Document · PDF

Managementletter 2024 e250001027 (geanonimiseerd)

Gemeenteraad 12 februari 2025, gemeente ErmeloBij agendapunt: Lijst ingekomen stukken raad 12 februari 202510.150 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

ri Eshuis MANAGEMENTLETTER

Gemeente 9 DECEMBER

2024

(geanonimiseerd) Per saldo persoonlijker

SRAD

®&

PrimeGlobal

2024

Ermelo

Aan

het

college

burgemeester wethouders

Kenmerk:

van

1019580/ML24

Amersfoort, 9 december 2024

van

gemeente Ermelo Postbus

1 3890 AA Ermelo

Geacht

college,

gemeenteraad heeft Eshuis Registeraccountants opdracht gegeven om de jaarrekening omschrijving van onze opdracht verwijzen wij u naar onze opdrachtbevestiging.

Datum 9 december 2024

Als onderdeel

Ons kenmerk 1019579/ML24 Behandeld

onze

controle onderzoeken

een

organisatie

voor

vriendelijke groet,

Eshuis

Registeraccountants

B.V.

(geanonimiseerd) Ermelo

2024

gemeente

Ermelo te controleren.

Voor

een

nadere

de administratieve

organisatie en de interne beheersing bij uw gemeente. Naar aanleiding op mogelijke verbeterpunten in de processen die wij hebben onderzocht om

Wij beginnen deze managementletter met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen voor u en de belangrijkste risico’s die wij bij de controle van gemeente Ermelo onderkennen. Daarna geven wij een oordeel op hoe de relevante processen zijn opgezet en adviseren wij u over verbetermogelijkheden. Voor zover er naar aanleiding van onze bevindingen door u nog aanvullende werkzaamheden zijn vereist worden deze met u gedeeld in de eerstvolgende paragraaf. De laatste paragraaf benutten wij voor een aantal relevante actualiteiten die wij graag met u delen.

Met

Gemeente

andere

van

brengen wij deze managementletter uit. Hierin richten wij ons met name bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen.

Wij danken

Managementletter

wij onder

daarvan

door

Sc (geanonimiseerd) NN

van

2024

prettige samenwerking

zijn vanzelfsprekend

graag

bereid

een

nadere

toelichting te verstrekken.

Eshuis

2 Do, a

Inhoudsopgave Management

Inhoudsopgave =

Managementsamenvatting

Totaaloverzicht

|T-audit

Detailbevindingen

Actualiteiten & vooruitblik

Bijlagen

samenvatting

Belangrijke risico’s

belangrijke risico’s in onze controle

Procesbeheersing

[T-audit

procesbeheersing & samenvatting bevindingen

Bijlage

Onafhankelijkheid

Bijlage

2: Disclaimer

beperking

in het

gebruik

Contact

Wij lichten deze managementletter graag toe: Detailbevindingen

Bijlagen

Managementletter Gemeente

(geanonimise rd) (geanonimise rd) (geanonimise rd) (geano im se rd)

Actualiteiten

Ermelo

2024

(geanonimiseerd)

(geanonimise rd)

(geanonimiseerd)

Eshuis

Management samenvatting

(geanonimiseerd) Per saldo

persoonlijker

(geano im se rd()geano im se rd)

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Onderwerp

Boodschap

Samenvattend

Voor

u ligt de management letter 2024 , waarin wij verslag uit brengen over de interim-controle die in september 2024 is uitgevoerd. Wij kijken terug op een fijne samenwerking met de ambtelijke organisatie. De interim-controle is primair gericht op het beoordelen van de interne beheersmaatregelen (key controls) in de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn die processen binnen de gemeente Ermelo die een koppeling hebben met materiële posten in de jaarrekening en ook processen waarin wij verhoogde (fraude)risico’s onderkennen. We hebben daarbij oog voor onderwerpen die naar onze mening van belang zijn voor uw bedrijfsvoering of die richting kunnen geven aan het verder verbeteren van de procesbeheersing. Wij hebben ook kennis genomen van (en inzicht verkregen in) de door uw VIC-medewerkers uitgevoerde interim-controle in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Wij hebben een goed beeld gekregen van uw gemeentelijke administratieve organisatie en interne beheersing.

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing

De gemeente heeft een aanzienlijk deel van de processen aan GR Meerinzicht uitbesteed. Deze processen vallen echter wel onder de verantwoordelijkheid van de gemeente en zijn daarmee blijvend onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeente. Wij signaleren dat voor uw interne beheersing een noodzaak is tot verandering en (door)ontwikkeling. Doorontwikkeling vraagt een visie en daarna een uitvoering door mensen die verstand hebben van de materie. U heeft de inhoudelijke kennis ondergebracht bij GR Meerinzicht. De beleidsvisie moet echter van de gemeente komen. De algemene visie is bij de gemeente aanwezig maar de specifieke technische details liggen grotendeels bij GR Meerinzicht. Wij zien in de praktijk dat het ontwikkelen van een toekomstvisie blijft liggen in het ‘niemandsland’ tussen de gemeente en GR Meerinzicht. Wij zien dit specifiek voor het ontwikkelen van een visie op de rol en het belang van IT-beheersingsmaatregelen en ITbeveiligingsmaatregelen. De NIS2-protocollen en vereisen voor meerdere systemen binnen uw gemeente aanvullende beheersingsmaatregelen die kennis van zowel de inhoudelijk als technische medewerkers vraagt. ,

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Dit vraagstuk is ook relevant voor de doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. De VIC afdeling die de rechtmatigheidscontrole uitvoert is nu ook een deel van haar tijd kwijt aan het herstellen van controles die niet in de eerste lijn zijn uitgevoerd. Volgens het ‘lines of defense’model heeft de eerste lijn wel degelijk een belangrijke rol te spelen in harmonie met de tweede lijn. De VIC is de derde lijn en die zakt in de huidige situatie te ver door naar de eerste en tweede lijn. Om dit te veranderen is een visie nodig die verder gaat dan alleen controletechnieken. Het gaat dan ook om voldoende gekwalificeerd personeel (in eigen dienst) dat de eerste en tweede lijn kan helpen veranderen en procesbevindingen op leidinggevend niveau kan terugkoppelen. ,

Ons belangrijkste thema voor deze managementletter is dan ook om met GR Meerinzicht in gesprek te gaan over wat moet gebeuren. Dat vraagt initiatief van uw gemeente en eigenaarschap van GR Meerinzicht. Die wisselwerking tussen ‘wie doet wat’ zult u op meerdere plaatsen in deze managementletter tegenkomen.

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Onderwerp

Boodschap

Belangrijkste bevindingen

Wij hebben tijdens de interimcontrole enkele terugkerende bevindingen geconstateerd als ook een nieuwe tekortkoming. De belangrijkste aandachtspunten zitten in het ontnemen van een (beperkte) zelfstandige betaalbevoegdheid van een persoon in de bankapplicatie en het afdwingen van geautomatiseerde goedkeuringsroutes inclusief prestatieverklaring. Voor verdere details verwijzen wij naar hoofdstuk “Procesbeheersing”.

Versterken inkoopproces inclusief interne controle

Het waarborgen van rechtmatige inkopen blijft voor lokale overheden een voortdurende uitdaging en dit geldt ook voor uw gemeente. Factoren zoals een decentraal inkoopmodel een groot aantal leveranciers en projecten en frequente personeelswisselingen dragen bij aan deze complexiteit. Tijdens de controle van het boekjaar 2022 hebben wij geconstateerd dat een aanzienlijk deel van de uitgaven niet voldeed aan de Europese aanbestedingsregels wat heeft geleid tot rechtmatigheidsfouten. Dit resulteerde in een oordeel met beperking over de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022. Voor het boekjaar 2023 heeft uw organisatie diverse maatregelen getroffen om grip te krijgen op de rechtmatige inkopen. Dit hebben wij ook onderkend. Zo is de controle op aanbestedingen uitgevoerd door uw VIC-functie als onderdeel van de controle op de rechtmatigheidsverantwoording. Toch blijkt dat in de praktijk de realiteit weerbarstig is door bovengenoemde factoren. Voor Ermelo ging het vorig jaar om circa € 1 miljoen te weten 1% van het lasten totaal over 2023. Wij signaleren dat de lijnorganisatie worstelt met het naleven van de regelgeving. De inkoopadviseurs van GR Meerinzicht kunnen ingeschakeld worden om de lijn te ondersteunen maar als die vraagt niet komt merken wij op dat de ondersteuning uitblijft.

Een meer sturende rol vanuit GR Meerinzicht zou het gebrek aan kennis bij de lijn kunnen helpen oplossen.

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Procesbeheersing

Voor de gemeente Ermelo brengt dit verschillende risico’s en actiepunten met zich mee. In deze managementletter hebben wij enkele observaties opgenomen vergezeld van aanbevelingen om uw gemeente te ondersteunen bij het aanpakken van deze uitdagingen. Deze aanbevelingen richten zich zowel op operationele verbeteringen als op het verbeteren van de datakwaliteit en informatievoorziening met betrekking tot huidige- als toekomstige inkopen. Dit is des te belangrijker in het licht van de mogelijke verlaging van de huidige verantwoordingsgrens van 3% in de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2025. Het was namelijk voor 2024 de opzet van het Ministerie van Financiën om het Besluit tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden voor dit boekjaar door te voeren. Dit zou dan resulteren in een gedeelde materialiteit van 2% voor zowel de materialiteit in de accountantscontrole als ook voor de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording. Door omstandigheden is dit uitgesteld tot een nader te noemen datum en naar verwachting mogelijk vanaf 2025.

Procesbeheersing

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

IT-systemen

Goed functionerende geautomatiseerde systemen dragen bij aan de doorontwikkeling van processen zodat Ermelo toekomstbestendig blijft opereren en risico’s effectief en efficiënt kan afdekken. Zoals eerder genoemd is digitale informatievoorziening een belangrijk aandachtspunt en we merken op ,

Bijlagen

dat de gemeente hierin wat achterloopt ten opzichte van andere decentrale overheden waar Eshuis de controle mag verrichten. Het verkrijgen van zekerheid over de beheersing van IT-processen wordt steeds belangrijker zowel in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording de jaarrekeningcontrole als voor het compliant zijn met de NIS2-richtlijn. In de zomer van 2024 is de BIO2 gepubliceerd die als norm zal dienen voor de NIS2. Ook de ENSIA IT-audit wordt hierop aangepast. Voor uw gemeente betekent dit dat de jaarlijkse verantwoording op het gebied van informatiebeveiliging een nieuwe structuur en aanpak vereist. De ENSIA-audit moet worden aangepast om te voldoen aan de eisen van BIO2 wat vraagt om een risico gebaseerde benadering. ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

In het kader van de jaarrekeningcontrole voeren wij een IT-audit uit bij de GR Meerinzicht. Uit deze audit blijkt dat er op enkele gebieden nog verbeteringen nodig zijn om te voldoen aan de BIO2 met name met betrekking tot applicaties die invloed hebben op de jaarrekening. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u graag naar onze boardletter en managementletter over 2024 van GR Meerinzicht. Wij hebben navraag gedaan 6 gebied wie verantwoordelijk is voor het definiëren van de visie op (cyber)security. De gemeente is verantwoordelijk dat er beleid en een visie is op het van (cyber)security. Maar deze wordt in de samenwerking uitgewerkt en vastgesteld. ,

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Onderwerp

Boodschap

Anticorruptieprogra

Wij hebben mede vanuit de verwachtingen vanuit de maatschappij als vanuit de geactualiseerde NBA handreiking 1137 meer aandacht gehad voor het anti-corruptieprogramma zoals deze is geïmplementeerd bij de gemeente Ermelo. Ook voor gemeenten wordt het steeds belangrijker geacht om te rapporteren over mogelijke integriteitsmeldingen en de wijze waarop u deze beheerst en opvolgt. Uw gemeente heeft veel aandacht voor haar anticorruptie-programma in de vorm van de klokkenluidersregeling de gedragscodes de wijze waarop integriteitsmeldingen kunnen worden gedaan als ook middels diverse en frequente bewustwordingscampagnes waardoor een veilig meldingsklimaat ontstaat. Verder heeft u beheersing rondom het identificeren van nevenfuncties bij medewerkers. Tegelijkertijd stellen wij vast dat de beheersing rondom nevenfuncties van zowel vaste als tijdelijke krachten verder kan worden verbeterd door ook zichtbaar te controleren op mogelijke samenloop van nevenfuncties en inkoop- en/of subsidierelaties van uw gemeente. Afgezien van dit advies zien wij op basis van onze werkzaamheden dat uw beheersing van (interne) corruptiefactoren gedegen en professioneel is. Naar ons inziens zijn er voldoende maatregelen genomen voor het creëren van een veilig meldingsklimaat.

Wel bevelen wij aan om de risico’s en maatregelen die vanuit HR onderkend worden ook mee te nemen in het fraudepreventiebeleid zodat er een geïntegreerd risico gedreven beheersing ontstaat. Hierdoor wordt de praktijk ook daadwerkelijk gekoppeld aan wat op papier is bedacht en is verwerkt in het fraudepreventiebeleid. Dit fraudepreventiebeleid beslaat namelijk niet alleen onderwerpen als fraudepreventie maar ook het mitigeren van corruptierisico’s en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

mma

Inhoudsopgave

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Procesbeheersing

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen

Verbijzonderde interne controle

(VIC)

2024 is het tweede jaar dat u de volledige verantwoordelijkheid draagt voor het uitvoeren van de financiële rechtmatigheidscontroles. Mede in overleg met ons heeft uw VIC-functie vorig jaar de kaders opgesteld zoals het opstellen van het toetsingskader en bijbehorende controlevastleggingen. Op een aantal beheersingsmaatregelen heeft gedurende het proces nog herstel door de VIC plaatsgevonden. Voor het boekjaar 2024 verwachten wij een soepelere uitvoering van het proces gezien de opgedane ervaringen van het voorgaande jaar. Daarnaast zal de commissie BBV evenals andere instanties aanvullende richtlijnen geven voor de invulling van de kadernota rechtmatigheid 2024. ,

Actualiteiten

Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd tijdens de interim-controle constateren wij dat de uitvoerende organisatie vooral bij het eerste ambitieniveau wil blijven zoals door de VNG is gedefinieerd. Deze ambitieniveaus bestaan uit drie niveaus waarbij het eerste niveau alleen aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Het tweede niveau geeft aan dat de eerste lijn op bepaalde processen in-control is waardoor de VIC-functie meer ruimte krijgt voor thema-onderzoeken en controles waar behoefte aan is. Het derde niveau is het meest vergaand waarbij het college over al haar processen kan aantonen dat de eerste lijn in-control is via een zogenoemd In-control statement. Dit betekent dat de huidige focus ligt op het voldoen aan de minimale vereisten waarbij de controle voornamelijk gegevensgericht wordt ingezet vanuit de VIC-functie. Hierdoor voelt de eerste ,

Bijlagen

lijn naar ons inziens te weinig eigenaarschap en verantwoordelijkheid en wordt daarmee onvoldoende geactiveerd. Hoewel dit voor de korte termijn verstandig lijkt raden wij aan om een meerjarenplan op te stellen voor de ontwikkeling van de VIC. Ook als uw ambitie niet meer zal worden is het wel nodig om vooruit te kijken. Een uitsluitend handmatige controle zal op de middellange termijn niet meer toereikend zijn gezien de toenemende complexiteit van beheersingsmaatregelen die in de IT verankerd zijn. Het is daarom van belang om vooruit te kijken naar wat u wilt doen en wat daarvoor nodig is. 7 ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Onderwerp

Boodschap

Fraude

Wij hebben vastgesteld dat na de interim-controle over boekjaar 2023 de stukken rondom de interne frauderisico-analyse zijn vastgesteld door het college en zijn aangeboden aan de raad/audit commissie. Wel bevelen wij aan om de documenten “Werkplan Fraudepreventie: risico inventarisatie Ermelo” en “Beleid Fraudepreventie Ermelo” breder uit te dragen in de organisatie en deze jaarlijks mede in overleg met de eerste lijn te verankeren in de organisatie. Op basis van onze gesprekken met bijvoorbeeld HR in het kader van het anti-corruptieprogramma blijken deze documenten onbekend te zijn terwijl zij hier een cruciale rol in hebben. Hiermee kan een betere invulling worden gegeven aan de daadwerkelijke beheersing van

Inhoudsopgave

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

fraudepreventie. Actualiteiten & vooruitblik

Wij hebben in hoofdstuk Actualiteiten een aantal actualiteiten opgenomen waar wij aandacht voor vragen.

Vooruitblik richting Jaarrekeningcontrole 2024

We hebben met uw gemeente goede afspraken over de jaarrekeningcontrole gemaakt. Op voorhand identificeren we een aantal aandachtsgebieden met verhoogde aandacht in onze controle. Dit betreffen met name de controle op de waardering van de grondexploitaties de controle op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording de WNT verantwoording en verhoogde aandachtsgebieden vanwege de oorlog in Oekraïne en het effect hiervan op de inflatie huisvesting leefgelden en de energiekostentoelage. Mede vanuit de controle op de SiSa bijlage over boekjaar 2024.

Slotconclusie

Op basis van de bevindingen in deze managementletter constateren wij dat de benoemde kwesties voornamelijk betrekking hebben op

interim en impact op de jaarrekeningcon trole

inrichtingvraagstukken. Daarnaast wijzen de bevindingen vanwege leemtes in de interne beheersing in de eerste lijn waardoor de kans op onrechtmatigheden bij de controle van EU-aanbestedingen gezien het verleden nog steeds aanzienlijk is. Desondanks zijn er acties ondernomen voor de contracten die in het verleden als onrechtmatig zijn bestempeld. De afloop van deze oude contracten en huidige status van mogelijk nieuwe contracten die onterecht niet zijn aanbesteed zijn door ons niet getoetst over 2024 aangezien dit jaarlijks achteraf door uw VIC-functie eerst in kaart moet worden gebracht en beoordeeld. Toch blijft de boodschap dat er voornamelijk op symptomen wordt gestuurd in plaats van dat de oorzaken worden aangepakt.

Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit

Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Daarnaast willen wij wijzen op de problemen die kunnen ontstaan bij de digitale factuurverwerking zoals bij prestatielevering en het ontbreken van het afgedwongen zes-ogenprincipe bij de factuurverwerking. Dit kan leiden tot verdere risico’s en onjuistheden binnen de financiële processen. ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Eshuis

belangrijke risico's

(geanonimiseerd)

(geanonimise rd)(geanonimise rd)

Inleiding

Wij vinden het van belang dat u weet waar wij bij de gemeente Ermelo de belangrijkste risico’s zien die tot mogelijke afwijkingen dan wel onzekerheden in de jaarrekening van uw gemeente kunnen leiden. Bij onze inschatting van de risico’s laten wij ons leiden door bijv. fouten uit het verleden de bevindingen van de VIC belangrijke gebeurtenissen en voorschriften van onze beroepsorganisatie. De belangrijkste risico’s zijn dus niet dingen die zeker fout gaan maar de risico’s waar zich fouten kunnen voordoen die van invloed kunnen zijn op onze verklaring. U kunt dit zien als de lijst met onderwerpen waar de accountant in ieder geval op gaat letten. Voor het jaar 2024 onderkennen wij de volgende belangrijkste risico’s: ,

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Risico

Motivatie

Normaal risico

Significant risico

Frauderisico

Plan steunen op

AO/IB

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Doorbreken interne beheersing door management

Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

Het hiernaast genoemde risico ziet niet toe op een specifieke post maar is op basis van onze controlestandaarden voorgeschreven bij iedere controle en de daaraan gekoppelde standaardwerkzaamheden dienen door ons uitgevoerd te worden dan wel dienen wij aanvullende werkzaamheden op te zetten en uit te voeren op (onderdelen van) de verantwoording in casu de jaarrekening van de gemeente. ,

IT-audit

Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Onjuiste waardering grondexploitatie a. g. v. onzekerheden in ontwikkelingen van kosten en opbrengsten

De waardering van uw grondexploitaties is vanwege de complexiteit en subjectiviteit van de gehanteerde uitgangspunten een belangrijk risico in onze controle.

Bijlagen

Ongeautoriseerde betalingen als gevolg van (beperkte) zelfstandige betaalbevoegdheden

Als het gevolg van een tekortkoming in de AO/IB rondom zelfstandige betaalbevoegdheden onderkennen wij dit significante risico. Het betreft hierin een significant risico omdat hier sprake is van een frauderisico. Wij onderkennen wel dat het risico beperkt is aangezien het hier gaat om een beperkte zelfstandige betaalbevoegdheid. ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Risico

Motivatie

Normaal risico

Significant risico

De rechtmatigheidsverantwoording geeft geen getrouw beeld

Frauderisico

Plan steunen op

AO/IB

Voor het boekjaar 2024 vormt dit het tweede jaar waarin de VIC-functie de rechtmatigheidsverantwoording controleert. Hoewel we verdere verduidelijking verwachten via een aanvullende handleidingen van de commissie BBV blijft de controle relatief nieuw en complex. Gezien deze factoren onderkennen wij een significant risico bij de rechtmatigheidsverantwoording met een verhoogde kans op interpretatie- en ,

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen

uitvoeringsfouten. Het risico is onder andere gericht op het voldoen aan de WNT van de volgende onderwerpen: •overeenkomsten met •

Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

topfunctionarissen gemaakte afspraken /

regelingen bezoldiging / ontslaguitkering •of materiele bedragen de WNT toetsing niet ontlopen •

Wij onderkennen een significant risico bij de WNTverantwoording vanwege de complexe regelgeving en de vele uitzonderingsbepalingen. De WNT bevat strikte normen maar ook diverse interpretaties en overgangsregelingen die de juiste toepassing bemoeilijken. Onjuiste verantwoording kan leiden tot boetes terugvorderingen en reputatieschade. Daarom achten wij extra aandacht noodzakelijk voor de naleving van de WNT in de jaarrekening om het risico op materiële fouten te beperken. ,

In deze managementletter nemen wij alleen de belangrijkste vijf risico’s op. De aard van deze risico’s brengt met zich mee dat wij met name bij de controle van de jaarrekening hier aandacht aan besteden. In ons accountantsverslag dat wij naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uitbrengen zullen wij rapporteren hoe deze risico’s zijn afgedekt.

Totaaloverzicht

procesbeheersing

(geanonimiseerd)

Evaluatie van de interne beheersing

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Wij hebben in september 2024 de interim-controle verricht bij de gemeente Ermelo. Tijdens deze interim-controle richten wij ons vooral op de opzet en bestaan van de administratieve organisatie. Wij verrichten werkzaamheden ten aanzien van de procedures binnen de organisatie voor zover deze van belang zijn om een oordeel te vormen over de getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente Ermelo. Wij hebben hieronder een samenvatting opgenomen van de getoetste processen. Voor onderliggende details en bevindingen verwijzen wij naar het hoofdstuk detailbevindingen.

De belangrijkste aandachtspunten voor de korte termijn zitten in het ontnemen van de zelfstandige betaalbevoegdheid van een enkele persoon in de bankapplicatie en het afdwingen van geautomatiseerde goedkeuringsroutes inclusief prestatieverklaring in de digitale workflow. Dit zijn beheersingsmaatregelen die andere gemeentes wel adequaat inrichten. Wij adviseren om onze evaluatie van de AO/IB in samenhang te lezen met onze evaluatie van de IT-omgeving van GR Meerinzicht. Ook in gemeenten van de omvang van Ermelo is het mogelijk om zekerheid te verkrijgen uit de 1 e lijn i. c. m. IT-systemen en daarmee onze controle de controle van de VIC-functie voor de rechtmatigheidsverantwoording als ook de bedrijfsvoering te ondersteunen. Daarmee kan de capaciteit die u tot uw beschikking heeft worden ingezet op die aandachtsgebieden die menselijke oordeelsvorming vragen. ,

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing

Onze algemene indruk van de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente is dat er meerdere aanbevelingen blijven liggen. Onze ervaring is dat met de inzet van senior financials waaronder uw VICfunctie eventuele tekortkomingen gerepareerd kunnen worden waardoor interne en externe controles afgerond kunnen worden. Het uitblijven van opvolging van bepaalde bevindingen lijkt daarom voort te komen uit bewuste keuzes en risicobeoordelingen door de gemeente. Toch willen we benadrukken dat het heroverwegen van deze standpunten van belang is omdat het volgens ons gaat om relevante beheersmaatregelen. Wij raden aan om hier verstandig mee om te gaan want een goede inrichting van de lijnorganisatie is in onze optiek te prefereren boven reparaties. ,

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Het proces met verbetermogelijkheden betreffen de inkoop- en aanbestedingsprocessen. Hierin zien wij nog belangrijke aandachtspunten. In de processen rondom fraude en grondexploitatie is sprake van formele/juridische verbetermogelijkheden. De overige processen voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole te stellen eisen.

Conclusies per getoetst proces

Bijlagen

In EZHM-verband dient naar onze mening gezamenlijk in kaart te worden gebracht welke kwaliteitseisen aan de interne beheersing en de bijbehorende keuzes moeten worden gesteld. Het is van belang om een visie te ontwikkelen waarmee een toekomstbestendig en beheersbaar systeem voor AO/IB kan worden opgezet. Dit systeem moet niet alleen voldoen aan de eisen vanuit wet- en regelgeving maar ook in lijn liggen met het ambitieniveau en de doelen die men over 3-5 jaar wil bereiken. Wij zijn van mening dat het ambitieniveau voor de interne beheersing binnen het gehele EZHM-verband verhoogd kan worden. ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Verbetermogelijkheden; 2

Toereikend; 4 Toereikend met verbetermogelijkhed en; 2

Onderstaand vatten wij ons oordeel over de opzet en het bestaan per proces samen. Ten aanzien van opzet en bestaan geven wij het proces een classificatie mee: Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing

Verbetermogelijkheden: Binnen het proces is sprake van significant risico en/of er is sprake van verschillende tekortkomingen/observaties binnen de AO/IB en vragen hier op korte termijn uw aandacht voor; Toereikend met verbetermogelijkheden: Binnen het proces is sprake van verhoogd risico en/of er is sprake van verschillende observaties binnen de AO/IB en vragen hier op middellange termijn uw aandacht voor; Toereikend: Binnen het proces is sprake van risico en er is geen sprake van observaties binnen de AO/IB. Hiermee concluderen wij dat dit proces in opzet en bestaan voldoende is om het proces van het opstellen van de jaarrekening te ondersteunen. Proces

Conclusie opzet en bestaan 2024

Conclusie opzet en bestaan 2023

Administratie & verslaglegging

Toereikend met verbetermogelijkheden

Inkopen en aanbestedingen

Verbetermogelijkheden

Factuurverwerking en betalingen

Verbetermogelijkheden

Subsidiebaten en baten uit inkomensoverdrachten

Toereikend

Algemene uitkering en overige baten

Toereikend

Subsidieverstrekkingen en lasten uit inkomensoverdrachten

Toereikend

Grondexploitatie

Toereikend

Fraude- en anti-corruptiebeheersing

Toereikend met verbetermogelijkheden

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Hieronder vindt u een visualisatie van de geconstateerde bevindingen. Voor details verwijzen wij naar hoofdstuk detailbevindingen financiële interim. Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing

di e hr

a a bs te w

IT-audit

Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Bijlagen

Bijlagen Impact Significante bevinding met een hoog risico en potentieel een grote impact op de jaarrekening , compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waar het management direct actie op moet ondernemen.

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Bevinding met een gemiddeld risico en potentieel een gemiddelde impact op de jaarrekening , compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waarvoor stappen dienen te worden genomen door het management gebaseerd op een actieplan , inclusief einddata. Bevinding met een laag risico en potentieel een lage impact op de jaarrekening , compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waarvoor actie voor kan worden ondernomen door het management , maar waarvan het risico ook kan worden geaccepteerd.

Hieronder vindt u een visualisatie van de geconstateerde bevindingen. Voor details verwijzen wij naar hoofdstuk detailbevindingen financiële interim.

Inleiding

Status 2024

Nr.

Bevinding

Inkopen en aanbestedingen

Memorialen – Het proces rond de verwerking en goedkeuring van memoriaalboekingen kan verder worden verbeterd. (bevinding 2021)

Status 2023

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

–

Geen preventieve waarborgen rond het rechtmatig uitvoeren van inkopen

(bevinding 2021)

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s 3

Procesbeheersing

Inkoopproces

- Beleid omtrent prestatieleveringscontrole en documentatie ontbreekt. Daarnaast ontbreekt een formeel en digitaal akkoord van een prestatie-verklaarder in de workflow binnen CorsaNxt. (bevinding

2022)

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit

Inkopen - Factuurverwerking vindt plaatsvinden op basis van een handmatig gekozen goedkeuringsrouting in plaats van een kostenplaatsgebondenrouting in lijn met het mandatenbesluit.

Anti-corruptieprogramma - Het anti-fraude en –corruptieprogramma en de omgang met integriteitsmeldingen kan verder worden versterkt.

Betalingsproces – Er bestaat binnen de bankapplicatie een zelfstandige betaalbevoegdheid voor één persoon wat niet wenselijk is.

Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Legenda: Inleiding

Inleiding

Significante bevinding met een hoog risico en potentieel een grote impact op de jaarrekening compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waar het management direct actie op moet ondernemen. ,

Inhoudsopgave

Bevinding met een gemiddeld risico en potentieel een gemiddelde impact op de jaarrekening compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waarvoor stappen dienen te worden genomen door het management gebaseerd op een actieplan inclusief einddata. ,

Management -samenvatting

Management samenvatting

Bevinding met een laag risico en potentieel een lage impact op de jaarrekening compliance en/of operationele prestaties. Een bevinding waarvoor actie voor kan worden ondernomen door het management maar waarvan het risico ook kan worden geaccepteerd. ,

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing

Nieuwebevinding

IT-audit

Eerdergerapporteerdebevinding nietopgelost

IT-audit

Detailbevindingen

Bevindingopgelost/ beheersingvoldoende Bevindingvaltnu geheelonderrechtmatigheidsverantwoordingen daarmeeonderde verantwoordelijkheidvan de VIC-functie.

Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

IT -audit

(geano im se rd) (geanonimiseerd) Per saldo

persoonlijker

Samenvatting tekortkomingen IT-audit

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

In dit digitale tijdperk waarbij organisaties geautomatiseerde informatietechnologie (IT)-systemen gebruiken om hun informatie te verwerken voor een betere ondersteuning van hun missies spelen IT-risico’s en controles een cruciale rol bij het beschermen van de informatiemiddelen van een organisatie en daarmee van haar missie. Het belangrijkste doel van een organisatie in het kader van (IT) risico’s & controles zou moeten zijn: het beschermen van de organisatie en haar vermogen om de geformuleerde missie uit te voeren en niet enkel de IT-middelen. Wij zijn van mening dat een effectieve IT-risico- en beheeromgeving een belangrijk onderdeel is van een succesvolle IT-strategie welke onderdeel uitmaakt van de ,

Procesbeheersing

bedrijfsstrategie.

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen hebben betrekking op de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen. ,

Bijlagen

In het kader van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2024 heeft Eshuis ITaudit werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot de opzet en het bestaan van de algemene ICT beheersmaatregelen binnen de automatiseringsomgeving van de gemeente Ermelo zoals belegd bij GR Meerinzicht. Wij hebben daarbij uitsluitend die maatregelen getest die het meest relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. Tijdens de werkzaamheden zijn de algemene IT beheersmaatregelen in opzet en bestaan beoordeeld van de meest kritische applicaties rond het uitkering- en zorgdeclaratie-administratie de salarisadministratie de inkoopfactuurverwerking en het grootboek. ,

De beheersing van de IT omgeving is volledig belegd bij GR Meerinzicht. In overleg met u rapporteren wij de uitkomsten van onze IT audit uitsluitend in de managementletter gericht aan GR Meerinzicht. Wij verwijzen dan ook naar die managementletter voor de resultaten van onze audit.

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Benadering en scope Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole hebben wij voor elk van deze bevindingen onze eigen classificatie bepaald op basis van prioriteit van opvolging waarbij drie niveaus zijn onderscheiden: hoog midden en laag. Het management blijft verantwoordelijk voor haar eigen oordeelsvorming over de inschatting van de risico's als gevolg van de geconstateerde bevindingen de daarvan af te leiden prioriteitstelling en de opvolging van de aanbevelingen. ,

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking

Overeenkomstig artikel 2:393 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht ,

om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en

Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Tijdens de werkzaamheden voor de 2024 jaarrekeningcontrole zijn voor de gemeente Ermelo de algemene IT beheersmaatregelen in opzet en bestaan beoordeeld voor de volgende applicaties:

continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op dit gebied aan u gerapporteerd

Applicatie

Besturingssysteem

Database

Datacenter locatie

Windows Server 2019

OracleDB 19c

Op locatie te Zeewolde Ermelo en

moeten worden anders dan de waarnemingen zoals hiervoor besproken. ,

Detailbevindingen

Unit4 Financials

Harderwijk

Actualiteiten

Actualiteiten BCT Corsa Nxt

Windows Server 2019

Progress database

Bijlagen

Op locatie te Zeewolde Ermelo en ,

Harderwijk

Bijlagen Centric Suite4SD

Windows Server 2019

OracleDB 19c

Op locatie te Zeewolde Ermelo en ,

Harderwijk

Centric Key2Belastingen

Windows Server 2019

OracleDB 19c

Op locatie te Zeewolde Ermelo en ,

Harderwijk Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Eshuis

Detailbevindingen Financiele interim

(geanonimiseerd) d

(geanonimiseerd) Per saldo

persoonlijker

(geanonimiseerd)

3 E

„ ”

Inleiding

Nr. 1

Inkopen en aanbestedingen – Geen preventieve waarborgen rond het rechtmatig uitvoeren van inkopen (bevinding 2021)

Observatie

In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd om in het proces van inkoop en aanbestedingen preventieve interne beheersmaatregelen op te nemen in plaats van uitsluitend achteraf een interne controle uit te voeren op de naleving van interne en externe aanbestedingsrichtlijnen door middel van een spend-analyse. Wij constateren echter dat er geen wijzigingen in dit proces zijn doorgevoerd waardoor onze aanbeveling onverminderd van kracht blijft. Bovendien wijzen wij erop dat er binnen het EZHM-verband vorig jaar miljoenen euro’s aan onrechtmatige inkopen zijn geconstateerd. Het is daarom van groot belang om hier meer aandacht aan te besteden zeker gezien de verwachte verlaging van de verantwoordingsgrens in de toekomst. Om te voorkomen dat de gemeente in de toekomst de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid overschrijdt bevelen wij sterk aan preventieve maatregelen in de 1e lijn te implementeren. ,

Inhoudsopgave

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Impact

Het risico bestaat dat inkopen in strijd zijn met het inkoop- en (Europees) aanbestedingsbeleid waardoor sprake is van onrechtmatige inkopen dan wel onrechtmatige inkoopcontracten. Ter volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat ook het risico dat niet alle onrechtmatige inkopen worden gesignaleerd waardoor de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is.

Aanbeveling

Wij adviseren u om een zichtbare controle te implementeren bij de poort op de naleving van het huidige aanbestedingsbeleid en middels een preventieve maatregel te monitoren. Met ‘de poort’ bedoelen wij het initiatieproces tot inkoop (aangaan van verplichtingen) dan wel bij het contractbeheer- en register. Wij adviseren u om bij uw medewerkers het belang van het gebruik van het contractenregister onder de aandacht te brengen. Een handreiking/ procedurebeschrijving kan hier aan bijdragen. Daarnaast bevelen wij u aan om in de geautomatiseerde omgeving te verankeren dat er een koppeling is tussen het contractenregister en de verplichtingen- en financiëleadministratie waarbij het contract opgenomen dient te worden in de contractenadministratie alvorens een factuur betaald kan worden. Dit kan worden gevat in een zogenoemd purchase2pay systeem welke mogelijk gekoppeld kan worden met CorsaNxt en Unit4 Financials. Een mogelijke andere praktische oplossing is het opzetten van een datawarehouse welke zorgt voor een dergelijke verbinding. Middels dataanalyse toepassingen op dit datawarehouse kunnen beheersingsmaatregelen worden opgezet die ook daadwerkelijk bijdragen aan het bewaken van het tijdig doen van aanbestedingen dan wel het tijdig stoppen van inkopen. Maatregelen bij een purchase2pay-systeem kunnen bestaan uit: • Afdwingen dat voor iedere inkoop een verplichting wordt aangemaakt.

Dit kan worden gehandhaafd door geen facturen van leveranciers te accepteren waar geen verplichtingennummer op is weergegeven; • Facturen boven € 25. 000 euro automatisch via de inkoopadviseur van GR Meerinzicht in de workflow laten lopen zodat een aanbestedingsadvies ingewonnen wordt voor grote inkopen.

Belangrijke risico’s

Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen

Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Nr. 2

Memorialen – Het proces rond de verwerking en goedkeuring van memoriaalboekingen kan verder worden verbeterd. (bevinding 2021)

Observatie

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat: • Er binnen Unit4 Financials geen systeemtechnische afgedwongen 4-ogen principe bestaat voor de verwerking en controle van memoriaalboekingen. Per heden vindt dit plaats op basis van een procedurele afspraak welke kan worden omzeild; • Er binnen Unit4 Financials geen systeemtechnische afgedwongen controle en autorisatie bestaat vanuit de budgethouder die voor desbetreffende kosten- of projectplaats verantwoordelijk en gemandateerd is; • Budgethouders geen toegang hebben tot Unit4 Financials en daarmee geen direct zicht hebben op of betrokkenheid hebben in de budgetten en mogelijke memorialen die hierin worden geboekt. ,

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Impact

Het risico bestaat dat er onjuiste dan wel onrechtmatige memoriaalboekingen worden gedaan. Concreet risico hierin is het onterecht of onrechtmatig verschuiven van kosten in bijvoorbeeld de verschillende programma’s taakvelden budgetten en/of IV3-categorieën. ,

Procesbeheersing

Wij benadrukken dat in EZHM-verband een afweging is gemaakt van bovenstaande risico. De werkwijze wordt door de VIC getoetst via een steekproef met extra aandacht voor boekingen in de 12e maand. Het restrisico wordt geaccepteerd op basis van deze controles. Het proces voor memorialen wordt vereenvoudigd waarbij de controle door een tweede medewerker vervalt. Wel is geborgd dat de budgethouder of diens adviseur de boeking vooraf goedkeurt. De risico's worden erkend en gezien hun beperkte impact door EHZM geaccepteerd. Voor ons als uw accountant wegen wij dit risico anders aangezien juist de betrokkenheid van de budgethouder niet ten alle tijden is geborgd zeker gezien hij/zij geen toegang heeft tot Unit4 Financials.

Procesbeheersing

IT-audit

Detailbevindingen

Detailbevindingen Aanbeveling Actualiteiten

Actualiteiten

Wij bevelen aan om een dergelijke functionaliteit binnen Unit4 Financials te configureren. Hierdoor is het mogelijk om op individueel memoriaalboekingsniveau een workflow in te richten waardoor er enerzijds een 4-ogen principe wordt afgedwongen en anderzijds een zichtbare controle en autorisatie kan worden afgedwongen vanuit de desbetreffende budgethouder. ,

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Nr. 3

Inkoopproces - Beleid omtrent prestatieleveringscontrole en documentatie ontbreekt. Daarnaast ontbreekt een formeel en digitaal akkoord van een prestatie-verklaarder in de workflow binnen CorsaNxt. (bevinding 2022)

Observatie

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat binnen de gemeente geen beleid voorhanden ten aanzien van de (zichtbare) controle op prestatielevering door een budgethouder. Hierdoor ontbreekt er binnen de gemeente een interne norm zoals het BADO voorschrijft in haar notitie genaamd “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

overheidsorganisaties”.

Inhoudsopgave Management -samenvatting

De omvang van een transactie in relatie tot een dergelijk beleid is dan bepalend voor de diepgang van de onderbouwing. Het is goed denkbaar dat de gemeente voor vooraf vastgestelde soorten inkopen - van beperkte omvang - toestaat dat geen controle wordt uitgevoerd op de prestatielevering en op bepaalde risicovolle inkopen juist meer gecontroleerd wordt. Hierdoor kan het gehele inkoopproces verder worden verbeterd.

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Wij hebben daarnaast vastgesteld dat er binnen de workflow in CorsaNxt geen aparte en formele (digitale) goedkeuring wordt vereist door een prestatieverklaarder wat technisch wel mogelijk is via een zogenoemde “second opinion”. Naar ons inziens kan op praktische en efficiënte wijze dit worden opgelost in combinatie met een risicoanalyse aan de voorkant en middels een interface met de project- en kostenplaatsen tussen Unit4 Financials en CorsaNxt.

Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit

Impact

Het risico bestaat dat inkopen en daarmee kosten/activa niet getrouw dan wel rechtmatig zijn als gevolg van ontbrekende prestaties.

Aanbeveling

Wij bevelen het volgende aan: • Zet de plannen voor het opzetten van een beleid op de prestatielevering van inkopen middels data-analyse door. Gebruik deze risicoanalyse vervolgens niet alleen voor een gegevensgerichte controle maar ook voor de onderbouwing en het opzetten van een vastgesteld beleid omtrent de omgang en diepgang van prestatielevering in de eerst lijn van de inkoopfactuurverwerking binnen

Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Bijlagen

CorsaNxt. •

Dwing binnen de route en workflow in CorsaNxt ook een formeel akkoord af voor wat betreft de prestatielevering door een Prestatie Akkoord Verklaarder (PAV) via de second opinion. Door het aan de voorkant beperken van de populatie van inkopen en diepgang hieromtrent zou dit naar ons inziens op praktische wijze kunnen worden ingevuld. ,

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Nr. 4

Anti-corruptieprogramma - Het anti-fraude en –corruptieprogramma en de omgang met integriteitsmeldingen kan verder worden versterkt.

Observatie

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat het anti-corruptieprogramma verder kan worden verbeterd ten behoeve van een veilig meldingsklimaat. Op basis van het verkregen inzicht hebben wij het volgende waargenomen: • De gemeente (in EZHM-verband) registreert nevenfuncties ten tijde van indiensttreding in het personeelsinformatiesysteem. Hierbij constateren wij dat er nadien jaarlijks een signaal wordt afgegeven via Intranet aan medewerkers om zijn of haar nevenfuncties te beoordelen en te registeren in MotionPro. Tegelijkertijd wordt er geen periodieke controle uitgevoerd op mogelijk ongewenste samenloop van nevenfuncties en beslissingsbevoegdheden bij gekoppelde inkoop- of subsidierelaties. Dit valt geheel onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende wie mogelijk niet alle inkoop- of subsidierelaties in beeld heeft. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat er in 2023 en 2024 een incident plaatsgevonden waaruit blijkt dat nevenfuncties niet volledig zijn geregistreerd. • De verantwoordelijkheid om goed te registreren en te verantwoorden ligt bij de medewerker die een ambtseed heeft afgelegd. De huidige inrichting van de interne beheersing geeft echter geen aandacht aan menselijk falen onwetendheid of kwade wil van de medewerker.

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

Procesbeheersing

Impact

Het risico bestaat dat er binnen het ambtelijk apparaat ongewenste samenloop van nevenfuncties bestaat waarop de gemeente geen zicht heeft. In dat geval heeft de gemeente ook geen kans om passende maatregelen te treffen waardoor de ongewenste samenloop van nevenfuncties diverse risico’s blootlegt.

Aanbeveling

Wij bevelen aan om nevenfuncties periodiek expliciet te laten bevestigen door medewerkers zodat deze registratie juist en volledig is. Wij bevelen aan om ook hier een systematische oplossing te kiezen door een automatische bevestiging te vereisen per medewerker in MotionPro. Hierdoor wordt actief zijn of haar register van nevenfuncties beoordeeld en vormt daarmee een solide basis voor de controle op ongewenste samenloop van nevenfuncties. Vervolgens dienen deze nevenfuncties periodiek naast de huidige inkoop- en subsidierelaties te worden gelegd zodat potentiële ongewenste samenloop van nevenfuncties en beslissingsbevoegdheden bij gekoppelde inkoop- of subsidierelaties worden geïdentificeerd. Na identificatie dient de gemeente passende maatregelen te treffen.

IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Inleiding

Nr. 5

Betalingsproces – Er bestaat binnen de bankapplicatie een zelfstandige betaalbevoegdheid voor een personen , wat niet wenselijk is.

Observatie

Wij hebben geconstateerd dat er geen afgedwongen vier-ogen principe bestaat in de bankapplicatie van de Rabobank rondom het klaarzetten en autoriseren van betalingen met een eerste en tweede handtekening. Wij hebben in de applicatie namelijk vastgesteld dat een persoon een (beperkte) zelfstandige betaalbevoegdheid heeft wat niet wenselijk is. ,

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Impact

Het risico bestaat dat er onjuiste dan wel onrechtmatige (frauduleuze) betalingen worden gedaan

Aanbeveling

Wij bevelen om systeemtechnisch minimaal een vier-ogen principe in te richten binnen het betaalsysteem van de Rabobank. Wij bevelen daarnaast aan om als (V)IC een interne controle uit te voeren ten aanzien van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaande betalingen en gekoppelde inkopen die mogelijk onder dit account zijn uitgevoerd.

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

rit Eshuis

Actualiteiten te Vooruitblik DE

wd warr ant % d

(geanonimiseerd) Per saldo

persoonlijker

ded |:

Es u

la [

Eau

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Management samenvatting

Verslaggevingskader

WNT

In het BBV zijn ten opzichte van voorgaand jaar geen belangrijke wijzigingen aangebracht ook heeft de commissie BBV op het moment van het schrijven van deze managementletter geen essentiële nieuwe standpunten of notities gepubliceerd. Wel zijn er notities uitgebracht die vanaf boekjaar 2025 impact gaan hebben. Deze komen dan ook aanbod in dit hoofdstuk waarbij het specifiek gaat om de volgende notities:

De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2024 niet meer bedragen dan € 233. 000 per jaar. Daarnaast dienen instellingen de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75. 000.

•

Notitie Rente 2023

•

Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023

Kadernota Rechtmatigheid 2024

•

Notitie Overhead 2023

Op 22 oktober 2024 heeft de commissie BBV de nieuwe Kadernota

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

SISA-bijlage De laatste jaren is er sprake van een toenemend aantal specifieke uitkeringen waardoor uw SISA-bijlage flink is gegroeid. De indicatoren die in deze bijlage moeten worden opgenomen moeten voldoen aan de eisen die in de betreffende inhoudelijke wetgeving is opgenomen. Door deze toename aan regelingen neemt ook de verantwoordings- en controledruk toe. ,

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen

Rechtmatigheid 2024 uitgebracht. Deze uitbreiding bevat enkele belangrijke actualiteiten die van invloed zijn op de gemeentelijke verantwoording. De resultaten van de vragen en antwoorden zijn verwerkt in de nieuwe Kadernota wat betekent dat de feedback en inzichten zijn geïntegreerd om de notitie te verbeteren en te actualiseren. Daarnaast is de modelverantwoording op verschillende punten tekstueel aangepast om de duidelijkheid en nauwkeurigheid te verbeteren. Er is ook geprobeerd om het hoofdstuk voor raadsleden toegankelijker te maken door de taal en structuur te vereenvoudigen. ,

Actualiteiten

Actualiteiten Bijlagen

Ten aanzien van de verantwoording van de besteding van de specifieke uitkeringen (SISA-Bijlage) is de Nota verwachtingen accountantscontrole niet alleen van belang voor de accountant maar ook voor de opstellers van de jaarstukken. Het is van belang voor een soepel verantwoordingsproces dat u goed op de hoogte bent van de bestedingsvoorwaarden en de wijze waarop de indicatoren per regeling moeten worden onderbouwd. ,

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Wij adviseren u om zo vroeg mogelijk te starten met het proces van verzamelen van indicatoren en de bijbehorende onderbouwing om daarmee de druk in het jaarrekeningproces te spreiden. ,

Een andere belangrijke wijziging betreft de verantwoording van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O). Bevindingen met betrekking tot het M&O-criterium worden niet langer opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording zelf. Als het M&O-beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en sancties wordt dit niet als onrechtmatigheid beschouwd. Via de paragraaf bedrijfsvoering is het echter verplicht om inzicht te geven in de aard en de (financiële) impact van het geconstateerde misbruik bij de gemeente. Dit betekent dat de organisatie nog steeds actie moet ondernemen om deze kwesties aan te pakken terwijl de accountant hierin hier een stap terug zet. ,

Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023 Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

•

In december 2023 heeft de Commissie BBV een nieuwe richtlijn uitgebracht genaamd Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023. Deze richtlijn verschilt op diverse punten aanzienlijk van de vorige versie voornamelijk door de invoering van de Omgevingswet.

Management samenvatting

Er zijn vier belangrijke veranderingen in het faciliterend grondbeleid: •

De bijdrage aan het kostenverhaal wordt nu via een aparte beschikking in rekening gebracht maar via een aparte kostenverhaalsbeschikking. ,

Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s

•

Er zijn meer keuzemogelijkheden om kosten te verhalen.

•

De lijst met kostensoorten is uitgebreid.

Procesbeheersing

•

Detailbevindingen

De Omgevingswet bevat nu een regeling voor verplichte financiële bijdragen aan ontwikkelingen.

Detailbevindingen

Daarnaast zijn er enkele aanpassingen door voortschrijdend inzicht: •

De voorwaarden voor warme gronden zijn aangepast vanaf boekjaar 2024: •

Actualiteiten

Gebiedsontwikkeling hoeft niet langer alleen op woningbouw gericht te zijn maar kan ook bedrijfsterreinen omvatten. ,

Actualiteiten

•

De betrokkenheid van provincie of rijksoverheid bij de gebiedsontwikkeling is niet langer vereist.

Bijlagen

•

De toekomstige bestemming(en) functie(s) en/of ontwikkeling van het plangebied moeten goed onderbouwd worden.

Bijlagen

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

•

Binnen een gemengde exploitatie van bouwgrondexploitatie- en faciliterende projecten mag het resultaat gesaldeerd worden als de deelgebieden onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn in de ontwikkeling.

De wijzigingen die verband houden met de Omgevingswet treden in werking tegelijk met de Omgevingswet. De overige wijzigingen worden van kracht vanaf begrotingsjaar 2025 met de mogelijkheid tot toepassing vanaf de jaarrekening 2024 maar dit is niet verplicht. ,

IT-audit

Inhoudsopgave Management -samenvatting

Winstneming via de POC-methode dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen èn kosten vindt pas plaats als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is.

Notitie Rente 2023 De doelstelling van deze notitie is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente door gemeenten (harmonisering) stimuleren dat gemeenten de (verwachte) werkelijke rentelasten opnemen in de begroting en de jaarstukken en het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan (transparantie). Deze notitie wordt van kracht vanaf het begrotingsjaar 2025 met de mogelijkheid om deze al toe te passen bij de begroting van 2024. ,

•

Voorbereidingskosten bij zowel actieve als facilitaire grondexploitaties mogen na vijf jaar worden voorzien in plaats van afgeboekt.

•

De rentetoerekening aan actieve grondexploitaties wordt vereenvoudigd door toe te staan dat de in een gemeente reeds gehanteerde omslagrente ook wordt toegepast bij actieve grondexploitaties.

De belangrijkste wijziging betreft de rentetoerekening aan de grondexploitaties. Vanaf 2016 was in verband met de invoering van de Vennootschapsbelasting (Vpb) voor grondexploitaties de rentetoerekening gebaseerd op het gemiddelde rentepercentage over het vreemde vermogen. In de praktijk hanteert de Belastingdienst een andere toerekening van rente aan de grondexploitaties. Hiermee is de noodzaak voor een afwijkend rentepercentage voor grondexploitaties vervallen en ligt het voor de hand de rente-omslag ook te 29 gebruiken voor de rente aan de grondexploitaties.

Inleiding

Inleiding Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

In het publiekrechtelijke kostenverhaal bij faciliterende grondexploitaties moet overeenkomstig de Omgevingswet voor de rentetoerekening wel een ander rentepercentage worden gehanteerd. Bij kostenverhaal op basis van een overeenkomst kunnen uiteraard ook afspraken worden gemaakt over het verrekenen van rente. De hoogte van het rentepercentage is dan onderdeel van de afspraken in de overeenkomst en kan afwijken van de omslagrente.

Om te voorkomen dat er verschillen gaan optreden in de wijze van toerekening van overhead is een algemene definitie van overhead in artikel 1 van het BBV voorgeschreven. Uitgangspunt van deze definitie is dat (andere uitvoerings)lasten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Deze definitie luidt als volgt: “alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces”.

De commissie BBV adviseert daarnaast het renteschema uit deze notitie in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen. Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten externe financiering het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Indien de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten en ervoor wordt gekozen om geen rente over het eigen vermogen te berekenen ontstaat er een ‘negatieve’ aan de taakvelden toe te rekenen rente (een ‘negatieve’ renteomslag). Dan is er feitelijk geen sprake van een rentelast die aan taakvelden moet worden toegerekend maar een rentebaat die ontstaat omdat op uitstaande geldleningen en het schatkistbankieren meer rente wordt ontvangen dan aan rente op aangetrokken lange en korte financiering wordt betaald. Deze ‘negatieve’ aan de taakvelden toe te rekenen rente (een ‘negatieve’ renteomslag) is een resultaat van treasurybeleid en beheer en wordt dan ook niet daadwerkelijk aan de taakvelden toegerekend maar blijft op het taakveld treasury als baat staan.

Baten en lasten van overhead worden niet onder de afzonderlijke beleidsprogramma’s geregistreerd maar apart in het overzicht overhead en ook afzonderlijk vermeld in het overzicht van baten en lasten. Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. De methodiek voor het toerekenen van overhead zoals opgenomen in het overzicht overhead aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.

Management -samenvatting

Management samenvatting Belangrijkerisico’s

Belangrijke risico’s Procesbeheersing

Procesbeheersing IT-audit

IT-audit Detailbevindingen

Detailbevindingen Actualiteiten

Actualiteiten

Bijlagen

De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van overhead niet bij begroting vorm te geven maar door middel van de (financiële) verordening of door een nota overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. Aangezien veel gemeenten de toerekening van overheadkosten gebruiken om het mengpercentage te bepalen kunnen de wijzigingen van deze notitie mogelijk ook fiscale gevolgen hebben. ,

Notitie Overhead

Managementletter2024 Gemeente Ermelo

Deze notitie is een actualisatie van de notitie overhead uit 2016 en gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’). Daarnaast wordt in deze notitie duiding gegeven aan de onderwerpen die in directe relatie met de overhead staan.

Deze notitie is van toepassing vanaf de begroting 2025 met als gevolg dat de in juli 2016 verschenen notitie overhead vanaf deze begroting niet meer van toepassing is. Een uitzondering wordt gemaakt voor de gemeenschappelijke regelingen: zij moeten vanaf de begroting 2026 uitgaan van deze notitie maar mogen deze ook eerder vanaf de begroting 2025 toepassen. ,

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15078463/1