Liquidatieplan e250007068

Liquidatieplan Streekarchivariaat Noordwest Veluwe 1. Aanleiding opheffing Het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) en Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH) gaan fuseren per 1 juli 2025 en gaan gezamenlijk verder als Bedrijfsvoeringsorganisatie onder de naam van Noord-Veluws Archief. Om de fusie mogelijk te maken is het noodzakelijk dat beide centrumgemeenteregelingen (SNWV en SEHH) op hetzelfde moment per 1 juli 2025 opgeheven worden. In de regeling van het SNWV is opgenomen dat het besluit tot opheffing genomen moet worden door de colleges van de deelnemende gemeenten. Hierbij is ook aangegeven dat ter onderbouwing van dit besluit er een liquidatieplan voor opheffing moet worden opgesteld. Over de vorm en inhoud van het plan is verder niets aangegeven.

2. Doelstelling liquidatieplan Met dit liquidatieplan waarborgen we een ordelijke afwikkeling van de opheffing van het SNWV, waarbij duidelijkheid bij deelnemende gemeenten is over de verdeling van activa en passiva en afwikkeling van verplichtingen.

3. Verdeling van activa en passiva (liquidatiebalans) Activa De activa waarover het SWV beschikt betreft laptops en werkplekinrichtingen, aangeschaft in 2023 voor een totaalbedrag van € 33.907 excl. BTW met een afschrijvingstermijn van 4 jaar en een restwaarde die op nihil is gesteld. Op 1 juli 2025 bedraagt de totale boekwaarde € 12.714. Investering laptops thuiswerkplekken Totaal

Aanschaf € 26.592 € 7.315 € 33.907

Afschrijving t/m 2024

Afschrijving Restwaarde 1 eerste helft juli 2025 2025 € 13.296 € 3.324 € 9.972 € 3.658 € 915 € 2.742 € 16.954 € 4.239 € 12.714

Bij de overdracht van deze activa per 1 juli 2025 aan de nieuwe gemeenschappelijke regeling NoVA wordt de boekwaarde (€ 12.714) in rekening gebracht bij NoVA. Het SNWV maakt gebruik van diverse ruimten bij de 5 gemeenten om de werkzaamheden uit te voeren, denk hierbij aan archiefdepot, studiezaal en werkplekken. Deze ruimten zijn in het bezit van de gemeenten en zijn met bijbehorende faciliteiten ‘om niet’ ter beschikking gesteld aan het SNWV. Na 1 juli 2025 worden deze ruimten onder dezelfde voorwaarden ter beschikking gesteld aan de nieuwe organisatie NoVA. Hiervoor zal per gemeente een gebruiksovereenkomst afgesloten worden.

1

Passiva Het eigen vermogen waarover het SNWV beschikt betreft één bestemmingsreserve waarvan het saldo op1 januari 2024 € 236.321 bedroeg. Deze reserve wordt ingezet als dekking voor de bijdrage van de SNWV-gemeenten aan de implementatiekosten voor oprichting van de nieuwe gemeenschappelijke regeling NoVA. In 2024 en de eerste helft van 2025 worden deze middelen ook voor dit doel ingezet. De geraamde bijdrage van de SNWV-gemeenten voor de implementatie van NoVA bedraagt € 235.000. Een eventueel batig saldo wordt op de balans per 30 juni 2025 opgenomen. Na vaststelling van de eindafrekening wordt het definitief financieel resultaat van het SNWV verrekend met de vijf deelnemende gemeenten, conform de huidige kostenverdeelmaatstaf.

4. Rechten en verplichtingen Bij de opheffing van de gemeenschappelijke regelingen SNWV en SEHH en de oprichting van de nieuwe gemeenschappelijke regeling NoVa moet rekening worden gehouden met zowel de wetgeving omtrent gemeentelijke en publieke rechtspersonen als met de bepalingen van de GR's zelf. Het is belangrijk dat de nieuwe GR juridische continuïteit biedt. Dit kan onder meer inhouden dat de rechten en verplichtingen van de oude regelingen (inclusief contracten) zorgvuldig worden overgenomen of heronderhandeld. De contracten van de oude GR worden bij de opheffing doorgaans niet automatisch overgedragen naar de nieuwe GR. Dit betekent dat er afspraken moeten worden gemaakt over de overdracht van contracten en verplichtingen aan de nieuwe GR NoVA. Er zijn verschillende manieren waarop dit kan worden geregeld: a. Contractsovername of nieuwe contracten Als de contracten van de op te heffen GR moeten worden voortgezet, zijn er twee opties: • Contractsovername (artikel 6:159 BW): de rechten en verplichtingen uit de contracten kunnen overgedragen worden aan de nieuwe regeling. Dit vereist instemming van de wederpartij en een schriftelijke overeenkomst tussen de oorspronkelijke partij en de nieuwe partij. Let op: zonder akte is de contractsoverneming nietig.

• Nieuwe contracten sluiten: in plaats van een contractsovername, kunnen de contracten volledig opnieuw worden opgezet met de nieuwe GR. Dit betekent dat het oude contract wordt beëindigd en er een nieuw contract wordt afgesloten. Hierbij is heronderhandeling noodzakelijk. b. Opzegging of beëindiging van contracten Per contract wordt onderzocht op welke wijze het contract kan worden beëindigd, welke (extra) kosten dit met zicht brengt en welke partij deze kosten moet dragen. Denk bij het beëindigen van de contracten aan de volgende opties: • Opzegging Als de overeenkomsten niet kunnen worden overgedragen of niet relevant zijn voor de nieuwe regeling, moeten deze worden opgezegd. De wijze van opzegging volgt uit de overeenkomst zelf. Als de overeenkomst geen opzeggingsmogelijkheid bevat, dan kunnen partijen in onderling overleg de 2

•

•

overeenkomst alsnog beëindigen. Is sprake van een duurovereenkomst voor onbepaalde tijd en ontbreekt een opzeggingsmogelijkheid? Dan is deze overeenkomst in beginsel opzegbaar. In een dergelijk geval kunnen de redelijkheid en billijkheid vereisen dat er een voldoende zwaarwegende grond is, een opzegtermijn in acht wordt genomen of schadevergoeding aan de andere partij wordt betaald. Artikel 6:265 BW - Ontbinding De wet biedt de mogelijkheid om een overeenkomst te ontbinden. De vereisten voor ontbinding zijn vastgelegd in de wet, maar hiervan kan in de overeenkomst worden afgeweken. Het is daarom noodzakelijk om eerst de overeenkomsten te bestuderen. Pas daarna kan worden bepaald of ontbinding van de overeenkomst mogelijk is. Artikel 6:22 BW - Ontbindende voorwaarde Overeenkomsten kunnen ook van rechtswege eindigen wanneer een vooraf overeengekomen ontbindende voorwaarde in werking treedt. Of er sprake is van een dergelijke voorwaarde, moet blijken uit de overeenkomst.

Plan van aanpak Er is een overzicht van de bestaande contracten van de twee GR’s gemaakt. In het eerste kwartaal 2025 zal ieder contract individueel bekeken worden welke actie gewenst is en op welke juridische wijze dit moet/kan gebeuren. Uitgangspunten: • we houden de bestaande contracten die we willen behouden zoveel mogelijk in stand (zie onderdeel a); • we beëindigen bestaande contracten op een zo kort mogelijke termijn, indien we ze niet wensen te behouden, dan wel sluiten nieuwe contracten af als dit beter en goedkoper kan (zie onderdeel b). In het tweede kwartaal 2025 wordt dan een definitief overzicht opgesteld van de rechten en verplichtingen die door de GR NoVA worden overgenomen. Ook wordt een overzicht gemaakt van de rechten en verplichtingen die per 1 juli 2025 worden beëindigd. De rechten en verplichtingen die worden overgenomen, worden bij het opstellen van de jaarrekening SNWV 1e halfjaar 2025 op de eindbalans opgenomen (zie verder paragraaf 6).

5. Personeel SNWV Het huidige personeel van het SNWV is momenteel werkzaam bij de Gemeente Elburg, domein Samenleving, team Streekarchivariaat. Alle medewerkers worden overgenomen door de nieuwe organisatie NoVA. De medewerkers van het SNWV behouden allen hun arbeidsovereenkomst met alle de daarbij behorende rechten en plichten. Deze medewerkers zal echter een nieuwe arbeidsovereenkomst worden aangeboden vanuit NoVA met als doel om de arbeidsvoorwaarden voor NoVA te uniformeren waarin wordt vastgelegd dat de cao-sgo van toepassing is. De overgang van het personeel wordt begeleid door de werkgroep HRM en in het 1e halfjaar 2025 zullen de noodzakelijke stappen gezamenlijk gezet worden.

3

6. Financiële afwikkeling Per einddatum 30 juni 2025 wordt de jaarrekening incl. balans opgesteld. Op de balans worden de activa en passiva (zie paragraaf 3) en rechten en verplichtingen die NoVA overneemt van het SNWV (zie paragraaf 4) opgenomen. De jaarrekening wordt uiterlijk 1 januari 2026 vastgesteld door het college van de gemeente Elburg. Alvorens tot vaststelling wordt besloten, is instemming van de colleges van de andere deelnemende gemeenten noodzakelijk. Conform de Gemeenschappelijk Regeling krijgen zij daartoe gedurende zes weken de gelegenheid van de stukken kennis te nemen en eventuele zienswijzen bij het college van de gemeente Elburg kenbaar te maken. Rekening houdende met een eventueel reces van de colleges resulteert hieruit dat de jaarrekening, inclusief balans en financiële eindafrekening uiterlijk 1 oktober 2025 aan de colleges van de deelnemende gemeenten wordt verzonden. Na vaststelling van de eindafrekening wordt het definitief financieel resultaat van het SNWV verrekend met de vijf deelnemende gemeenten, conform de huidige kostenverdeelmaatstaf.

7. Slotbepaling De gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe zal per 1 juli 2025 worden opgeheven. Dit liquidatieplan beschrijft de werkwijze die wordt toegepast voor deze opheffing. De uitvoering van dit plan ligt in handen van de stuur- en projectgroep oprichting NoVA.

4