Noord-Veluws archief - Borging duurzaam informatie- en archiefbeheer – informatie t b v formatie 2026

Aan de leden van de nieuwgekozen gemeenteraden van Elburg Epe Ermelo Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet en Oldebroek ,

,

Uw brief van: Inlichtingen: Ons kenmerk: Telefoonnr. : Bijlagen: Onderwerp:

,

,

,

,

-

Rudolf Bosch -

0525 - 688 717 1 Datum: 15 april 2026 Borging duurzaam informatie- en archiefbeheer – informatie t. b. v. formatie 2026

Geachte leden van de nieuwe gemeenteraad

,

Allereerst van harte gefeliciteerd met uw verkiezing tot gemeenteraadslid in uw gemeente na de gemeenteraadsverkiezingen van afgelopen 18 maart! U gaat zich vanuit uw eigen opvattingen en overtuigingen de aankomende vier jaar inzetten voor de lokale samenleving wat met alle voorliggende uitdagingen alle respect verdient. ,

,

,

De aankomende weken zullen verschillende partijen met elkaar in gesprek gaan om tot een nieuw coalitieakkoord voor de aankomende bestuursperiode te komen. Zoals gezegd liggen er grote uitdagingen op het bordje van de gemeenten die om een oplossing en politiek-bestuurlijke keuzes vragen. Middels deze brief wil ik uw aandacht vragen voor de uitdagingen in het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer in het algemeen en van uw archiefdienst het Noord-Veluws Archief (NoVA) in het bijzonder. Ik nodig u bij deze ook van harte uit voor een werkbezoek om onze archiefschatten te kunnen leren kennen en ben graag bereid om met u verder in gesprek te komen over de uitdagingen in het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer. ,

,

,

Het Noord-Veluws Archief (NoVA) NoVA is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. NoVA is een bedrijfsvoeringsorganisatie waarin acht gemeenten op de Noord-Veluwe (Elburg Epe Ermelo Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet en Oldebroek) sinds 1 juli 2025 hun archiefwettelijke taken hebben ondergebracht. Alle overheden zijn op basis van de huidige Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) verplicht om hun informatie in goede geordende en toegankelijke staat te houden. Een deel hiervan moet na twintig jaar worden overgedragen aan een archiefdienst en wordt hiermee in principe ook openbaar. Deze openbare archieven moeten voor de burger kosteloos raadpleegbaar blijven. Voor gemeenten is het college van B&W formeel zorgdrager ; het college is daarmee verplicht structureel voldoende mensen en middelen beschikbaar te stellen voor het duurzaam toegankelijk houden van hun informatie en archieven. ,

,

,

,

,

,

,

Op basis van de Archiefwet beheren we voor de deelnemende gemeenten bijna dertien kilometer analoge archieven in zes archiefdepots en een groeiend aantal terabytes digitale archieven in ons eDepot. Het oudste door ons beheerde archiefstuk (het stadsrecht van Harderwijk) dateert uit 1231. We beheren honderdduizenden archiefstukken waaronder oorkonden brieven besluitvorming en beleidsstukken van gemeenten bevolkingsregistraties bouwtekeningen foto- en videocollecties en historische krantencollecties. Naast overheidsarchieven verwerft NoVA ook selectief particuliere archieven van personen en organisaties die een belangrijke rol hebben gespeeld in de lokale samenleving. Daarmee bouwen we aan een zo breed mogelijk collectief geheugen waarmee we een representatieve afspiegeling van die samenleving kunnen reconstrueren. ,

,

,

,

,

,

,

Deze collecties maken we laagdrempelig toegankelijk voor onze inwoners en de deelnemende organisaties. Dit doen we steeds meer digitaal: onze bezoekers verwachten in deze digitale tijd dat informatie uit onze archieven steeds meer digitaal beschikbaar komt. De beheerde archieven vormen onderdeel van ons lokale collectieve erfgoed en stellen onze inwoners in staat hun verleden en dat van hun leefomgeving te onderzoeken en te reconstrueren. Dit draagt bij aan hun identiteit

én aan de mogelijkheid om de besluitvorming van hun lokale overheid te reconstrueren en te controleren. De archiefdienst en de archivaris hebben op basis van de Archiefwet niet alleen een wettelijke taak in het toegankelijk maken van overgebrachte archieven. Zij heeft ook een belangrijke wettelijke taak als toezichthouder op het gemeentelijke informatiebeheer. Daarmee heeft NoVA een belangrijke rol in het op orde brengen en houden van de gemeentelijke informatiehuishouding. Door het toenemende aantal applicaties waarin een steeds grotere hoeveelheid informatie en data worden beheerd en door de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving rondom informatiebeveiliging privacy auteursrecht en openbaarheid van overheidsinformatie verwacht NoVA de aankomende jaren meer inzet te moeten plegen op de advisering van haar deelnemers en het toezicht op het (digitale) informatiebeheer middels audits en risicogericht toezicht. Als raadslid heeft u op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) een belangrijke controlerende rol in de horizontale verantwoording vanuit het college (als formele zorgdrager) over de inrichting en de kwaliteit van het gemeentelijke informatiebeheer. ,

,

,

,

,

,

,

De deelnemende gemeenten zijn zich ervan bewust dat een robuuste toekomstgerichte archiefdienst cruciaal is voor het duurzaam toegankelijk maken van betrouwbare (overheids)informatie. Door samen te werken wordt kennis en expertise gedeeld en worden schaalvoordelen benut. Zodoende kan NoVA als professionele kennispartner optreden in de gehele informatieketen van de creatie van informatieobjecten tot het (her)gebruik ervan door burgers bedrijven en (ambtelijke) organisaties in de context van uitvoering van publieke taken en (historisch) onderzoek. Vanuit verschillende expertises draagt NoVA bij aan de toegankelijkheid van informatie. Dit vergt een goede structurele borging van NoVA als organisatie. ,

,

,

Het belang van duurzaam toegankelijke informatie Betrouwbare informatie is één van de hoekstenen van onze democratische rechtsstaat. De informatiehuishouding van de overheid moet op orde zijn om eerlijke en transparante besluitvorming mogelijk te maken die bijdraagt aan de rechtszekerheid van onze inwoners en bedrijven en hun vertrouwen in de overheid. Transparantie en verantwoord omgaan met privacygevoelige informatie in het kader van de WOO en de AVG vergen bovendien goed informatiebeheer en een zorgvuldige belangenafweging. Goed informatiebeheer draagt er bovendien aan bij dat gemeenten efficiënter kunnen werken en informatieverzoeken in het kader van de WOO sneller en beter kunnen worden afgehandeld. De digitalisering van onze samenleving en nieuwe technologieën zoals Artificial Intelligence (AI) bieden volop kansen en schijnbaar onbegrensde nieuwe mogelijkheden. Maar ze leiden ook tot nieuwe uitdagingen en bedreigingen: we leven in een wereld waarin onbetrouwbare informatie via internet en sociale media massaal wordt gedeeld en verspreid. Digitale informatie is bovendien erg vluchtig en gevoelig voor manipulatie achteraf.

De transitie naar duurzaam toegankelijke (digitale) informatie en goed informatiebeheer vraagt veel van een gemeentelijke organisatie: naast privacy by design is ook archiving by design van groot belang: door aan de voorkant van het informatieproces te investeren in het vastleggen van de juiste informatie in gemeentelijke systemen kan aan de achterkant informatie efficiënter en conform weten regelgeving tijdig worden vernietigd (dataminimalisatie) snel openbaar worden gemaakt in het kader van WOO-verzoeken of in het e-Depot duurzaam toegankelijk worden bewaard. Dit vergt structurele borging door het beschikbaar stellen van voldoende mensen en middelen waartoe overheden volgens de Archiefwet overigens ook verplicht zijn. Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding leidt bovendien tot grote risico’s en potentiële publieke imagoschade voor de betreffende overheidsorganisatie. Het toeslagenschandaal rondom de Belastingdienst is daarvan een treffend voorbeeld. ,

,

,

Goed informatiebeheer door de overheid draagt kortom bij aan betrouwbare publieke informatie op basis waarvan rechtvaardige besluitvorming kan plaatsvinden en overheidshandelen kan worden gecontroleerd. Daarmee wordt het vertrouwen in het openbaar bestuur versterkt. Ik wil u daarom vragen om in het formatieproces en de uitwerking van het coalitieakkoord binnen uw gemeente expliciet aandacht te hebben voor dit vaak onderbelichte aspect en daarvoor extra financiële middelen beschikbaar te stellen om het gemeentelijke informatiebeheer op orde te brengen en te houden via de implementatie het principe van archiving by design. ,

,

Nieuwe Archiefwet Naar alle waarschijnlijkheid wordt op 1 januari 2027 de nieuwe Archiefwet ingevoerd. De invoering van deze nieuwe Archiefwet is erop gericht om de wettelijke verplichtingen voor overheden ten aanzien van hun informatie- en archiefbeheer meer aan te laten sluiten op de verregaande digitalisering van de samenleving. Verschillende impactanalyses hebben reeds aangetoond dat deze nieuwe Archiefwet veel impact zal hebben op zowel de archiefvormende overheden als ook de archiefdiensten. Dit zal zorgen voor een toenemende druk op de beschikbare capaciteit bij zowel de archiefdienst als ook bij de gemeenten. De belangrijkste verandering in deze nieuwe wet is de verkorting van de overbrengings-termijn van twintig naar tien jaar. Dit betekent dat duurzaam te bewaren (digitale) informatie sneller onder het beheer van de archiefdienst komt en openbaar toegankelijk moet worden gemaakt. We verwachten dat daarmee de dienstverlening richting inwoners de deelnemende organisaties en de Omgevingsdienst de aankomende jaren zal intensiveren. In de huidige decentrale opzet van NoVA zal dit extra druk op de organisatie leggen om binnen een redelijke termijn aan informatieverzoeken te kunnen blijven voldoen.

Bovendien zorgen wet- en regelgeving rondom privacy auteursrecht en informatieveiligheid voor een complexere afhandeling van informatieverzoeken uit recenter overgebrachte archieven. Deze werkzaamheden komen bovenop de opgave om reeds bestaande achterstanden ten aanzien van het archief- en informatiebeheer zowel bij de gemeenten als bij NoVA weg te werken. Ook hiervoor geldt dat hiervoor voldoende budgetten beschikbaar moeten blijven. ,

,

,

,

Digitale innovatie De wereld om ons heen verandert voortdurend en maatschappelijke en technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Dit zorgt ook voor andere maatschappelijke verwachtingen ten aanzien van de digitale beschikbaarheid de doorzoekbaarheid en de wijze van aanbieden van informatie. Nieuwe ontsluitingstechnieken doen zich voor bijvoorbeeld de inzet van AI om oude handgeschreven documenten op woordniveau doorzoekbaar te maken. Zij biedt volop kansen maar kent ook uitdagingen. De maatschappij verwacht dat informatie steeds makkelijker te vinden is en eenvoudig digitaal tot hen komt. Dit vraagt aanpassingen van ons als archiefdienst. We zullen nieuwe ontwikkelingen moeten omarmen eigen maken en inbedden in de organisatie. De komende jaren willen we nadrukkelijk AI voor het nader toegankelijk maken van onze bronnen onderzoeken en daaraan digitaliseringstrajecten en projecten koppelen. Daarnaast willen we ontdekken hoe we informatie slimmer aan elkaar kunnen relateren zodat niet alleen de vindbaarheid van informatie toeneemt maar deze informatie ook beter in hun context geïnterpreteerd kan worden. Hiervoor is het noodzakelijk dat we de samenwerking zoeken met andere instanties op landelijk en regionaal niveau. ,

,

,

,

,

,

Organisatieontwikkeling De aankomende jaren zal nog volop gewerkt moeten worden aan het fysieke beheer en het toegankelijk maken van onze fysieke collecties. Onze samenleving digitaliseert steeds verder. Ook de gemeentelijke werkprocessen zijn vrijwel geheel digitaal geworden. Terwijl de stroom over te brengen fysieke archieven van overheden langzaam opdroogt neemt het aantal terabytes aan data en digitale documenten dat beheerd wordt in gemeentelijke applicaties en zaaksystemen hand over hand toe. ,

Tegelijkertijd moeten we klaar zijn voor de digitale toekomst. Dit betekent dat niet alleen de harden software van het e-Depot gereed dienen te zijn maar ook dat expertise processen en formatie in huis gehaald moet worden om duurzaam digitaal informatiebeheer in ons e-Depot mogelijk te blijven maken. Dit vergt ook van NoVA organisatorische wendbaarheid ten aanzien van alle wettelijke taakvelden. ,

,

In 2026 willen we aan de slag met het tegen het licht houden van de interne organisatie. We kijken daarbij naar eventuele bijstelling van huidige functieprofielen op welke taakvelden nieuwe expertise nodig is en naar effectief leiderschap. Hiertoe voeren we in 2026 ook per team een talenten motivatieanalyse (TMA) uit. Daarnaast zal nagedacht moeten worden over het strategische personeelsbeleid met name ten aanzien van de mogelijke nieuwe huisvesting van NoVA. Alles is ,

,

noord-veluws archief daarbij gericht op het borgen van voldoende kennis en expertise toegankelijkheid van informatie te kunnen blijven garanderen.

Huisvestingsvraagstuk De aankomende jaren zal onderzoek gedaan

worden

binnen

het team

duurzame

om

huisvesting van NoVA. De huidige huidige archiefdepots voldoet NoVA heeft opdracht gegeven door een nadere uitwerking van enkele gevolgd naar

de

decentrale opzet van NoVA is niet efficiënt en het merendeel van de niet meer aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. Het bestuur van het

tot

opstellen

van

een

business

eventueel

case,

voorkeursscenario's. Deze

business een

nieuw

case

moet

inzicht geven

centraal

of

(gedeeltelijke) reële

centralisatie

een

en

rendabele

de

van

is voor

huisvesting

NoVA, zodat

en

de bouw

archiefdepot optie toekomstbestendige archiefdienst zo efficiënt mogelijk kan blijven voldoen aan haar taken. Verwachting is dat deze business case in de tweede helft 2026 kan worden opgeleverd. Afhankelijk van de uitkomsten van dit onderzoek kan hier in de aankomende bestuursperiode een investeringsbehoefte ontstaan, die bijdraagt aan een duurzame huisvestingsoplossing die voldoet aan de daaraan gestelde wettelijke eisen, efficiëntere bedrijfsvoering en betere (digitale) dienstverlening richting de deelnemende gemeenten én de samenleving. van

ze

als

Tot slot Kortom:

de aankomende

jaren

staan

uw

gemeenten

én

NoVA

als

uw

archiefdienst

voor

belangrijke

transities in het informatie- en archiefbeheer, die grote uitdagingen met zich meebrengen. Ik wil daarom nogmaals vragen om voldoende oog te houden voor deze uitdagingen, en hiervoor in de

uitwerking

van

uw

plannen

ook voldoende

financiële

ruimte te

u

reserveren.

Wilt

u meer lezen over onze organisatie? Neem dan een kijkje op onze website (www.noordveluwsarchief.nl) of raadpleeg onze Strategische visie voor de periode bijlage). Via onze website kunt u ook grasduinen in onze collecties.

2025-2028

Ik

coalitieakkoord

u veel succes en wijsheid toe tijdens de formatie, bij het opstellen van politiek en maatschappelijk draagvlak en de realisatie van uw plannen.

wens

met

Hoogachtend

en

met

vriendelijke groet,

mede

namens

het

bestuur

van

een

(zie

NoVA,

(geanonimiseerd) dr. R.A.A.

Bosch

Directeur

van

het

Noord-Veluws

Bijlage: Strategische

visie

NoVA

Archief

2025-2028.

ontdek onze

schatten

online

of op locatie