Document · PDF

Ontwerp-begroting NoVA 2026 e250030190 (geanonimiseerd)

Gemeenteraad 25 juni 2025, gemeente ErmeloBij agendapunt: Ontwerpbegroting 2026 en meerjarenraming 2027-2029 Noord-Veluws Archief (NoVA) en Jaarstukken 2024 Streekarchivariaat Noord-West Veluwe (SNWV)7.078 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Ontwerp-

programmabegroting 2026

2025 | Versie 1. 0

Inhoudsopgave Aanbiedingsbrief

1. Inleiding

1. 1 Leeswijzer

1. 2 Kaders

1. 3 Deelnemende Gemeenten 1. 4 Samenstelling bestuur

6 7

2. Programmaplan

2. 1 Missie visie doelstelling en taken ,

2. 2 Wat gaan we ervoor doen?

2. 3 Wat mag het kosten?

3. Paragrafen

3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3. 2 Financiering

3. 3 Bedrijfsvoering

4. Financiële begroting

4. 1 Overzicht Baten en Lasten

4. 2 Toelichting op de lasten (per uitgavencategorie)

4. 3 Baten per gemeente

4. 4 Bijdragen Gemeenschappelijke Regelingen

4. 5 Uiteenzetting financiële positie

4. 6 Geprognosticeerde begin- en eindbalans

4. 7 Reserves en voorzieningen

Aanbiedingsbrief Noord-Veluws

(NoVA) is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. We zetten onze middelen, kennis en expertise in om de duurzame toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen en hun maatschappelijke meerwaarde te vergroten door meervoudig (her)gebruik van informatie door uiteenlopende gebruikers te stimuleren. Het

NoVA

is de

nieuwe

samenwerking

Streekarchief nieuwe

Archief

Epe,

archiefdienst

Hattem

cruciaal

zijn

Noord-Veluwe, die in 2025

het Streekarchivariaat

tussen

archiefdienst

voor

zich

is voor

Heerde ervan

(SEHH).

De deelnemende

bewust dat

het duurzaam

Noordwest-Veluwe

een

is ontstaan

vanuit

(SNWV)

het

gemeenten

in deze

robuuste, toekomstgerichte

toegankelijk maken

én

houden

van

betrouwbare

(overheids)informatie. Door samen te werken worden kennis en expertise gedeeld en worden schaalvoordelen benut. Zodoende kan NoVA als professionele kennispartner optreden in de gehele informatieketen, van de creatie van informatieobjecten tot het (her)gebruik ervan door burgers, bedrijven en (ambtelijke) organisaties in de context van uitvoering van publieke taken en (historisch) onderzoek. Het archief-

beweging. Digitalisering van de samenleving, en dus ook van de werkprocessen bij de gemeentelijke overheid, brengt nieuwe en complexe vraagstukken over de duurzame toegankelijkheid van informatie met zich mee. De nieuwe Archiefwet, die naar alle waarschijnlijkheid per 1 juli 2026 in werking zal treden, resulteert erin dat informatie sneller aan de archiefdienst moet worden overgebracht en daarmee openbaar wordt. Dit vraagt om aanvullende expertises: op het vlak van informatiemanagement en veiligheid, actieve openbaarheid (Woo), privacy (AVG), auteursrechten en digitale duurzaamheid, om de ‘data-vloedgolf' die op ons afrolt te kunnen beheersen. Het vergt bovendien een herpositionering van de archiefdienst in het informatieproces én als maatschappelijke nutsvoorziening, waarin meer en meer de gebruiker centraal komt te staan. Deze ontwikkelingen vergen een wendbare, innovatieve en toekomstgerichte archiefdienst. Tegelijkertijd

informatiebeheer

is deze

is volop

ontwerpbegroting

periode waarin de financiële positie van de gemeenten zwaar onder druk staat. Het ‘ravijnjaar’ stelt ook onze GRpartners voor moeilijke en soms pijnlijke keuzes om hun begroting in meerjarig perspectief sluitend te krijgen. NoVA heeft bij het opstellen van de voorliggende ontwerpbegroting met deze sombere financiële realiteit zoveel mogelijk rekening proberen te houden door de gehele begroting kritisch tegen het licht te houden. Daarom is in de begroting voor 2026 geen nieuw beleid opgevoerd en hebben we getracht om de financiële impact van de autonome ontwikkeling voor 2026 zoveel mogelijk te dempen, zonder dat daarbij de uitvoering van wettelijke taken en de uitvoering van de doelstelling en taken zoals verwoord in de GR BVO NoVA in het gedrang komen. Binnen dit sobere kader zal NoVA zich in 2026 maximaal inzetten om duurzame toegankelijkheid van informatie te blijven waarborgen!

ontstaan

een

(geanonimiseerd) mn

(beoogd)

directeur-archivaris

van

het Noord-Veluws

Archief

1. Inleiding Voor u ligt de ontwerp-programmabegroting voor 2026 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (GR NoVA). Deze ontwerpbegroting is opgesteld op basis van art. 19 van de gemeenschappelijke regeling GR NoVA. Deze ontwerpbegroting is gekoppeld aan de doelstelling en taken zoals deze in de GR NoVA zijn verwoord (zie hieronder , paragraaf 2. 1) en de strategische visie van NoVA. Middels deze begroting stelt het bestuur van NoVA (i. o. ) de financiële kaders vast waarbinnen NoVA in 2026 haar taken ten behoeve van haar GR-partners binnen de taakvelden Collectiebeheer , Advies & toezicht en Dienstverlening kan uitvoeren. Deze vloeien grotendeels voort uit de archiefwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. Voor de ontwerp-programmabegroting voor het boekjaar 2026 en de meerjarenraming 2027-2029 zal het reguliere traject en tijdpad worden doorlopen zoals vastgelegd in de GR NoVA en de financiële verordening NoVA gebaseerd op de daarvoor geldende bepalingen zoals vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Op grond van artikel 3 lid 2 van de financiële verordening NoVA dient het bestuur de ontwerpbegroting voor 30 april toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Vanwege de ambtelijke druk rondom de oprichting van NoVA en de onmogelijkheid om vanwege de bestuurlijke druk het bestuur van NoVA (i. o.

) vóór 15 mei bijeen te laten komen om de ontwerpbegroting te kunnen vaststellen is de toezending van deze ontwerpbegroting aan uw raden twee weken vertraagd. Voor de aankomende jaren wordt op basis van een lange termijnagenda voor de P&Ccyclus een reguliere meerjarige vergadercyclus ingepland waarmee het besluitvormingsproces conform de geldende termijnen kan worden doorlopen. ,

Zoals vastgelegd in artikel 19 lid 1 van de GR NoVA dient de begroting uiterlijk 1 september door het bestuur van NoVA te worden vastgesteld om vervolgens vóór 15 september aan het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland te worden gezonden. ,

Op grond van artikel 19 lid 2 van de GR NoVA wordt de ontwerpbegroting NoVA 2026 aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voor een periode van twaalf weken aangeboden om eventuele zienswijzen op de ontwerpbegroting in te kunnen brengen. Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur deze begroting formeel vast. Met het goedkeuren van de begroting worden de baten en lasten door het bestuur geautoriseerd. Deze begroting vormt het financiële kader waarbinnen NoVA haar taken kan uitvoeren ten dienste van haar GR-partners. ,

1. 1 Leeswijzer In hoofdstuk 1 (paragraaf 1. 2) schetsen we voor u de kaders waarbinnen deze ontwerpbegroting NoVA 2026 is opgesteld. In hoofdstukken 2 en 3 vindt u vervolgens de beleidsbegroting. In hoofdstuk 2 wordt naast de missie en visie de doelstellingen en de taken van NoVA (paragraaf 2. 1) het programmaplan gepresenteerd. In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de vanuit wet- en regelgeving (BBV) verplicht gestelde paragrafen. In hoofdstuk 4 vindt u vervolgens de financiële begroting met achtereenvolgens het overzicht van de lasten en de baten en de toelichting op de ontwikkeling per lasten- en batencategorie. ,

1. 2 Kaders De begroting 2026 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Uitgangspunten zijn de doelstelling en taken zoals deze in respectievelijk artikel 3 en 4 van de GR NoVA zijn vastgelegd. Deze doelstelling en taken zijn vervolgens vertaald in een producten- en dienstencatalogus en een strategische visie voor de periode 2025-2029. De strategische visie NoVA 2025-2029 borduurt in grote lijnen voort op het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 getiteld ‘De basis op orde’ van de rechtsvoorganger het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe maar kent enkele accentverschuivingen daar waar het aankomt op duurzame toegankelijkheid en de organisatie van NoVA. ,

Deze nieuwe strategische visie moet door het bestuur in haar eerste vergadering (begin juli 2025) formeel worden vastgesteld. Ook de financiële verordening het directiereglement en de producten- en dienstencatalogus van het NoVA moeten conform de GR-tekst in de eerste bestuursvergadering nog formeel worden vastgesteld maar zijn in hun conceptversies in het voorgaande politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces al zodanig behandeld dat ze bij het opstellen van deze ontwerpbegroting alvast als uitgangspunt zijn gehanteerd. ,

Daaraan toegevoegd is het normen en toetsingskader voor de toetsing van de rechtmatigheid.

1. 2. 1 beleidskaders en het normen- en toetsingskader rechtmatigheid Deze begroting is opgesteld op basis van de volgende beleidskaders: gemeenschappelijke regeling NoVA 2025 financiële verordening NoVA 2025 directiereglement NoVA 2025 producten- en dienstencatalogus NoVA 2025 strategische visie NoVA 2025-2029.

En gebaseerd op landelijke en Europese wet- en regelgeving waaronder: Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 (Wgr) Archiefwet 1995 Gemeentewet Ambtenarenwet CAO SGO Sociale verzekeringswetten Europese en nationale aanbestedingsregels Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wet open overheid (Woo) Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) Besluit accountantscontrole decentrale overheden. ,

1. 2. 2. BTW Het Noord-Veluws Archief is btw-plichtig. De bijdragen per gemeente worden met 21% btw belast. De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald.

1. 3 Deelnemende gemeenten De bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin de volgende gemeenten conform artikel 1 vierde lid en artikel 8 derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna genoemd: de Wgr) samenwerken om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen zijn opgedragen krachtens de Archiefwet 1995 uit te kunnen voeren. Onze GR-partners per 1 juli 2025 zijn: ,

Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente

Elburg Epe Ermelo

Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet Oldebroek

Samenstelling

1.4

Het bestuur

van

bestuur wordt

NoVA

samengesteld conform artikel

colleges portefeuillehouder plaats

de deelnemende

artikel 14, lid 4 van de GR

NoVA

Per 1 juli 2025

B&W

is het

Jan

Nathan

Gert

van

Hans

van

Wilco

Mazier

Marleen

van

bestuur als

Rozendaal

den

het bestuur.

Berg

Daalen

Sanderse

gemeenten

als secretaris

directeur van

van

de GR

NoVA

het bestuur.

Elburg

Burgemeester gemeente gemeente

Burgemeester Wethouder

Epe

gemeente

Ermelo

Harderwijk

Burgemeester gemeente

Hattem

Olaf Prinsen

Burgemeester

gemeente

Heerde

Céline Blom

Burgemeester

gemeente

Nunspeet

Ben

(geanonimiseerd) ____|

Engberts

Wethouder Directeur

gemeente

NoVA

Vanuit

per gemeente fungeert conform

volgt samengesteld:

Wethouder

NoVA.

één

neemt

Oldebroek

(Secretaris)

(geanonimiserd) f

ARRA

2. Programmaplan 2. 1 Missie , visie , doelstelling en taken 2. 1. 1 Missie Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een professionele transparante en ambitieuze archiefdienst en kennispartner die geldt als het duurzame collectieve geheugen van de regio. ,

NoVA is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio – zowel fysiek als digitaal – duurzaam toegankelijk te maken te beheren en te behouden en optimaal beschikbaar te stellen aan onze gebruikers. ,

2. 1. 2 Visie NoVA zorgt voor betrouwbare informatie en maakt die duurzaam zichtbaar ten dienste van de samenleving. We zijn dé herkenbare erfgoedpartner die bijdraagt aan transparantie rechtszekerheid en kennisdeling over het heden en verleden van de regio Noord-Veluwe. ,

2. 1. 3 Doelstelling De doelstelling van het Noord-Veluws Archief is in het grondgebied van de deelnemende gemeenten zoals bedoeld in artikel 2 derde lid van de GR NoVA: a) Het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995; ,

b) Het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen. ,

2. 1. 4 Taken Het Noord-Veluws Archief heeft conform artikel 4 van de GR NoVA tot taken: a) het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de ....deelnemers zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst; d) het beheer van eventuele door derden anders dan de deelnemers overgedragen particuliere archieven die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden; e) het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende ,

... ...

... ..

... ...

archiefbescheiden; f) het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau gerelateerd aan het onder artikel 3 lid b geformuleerde doel. ... ..

... ..

2. 2 Wat

gaan

ervoor

doen?

Uit de voorgaande missie doelstelling en taken vloeit een breed takenpakket voort. Daarmee geven we invulling aan de wettelijke taken zoals deze door de Archiefwet aan de colleges van B&W als zorgdrager zijn opgedragen én de maatschappelijke taken die voortvloeien uit gewenst beleid op lokaal niveau. De daaraan gekoppelde producten- en dienstencatalogus van NoVA vormt de basis voor de inrichting van de verschillende werkprocessen waarmee we uitvoering geven aan onze doelstelling en taken. ,

Het brede takenpakket van de archiefdienst NoVA valt uiteen in drie taakvelden die gerelateerd zijn aan de drie wettelijke kerntaken van het archief: Advies & toezicht Collectiebeheer Dienstverlening. ,

In onderstaande overzicht worden deze drie kerntaken gerelateerd aan de taken die NoVA vanuit de GR-tekst krijgt toebedeeld en de processen uit de producten- en dienstencatalogus van NoVA.

De meerjarenbegroting van NoVA omvat vier programma's. De eerste drie programma's komen overeen met de drie hierboven beschreven taakvelden van NoVA. Het vierde programma omvat het gehele taakveld Bedrijfsvoering.

2. 2. 1 Programma Advies & Toezicht Informatie is één van de belangrijkste pijlers in het functioneren van de overheid. Het is niet alleen van belang voor het kunnen uitvoeren van publieke taken; de transparante overheid legt via openbare informatie ook verantwoording af voor het gekozen beleid en de uitvoering ervan. Een burger kan rechten ontlenen aan documenten die authentiek zijn en daarmee juridische bewijskracht dragen. Het is daarom essentieel dat overheids-informatie authentiek en betrouwbaar is duurzaam toegankelijk wordt bewaard en tijdig wordt vernietigd wanneer de wettelijke bewaartermijn is verstreken. ,

Het toezicht op het gemeentelijke archief- en informatiebeheer ten aanzien van nog niet-overgebrachte archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. De inspecties richten zich op speerpunten in het informatiebeheer; daarmee wordt het wettelijk toezicht door de archiefdienst risicogericht uitgevoerd. Digitale duurzaamheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers en de archiefdienst. Een belangrijk onderdeel van de moderne toezichthoudende rol is de advisering over de inrichting van het gemeentelijke informatiebeheer. Op basis van de beschikbare kennis en expertise adviseren we de gemeenten en de daaraan verbonden samenwerkingsverbanden gevraagd en ongevraagd over de impact van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering wet- en regelgeving en nieuwe inzichten op het (gemeentelijke) informatiebeheer. Daarmee geven we binnen het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten vorm aan het principe van archiving by design. ,

Lasten programma Advies & Toezicht De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor wat betreft zijn wettelijke taken als toezichthouder (02 fte) de functies Archiefinspecteur (08 fte) Medewerkers advies & toezicht (195 fte) en de adviestaken van de Adviseur digitale duurzaamheid op het vlak van archiving by design (07 fte). ,

Ten behoeve van faciliteiten voor het inhuren van (tijdelijke) externe expertise voor vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden reis- en verblijfskosten studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies & toezicht een deel naar rato van de omvang van het team van de totale lasten per uitgavencategorie toebedeeld. ,

Doelen Alle deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bevinden zich op hetzelfde niveau van toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand van zaken van het informatiebeheer Gedurende de gehele levensfase van informatieobjecten zijn deze duurzaam

toegankelijk Deelnemende gemeenten zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen geven aan bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van

informatiebeheer.

2. 2. 2 Programma Collectiebeheer De kern van het programma Collectiebeheer bestaat uit het duurzaam beheren en toegankelijk maken van de archiefcollecties die NoVA ongeacht hun vorm beheert in de daartoe beschikbare fysieke en digitale archiefdepots. Beschikbaarheid vindbaarheid en raadpleegbaarheid vormen de kern van openbare informatie. Goede geordende en toegankelijke archieven vallen of staan met een goede infrastructuur voldoende middelen en professioneel archief- en collectiebeheer door de aangewezen ,

archiefdienst. NoVA beheert ruim twaalf kilometer analoge archiefcollecties in zes archiefdepots. De duurzame toegankelijkheid van deze collecties wordt gewaarborgd door gestructureerd archief- en collectiebeheer. Daartoe benut NoVA de mogelijkheden van het archiefbeheersysteem. Waar tien jaar geleden de bezoeker nog dikwijls tevreden was met het raadplegen van papieren inventarissen klappers en microfiches verwacht de huidige gebruiker van ons dat we informatie uit deze analoge archieven digitaal vindbaar maken en beschikbaar stellen. NoVA maakt haar archieven en collecties toegankelijk en stelt ze beschikbaar op basis van de steeds veranderende klantvraag en richt haar archiefbeheersysteem daarop in. ,

Daarnaast is steeds meer permanent te bewaren informatie vanaf de creatie digitaal (digital born) en zal dus duurzaam digitaal beheerd moeten worden door de archiefdienst. Dit vergt naast een goed functionerende e-Depotvoorziening (de harden software) ook andere kennis en expertise om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten te garanderen.

Lasten programma Collectiebeheer De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens wettelijke taken in het collectiebeheer (01 fte) de Beleidsmedewerker collecties voor diens taken in het collectiebeheer (08 fte) de Functioneel beheerders (17 fte) de Medewerkers gegevensbeheer collecties (26 fte) de salarislasten voor de Adviseur digitale duurzaamheid voor diens taken in de interne advisering e-Depot en verantwoordelijkheid voor digitale overbrengingstrajecten (03 fte) en de Medewerkers collecties & dienstverlening (325 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld collectiebeheer (depotbeheer materiële verzorging fysieke archieven beeldbankbeheer en bibliotheekbeheer). ,

Onder dit programma valt ook een groot deel van de lasten voor het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis en het e-Depot. Deze infrastructuur vormt de ruggengraat van het collectiebeheer: we benutten het voor het fysieke depotbeheer het beheer van onze (meta)data en het (digitaal) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Aangezien dit systeem de schakel vormt tussen beheer toegankelijk maken en beschikbaar stellen wordt een deel van deze lasten (70 procent) aan het programma Collectiebeheer toegerekend het resterende deel wordt toegerekend aan het programma Dienstverlening. ,

Onder de uitgavencategorie facilitaire zaken – archiefbenodigdheden vallen de middelen die nodig zijn voor het structurele fysieke beheer van de papieren archiefcollecties. Te denken valt aan archiefdozen ompakmateriaal schimmeltesten en overige materialen die noodzakelijk zijn om de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen. Onder de overige benodigdheden scharen we andere uitgaven ten dienste van het collectiebeheer. ,

Doelen NoVA is het collectieve geheugen van de Noord-Veluwe De archieven en collecties in beheer van NoVA zijn (ongeacht hun vorm) duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld De gebruikers van NoVA kunnen de informatie uit onze archieven en collecties op een laagdrempelige wijze benutten De archieven en collecties van NoVA zijn vindbaar via diverse platforms voor diverse doelgroepen waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

2. 2. 3 Programma Dienstverlening

Het beschikbaar stellen van informatie uit de door NoVA beheerde archiefcollecties is een wettelijke kerntaak. De wijze waarop wij informatie beschikbaar stellen en toegankelijk maken voor een breed publiek is echter aan verandering onderhevig. Een transparante overheid is van wezenlijk belang voor een goed werkende democratie. Dit kan alleen plaatsvinden als burgers toegang hebben tot alle informatie van deze overheid. De dienstverlening van NoVA is erop gericht om onze gebruikers daarin te faciliteren en ondersteunen binnen een veranderende samenleving waarin steeds meer verwacht wordt ten aanzien van digitale dienstverlening. Het functioneren als regionaal kennis- en informatiecentrum voor lokale en regionale geschiedenis is een van de diensten die NoVA verleent op grond van de haar toebedeelde taken vanuit de GR-partners. We bewaren overheidsinformatie niet alleen ten behoeve van de uitvoering van (publieke) taken van de archiefvormer transparantie van overheidshandelen of de rechtzoekende burger maar ook vanwege de culturele erfgoedwaarde van archieven. NoVA ziet archieven nadrukkelijk als nutsvoorziening en stelt daarbij de gebruiker centraal. Archieven herbergen de verhalen over ons verleden en dragen bij aan de vorming van onze individuele en collectieve identiteit in het heden. ,

Daarmee volgen we de nieuwe Archiefwet waarin de waarde van archiefstukken als onderdeel van cultureel erfgoed expliciet staat vermeld. In 2024 heeft Nederland bovendien het Verdrag van Faro geratificeerd; dit kaderverdrag roept op tot beleidsvorming waarin de mens en de samenleving in hun relatie met erfgoed centraal staan. NoVA wil voor de Noordwest-Veluwe dé erfgoedpartner zijn. ,

Lasten programma Dienstverlening De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken in het onder de aandacht brengen van (de collecties van) NoVA middels lezingen wetenschappelijke bijdragen en netwerken binnen de erfgoedsector (02 fte) de Beleidsmedewerker dienstverlening voor haar taken in de dienstverlening (06 fte) de Medewerker PR & educatie (1 fte) en de Medewerkers collecties & dienstverlening (281 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld dienstverlening. ,

Een deel van de lasten voor het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis (30 procent) komt ten laste van het programma dienstverlening aangezien MAIS-Flexis tevens ingezet wordt voor het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Bovendien valt ook de coördinatie van vrijwilligersprojecten onder het programma dienstverlening. De vrijwilligers van NoVA benutten MAIS-Flexis voor het nader toegankelijk maken van onze collecties door bijvoorbeeld het indexeren van registers en het beschrijven van onze fotocollecties. ,

Daarnaast vallen ook de kosten voor de hosting en het doorontwikkelen van onze website die voor onze gebruikers hét portaal is tot onze collecties. Ten behoeve van faciliteiten voor het inhuren van (tijdelijke) externe expertise voor vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden reis- en verblijfskosten studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies & toezicht een deel naar rato van de omvang van het team van de totale lasten per uitgavencategorie toebedeeld. ,

Doelen Het verbeteren en uitbreiden van de digitale dienstverlening zodat GR-partners en externe gebruikers sneller en in samenhang toegang krijgen tot informatie; Het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefinformatie voor bezoekers zodat zij optimaal ondersteund worden bij hun onderzoek; Het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archiefcollecties door actieve presentatie en samenwerking met partners; Het toegankelijk en relevant maken van erfgoed voor een breed publiek; Het verstrekken van informatie op een wijze die past bij de verwachtingen van gebruikers in 2028. ,

2. 2. 4 programma Bedrijfsvoering NoVA is een bedrijfsvoeringsorganisatie en is als zodanig een zelfstandig rechtspersoon. Voor het aansturen van de organisatie een adequate uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van de directeur van NoVA en het uitvoeren van bedrijfsondersteunende taken die de primaire werkprocessen in de voorgaande drie programma's mogelijk maken is het van belang dat de bedrijfsvoering van NoVA op orde is. ,

Lasten programma Bedrijfsvoering De salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken als directeur van NoVA (strategische leiding P&C-cyclus personeelsbeleid en het onderhouden van externe netwerken) (05 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Archiefinspecteur binnen het team Advies & toezicht (02 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker collecties binnen het team Collectiebeheer (02 fte) de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker dienstverlening binnen het team Dienstverlening (02 fte) en de Medewerker Secretariaat (05 fte). ,

Daarnaast vallen onder dit programma de kapitaallasten die voortvloeien uit investeringen die ten behoeve van de bedrijfsvoering van NoVA worden gedaan. Onder dit programma vallen ook de budgetten voor representatie externe advieskosten (waaronder ook de kosten voor het vanaf 2026 verplichte periodieke externe toezicht op het informatiebeheer van NoVA worden geschaard) en onvoorziene uitgaven. Bovendien vallen hieronder de kosten voor de accountant. ,

Ten slotte vallen onder dit programma de lasten die voortvloeien uit de dienstverleningsovereenkomst die ten behoeve van het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken voor NoVA met de gemeente Elburg is gesloten. Hieronder vallen de licentiekosten en de ureninzet voor ICT informatiemanagement HRM en financiën. De incidentele taken die door Elburg op verzoek van NoVA uitgevoerd worden op het vlak van juridische zaken en inkoop worden apart op basis van ureninzet gefactureerd en komen ten laste van het budget advieskosten. ,

2. 3 Wat

mag

het kosten?

2. 3. 1 Gemeentelijke bijdragen De gemeentelijke bijdragen worden berekend op basis van de in artikel 5 lid 1 van de financiële verordening NoVA vastgestelde verdeelsystematiek. Voor de overige details wordt verwezen naar de financiële begroting en de toelichtingen op de baten en lasten (hoofdstuk 4). ,

2. 3. 2 Overige Toelichting Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. GR NoVA is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Achterin deze begroting is een format opgenomen dat door de aan de GR NoVA deelnemende gemeenten kan worden benut voor het opstellen van de paragraaf Verbonden Partijen in hun eigen begroting. ,

3. Paragrafen 3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de Financiële Verordening NoVA (artikel 18) is deze paragraaf aangemerkt als vast onderdeel van de begroting en jaarrekening.

3. 1. 1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de relatie weer tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (in hoeverre beschikt de organisatie over middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel). De mate waarin de beschikbare weerstandscapaciteit schade en verliezen als gevolg van risico’s kan opvangen geeft een indruk van de financiële positie van de organisatie.

3. 1. 2 Risicobeheersing en beheersmaatregelen Risicobeheersing wordt toegepast om de nadelige gevolgen van risico’s te beheersen. Het geeft ons inzicht in wat er kan gebeuren. Daarnaast stelt het ons in staat prioriteiten toe te kennen zodat risico’s beter vergelijkbaar zijn er geen ad hoc acties volgen maar bewuste en vooraf bepaalde maatregelen genomen worden. Verder maakt risicobeheersing een betere (financiële) afweging mogelijk bij de besluitvorming om maatregelen te treffen en de gevolgen van voorvallen op te vangen. Ten slotte is er nog het argument dat risicobeheersing ons in staat stelt de genomen beslissingen over het al dan niet accepteren van risico’s te verantwoorden. ,

Ten behoeve van de risicobeheersing en het bepalen van de weerstandscapaciteit dient in 2026 een risico-inventarisatie plaats te vinden.

3. 1. 3 Financiële kengetallen De uitwerking van de financiële kengetallen is nog in ontwikkeling. Daartoe is onder andere de openingsbalans nodig die wordt opgesteld na financiële afronding van de projectfase. Gedurende het begrotingsjaar 2026 kunnen wij hierover nader inzicht bieden. ,

Ten behoeve van de risicobeheersing en het bepalen van de weerstandscapaciteit dient in 2026 een risico-inventarisatie plaats te vinden.

3. 2 Financiering Deze paragraaf bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van de financieringsportefeuille. Tevens wordt de financieringsfunctie transparant gemaakt ten behoeve van het sturen beheersen en controleren ervan. Afhankelijk van het gewicht van en de ontwikkelingen in de financieringsfunctie kunnen in deze paragraaf ook andere onderdelen aan de orde komen die invloed hebben op de financieringsfunctie zoals beleidsvoornemens ten aanzien van financiering de financieringspositie de leningenportefeuille kasbeheer etc. ,

Op grond van artikel 17 van de Financiële verordening stelt het bestuur de regels vast omtrent de financieringsfunctie in een treasurystatuut conform de Wet Fido. De Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) definieert de financieringsfunctie als volgt: “Het sturen en beheersen van het verantwoorden over en het overzicht houden op: de financiële vermogenswaarden de financiële geldstromen de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s”. ,

Het treasury-statuut wordt nog ontwikkeld en zal waarschijnlijk met ingang van 2026 van kracht zijn.

3. 3 Bedrijfsvoering Met de samenvoeging van het SNWV en SEHH moeten de kerntaken van de archiefdienst en de daarbij behorende producten en diensten voor acht deelnemende gemeenten worden georganiseerd en uitgevoerd. Op basis van het door KB&P in 2018 uitgevoerde onderzoek naar de formatiebehoefte bij het SNWV is de formatie van het SNWV geleidelijk gegroeid tot 146 fte. ,

Met het ‘toetreden’ van Epe Hattem en Heerde neemt de omvang van de taken toe; op basis van benchmarkgegevens en een doorrekening door de werkgroep P&O is voor de start van het NoVA een benodigde formatie van 186 fte geraamd. Deze formatieruimte is gedurende het voorbereidingstraject opgenomen in de initiële kostenraming en later ook door de gecombineerde archiefcommissies van het SNWV en het SEHH geaccordeerd. ,

De samenstelling van ons personeelsbestand is divers: een groter aantal zeer ervaren en deskundige medewerkers in combinatie met een kleinere groep jonge talenten. De aankomende jaren voorzien we een relatief hoog verloop van ons personeelsbestand door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van enkele van onze medewerkers. We voorzien in de huidige krappe arbeidsmarkt en het gespecialiseerde karakter van het vakgebied dat de invulling van openvallende formatieruimte lastig kan worden. We denken dat interne doorstroom van jong talent naar gespecialiseerde functies binnen de organisatie voor een deel in de vervangingsvraag kan voorzien.

Bij de verjonging

het personeelsbestand moet rekening gehouden worden met een toenemende scholingsbehoefte. Verjonging van het personeelsbestand dat in potentie veel ruimte heeft voor groei betekent wellicht op kortere termijn lagere salarislasten als gevolg van een lagere inschaling maar als consequentie van financiële groei kan de loonsom naast de autonome ontwikkeling van de CAO-lonen in de loop van de jaren wel stijgen. van

Gezien de financiële situatie van de deelnemende gemeenten en het beroep wat op ons is gedaan hebben wij onze personele kosten zeer behoudend begroot en daarom niet op het maximum van de functieschaal maar op de reële loonsom begroot. In deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop brengt dit wel enige kwetsbaarheid met zich mee bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. ,

NoVA maakt via een dienstverleningsovereenkomst gebruik van de diensten van de gemeente Elburg voor ondersteuning voor ICT Informatiemanagement HRM financiën inkoop en juridische zaken. ,

3. 3. 1 Ziekteverzuim Ziekteverzuim wordt in eerste instantie binnen de organisatie opgevangen. Bij langdurig ziekteverzuim zal gekeken worden of er financiële ruimte aanwezig is om tijdelijke vervanging in te huren. Dit wordt opgevangen vanuit de beschikbare structurele inhuurbudgetten of de post onvoorzien.

3. 3. 2 Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen bet bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelslasten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is een budget geraamd voor de inhuur van tijdelijk personeel voor het uitvoeren van specifieke afgebakende projecten. ,

3. 3. 3 Rechtmatigheid Het bestuur verantwoordt zich in de jaarrekening paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn 3 criteria van belang: het begrotingscriterium het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de financiële verordening en de begroting stelt het bestuur hierover de kaders vast. Zie hiervoor hoofdstuk 1. 2 kaders. ,

De accountant van NoVA controleert de getrouwheid van de verantwoording van het bestuur van NoVA en rapporteert over de bevindingen in het accountantsverslag en de accountantsverklaring.

4. Financiële Begroting 4. 1 Overzicht Baten en Lasten

4. 2 Toelichting op de laten (per uitgavencategorie) 4. 2. 1 Algemeen De totale lasten voor 2026 bedragen 1. 905. 200 euro. Dit is een kostenstijging van ongeveer 25% ten opzichte van 2025 hoofdzakelijk als gevolg van indexaties. ,

Voor 2026 is voor de indexering (conform financiële verordening) de septembercirculaire 2024 gevolgd. Deze is voor prijzen 26% en voor lonen 38%. Voor 2027 en verder is gerekend met vaste prijzen. Dit betekent dat de indexering niet is doorgetrokken in het meerjarenperspectief. Er is gekozen voor deze wijze van presenteren van de cijfers in meerjarenperspectief vanuit de verwachting dat iedere gemeente garant staat voor de autonome stijgingen in deze jaren. Jaarlijks wordt de begroting conform indexering in de meest actuele septembercirculaire aangepast. ,

4. 2. 2 Salarissen en sociale lasten De loonkosten voor het personeel van NoVA vormen zoals gebruikelijk de grootste uitgavenpost binnen de begroting en omvatten ongeveer 80% van alle lasten. De salarislasten zijn over de vier programma's verdeeld. Het betreft de salarislasten binnen de programma's Advies & toezicht Collectiebeheer en Dienstverlening. Het beheren en beschikbaar stellen van openbare archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. Het decentrale model is erop gericht de dienstverlening richting de gemeentelijke organisaties én de informatiezoekende burger op zes locaties adequaat te verzorgen. Daarbij zetten we in op het in stand houden van het huidige dienstverleningsniveau richting de deelnemende gemeenten. ,

Tot slot valt een deel van de salarislasten onder het programma Bedrijfsvoering waar onder andere ook overhead is ondergebracht. ,

De stijging van de salarislasten wordt in 2026 beperkt tot 27% door beschikbare vacatureruimte binnen de structurele formatie voor het team Advies & toezicht die deels vrijvalt door de pensionering van de huidige archiefinspecteur in 2026 nog niet in te vullen. Het betreft hier 045 fte vacatureruimte voor de functie Medewerker advies & toezicht en 05 fte voor de functie Adviseur digitale duurzaamheid. ,

Gezien het toenemende belang van advisering op het vlak van digitale duurzaamheid (archiving by design) richting de deelnemende gemeenten wordt overwogen deze twee functies samen te voegen. Verwacht wordt dat de vraag vanuit de gemeenten naar advisering op dit vlak met het oog op de inrichting van zaaksystemen en (vervroegde) overbrenging van digitale documenten naar het e-Depot vanaf 2027 zal ,

gaan toenemen.

Het invullen van deze vacatures verklaart ook de procentuele stijging van de salarislasten in 2027.

* Het bedrag voor 2025 betreft de begrote salarislasten voor het 2 e halfjaar 2025. In de berekening van de stijging van de salarislasten is dit bedrag geëxtrapoleerd naar een heel jaar. De verdeling van het aantal fte's per programma staat vermeld in onderstaande tabel:

4. 2. 3 Inhuur projecten Deze middelen zijn geraamd voor het (laten) uitvoeren van kleinere ontsluitings- en digitaliseringsprojecten voor preservatie- of dienstverleningsdoeleinden vanuit het oogpunt van het nader toegankelijk maken van onze collecties. Grotere seriële digitaliseringsprojecten van grotere archiefblokken zoals de digitalisering van oorkonden bouwvergunningen of registers van de Burgerlijke Stand worden afzonderlijk per gemeente aangevraagd en gefactureerd. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 50% ondergebracht bij programma Collectiebeheer 20% bij Advies & toezicht en 30% bij Dienstverlening. ,

4. 2. 4 Archiefbeheersysteem en e-Depot Er wordt een structureel bedrag geraamd voor het onderhoud van het archiefbeheersysteem (MAIS-Flexis) de infrastructuur bedoeld voor het beheer van onze archiefcollecties (metadata) de raadpleging van gegevens uit ons archiefbeheersysteem via onze website en de verdere digitalisering van de archiefbestanden zodat het aanbod op de website steeds wordt aangevuld en duurzame toegankelijkheid kan worden gewaarborgd. Zo werken we voortdurend aan het verder digitaal beheren en beschikbaar stellen van onze collecties. We prioriteren jaarlijks die bronnen die het meest geraadpleegd worden of die vanuit het oogpunt van conservering gedigitaliseerd moeten worden. In deze kosten zijn ook de kosten voor herziening en onderhoud van de website en het archiefbeheersysteem meegenomen alsmede werkopdrachten voor het laten uitvoeren van kleinere migraties en het via scripts laten inlezen van metadata. ,

Na een aanbestedingsprocedure via de centrumgemeente van het SNWV (Elburg) in 2024 worden het archiefbeheersysteem en het e-Depot in zijn geheel afgenomen bij één partij (De Ree Archiefdiensten) waardoor wij nu qua hard- en software voldoende toegerust zijn om onze wettelijke taken uit te voeren met een volledig gecertificeerd archiefbeheersysteem. De komende beleidsperiode zal gebruikt worden om ook organisatorisch de beheerorganisatie verder door te ontwikkelen zodat NoVA in de volle breedte een e-Depotoplossing kan aanbieden duurzaam digitaal beheer kan waarborgen en daarmee de GR-partners kan ontzorgen. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 70% ondergebracht bij programma Collectiebeheer en 30% bij het programma Dienstverlening aangezien het ,

archiefbeheersysteem 4. 2. 5 Facilitaire zaken Onder deze kostencategorie vallen de kosten voor de inkoop van uiteenlopende goederen en diensten. Het betreft onder andere kosten ten behoeve van het collectiebeheer en preventief behoud. Een deel van specifieke restauratie- en conserveringswerkzaamheden kunnen in sommige gemeenten worden gedekt door een apart restauratiebudget. Het grootste deel van gebruiksmiddelen zoals archiefdozen en omslagen om archieven fysiek te beheren moeten door de deelnemende gemeenten als zorgdrager zelf worden aangeschaft. De te maken kosten voor de aanschaf van literatuur op de studiezalen of t. b. v. PR & educatieprojecten vallen eveneens onder deze post. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 90% ondergebracht bij programma collectiebeheer 6% bij dienstverlening en 4% bedrijfsvoering. ,

4. 2. 6 Reis- en verblijfskosten Deze begrotingspost bestaat uit de post forensenvergoeding die volgens de CAOrichtlijnen wordt uitbetaald. Deze vergoeding is niet geïndexeerd. De verplaatsingskosten worden op basis van gereden kilometers niet zijnde woon-werkverkeer berekend. Daarnaast worden hierin de reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen symposia en activiteiten in de regio ondergebracht. ,

4. 2. 7 Studiekosten en seminars Voor een verdere professionalisering van de organisatie blijft het van groot belang om middelen beschikbaar te hebben voor trainingen cursussen of opleidingen die bijdragen aan de kwaliteit van het archiefbeheer en de geleverde dienstverlening. Ook de leden van het beleidsteam zullen middels gerichte cursussen hun competenties voor de hen toekomende taken en verantwoordelijkheden bij moeten houden of verder ontwikkelen. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 50% ondergebracht bij programma collectiebeheer 20% bij advies en toezicht en 30% bij dienstverlening. ,

4. 2. 8 Abonnementen , contributies en lidmaatschappen NoVA is aangesloten bij meerdere brancheorganisaties en kennispartners (waaronder KVAN/BRAIN Erfgoed Gelderland en de Hansischer Geschichtsverein) en heeft een koepelovereenkomst voor auteursrechten met de Koninklijke bibliotheek. Daarnaast investeren we in de aanschaf van NEN ISO-normen voor onze GR-partners. Ook lidmaatschappen van (regionale) historische verenigingen tijdschriftabonnementen en de aanschaf van relevante literatuur voor onze bibliotheekcollectie vallen onder deze categorie. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 30% ondergebracht bij programma collectiebeheer 30% bij advies en toezicht en 40% bij dienstverlening. ,

4. 2. 9 Website De website van NoVA is hét portaal dat toegang biedt tot informatie uit onze archieven en collecties. We blijven onze website doorontwikkelen om daarmee onze bezoekers zo optimaal mogelijk te begeleiden bij hun zoekvragen. De gebruiker staat hierbij centraal. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij dienstverlening.

4. 2. 10 Representatie NoVA beschikt in 2025 over 24 medewerkers en ca. 25 vrijwilligers. Het budget is onder andere bedoeld voor vrijwilligers- en promotieactiviteiten zoals de jaarlijkse vrijwilligersdag en het onderhouden van onze externe relaties. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma

bedrijfsvoering. 4. 2. 11 Advieskosten NoVA betaalt voor het toezicht op het eigen informatiebeheer uitgevoerd door een ,

onafhankelijke externe partij. De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma

bedrijfsvoering.

4. 2. 12 Overhead Onder deze post vallen naast de lasten voor accountantskosten de vergoeding van de diensten verleend door de gemeente Elburg op basis van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst.

Voor inzet van andere onderdelen zoals bijvoorbeeld Juridische zaken en Inkoop is geen budget geraamd. Eventuele kosten vallen hierbij onder de post advieskosten en/of onvoorzien. ,

De lasten voor deze kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma

bedrijfsvoering. 27

4. 3 Baten per gemeente De baten per gemeente zijn conform artikel 5 van de financiële verordening verdeeld op basis van onderstaande percentages.

In 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten geïntroduceerd. Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren nieuwe kostenverdeelsystematiek wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep waarin alle acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn. ,

Op basis van deze evaluatie zal de huidige systematiek per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA worden gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte programmabegroting. Een kostenverdeling waarin het merendeel van de lasten op basis van inwonertal per gemeente (exclusief overhead en andere gelijk te verdelen kosten) wordt verdeeld wordt door de deelnemers reëel en gewenst geacht wanneer de eventuele centralisatie van NoVA is gerealiseerd. Daarmee wordt gestreefd naar maximale (kosten)efficiëntie en schaalvoordelen op middellange en lange termijn. Daartoe wordt uiterlijk in 2026 een business case aan het bestuur voorgelegd. ,

4. 4 Bijdragen Gemeenschappelijke Regelingen Onze GR-partners participeren in een groot aantal gemeenschappelijke regelingen binnen de regio. Voor een aantal van deze samenwerkingsverbanden ligt de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het informatiebeheer bij NoVA. Voor de uitvoering van inspecties audits advisering en periodiek overleg over de stand van zaken rondom het informatiebeheer wordt jaarlijks een bedrag bij deze regelingen in rekening gebracht. ,

In 2025 en 2026 worden alle samenwerkingsverbanden waarin onze GR-partners participeren in kaart gebracht en wordt geïnventariseerd hoe de verantwoordelijkheden ten aanzien van (toezicht op het) informatiebeheer en archivering zijn belegd.

4. 5 Uiteenzetting financiële positie Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenbegroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende kapitaallasten weergegeven.

29 Het veilig tijd- en plaatsonafhankelijk werken wat voor medewerkers van NoVA cruciaal is voor de decentrale huisvesting op zes locaties wordt mogelijk gemaakt via het werkplekconcept van de gemeente Elburg. Hiervoor zijn in 2022 laptops aangeschaft en thuiswerkplekken ingericht met een afschrijvingstermijn van 4 jaar. Voor deze investering zijn ook de structurele lasten voor vervanging opgenomen waarbij conform financiële verordening een afschrijvingstermijn van 5 jaar wordt gehanteerd. ,

Daarnaast is in deze begroting alleen de investering in 2025 op ICT-infrastructuur opgenomen. Het krediet bedraagt € 130. 000. De jaarlijkse kapitaallasten (bij afschrijving in 7 jaar) bedragen € 20. 000. Voor het verlengen van de afschrijvingstermijn van vijf naar zeven jaar is toestemming nodig van het bestuur van NoVA. Deze toestemming zal van het bestuur van NoVA in mei 2025 worden verzocht.

De ICT-infrastructuur waar de werkomgeving van NoVA op draait is verouderd. Opvang binnen de omgeving van Elburg is ook niet (meer) mogelijk. Een investering in de ICT-infrastructuur voor NoVA is dan ook noodzakelijk om de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen. Binnen de huidige begroting van SNWV 1 e halfjaar 2025 en begroting 2e halfjaar 2025 NoVA is helaas geen rekening gehouden met deze investering (en de daarbij behorende kapitaallasten). Het betreft dus een autonome ontwikkeling vanwege “end of live” waar nu een oplossing voor gevonden moet worden. ,

Gezien de urgentie van de vervanging wordt geadviseerd om zo snel mogelijk over te gaan op vervanging van de ICT-infrastructuur en hiertoe te laten besluiten door het bestuur van NoVA i. o. in mei 2025 zodat vervanging gerealiseerd kan worden vanaf juni 2025. Voor het jaar 2026 is dekking gevonden binnen de begroting waardoor dit budgettair neutraal voor 2026 zal verlopen. ,

4. 6 Geprognosticeerde begin- en eindbalans Na financiële afronding van de projectfase van NoVA wordt in de loop van het eerste boekjaar de eerste begin- en eindbalans opgesteld. Hierin worden de reeds vastgestelde liquidatieplannen van het SNWV en het SEHH betrokken.

4. 7 Reserves en voorzieningen In de financiële verordening is opgenomen dat het bestuur twee soorten kan instellen te weten a. Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve ,

.. ...

Het totaal van deze reserve bedraagt maximaal 10% van de jaarlijkse begroting. Bij de financiële afronding van de projectfase van NoVA kan de hoogte van een eventuele reserve worden bepaald. Ook een voorziening voor oninbare vorderingen (conform artikel 14 van de financiële verordening NoVA) wordt nog niet gevormd. Gelet op de met de gemeenten overeengekomen bijdragen is hier geen noodzaak toe.

( g e a n o n i m i s e r d ) (geanonimise rd)

VA noord-veluws archief

(geanonimiseerd)

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15633325/1