Kennismaking NoVA 03-06-2026

Het Noord-Veluws Archief Een kennismaking met onze taken en de uitdagingen van digitaal informatiebeheer Kennismakingssessie gemeenteraad Ermelo Noord-Veluws Archief | 3 juni 2026

1

Wie zijn wij? ❖ Noord-Veluws Archief (NoVA): archiefdienst voor acht gemeenten (waaronder Ermelo én GR Meerinzicht) – duurzame toegankelijkheid informatie is wettelijke plicht voor zorgdrager / verantwoordelijk orgaan (college van B&W gemeente Ermelo) (Archiefwet 1995 / 20xx) ❖ Wettelijke taken van de archiefdienst: duurzame toegankelijkheid beheerde archiefcollecties, toezicht gemeentelijk informatiebeheer en beschikbaar stellen collecties

❖ Digitalisering en nieuwe wet- en regelgeving: grote impact op bedrijfsvoering gemeenten én archiefdiensten (nieuwe Archiefwet, AVG, WOO) ❖ Huidige organisatie: 18,6 fte verdeeld over zes locaties en drie taakvelden: Advies & toezicht, Collecties en Dienstverlening

2

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Wie zijn wij? Missie “Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een professionele, transparante en ambitieuze archiefdienst en kennispartner die geldt als het duurzame, collectieve geheugen van de regio. NoVA is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio – zowel fysiek als digitaal – duurzaam toegankelijk te maken, te beheren en te behouden en optimaal beschikbaar te stellen aan onze gebruikers”.

Visie “NoVA zorgt voor betrouwbare informatie en maakt die duurzaam zichtbaar ten dienste van de samenleving. We zijn dé herkenbare erfgoedpartner die bijdraagt aan transparantie, rechtszekerheid en kennisdeling over het heden en verleden van de regio Noord-Veluwe".

3

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Enkele kerncijfers:

Aantal strekkende kilometers archief

4

12,9

Aantal digitale raadplegingen per jaar (2024)

2,1 mln.

Aantal individuele zoekacties website (2024)

430.000

Bezoekers studiezalen (2024)

1409

Aantal informatieverzoeken (2024)

2041

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

6

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Toezicht op informatiebeheer Artikel 3, Archiefwet 1995: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 32, lid 2, Archiefwet 1995: Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris.

7

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Toezicht op informatiebeheer Nieuwe Archiefwet ❖ Overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar in verband met digitale duurzaamheid informatie, toegankelijkheid en openbaarheid van overheidsinformatie → grote impact ❖ Nalevingstoezicht op de volledige informatieketen (inclusief overgebrachte informatie in (e-)Depots archiefdienst ❖ Belang van ‘passende maatregelen’ voor informatiebeheer (i.v.m. toenemend aantal systemen, platforms en digitale toegang) ❖ Risicogericht ❖ Bewaarstrategieën (DMS, gebruik SharePoint-omgevingen, e-mail en chatberichten) ❖ Tijdige vernietiging (vernietigingsplicht) op basis van selectielijsten 8

Kennismaking H2O – NoVA | Welke taken en uitdagingen in digitaal informatiebeheer? | 16 februari 2026

Toezicht op informatiebeheer ❖ Vormgeving toezicht: van analoog naar digitaal ❖ Opstellen van KPI-rapportages → naar risicogericht toezicht ❖ Toenemend belang van audits (zaakapplicaties, digitale informatieprocessen) – grip op informatiehuishouding ❖ Advisering (gevraagd en ongevraagd): aanschaf informatiesystemen, inrichting systemen en metadatamodellen, belangenafweging (openbaarheid versus privacy) ❖ Kennisproducten voor overheden rondom digitale duurzaamheid (www.noordveluwsarchief.nl)

9

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Belang van integraal informatiebeleid ❖ Afstemming belangen en grondrechten: openbaarheid versus privacy (WOO, Archiefwet en AVG) of andere belangen (Auteurswet, Omgevingswet). ❖ Grondslagen voor verwerking van belang: grip op informatie waarborgt tijdige vernietiging (dataminimalisatie) op grond van vastgestelde selectielijsten ❖ archiveren in het algemeen belang (artikel 89 AVG): basis voor waarheidsvinding en erfgoedbelang archieven (Verdrag van Faro, 2005) – van belang voor functioneren democratische rechtsstaat

❖ Archiving by design en privacy by design: inrichting informatiesystemen op basis van MDTO als voorwaarde voor tijdige digitale vernietiging of overbrenging in e-Depot met voldoende waarborgen (anonimisering, data-beveiliging en toegangsdifferentiatie).

10

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

11

Kennismaking H2O – NoVA | Welke taken en uitdagingen in digitaal informatiebeheer? | 16 februari 2026

12

Kennismaking H2O – NoVA | Welke taken en uitdagingen in digitaal informatiebeheer? | 16 februari 2026

13

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

14

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

Business-case centralisatie huisvesting NoVA ❖ Huidige decentrale opzet: depotbeheer en dienstverlening op zes locaties ❖ Archiefdepots voldoen niet aan wet- en regelgeving; constructieve eisen, installaties end-of-life, investeringen in wettelijke taken rondom duurzame toegankelijkheid onvermijdelijk ❖ Organisatiekosten lopen op door toenemende taken en verantwoordelijkheden

❖ Decentrale opzet staat efficiënt archiefbeheer en verdere digitalisering dienstverlening in de weg ❖ Bestuurlijke opdracht: verkenning voor- en nadelen centralisatie huisvesting NoVA

15

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

16

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026

17

Kennismaking NoVA | Taken en uitdagingen in archief- en (digitaal) informatiebeheer | 3 juni 2026