Onderzoeksprotocol Rekenkamer Ermelo-Harderwijk 2024

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Ermelo-Harderwijk

Inleiding Een rekenkameronderzoek moet onafhankelijk worden uitgevoerd en zorgvuldig verlopen. Die zorgvuldigheidseisen slaan zowel op het onderzoeksproces als op het daaruit voortvloeiende onderzoeksrapport. Ten behoeve van de zorgvuldige uitvoering van een onderzoek is dit onderzoeksprotocol opgesteld. In het onderzoeksprotocol staan de stappen beschreven die worden doorlopen bij een onderzoek in de meest omvangrijke vorm. Niet al deze stappen worden noodzakelijkerwijs bij elk onderzoek (volledig) doorlopen. De Rekenkamer Ermelo-Harderwijk doet geen concessies aan de door haar gehanteerde de kwaliteitseisen. 1. Kwaliteitseisen De rekenkamer hanteert de volgende kwaliteitseisen bij haar onderzoek: 1. Objectiviteit: Selectie van de te onderzoeken en in de rapportage te presenteren feiten vindt zonder vooringenomenheid plaats. Feiten worden in rapporten gescheiden van interpretaties en subjectieve oordelen. 2. Onderbouwing: De gehanteerde methoden en technieken voldoen aan de eisen van validiteit en betrouwbaarheid. 3. Consistentie: Binnen hetzelfde onderzoek zijn de gehanteerde normen, oordelen en aanbevelingen samenhangend en in lijn met elkaar. 4. Bruikbaarheid: Het rapport geeft toegankelijke, bondige en actuele informatie waarmee betrokkenen hun functioneren kunnen verbeteren. 5.

Onafhankelijkheid: De keuze van onderwerpen, invalshoeken en te hanteren normen vindt plaats in volledige vrijheid, zonder vatbaar te zijn voor welke pressie dan ook. 6. Doelmatigheid: Er is sprake van een heldere afbakening en doelgerichte uitvoering, afgewogen op kosten en baten. 7. Controleerbaarheid: Het onderzoeksproces wordt zodanig vastgelegd dat reconstructie op een doelmatige manier kan plaatsvinden. 8. Leesbaarheid: Onderzoeksrapporten zijn geschreven in correct en helder Nederlands. 2. Jaarplan Jaarlijks stelt de rekenkamer vast welke onderzoeken ze het komende kalenderjaar gaat uitvoeren. Dit legt ze vast in het jaarplan. De rekenkamer zendt het jaarplan ter kennisname aan de gemeenteraad en het college van B&W. In het jaarplan wordt per onderzoek informatie opgenomen over verschillende aspecten van het onderzoek. Er wordt per onderwerp ten minste aandacht besteed aan de aanleiding en de doelstelling/vraagstelling van het onderzoek. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de rekenkamer gedurende het jaar besluiten de prioriteit van de onderzoeken aan te passen of een nieuw onderzoek toe te voegen. 3. Inventarisatie onderzoeksonderwerpen In de periode voorafgaand aan de vaststelling van het jaarplan wordt geïnventariseerd welke onderwerpen zich kunnen lenen voor een onderzoek door de rekenkamer.

De groslijst bestaat uit onderwerpen die door de rekenkamerzelf zijn aangedragen, die op grond van eerdere onderzoeken passend zijn of die zijn gesuggereerd door andere gemeentelijke organen, burgers of belangengroeperingen. De rekenkamer zal jaarlijks in ieder geval de auditcommissies van de gemeenten Ermelo en Harderwijk actief benaderen met het verzoek suggesties aan te dragen. Oriënterende gesprekken met dossierambtenaren kunnen ook deel uitmaken van deze fase.

1

4. Opstellen onderzoeksopzet De in het jaarplan beschreven onderzoeksonderwerpen worden verder uitgewerkt in de vorm van een onderzoeksopzet per uit te voeren onderzoek. Bij het opstellen van een onderzoeksopzet wordt de volgende indeling gehanteerd: 1. aanleiding/achtergrond; 2. doelstelling; 3. probleemstelling, te beantwoorden onderzoeksvragen en afbakening van het onderzoek; 4. te hanteren of te ontwikkelen toetsings- of normenkader (afhankelijk van wat het onderzoek vraagt) op basis van wet- en regelgeving, beleidsdocumenten, wetenschappelijke literatuur en modellen, professionele inzichten, en dergelijke; 5. te hanteren onderzoeksmethoden; 6. organisatie van de onderzoeksuitvoering; 7. planning en begrote inzet en kosten. Deze onderzoeksopzet vormt ook de basis voor een eventuele offerteaanvraag bij onderzoeksbureaus ten behoeve van externe ondersteuning bij de opdrachtuitvoering. Zo nodig kunnen opzet en planning tussentijds worden bijgesteld. Daarover, en over belangrijke beslissingen tijdens het onderzoek, kan aan de gemeenteraad en direct betrokkenen tussentijds worden gerapporteerd. 5. Onderzoeksvormen Afhankelijk van wat het onderzoek vraagt maakt de rekenkamer een keuze uit verschillende methoden en onderzoeksvormen.

Zo kan er naast een traditioneel onderzoek ook worden gekozen voor andere onderzoeksvormen die het lerend effect meer centraal stellen, zoals een onbevangen, waarderend, meervoudig, systemisch of reflexief onderzoek. Ook kan de rekenkamer kiezen voor lichtere alternatieven, waaronder een quickscan, een (rekenkamer)brief naar de raad of een review van een onderzoek gedaan door anderen. Verder kan de rekenkamer ervoor kiezen om niet alleen ex post vastgesteld beleid te onderzoeken, maar ook voorafgaand aan de invoering van beleid ex ante onderzoek te doen. Daarbij verliest de rekenkamer niet het doel van de rekenkamer om de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid te onderzoeken uit het oog. 6. Informeren van betrokkenen Na vaststelling van een onderzoeksopzet informeert de rekenkamer schriftelijk de gemeenteraad, de griffie, het college van B&W, de gemeentesecretaris en de direct betrokkenen. 7. Selectie van een onderzoeksbureau Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. Per onderzoek zal worden bekeken of een extern bureau wordt ingeschakeld of dat de rekenkamer het onderzoek in eigen beheer zal uitvoeren.

Indien een extern bureau in de arm wordt genomen, zal meer dan één onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Ermelo en/of Harderwijk. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag dit onderzoeksprotocol met het verzoek in de offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamer. Het/de bureau(s) met de meest aansprekende offerte zal/zullen worden uitgenodigd voor een presentatie van de offerte. Op basis hiervan maakt de rekenkamer een keuze. 8. Verlenen van de opdracht Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de (eind-)verantwoordelijkheid voor de wijze van uitvoering van het onderzoek en de rapportage bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat de rekenkamer beslissingen neemt over de scope, reikwijdte en voortgang van het onderzoek. Een en ander laat onverlet dat het ingeschakelde externe bureau een eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid heeft voor de door haar uitgevoerde werkzaamheden en de door haar uitgebrachte rapportage. 2

Een lid van de rekenkamer of de secretaris kan desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen en kan desgewenst deelnemen aan overige onderzoeksactiviteiten. De externe onderzoekers rapporteren uitsluitend aan de rekenkamer en doen tijdens of na afloop van het onderzoek geen mededelingen over het onderzoek naar anderen binnen of buiten de gemeenten Ermelo of Harderwijk. De onderzoeksproducten zullen altijd herkenbaar zijn als producten van de rekenkamer, ook al is het conceptrapport aangeleverd door een extern onderzoeksbureau. Wanneer een onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau in het rapport vermeld. De voorzitter (of een daartoe gedelegeerd lid) van de rekenkamer is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Deze kan in persoon vertegenwoordigd worden door de secretaris. 9. Afstemmen uitvoering onderzoek met gemeentelijke organisatie Bij de start van het onderzoek stemt de rekenkamer met de gemeentesecretaris de inhoud en het proces van het onderzoek af. Dit betreft onder meer wie de contactpersonen zullen zijn binnen de ambtelijke organisatie, welke informatie door de rekenkamer gewenst is, en op welke termijn deze informatie beschikbaar is bij de rekenkamer. Eventueel worden de externe onderzoekers voorgesteld. 10.

Uitvoeren van het onderzoek Als het onderzoek in eigen beheer wordt uitgevoerd, dan bepalen de leden van de rekenkamer in onderling overleg de werkverdeling. De in het kader van het onderzoek benodigde gegevens worden verzameld door middel van het inzien van archieven, uitvoeren van dossieronderzoek, afnemen van interviews, houden van enquêtes, raadplegen van experts, et cetera. Dit onderzoeksproces is niet openbaar. De mogelijkheid bestaat namelijk dat de rekenkamer te maken krijgt met vertrouwelijke informatie. 11. Werkwijze bij interviews Bij veel onderzoeken zal een deel van de informatie worden verzameld via oriënterende gesprekken en interviews. Bij het houden van interviews hanteert de rekenkamer de volgende werkwijze: 1. De geïnterviewde ontvangt voorafgaand aan het gesprek de thema's die tijdens het gesprek in ieder geval aan de orde zullen komen. 2. De interviews hebben een vertrouwelijk karakter. Dit om de geïnterviewde zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven. 3. Van ieder gesprek stelt de interviewer een verslag op hoofdlijnen op. Dit is geen woordelijke weergave. 4. Binnen twee weken na het interview stuurt de rekenkamer het verslag aan de geïnterviewde toe met het verzoek dit te autoriseren door een akkoordverklaring (per e-mail) af te geven. Indien de geïnterviewde zich niet kan vinden in het verslag, dan doet hij/zij wijzigingsvoorstellen.

De rekenkamer past het verslag aan en legt het opnieuw voor aan de geïnterviewde ter autorisatie. 5. Verslagen van interviews zijn werkmateriaal voor het onderzoek en worden nooit openbaar. De rekenkamer gebruikt de relevante elementen uit deze verslagen voor het onderzoeksrapport. 6. Verwijzing naar individuele personen vindt alleen plaats als dat voor het trekken van conclusies noodzakelijk is en wordt vooraf aan de persoon in kwestie voorgelegd. 12. Opstellen conceptrapport Het op te stellen conceptrapport bestaat uit: 1. een beschrijving van het normenkader: uitgangspunten die door de rekenkamer zijn opgesteld en die gehanteerd worden bij de beoordeling van de bevindingen; 2. de nota van bevindingen: een (geanonimiseerde) weergave van de tijdens het onderzoek geconstateerde bevindingen. Het conceptrapport bevat geen conclusies (beoordeling van bevindingen) en aanbevelingen.

3

13. Toepassen hoor en wederhoor en verificatie onderzoeksresultaten De rekenkamer stuurt de vastgestelde nota van bevindingen toe aan de gemeentesecretaris met het verzoek om de feiten te controleren en binnen een vastgestelde termijn te reageren. Deze termijn stelt de rekenkamer zelf vast, maar bedraagt minimaal twee weken. Het doel is eventuele feitelijke onjuistheden of onvolledigheden weg te nemen (ambtelijk hoor en wederhoor). 14. Opstellen eindrapport Het uitgangspunt voor het opstellen van het eindrapport is transparantie, betrouwbaarheid (in de zin van juist en volledig) en bruikbaarheid (in de zin van toereikend). In het eindrapport wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normenkader (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Het moet helder zijn hoe de rekenkamer tot haar eindoordeel is gekomen. Bevindingen, conclusies en aanbevelingen dienen op navolgbare wijze voort te vloeien uit het onderzoekswerk en recht te doen aan de geconstateerde feiten. De reacties van betrokkenen bij het toepassen van ambtelijk hoor en wederhoor worden meegenomen bij het opstellen van het eindrapport. 15. Aanbieden eindrapport voor reactie aan college van B&W Het eindrapport wordt voor een bestuurlijke reactie toegezonden aan het college.

De rekenkamer stelt het college van B&W in de gelegenheid om binnen een vastgestelde termijn zijn reactie kenbaar te maken op het eindrapport, en dan met name op de conclusies en aanbevelingen. Deze termijn stelt de rekenkamer zelf vast, maar bedraag minimaal twee weken. Deze reactie wordt integraal opgenomen in het eindrapport. In het nawoord geeft de rekenkamer haar visie op de reactie van het college van B&W. Na de bestuurlijke reactie stelt de rekenkamer het definitieve eindrapport vast. 16. Aanbieding/presentatie definitieve eindrapport aan de gemeenteraad Het definitieve eindrapport met de reactie van het college van B&W en het nawoord van de rekenkamer wordt aangeboden aan de gemeenteraad en op de website geplaatst. Desgewenst wordt de raad voorafgaand aan of kort na de publicatie van het eindrapport ingelicht over de uitkomsten van het onderzoek door middel van een presentatie tijdens een bijeenkomst. Hierbij kan de rekenkamer zich laten vergezellen door de externe onderzoekers. Het is aan de gemeenteraad om te bepalen wat hij doet met de bevindingen, conclusies en aanbevelingen uit het eindrapport van de rekenkamer. Desgewenst kan de rekenkamer bij de behandeling van het eindrapport in de raadscommissie en/of de raadsvergadering nog vragen beantwoorden. Ook hierbij kan zij zich laten vergezellen door de externe onderzoekers. 17.

Publicatie en publiciteit Tegelijkertijd met het aanbieden van het definitieve eindrapport aan de gemeenteraad zullen ook het college van B&W en alle overige betrokkenen een afschrift ontvangen. Daarnaast kan de rekenkamer met het aanbieden van het eindrapport aan de raad ook een persbericht versturen. Het eindrapport en het persbericht worden op de website van de rekenkamer geplaatst. Zo nodig kan de rekenkamer besluiten een persconferentie te houden. De voorzitter van de rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat. 18. Evalueren uitvoering onderzoek Na afloop van elk uitgevoerd onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamer en eventueel het betrokken externe bureau teruggeblikt en nagegaan op welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Tijdens de evaluatie wordt aandacht besteed aan de efficiëntie van het onderzoeksproces, de kwaliteit van de samenwerking, de gebruikte onderzoeksmethoden en de mate waarin de bevindingen bruikbaar en relevant waren voor de betrokkenen. De evaluatieformulieren kunnen aan derden verstrekt worden bij het delen van het onderzoeksprotocol. Desgewenst kan de rekenkamer besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken.

4

19. Dossier- en archiefvorming Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamer een onderzoeksdossier waarin alle relevante stukken worden opgenomen. De rekenkamer krijgt via de secretaris de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn niet toegankelijk voor derden. 20. Slotbepaling In gevallen waarin dit onderzoeksprotocol van de Rekenkamer Ermelo-Harderwijk niet voorziet of bij twijfel over de interpretatie ervan, beslist de voorzitter.

5