling Presenteren en benutten

Om de overgang van de huidige begrotingssystematiek van het SNWV en het SEHH naar een nieuwe systematiek te implementeren is meer tijd nodig. Daarom sluit de in deze begroting programma-indeling aan bij de oude begrotingssystematiek van het SNWV, zoals deze door de centrumgemeente Elburg is gehanteerd. In de financiële verordening van het NoVA is vastgelegd (artikel 5, lid 2) dat vóór 2028 de verdeelsleutel en berekeningsmethodiek geëvalueerd en gewijzigd zal worden. 8

In dit kader zal ook het programmaplan en de vertaling hiervan in de begrotingssystematiek tegen het licht worden gehouden. Vandaar dat in deze begroting twee programma’s worden onderscheiden: het programma Archiefbeleid omvat de taakvelden Collectiebeheer en Advies & toezicht, inclusief de salarislasten die voortvloeien uit de aan deze taakvelden toegerekende fte’s. Het programma Dienstverlening omvat de salarislasten voor de medewerkers collecties & dienstverlening. Onder Overhead worden de kosten voortvloeiend uit de bedrijfsvoeringtaken die door de gemeente Elburg worden uitgevoerd en de kosten voor de accountantscontrole gerekend. Met de deelnemende gemeenten is afgesproken dat de begroting voor de tweede helft van 2025 volledig beleidsarm zal zijn. Dit betekent dat alle reeds ingezette projecten onder het vorige meerjarenbeleidsplan van het SNWV 2021-2024 zoveel als mogelijk zullen worden afgerond.

Ten aanzien van de gemeenten Epe, Hattem en Heerde zal de tweede helft van 2025 vooral in het teken staan van het begeleiden van het apart door die drie gemeenten opgezette projectplan om achterstanden in het fysieke archiefbeheer weg te werken, het voortzetten van de reeds ingezette taken rondom advies & toezicht (waaronder waardering en selectie, regulier informatieoverleg, SIO’s) en het uitvoeren van dienstverlening via de studiezaal in Epe en onze digitale kanalen (e-mail, website, social media). Daarnaast zal verder worden gewerkt aan het migreren en implementeren van de metadata van de archiefcollecties in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.

2.3. Wat mag het kosten? 2.3.1. Gemeentelijke bijdragen De gemeentelijke bijdragen worden berekend op basis van de in artikel 5, lid 1 van de financiële verordening NoVA vastgestelde verdeelsystematiek. Voor de overige details wordt verwezen naar de financiële begroting en de toelichtingen op de baten en lasten.

2.3.2. Overige toelichting Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het NoVA is voor de gemeenten een Verbonden Partij. In de Begroting 2026 – 2029 wordt een format opgenomen, dat door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten kan worden gebruikt voor het opstellen van hun eigen begroting.

9

3. Paragrafen 3.1.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de financiële verordening is deze paragraaf aangemerkt als vast onderdeel van de begroting en jaarrekening. Bij begroting 2026-2029 wordt deze nader uitgewerkt.

3.1.1. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de relatie weer tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (in hoeverre beschikt de organisatie over middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel). De mate waarin de beschikbare weerstandscapaciteit schade en verliezen als gevolg van risico’s kan opvangen geeft een indruk van de financiële positie van de organisatie.

3.1.2. risicobeheersing en beheersmaatregelen Risicobeheersing wordt toegepast om de nadelige gevolgen van risico’s te beheersen. Het geeft ons inzicht in wat er kan gebeuren. Daarnaast stelt het ons in staat prioriteiten toe te kennen zodat risico’s beter vergelijkbaar zijn, er geen ad hoc acties volgen, maar bewuste en vooraf bepaalde maatregelen genomen worden. Verder maakt risicobeheersing een betere (financiële) afweging mogelijk bij de besluitvorming om maatregelen te treffen en de gevolgen van voorvallen op te vangen. Ten slotte is er nog het argument dat risicobeheersing ons in staat stelt de genomen beslissingen over het al dan niet accepteren van risico’s te verantwoorden. Ten behoeve van de risicobeheersing en het bepalen van de weerstandscapaciteit dient in 2026 een risico-inventarisatie plaats te vinden.

3.1.3. financiële kengetallen De uitwerking van de financiële kengetallen is nog in ontwikkeling . In de begroting 2026-2029 wordt hier nader op ingegaan.

3.2.

Financiering

Deze paragraaf bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van de financieringsportefeuille. Tevens wordt de financieringsfunctie transparant gemaakt ten behoeve van het sturen, beheersen en controleren ervan. Afhankelijk van het gewicht van en de ontwikkelingen in de financieringsfunctie kunnen in deze paragraaf ook andere onderdelen aan de orde komen die invloed hebben op de financieringsfunctie, zoals beleidsvoornemens ten aanzien van financiering, de financieringspositie, de leningenportefeuille, kasbeheer, etc. Op grond van artikel 17 van de Financiële verordening stelt het bestuur de regels vast omtrent de financieringsfunctie in een treasurystatuut, conform de Wet Fido. De Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) definieert de financieringsfunctie als volgt: “Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het overzicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s”. Het treasury-statuut wordt nog ontwikkeld en zal waarschijnlijk met ingang van 2026 van kracht zijn.

10

3.3.

Bedrijfsvoering

Met de samenvoeging van het SNWV en SEHH moeten de kerntaken van de archiefdienst en de daarbij behorende producten en diensten voor acht deelnemende gemeenten worden georganiseerd en uitgevoerd. Op basis van het door KB&P in 2018 uitgevoerde onderzoek naar de formatiebehoefte bij het SNWV is de formatie van het SNWV geleidelijk gegroeid tot 14,6 fte. Met het ‘toetreden’ van Epe, Hattem en Heerde neemt de omvang van de taken toe; op basis van benchmarkgegevens en een doorrekening door de werkgroep P&O is voor de start van het NoVA een benodigde formatie van 18,6 fte geraamd. Deze formatieruimte is gedurende het voorbereidingstraject opgenomen in de initiële kostenraming en later ook door de gecombineerde archiefcommissies van het SNWV en het SEHH geaccordeerd. Op basis van de besluitvorming van de archiefcommissies tijdens de vergadering van 5 september 2024 is de werving voor (een deel van) de in te vullen formatieruimte naar voren gehaald. De samenstelling van ons personeelsbestand is divers: een groter aantal zeer ervaren en deskundige medewerkers in combinatie met een kleinere groep jonge talenten. De aankomende jaren voorzien we een relatief hoog verloop van ons personeelsbestand door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van enkele van onze medewerkers.

We voorzien in de huidige krappe arbeidsmarkt en het gespecialiseerde karakter van het vakgebied dat de invulling van openvallende formatieruimte lastig kan worden. We denken dat interne doorstroom van jong talent naar gespecialiseerde functies binnen de organisatie voor een deel in de vervangingsvraag kan voorzien. Bij de verjonging van het personeelsbestand moet rekening gehouden worden met een toenemende scholingsbehoefte. Verjonging van het personeelsbestand dat in potentie veel ruimte heeft voor groei betekent wellicht op kortere termijn lagere salarislasten als gevolg van een lagere inschaling, maar als consequentie van financiële groei kan de loonsom, naast de autonome ontwikkeling van de CAO-lonen, in de loop van de jaren wel stijgen. Gezien de financiële situatie van de deelnemende gemeenten en het beroep wat op ons is gedaan, hebben wij onze personele kosten zeer behoudend begroot en daarom niet op het maximum van de functieschaal, maar op de reële loonsom begroot. In deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop, brengt dit wel enige kwetsbaarheid met zich mee bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. Het NoVA maakt via een dienstverleningsovereenkomst gebruik van de diensten van de gemeente Elburg voor ondersteuning voor ICT, Informatiemanagement, HRM, financiën, inkoop en juridische zaken.

3.3.1. Ziekteverzuim Ziekteverzuim wordt in eerste instantie binnen de organisatie opgevangen. Bij langdurig ziekteverzuim zal gekeken worden of er financiële ruimte aanwezig is om tijdelijke vervanging in te huren.

11

3.3.2. Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen bet bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelslasten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is een budget van € 16.000 geraamd voor de inhuur van tijdelijk personeel voor het uitvoeren van specifieke, afgebakende projecten.

3.3.3. Rechtmatigheid Het bestuur verantwoordt zich in de jaarrekening, paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn 3 criteria van belang: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de financiële verordening en de begroting stelt het bestuur hierover de kaders vast. Zie hiervoor hoofdstuk 1.2 kaders. De accountant van de gemeenteraad controleert de getrouwheid van de verantwoording van het college en rapporteert over de bevindingen in het accountantsverslag en de accountantsverklaring.

12

4. Financiële Begroting 4.1.

Overzicht Baten en Lasten

LASTEN PER UITGAVECATEGORIE

TWEEDE HELFT 2025 (IN €)

Programma Archiefbeleid Salarissen beleid en toezicht

548.000

Inhuur projecten

16.000

Structureel beheer e-Depot

11.000

Facilitaire zaken

17.000

Reis- en verblijfkosten

6.000

Studiekosten en seminars

7.000

Abonnementen, contributies en lidmaatschappen

2.000

Representatie

2.000

Onderhoud Virtuele Studiezaal en Archiefbeheersysteem

27.000

Advieskosten

4.000 640.000

Programma Dienstverlening Salarissen dienstverlening

178.000 178.000

Overhead Accountantskosten

25.000

Vergoeding diensten gemeente Elburg - ICT

37.000

- Financiën

24.000

- HRM

17.000

Onvoorzien

8.000 111.000

TOTAAL BATEN PER GEMEENTE

929.000 TWEEDE HELFT 2025 (IN €)

Bijdrage gemeente Elburg

133.270

Bijdrage gemeente Ermelo

137.490

Bijdrage gemeente Harderwijk

163.605

Bijdrage gemeente Nunspeet

139.000

Bijdrage gemeente Oldebroek

133.550

Bijdrage gemeente Epe

97.720

Bijdrage gemeente Hattem

57.480

Bijdrage gemeente Heerde

66.885

TOTAAL

929.000

13

4.2. Toelichting op de lasten (per uitgavencategorie) 4.2.1. Algemeen In de financiële verordening wordt uitgegaan van een begrotingssaldo voor 2025 van 1.858.000 euro. Voor de tweede helft 2025 zou dit op basis van 50% 929.000 euro zijn.

4.2.2. Salarissen en sociale lasten De loonkosten voor het personeel van NoVA vormen zoals gebruikelijk de grootste uitgavenpost binnen de begroting. De salarislasten bestaan uit twee onderdelen. Allereerst is dit de huidige formatie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de archiefwettelijke taken voor de acht gemeenten. Na de in 2022 gewijzigde organisatiestructuur is een robuuste en flexibele archieforganisatie ontstaan met voldoende kennis en know -how in huis om de overgedragen analoge én digitale archiefcollecties te beheren, inhoud te geven aan haar toezichthoudende en adviserende taken en de (digitale) toegankelijkheid van haar collecties te vergroten. Het tweede onderdeel betreft de salarislasten voor medewerkers collecties & dienstverlening. Het beheren en beschikbaar stellen van openbare archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. Het decentrale model is erop gericht de dienstverlening richting de gemeentelijke organisaties én de informatiezoekende burger op zes locaties adequaat te verzorgen. Daarbij zetten we in op het in stand houden van het huidige dienstverleningsniveau richting de deelnemende gemeenten. Ten tijde van het vaststellen van de financiële verordening was de Begroting 2025 2028 van de Gemeente Elburg (waarin de salarissen van het Streekarchivariaat zijn opgenomen) nog niet vastgesteld.

Hieruit ontstond een verschil, met name op salarissen en sociale lasten. Deze kostenstijging van ongeveer 5% vloeit voort uit de indexatie en periodieke stijgingen van de lonen. Verwacht wordt dat dit bedrag (ongeveer 42.000 euro) in 2025 kan worden opgevangen door vacaturegelden. Voor de volgende jaren wordt de lastenstijging meegenomen bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2026-2029.

4.2.3. Inhuur projecten Deze middelen zijn geraamd voor het (laten) uitvoeren van kleinere ontsluitings - en digitaliseringsprojecten voor preservatie- of dienstverleningsdoeleinden, vanuit het oogpunt van het nader toegankelijk maken van onze collecties. Grotere, seriële digitaliseringsprojecten van grotere archiefblokken, zoals de digitalisering van oorkondenbestanden, bouwvergunningen of registers van de Burgerlijke Stand worden afzonderlijk per gemeente aangevraagd en gefactureerd.

14

4.2.4. Structureel beheer e-Depot In 2025 wordt het e-Depot in zijn geheel afgenomen bij één partij, waardoor wij nu qua hard- en software voldoende geëquipeerd zijn om onze wettelijke taken uit te voeren. De komende beleidsperiode zal gebruikt worden om ook organisatorisch verder door te ontwikkelen, zodat de nieuwe organisatie in de volle breedte een eDepot oplossing kan aanbieden. In 2025 blijven de kosten beperkt tot het afnemen van de hard- en software, inclusief eenmalige inrichting, alsmede de opslag van digitale archiefbescheiden, hosting van data en beschikbaarstelling via de website. Doordat er nog weinig archiefmateriaal digitaal is ondergebracht in het digitaal depot, vallen de kosten voor structureel beheer e-Depot in 2025 lager uitval dan voorheen. De kosten voor de modules voor archiefbeheer en virtuele studiezaal blijven nagenoeg hetzelfde blijven als voorgaand jaar, uitgezonderd van een inflatiecorrectie.

4.2.5. Facilitaire zaken Onder deze kostencategorie vallen de kosten voor de inkoop van uiteenlopende goederen en diensten. Het betreft onder andere kosten ten behoeve van het collectiebeheer en preventief behoud. Een deel van specifieke restauratie - en conserveringswerkzaamheden kunnen in sommige gemeenten worden gedekt door een apart restauratiebudget. Het grootste deel van gebruiksmiddelen zoals archiefdozen en omslagen om archieven fysiek te beheren moeten door de deelnemende gemeenten als zorgdrager zelf worden aangeschaft. De te maken kosten voor de aanschaf van literatuur op de studiezalen of t.b.v. PR & educatieprojecten vallen eveneens onder deze post.

4.2.6. Reis- en verblijfkosten Deze begrotingspost bestaat uit de post forensenvergoeding die volgens de CAO richtlijnen wordt uitbetaald. Deze vergoeding is overigens niet geïndexeerd. De verplaatsingskosten worden op basis van gereden kilometers, niet zijnde woon-werkverkeer, berekend. Daarnaast worden hierin de reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen, symposia en activiteiten in de regio ondergebracht.

4.2.7. Studiekosten en seminars Voor een verdere professionalisering van de organisatie blijft het van groot belang om middelen beschikbaar te hebben voor trainingen, cursussen of opleidingen die bijdragen aan de kwaliteit van het archiefbeheer en de geleverde dienstverlening. Ook de leden van het beleidsteam zullen middels gerichte cursussen hun competenties voor de hen toekomende taken en verantwoordelijkheden bij moeten houden of verder ontwikkelen.

4.2.8. Abonnementen, contributies en lidmaatschappen NoVA is aangesloten bij meerdere brancheorganisaties en kennispartners.

4.2.9. Representatie NoVA beschikt in 2025 over 24 medewerkers en ca. 25 vrijwilligers. Het budget is onder andere bedoeld voor vrijwilligers- en promotieactiviteiten, zoals de jaarlijkse vrijwilligersdag en het onderhouden van onze externe relaties.

15

4.2.10. Onderhoud virtuele studiezaal en archiefbeheersysteem Er wordt een structureel bedrag geraamd voor het onderhoud van het archiefbeheersysteem, de infrastructuur bedoelt voor de raadpleging van gegevens uit ons archiefbeheersysteem via onze website en verdere digitalisering van de archiefbestanden, zodat het aanbod op de website steeds wordt aangevuld. Zo werken we voortdurend aan het verder digitaal beschikbaar stellen van onze collecties. We prioriteren jaarlijks die bronnen die het meest geraadpleegd worden of die, vanuit het oogpunt van conservatie, gedigitaliseerd moeten worden. In deze kosten zijn ook de kosten voor herziening en onderhoud van de website en het archiefbeheersysteem meegenomen, alsmede werkopdrachten voor het laten uitvoeren van kleinere migraties en het via scripts laten inlezen van metada ta. Ook in de tweede helft van 2025 zijn er incidentele kosten voor de ontwikkeling van de nieuwe website voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. De kosten op het gebied van het archiefbeheersysteem en hosting op de website nemen toe, doordat steeds meer data wordt gecreëerd om archieven beter doorzoekbaar te maken. Dit is een onvermijdelijke toename van kosten doordat er steeds meer archieven worden overgebracht en goede toegankelijkheid oftewel vindbaarheid vereist dat er meer (meta)data worden gegenereerd. Vooralsnog hoeft het budget niet te worden verhoogd.

4.2.11. Advieskosten NoVA betaalt voor het toezicht op het eigen informatiebeheer, uitgevoerd door een onafhankelijke externe partij.

4.2.12. Accountantskosten De kosten voor accountant zijn voor een geheel jaar begroot op 25.000 euro. Dit betekent echter niet dat ervan kan worden uitgegaan dat de kosten voor de tweede helft 2025 kunnen worden gehalveerd. Vooralsnog is daarom het gehele budget opgenomen.

4.2.13. Vergoeding diensten gemeente Elburg De dienstverlening vanuit de gemeente Elburg bestaat uit de volgende onderdelen: Bedrag (in €) ICT

HRM FIN

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Hardware Kapitaallasten laptops en telefoons Personele inzet Licenties en Leeracademie Personele inzet Financieel systeem Personele inzet

13.000 3.000 21.000 4.000 13.000 2.000 22.000

Voor inzet van andere onderdelen, zoals bijvoorbeeld JZ en Inkoop is geen budget geraamd. Eventuele kosten vallen hierbij onder de post advieskosten en/of onvoorzien.

16

4.3. Baten per gemeente De baten per gemeente zijn conform artikel 5 van de financiële verordening verdeeld op basis van onderstaande percentages. Bijdrage per gemeente

%

Elburg Ermelo Harderwijk Nunspeet Oldebroek Epe Hattem Heerde

14,3% 14,8% 17,6% 15,0% 14,4% 10,5% 6,2% 7,2%

Totaal

100,0%

In 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten op basis van inwonertal gehanteerd, met uitzondering van nader te bepalen gelijk te verdelen overheadkosten. Deze systematiek wordt per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte programmabegroting. Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren kostenverdeelsystematiek naar de toerekening van kosten wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep, waarin alle acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn.

4.4. Uiteenzetting financiële positie Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenbegroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende kapitaallasten weergegeven. Voor de tweede helft 2025 zijn geen investeringen opgenomen. Dit wordt nader uitgewerkt bij de begroting voor 2026.

4.5. Meerjarenbegroting 2026 - 2029 De meerjarenbegroting, zoals benoemd in de financiële verordening wordt opgenomen in de nog op te stellen Begroting 2026 – 2029.

4.7. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Voor de periode ‘tweede helft 2025’ is nog geen balans opgesteld. Deze wordt opgesteld ten behoeve van de Begroting 2026 – 2029.

17

4.8. Reserves en voorzieningen In de financiële verordening is opgenomen dat het bestuur twee soorten kan instellen, te weten a. Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve Het totaal van deze reserve bedraagt maximaal 10% van de jaarlijkse begroting. Voor de periode ‘tweede helft 2025’ wordt er vooralsnog geen reserve ingesteld. De reden hiervan is dat het NoVA zich in het eerste deel van 2025 nog in een projectfase bevindt en de financiële afronding daarvan in de tweede helft plaatsvindt. Ook een voorziening voor oninbare vorderingen wordt nog niet gevormd. Gelet op de met de gemeente overeengekomen bijdragen is hier geen noodzaak toe.

Elburg, 31 januari 2025

18