Onderzoeksopzet grote projecten Ermelo

Grip op grote projecten in Ermelo Onderzoeksopzet

Versie: definitief Datum: 02-12-2024

1. Inleiding Binnen de Gemeente Ermelo zijn en worden diverse grote projecten uitgevoerd, zoals infrastructurele projecten, woningbouwinitiatieven en nieuwbouw van het zwembad. Deze projecten zijn essentieel voor de maatschappelijke en ruimtelijke ontwikkeling van Ermelo en hebben aanzienlijke impact op de leefomgeving van haar inwoners. Komende jaren zullen eveneens diverse grote projecten uitgevoerd worden, onder andere om de doelstellingen uit de woondeal te behalen. Dergelijke grote projecten brengen vaak risico’s en uitdagingen met zich mee, zoals budgetoverschrijdingen, complexiteit en aanpassingsvereisten. De gemeenteraad van Ermelo vervult een cruciale rol in de sturing en controle op deze projecten. Dit onderzoek door de Rekenkamer ErmeloHarderwijk richt zich daarom op de mate waarin de gemeenteraad effectief in staat is gesteld om deze controlerende en sturende rol te vervullen en of dit ook gebeurt.

2. Doelstelling Dit onderzoek ‘Grip op grote projecten’ van de Rekenkamercommissie van de gemeente Ermelo richt zich op de wijze van voorbereiding, sturing en controle van grote projecten binnen de gemeente Ermelo. Het doel van het rekenkameronderzoek is de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit gebied waar nodig te verbeteren. De focus in het onderzoek ligt daartoe op het lerende aspect: wat kan er geleerd worden met het oog op lopende en toekomstige grote projecten?

3. Centrale onderzoeksvraag Hoe worden in de praktijk voorbereiding, sturing, beheersing, toezicht, controle en verantwoording van grote projecten vormgegeven en in welke mate draagt dit bij aan een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige uitvoering?

4. Deelvragen Onderstaande 1. Welke juridische kaders en beleidskaders zijn van toepassing op de beheersing en uitvoering van grote projecten, en welke voorschriften hebben college en gemeenteraad vastgesteld over de interne rolverdeling tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie? 2. In hoeverre zijn deze kaders effectief ingebed in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van Gemeente Ermelo? 3. Op welke wijze geeft college en raad invulling aan de voorbereiding van grote projecten met betrekking tot inhoudelijke programma’s van eisen en wensen? 4. Welke afspraken zijn gemaakt over de informatievoorziening aan de gemeenteraad, en is deze informatie tijdig, volledig en adequaat voor het monitoren van projectafwijkingen (inhoudelijk, financieel, tijd)?

5. In hoeverre stelt de kwaliteit en volledigheid van de informatievoorziening de gemeenteraad in staat om effectief zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen? 6. Op welke manier wordt in de informatievoorziening, sturing en beheersing rekening gehouden met de algemene kaders die gelden voor navolgbaarheid en transparantie? 7. Welke concrete verbeteringen kunnen worden aanbevolen om de effectiviteit van de gemeenteraad in hun sturende en controlerende rol met betrekking tot grote projecten te versterken?

5. Afbakening Het onderzoek richt zich op projecten in de fysieke omgeving binnen de specifieke context van de gemeente Ermelo. Het onderzoeksbureau wordt gevraagd te onderzoeken en vast te stellen wanneer een project als ‘groot’ of impactvol kan worden beschouwd. Dit kan gebeuren door aansluiting te zoeken bij bestaande definities en/of door een risicoprofiel op te stellen. Hierbij wordt duidelijk gemaakt wanneer een project als 'groot' moet worden aangemerkt, bijvoorbeeld wanneer de reguliere planningen controlcyclus niet voldoende informatie biedt voor een effectieve sturing en beheersing.

6. Onderzoeksmethoden De onderzoeksvragen zijn breed geformuleerd. De wens is om deze specifiek te beantwoorden doormiddel van het onderzoeken van een drietal cases. En zodoende te komen tot concrete leerpunten. Zie onderstaand. •

Case study-analyse: Analyse van drie grote projecten om praktijkvoorbeelden te onderzoeken van projecten waarbij de inschatting is dat deze de meeste ruimte voor verbetering hadden.

•

Documentenanalyse: Bestuderen van beleidsstukken, projectplannen, voortgangsrapportages, auditrapporten en raadsdocumenten met betrekking tot grote projecten.

•

Interviews: Gesprekken met projectleiders, financieel beheerders, raadsleden, de griffie, en ambtenaren van relevante afdelingen om inzicht te krijgen in de projectaanpak, risicomanagement en de informatievoorziening naar de raad.

7. Tijdpad en oplevering Het onderzoek wordt uitgevoerd over een periode van zes maanden en omvat de volgende fasen:

Onderzoeksfase Start offertetraject en selectie Startbijeenkomst en vaststellen normenkader Uitvoering onderzoek Ambtelijk wederhoor Bestuurlijk wederhoor Definitief eindproduct Aanbieding aan raad Ermelo

Periode december 2024 januari 2024 maart – medio mei Medio mei/ eind juni 2025

8. Presentatie uitkomsten In aanvulling op het rapport bestaat de wens om de bevindingen, conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek op een creatieve en laagdrempelige wijze te communiceren/te presenteren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van infographics of animatie waarmee de belangrijkste bevindingen toegankelijk worden gemaakt.

9. Selectie onderzoeksbureau Het onderzoek wordt uitbesteed aan een te selecteren onderzoeksbureau. De rekenkamer ErmeloHarderwijk streeft er naar voor dit onderzoek ten minste drie onderzoeksinstellingen om vergelijkenderwijs de beste aanbieding te kiezen. Een combinatie van onderzoekers is denkbaar mits dit in overleg met de rekenkamer gebeurt. Wij vragen u in uw offerte de volgende onderdelen op te nemen: 1. Ervaring en referenties Geef een overzicht van uw ervaring met vergelijkbare onderzoeken bij andere gemeenten of overheidsinstellingen. Noem waar mogelijk enkele concrete voorbeelden van eerder uitgevoerde opdrachten/onderzoeken op het gebied van gemeentelijke projectbeheersing. 2. Onderzoeksteam Beschrijf welke personen het onderzoek zullen uitvoeren, inclusief hun achtergrond en specifieke expertise met grote projecten en gemeentelijke processen. Wij ontvangen graag cv's van de onderzoekers die betrokken zullen zijn. 3. Aanpak en methoden Geef een beschrijving van de aanpak en onderzoeksmethoden die u voorstelt om de onderzoeksvragen te beantwoorden. En hoe wordt het normenkader in de praktijk toegepast? 4. Creatieve terugkoppeling conclusies en aanbevelingen Wij hechten er belang aan dat de bevindingen op een toegankelijke en interactieve manier aan

de gemeenteraad worden gepresenteerd. Geef daarom aan hoe u denkt de resultaten op een laagdrempelige manier terug te koppelen. 5. Kosten en tijdsbesteding Geef een specificatie van de geraamde kosten voor het onderzoek, op basis van de verwachte inzet van uren en het bijbehorende tarief. Wij ontvangen graag een schatting van het totale aantal uren dat nodig zal zijn voor dit onderzoek per functionaris, inclusief de tijd voor rapportage en presentatie van de resultaten. Het maximumbedrag is €20.000 inclusief BTW. 6. Tijdpad Wij verzoeken u een tijdspad op te nemen in uw offerte, waarbij u uitgaat van een totale doorlooptijd van zes maanden. Dit tijdpad moet overeenkomen met de eerder genoemde fasering

10.

Overige eisen aan de opdracht

Zie bijgevoegd onderzoeksprotocol voor aanvullende eisen.