Jaarverslag e250056638
Tekst van het document
Jaarverslag Woo 2024 - Q1 2025 Gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde en de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht
Plaats: Ermelo, Harderwijk en Zeewolde Datum: juli 2025 Steller: Nienke Doppenberg, Woo-coördinator
ínhoud Inleiding................................................................................................................................................................. 3 Managementsamenvatting................................................................................................................................... 3 1. Wet open overheid...........................................................................................................................................4 1.1
Actieve openbaarmaking.....................................................................................................................4
1.2
Passieve openbaarmaking...................................................................................................................4
1.2.1
Jaarcijfers (2024 en Q1 2025)..........................................................................................................5
1.2.2
Afhandeltermijn Woo-verzoeken....................................................................................................5
1.2.3. Bezwaar en beroep.............................................................................................................................6 1.3
Informatiehuishouding........................................................................................................................7
2. Aandachtspunten en aanbevelingen.................................................................................................................7 2.1 Aandachtspunten........................................................................................................................................7 2.2 Aanbevelingen............................................................................................................................................. 7 3. Bewustwording en zichtbaarheid......................................................................................................................8 4. Vooruitblik 2025................................................................................................................................................8
Pagina 2/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
Inleiding De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo stelt drie belangrijke verplichtingen aan overheidsorganisaties: een actieve openbaarmakingsplicht, een passieve openbaarmakingsplicht en een informatiehuishoudingsplicht. Het doel van de Woo is om openbaarheid en transparantie te bevorderen, zodat burgers de overheid kunnen controleren en er meer vertrouwen ontstaat tussen overheid en samenleving. Op 13 december 2023 heeft het management van Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (Netwerkdirectie EHZM) besloten tot het creëren van de functie Woo-coördinator. Een onderdeel van de werkzaamheden is een jaarlijkse rapportage over de uitvoering van de Woo binnen de organisaties Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM). Dit is het jaarverslag van de Woo-coördinator over de uitvoering van de Woo binnen EHZM over het jaar 2024 en het eerste kwartaal van 2025. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de Netwerkdirectie EHZM en doorgeleid naar het bestuur van Meerinzicht en de verschillende colleges van de gemeenten.
Managementsamenvatting Actieve openbaarmaking: Voor de actieve openbaarmakingsverplichting wordt momenteel gewerkt aan een advies voor de implementatie. Passieve openbaarmaking: Bij het creëren van de structurele functie voor Woo-coördinator was de verwachting dat het aantal Woo-verzoeken jaarlijks zal toenemen en dat verzoeken omvangrijker en complexer worden. De cijfers uit 2024 en het eerste kwartaal van 2025 bevestigen deze verwachting. Het aantal Woo-verzoeken is in 2024 redelijk stabiel gebleven ten opzichte van 2023. Uit het eerste kwartaal van 2025 valt een stijging op te merken in het aantal verzoeken. De verwachting voor 2025 is dan ook dat het aantal verzoeken binnen EHZM verder zal toenemen, met omvangrijkere en complexere verzoeken. In 2024 zijn de meeste verzoeken binnen EHZM binnen de gestelde termijn afgehandeld. Er waren enkele ingebrekestellingen en beroepen wegens niet-tijdig beslissen, maar er zijn geen dwangsommen opgelegd. Oorzaken voor termijnoverschrijdingen zijn de omvang en complexiteit van een verzoek en onvoldoende capaciteit voor een tijdige afhandeling. Uit de gevoerde bezwaarprocedures blijkt het belang van een transparante beschrijving van de zoekmethode in het Woo-besluit. Informatiehuishouding: Een goede informatiehuishouding is cruciaal voor de uitvoering van de Woo.
Vanuit de Informatievisie en het Informatiebeleid wordt sturing gegeven aan het verbeteren van de informatiehuishouding. De Woo-coördinator draagt hier aan bij door deel te nemen aan diverse werkgroepen die zich richten op deze verbetering. Aandachtspunten en aanbevelingen: De afhandeling van Woo-verzoeken naast reguliere werkzaamheden veroorzaakt werkdruk. Verder valt het op dat verzoeken die betrekking hebben op projecten of actuele ontwikkelingen, vaak omvangrijk en complex zijn. Aanbevolen wordt om binnen het advies voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsverplichting, het aandachtspunt van capaciteit mee te nemen. Daarnaast is het aan te bevelen om bij projectplanning en budgettering capaciteit en middelen te reserveren voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Verder blijft het stimuleren van en sturing op zaakgericht werken en bewustwording belangrijk. Het uitgebreide werkproces voor de afhandeling van Wooverzoeken behoeft nog enige afstemming en dient ter vaststelling aangeboden te worden aan de Netwerkdirectie EHZM.
Pagina 3/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
Bewustwording en zichtbaarheid: De Woo-coördinator speelt een cruciale rol in bewustwording en advisering. Er worden cursussen verzorgd en er zijn handleidingen en tips & tricks opgesteld. EHZM heeft deelgenomen aan de jaarlijkse VNG-enquête over de implementatie van de Woo. Vooruitblik 2025: Voor 2025 staan de ingebruikname van een geschikt publicatieplatform, de verdere implementatie van de actieve openbaarmakingsverplichting, en het blijven stimuleren van bewustwording rondom openbaarheid en transparantie op de planning.
1. Wet open overheid In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de drie verplichtingen van de Woo.
1.1 Actieve openbaarmaking Overheidsorganisaties zijn verplicht om actief informatie openbaar te maken. Deze verplichting geldt in het bijzonder voor 17 informatiecategorieën die in de Woo worden genoemd. De invoering van deze verplichting gebeurt gefaseerd in vier tranches. Door de gefaseerde invoering kunnen overheidsorganisaties geleidelijk voldoen aan de actieve openbaarmakingsverplichting. De eerste tranche van informatiecategorieën is op 1 november 2024 in werking getreden, waaraan EHZM voldoet.1 De ingangsdatum van de tweede tranche is voor medeoverheden nog niet vastgesteld.2 Voor de Rijksoverheid staat de ingangsdatum van de tweede tranche gepland vanaf medio 2025. Voor alle tranches zijn de betreffende processen EHZM-breed in kaart gebracht. Momenteel wordt gewerkt aan een advies voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsverplichting binnen EHZM.
1.2 Passieve openbaarmaking De passieve openbaarmakingsverplichting (ook wel: 'openbaarmaking op verzoek') betekent dat overheidsorganisaties informatie openbaar maken op verzoek. Een indiener van een Woo-verzoek (hierna: verzoeker) is niet verplicht om te motiveren waarom hij om openbaarmaking verzoekt. In de Woo is namelijk vastgelegd dat 'eenieder het recht heeft op toegang tot publieke informatie zonder daartoe een belang te hoeven stellen'. Passieve openbaarmaking binnen EHZM Woo-verzoeken worden afgehandeld door de betreffende vakafdeling van de organisatie. De vakambtenaar die betrokken is of het meeste zicht heeft op de gevraagde documenten, treedt doorgaans op als behandelaar van het verzoek. De Woo-coördinator houdt het overzicht op alle Woo-verzoeken binnen EHZM, en adviseert de vakafdelingen bij de afhandeling van verzoeken. Van het proces voor het afhandelen van Woo-verzoeken ('het Woo-proces') is in 2024 een schematisch overzicht gemaakt. Ook is een breed werkproces uitgeschreven voor het afhandelen van Woo-verzoeken. Dit werkproces beschrijft de bestaande werkwijze en brengt geen wijzigingen aan in de verdeling van verantwoordelijkheden, en draagt bij aan de uniformering en verduidelijking van het afhandelingsproces. Het werkproces behoeft nog enige afstemming en wordt daarna ter vaststelling aangeboden aan de Netwerkdirectie EHZM.
1 De eerste tranche bestaat uit de volgende informatiecategorieën: 'Wetten en algemeen verbindende voorschriften',
'Overige besluiten van algemene strekking', 'Organisatie en werkwijze', 'Bereikbaarheidsgegevens'. 2 De tweede tranche bestaat naar verwachting uit de volgende informatiecategorieën: 'Ontwerpen van wet- en
regelgeving met adviesaanvraag', 'Vergaderstukken decentrale overheden', 'Agenda's en besluitenlijsten bestuurscolleges', 'Adviezen', 'Jaarplannen en jaarverslagen'.
Pagina 4/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
1.2.1
Jaarcijfers (2024 en Q1 2025)
Onderstaande tabel bevat per organisatie het aantal Woo-verzoeken dat in 2024 en in het eerste kwartaal van 2025 ('Q1') is ingediend. Aangezien dit het eerste jaarrapport over de Woo betreft, zijn ter vergelijking ook de aantallen van 2023 opgenomen. Bij het interpreteren van deze cijfers dient rekening gehouden te worden met de volgende punten: ^ ^
De tabel bevat het aantal ingediende verzoeken in de betreffende tijdsperiode. Het is hierbij relevant dat in 2024 ook Woo-verzoeken zijn afgehandeld die reeds in 2023 zijn ingediend. De tabel bevat het aantal verzoeken dat in het zaaksysteem is geregistreerd onder het zaaktype 'Woo-verzoek'. In de praktijk kan het voorkomen dat een verzoek als Woo-verzoek is geregistreerd, terwijl de Woo niet op het verzoek van toepassing is (bijvoorbeeld als blijkt dat het verzoek een AVG-verzoek of een informatieverzoek betreft).
Organisatie
2023
2024
Q1 2025
Gemeente Ermelo
49
55
10
Gemeente Harderwijk
36
39
34
Gemeente Zeewolde
33
30
12
Meerinzicht
15
7
2
Totaal EHZM-breed
133
131
58
Het aantal Woo-verzoeken is in 2024 redelijk stabiel gebleven ten opzichte van 2023. Uit het eerste kwartaal van 2025 valt een stijging op te merken in het aantal verzoeken. De verwachting voor 2025 is dat het aantal verzoeken binnen EHZM verder zal toenemen. Het is merkbaar dat Woo-verzoeken steeds vaker omvangrijk en complex zijn, en vaker betrekking hebben op maatschappelijke of ruimtelijke ontwikkelingen en projecten. Bij dit soort verzoeken wordt regelmatig specifiek verzocht om openbaarmaking van onderliggende documenten, zoals e-mail- en chatberichten. Hierbij kan gedacht worden aan de recente Woo-verzoeken over de voormalige stortplaats De Zanderij (Ermelo), de geluidsschermen nabij de A28 (Harderwijk), de plannen voor een asielzoekerscentrum (Harderwijk), en de plannen voor een kazerne (Zeewolde). Bij het creëren van de structurele functie voor Woo-coördinator was de verwachting dat het aantal Wooverzoeken jaarlijks zal toenemen en dat verzoeken omvangrijker en complexer worden. De bovenstaande cijfers en constateringen bevestigen deze verwachting. 1.2.2
Afhandeltermijn Woo-verzoeken
De wettelijke beslistermijn voor de afhandeling van een Woo-verzoek is vier weken, met een eventuele verlenging van twee weken. Deze verlenging is alleen mogelijk indien de omvang of de gecompliceerdheid van het verzoek een verlenging rechtvaardigt. De beslistermijn kan tijdelijk worden opgeschort wanneer aan de verzoeker wordt gevraagd om zijn verzoek te verduidelijken, of wanneer aan derde-belanghebbenden om een zienswijze wordt gevraagd op de voorgenomen openbaarmaking. Als een bestuursorgaan niet tijdig beslist op een Woo-verzoek, kan de verzoeker het bestuursorgaan in gebreke stellen. Vanaf dat moment heeft het bestuursorgaan nog twee weken de tijd om alsnog een besluit
Pagina 5/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
te nemen. Gebeurt dit niet, dan is het bestuursorgaan in verzuim. Het bestuursorgaan is dan nog niet direct een dwangsom verschuldigd. De rechter heeft de bevoegdheid om een dwangsom op te leggen als de verzoeker een beroep instelt bij de rechtbank wegens niet-tijdig beslissen. Afhandeltermijn binnen EHZM De termijn waarin Woo-verzoeken binnen EHZM zijn afgehandeld in 2024, varieert. De meeste Wooverzoeken zijn binnen de gestelde termijn afgehandeld, zoals te zien is in onderstaande tabel. Over Q1 2025 kunnen hierover op dit moment nog geen definitieve cijfers worden gedeeld, aangezien de termijnen nog kunnen lopen. Organisatie
Aantal verzoeken binnen gestelde termijn* afgehandeld in 2024
Aantal ingebrekestellingen
Aantal beroepen wegens niettijdig beslissen
Aantal opgelegde dwangsommen
Gemeente Ermelo
47 (van de 55)
3
1
0
Gemeente Harderwijk
37 (van de 39)
1
0
-
Gemeente Zeewolde
28 (van de 30)
2
0
-
Meerinzicht
7 (van de 7)
0
0
-
*Met'gestelde termijn' wordt bedoeld de wettelijke beslistermijn (incl. eventuele opschortingen) en/of een verlengde termijn die met de verzoeker is afgesproken. Wanneer de wettelijke of afgesproken termijn niet wordt gehaald, komt dit vaak door de omvang en complexiteit van een verzoek en/of door onvoldoende beschikbare capaciteit op de betreffende vakafdeling. 1.2.3. Bezwaar en beroep Tegen een besluit op een Woo-verzoek staat bezwaar en beroep open. Onderstaande tabel bevat per organisatie het aantal bezwaren en beroepen dat in 2024 is ingediend naar aanleiding van Woo-besluiten. Over Q1 2025 kunnen hierover geen definitieve cijfers worden gedeeld, aangezien de termijnen voor bezwaar en beroep nog kunnen lopen of de procedures nog niet zijn afgerond. Organisatie
Aantal bezwaren in 2024
Aantal beroepen in 2024
Gemeente Ermelo
6
2
Gemeente Harderwijk
0
0
Gemeente Zeewolde
3
0
Meerinzicht
0
0
Uit de behandeling van bezwaarprocedures kan in het algemeen worden opgemerkt dat een duidelijke en nauwkeurige motivering van de zoekslag naar de gevraagde documenten van essentieel belang is voor een
Pagina 6/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
zorgvuldige besluitvorming. Een transparante beschrijving van de zoekmethode, de geraadpleegde systemen en de redenen waarom bepaalde documenten wel of niet zijn gevonden, draagt bij aan de controleerbaarheid van het besluit en kan de kans op bezwaar en beroep verminderen.
1.3 Informatiehuishouding De informatiehuishoudingsplicht houdt in dat overheidsorganisaties verplicht zijn om maatregelen te treffen zodat overheidsinformatie goed te vinden en toegankelijk is. Een goede informatiehuishouding is daarom van belang voor de uitvoering van de actieve en passieve openbaarmakingsverplichting. Vanuit de Informatievisie en het Informatiebeleid wordt sturing gegeven aan het verbeteren van de informatiehuishouding. De Woo-coördinator draagt hier aan bij door deel te nemen aan diverse werkgroepen die zich richten op deze verbetering.
2. Aandachtspunten en aanbevelingen 2.1 Aandachtspunten 1.
Capaciteit en werkdruk De afhandeling van een Woo-verzoek ligt bij de betreffende vakafdeling. De vakambtenaar die betrokken is en/of het meeste zicht heeft op de gevraagde documenten, treedt op als behandelaar van het verzoek en handelt deze af. Medewerkers ervaren regelmatig een verhoogde werkdruk doordat de afhandeling van een Woo-verzoek naast de reguliere werkzaamheden komt. Zeker bij meerdere verzoeken over één onderwerp wordt dit als belastend ervaren.
2.
Omvangrijke en complexe Woo-verzoeken bij projecten en actuele ontwikkelingen Woo-verzoeken die betrekking hebben op projecten of actuele ontwikkelingen zijn vaak omvangrijk en complex, waarbij wordt verzocht om openbaarmaking van onderliggende stukken zoals e-mail en chatberichten. E-mail- en chatberichten vallen niet onder de actieve openbaarmakingsverplichting, waardoor het indienen van een Woo-verzoek de meest voor de hand liggende optie zal blijven om dergelijke documenten op te vragen. Uit de praktijk zal moeten blijken welk effect de actieve openbaarmakingsplicht heeft op het aantal en de omvang van Woo-verzoeken.
2.2 Aanbevelingen 1.
Om goed om te gaan met (verwachte) werkdruk, is het aan te bevelen om binnen het advies voor de implementatie van de actieve openbaarmakingsverplichting, het aandachtspunt van capaciteit mee te nemen. Verder om bij projectplanning en budgettering capaciteit en middelen te reserveren voor de afhandeling van Woo-verzoeken.
2.
Op dit moment is het op grond van de actieve openbaarmakingsverplichting nog niet verplicht om het besluit op een Woo-verzoek, met de openbaar gemaakte stukken, te publiceren. Binnen EHZM wordt momenteel gewerkt aan het vinden van een geschikt publicatieplatform. Aanbevolen wordt om bij projecten en actuele ontwikkelingen actief informatie te blijven publiceren op de EHZMwebsites.
3.
Voor een tijdige afhandeling van (omvangrijke) verzoeken is een geordende informatiehuishouding en goed informatiebeheer van essentieel belang. Het is daarom aanbevolen om zaakgericht werken en bewustwording hierover te blijven stimuleren en hierop aan te sturen.
Pagina 7/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861
3. Bewustwording en zichtbaarheid De Woo-coördinator speelt een cruciale rol in de bewustwording en advisering rondom de uitvoering van de Woo. De coördinator wordt goed gevonden bij vragen over Woo-gerelateerde zaken. De coördinatie van Woo-verzoeken is meegenomen in het klanttevredenheidsonderzoek dat door Meerinzicht in 2025 wordt uitgevoerd. In het kader van bewustwording en zichtbaarheid worden er via het Leerplein cursussen verzorgd over de passieve openbaarmakingsverplichting. Ook sluit de coördinator wanneer nodig aan bij interne overleggen, en zijn er handleidingen en tips & tricks opgesteld. In 2024 en 2025 is vanuit EHZM deelgenomen aan de jaarlijkse enquête van de VNG omtrent de implementatie van de Woo. Deze jaarlijkse monitor voert de VNG uit in het kader van het meerjarenplan dat de VNG heeft opgesteld om gemeenten te helpen meer grip te krijgen op hun informatievoorziening en hen te stimuleren de Woo in te voeren.
4. Vooruitblik 2025 Voor 2025 staat de ingebruikname van een geschikt publicatieplatform gepland, wat een belangrijke stap is om proactief overheidsinformatie openbaar en toegankelijk te maken. Ook ligt in 2025 de focus op de verdere implementatie van de actieve openbaarmakingsverplichting. Het stimuleren van zaakgericht werken en bewustwording rondom openbaarheid en transparantie van overheidsinformatie, blijft van groot belang voor een goede uitvoering van de Woo.
Pagina 8/8 Zaaknummer 99990000051704 / 99990000248861