Notitie status e240048116

Nr. 02330000243533 Casenr. 02330000068355

Status en vervolg project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

Naam Datum

: M. Avontuur-Waldram : 8 november 2024

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

2 van 11

Inhoud

Voorgeschiedenis ................................................................................................................................ 3 1.

Projectdashboard .................................................................................................................... 4

2.

Geld ....................................................................................................................................... 5

3.

Organisatie ............................................................................................................................. 8

4.

Kwaliteit ................................................................................................................................. 8

5.

Informatie ............................................................................................................................... 9

6.

Tijd ...................................................................................................................................... 10

7.

Risico’s ................................................................................................................................. 11

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

3 van 11

Voorgeschiedenis Op basis van de nieuwe grafuitgiften, de sterfteprognose en de vrije capaciteit op de gemeentelijke begraafplaats Koningsvaren, is er omstreeks 2028 sprake van een tekort aan particuliere graven voor bepaalde tijd. Om te kunnen voldoen aan de toekomstige begraafbehoefte zijn diverse mogelijkheden onderzocht. Dit heeft geleid tot het rapport “Onderzoek begraafcapaciteit begraafplaats Koningsvaren” (KYBYS, 12 juli 2022, D05), en als addendum daarop de notitie “Quickscan planologische mogelijkheden uitbreiding” (KYBYS, 17 juni 2022, D04). Het effect van een natuurbegraafplaats op de behoefte aan graven is hierin meegenomen. De belangrijkste uitkomsten en relevante besluiten • Begraafbehoefte Tot aan 2050 is er behoefte aan 1790 nieuwe particuliere graven voor bepaalde tijd. Door het ruimen van algemene graven en het niet verlengen van grafrechten voor bepaalde tijd komen, er naar verwachting 664 graven vrij. Hierdoor moet er ruimte gecreëerd worden voor ca. 1150 graven om aan de begraafbehoefte tot aan 2050 te kunnen voldoen. Algemene graven en graven voor onbepaalde tijd zijn voldoende aanwezig. • Potentiële in- en uitbreidingsgebieden Uit de potentiële gebieden heeft het college gekozen voor de inbreidingsgebieden 1,6 en 7 én het uitbreidingsgebied 21. Deze leveren samen ongeveer 1150 graven op.

(Zie plattegrond op pagina 9) • Ontwerpplan Het college heeft opdracht gegeven voor deze gebieden een ontwerpplan te maken, waarbij de huidige dragende groenstructuur en het beeld van de begraafplaats behouden blijft. Onderdeel van het ontwerp plan is een kostenraming, bomeninventarisatie, bomenbalans en natuurtoets. In deze notitie wordt een status update gegeven van alle aspecten van dit project met behulp van onderdelen van het projectendashboard op basis van de zogenaamde GOKIT+R (Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd en Risico)

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

4 van 11

1. Projectdashboard Projectdashboard realisatie inbreiding begraafplaats (momentopname) stoplichten op basis van GOKIT+R Stoplichten + korte relevante toelichting over Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd en Risico’s (momentopname).

Geld Toelichting: De voorziening is niet toereikend voor de realisatie van de totale inbreiding

Organisatie Toelichting: De projectorganisatie is op dit moment op orde.

Kwaliteit Toelichting: Door het werk in fasen uit te voeren, wordt de stikstofdepositie verspreid over verschillende jaren. Het is essentieel dat tussen de eerste en tweede fase 12 maanden tijd zit. Er zijn geen aanvullende onderzoeken nodig in het kader van de omgevingswet, er zijn geen beschermde diersoorten en of nesten aangetroffen.

Informatie Toelichting: De projectstukken zijn goed gedocumenteerd in de juiste systemen en op de juiste wijze

Tijd Toelichting: Door rekening te houden met een maximale bezwaar en beroepsprocedure kan de eerste fase van het project conform planning in 2026 afgerond worden

Risico Toelichting: De vermelde risico’s: Geld, Capaciteit, aantal te ruimen graven, bomenkap, herplantplicht en de bezwaar en eventuele beroepsprocedures leiden met de bijbehorende beheersmaatregelen tot aanvaardbare risico’s op dit moment. Op het tijdpad van een eventuele beroepsprocedure kan geen invloed worden uitgeoefend door de gemeente Ermelo. Overall wordt het risico van dit project als laag beoordeeld. Door de genomen beheersmaatregelen is het risico nu teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau.

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

5 van 11

2. Geld Saldo voorziening uitbreiding begraafplaats Het doel van de voorziening is: Financiering van de realisatie van de begraafplaats capaciteit (inbreiding en ruiming) en buiten de begraafplaats (uitbreiding). Zie informatiememo : Stand van zaken voorziening Uitbreiding begraafplaats (docnr.:L: 02330000245730 C: e240050419)

Kosten totale inbreiding Realisatie inbreiding totaal

517.000

Stelpost opstellen bestek

40.000

Stelpost herplantplicht

30.000

Stelpost vervanging hekwerk

15.000

Onvoorzien

30.000

Totale kosten inbreiding

•

•

•

•

632.000

Stelpost herplantplicht De bomen die zich bevinden in het inbreidingsgebied fase 1 maken deel uit van de hoofdgroenstructuur en zijn deels kapvergunning plichtig. Een aantal bomen maken deel uit van het ontwerp. Voor de mogelijke aanvullende herplantplicht wordt als stelpost € 30.000 opgenomen om bomen te herplanten op een andere locatie in de gemeente Ermelo. Onvoorzien 5% Van de totale kosten om de uitbreiding te realiseren is opgenomen als post onvoorzien. Het risicoprofiel van dit project wordt als acceptabel beoordeeld. Budget Verzamelgrafkelder en Grafmonument Ten laste van de voorziening is in 2022 een bedrag vrijgemaakt om een verzamelgraf te stichten waar de stoffelijke resten uit algemene graven en afstandsgraven voor bepaalde tijd in begraven worden Ook de kosten van het gedachtenmonument om de overledenen te gedenken, zijn uit dit budget betaald. De kosten van het ruimen van algemene graven en afstandsgraven bepaalde tijd komen ook ten laste van dit budget en leid tot een tekort van €35.000 in 2026. Dit tekort wordt ten laste van de Voorziening Uitbreiding Begraafplaats gebracht (zie collegevoorstel L 02330000244871, C: e240049523) Beheerkosten De beheerkosten komen het eerste jaar 2026 voor rekening van de aannemer.

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

6 van 11

Geplande uitgaven ten laste van de voorziening uitbreiding begraafplaats Saldo december 2024

325.000

Totale kosten inbreiding (fase 1 en 2)

670.000

Tekort na uitbreiding

-345.000

Verwachte aanwas voorziening 2025-2026

6.000

Tekort budget Verzamelgraf (t.b.v. ruimen) 2026

-35.000

Verwacht tekort na realisatie totale uitbreiding

-374.000

(fase 1 en 2)

Gefaseerde realisatie van de uitbreiding, geplande uitgaven tot en met 2026 Kosten 1e fase inbreiding begraafplaats in 2026 Restant Voorziening uitbreiding begraafplaats (dec 2024)

325.000

Realisatie inbreiding 1e fase

315.000

Stelpost opstellen bestek (50%)

20.000

Stelpost herplantplicht (2/3)

20.000

Stelpost vervanging hekwerk

15.000

Onvoorzien (2/3)

20.000 e

Totale kosten inbreiding 1 fase

390.000

Tekort Voorziening uitbreiding begraafplaats 2026

-65.000

Tekort Budget verzamelgraf 2026

-35.000

Aanwas voorziening 2025-2026

6.000

Tekort 2026

-94.000

Onvoorzien

-6.000

Voorstel aanvulling voorziening Restant

gemeente Ermelo

100.000 Nihil

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

7 van 11

Kostenindicatie Beheerkosten 1e fase (kosten per jaar, vanaf 2027) Huidige situatie Totale oppervlakte m2 Bosplantsoen

Beheerkosten Beheerkosten totaal 5490

€8

€246

1e fase Totale oppervlakte m2 / aantal

Beheerkosten

Bosplantsoen

160

€8

Sierplantsoen

510

€980

Haag

204,6

€950

Paden

1200

€3.840

Begraafoppervlakte

3872

€5.033

58

€2.262

Bomen Totaal

€13.073

Verschil

€ 12.828

Kosten realisatie 2e fase, exclusief beheerkosten Realisatie inbreiding 2e fase

242.000

Stelpost opstellen bestek (50%)

20.000

Stelpost herplantplicht (2/3)

10.000

Onvoorzien

10.000

Totaal

280.000

Conclusie: • De voorziening is niet toereikend voor de totale realisatie van de inbreiding • De kosten van het realiseren van de 1e fase van de inbreiding en ruimingen leidt tot een tekort in 2026 van € 94.000 • De tweede en laatste fase van het realiseren van de uitbreiding vindt op zijn vroegst plaats in 2028 en is begroot op 280.000 exclusief beheerkosten.

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

8 van 11

3. Organisatie Projectorganisatie Het project Inbreiding Begraafplaats bevindt zich tussen twee projectfases in, De ontwerpfase nagenoeg is afgerond. Er ligt een VO dat qua detaillering is te beschouwen als een VO+ ontwerp. Het ontwerp is voldoende gedetailleerd om de bestekfase in te gaan.

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectleiding overgang ontwerpfase naar voorbereidingsfase: Projectleiding voorbereidingsfase: Begeleiding inkooptraject Budgetverantwoordelijke:

R. van Veen, wethouder H. de Vos, regisseur M. Avontuur, adviseur begraafplaats Erik Dirksen, Technisch projectleider Agnus Veensta, inkoop coördinator R. Ariens, Manager Team Wijkservice

4. Kwaliteit Stikstofproblematiek Vanuit stikstofproblematiek is het noodzakelijk om een fasering aan te brengen in de inbreiding. Gezien de ligging naast het Natura2000-gebied Veluwe is het noodzakelijk om de stikstofdepositie te berekenen. Uit een eerste berekening bleek dat de eerste opzet van de inzet van materieel leidt tot een te hoge uitstoot op het Natura2000-gebied, dit komt met name door de directe nabijheid van het Natura2000-gebied. Vervolgens is gekeken naar fasering. Het project bestaat uit duidelijk te onderscheiden delen. Door het werk in fasen uit te voeren, wordt de stikstofdepositie verspreid over verschillende jaren. Het is essentieel dat tussen elke fase 12 maanden tijd zit. Aanvullende onderzoeken Voor fase 1 van de inbreiding is het op dit moment niet nodig om naast de stikstof depositie en boomeffectenanalyse aanvullende onderzoeken uit te voeren in het kader van de omgevingswet, er zijn geen beschermde diersoorten en of nesten aangetroffen.

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

9 van 11

Gefaseerd realiseren van de inbreiding

Eerste fase

Tweede fase

Bijkomend voordeel dat voor de gebieden die deel uitmaken van de eerste fase uit de quick scan voor deze gebieden niets is gekomen met betrekking tot aanvullende onderzoeken. De boomeffectanalyse is globaal gedaan. Voor een eventuele herplantplicht is een stelpost opgenomen € 30.000 voor fase 1 en 2, daarnaast wordt in het ontwerp ook herplant. De eerste fase bestaat uit het realiseren van de inbreidingsgebieden 6, 7 en 21. Hierdoor worden 724 graven gerealiseerd.

5. Informatie Liber Zaaknummer 02330000031003 02330000041291 02330000063262 02330000068355

Omschrijving Werkzaak Onderzoek begraafcapaciteit Besluitstukken inz. onderzoek capaciteit begraafplaats Inbreiding begraafplaats, uitbreiden aantal graven. Voorzetting van zaak:02330000041291 Realisatie uitbreiding begraafplaats Koningsvaren

Drive map inbreiding begraafplaats: https://drive.google.com/drive/folders/1H4d8CkPQA9aHzL1IjV037sn9WpQ_N53T

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

10 van 11

6. Tijd Planning op basis van de uitgangspunten: Realisatie 1e fase, oplevering zo snel mogelijk, rekening houdend met een bezwaar-en beroepsprocedure: Fase Initiatiefase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Bezwaar- en beroepstermijn Realisatiefase

Activiteiten Identificatie van behoefte, vooronderzoek, en projectdoelen opstellen. Ontwikkelen van Programma van Eisen, stakeholderconsultatie, risicoanalyse. Voorlopig en definitief ontwerp maken, technische uitwerking. Vergunningen aanvragen, bestek en aanbesteding, selectie aannemers. Bezwaartermijn van 6 weken, gevolgd door een eventuele beroepstermijn van 6 weken. Uitvoering bouwwerkzaamheden, toezicht, kwaliteitsbewaking, en oplevering.

Planning Gereed Gereed Q3 2024 – Q4 2024 Q1 2025 – Q2 2025 Q3 2025 – Q4 2025 Q1 2026 – Q3 2026

Planning realisatie 2e fase Als gevolg van de stikstof problematiek wordt de totale realisatie van de inbreiding in twee fases gerealiseerd en dient tussen elke fase minimaal 12 maanden te zitten. De realisatie van de 2 e fase kan hierdoor op zijn vroegst in 2028 plaats vinden.

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren

pagina

11 van 11

7. Risico’s Risico

Beheersmaatregel

Aktiehouder

Geld: De voorziening is niet toereikend voor de totale realisatie van de inbreiding en toekomstige ruimingen (begraafcyclus, graven voor bepaalde tijd)

De raad via de kadernota 2026 voor te stellen voor het voorziene tekort in 2026 van € 94.000 op de voorziene uitbreiding begraafplaats aan te vullen met € 100.000 om: 1. De 1e fase inbreiding te financieren. 2. De kosten van het ruimen van graven voor bepaalde tijd te financieren Het college voor te stellen in 2026 de begraafplaats exploitatie te evalueren en hierbij de beheerkosten 1e fase en realisatie van de 2e fase van de inbreiding inclusief beheerkosten mee te nemen. En hierbij een berekening op te nemen van de te verwachte kosten van het ruimen van graven voor bepaalde tijd tot aan 2050

Bomenkap en herplantplicht

Bomenkap: Voor de uitbreiding moeten bomen worden gekapt, hiervoor dient een kapvergunning te worden aangevraagd. De verleende vergunning kan leiden tot bezwaar en beroepsprocedures. Hiermee is in de planning rekening mee houden Kosten herplantplicht : Er is een stelpost van € 30.000 voor de totale uitbreiding opgenomen voor de herplantplicht,

Erik Dirksen

Opnemen in planning 2026. Verwachting binnen eigen capaciteit te kunnen invullen

Erik Dirksen

In de huidige planning is rekening houden met bezwaar en beroepsprocedures (kanttekening, op de agendering van een beroepsprocedure kunnen wij geen invloed uitoefenen)

Erik Dirksen

Marja en Reinand

Capaciteit Toezicht Realisatiefase

Bezwaar en beroepsprocedures vergunning traject

gemeente Ermelo

Status project Inbreiding Begraafplaats Koningsvaren