Jaarrekening SNWV 2024 e250030199 (geanonimiseerd)

1

TD

Streekarchivariaat noordwest-veluwe

elburg

e

ermelo

e

harderwijk

e

nunspeet

Jaarrekening SNWV

Versie

:

0.99

Datum

:25

Auteurs

(geanonimiseerd) (SVV) B

2024

april 2025

Contactpersoon

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) :0525

e-mailadres

(geanonimiseerd) :

oldebroek

(concept)

Telefoonnummer

Postadres

«

Zuiderzeestraatweg

(se mmeente Elburg)

(geanonimiseerd) MN

&

Oost

19, 8081

LA te

Elburg

Aanbiedingsbrief Voor u ligt de jaarrekening van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) over het boekjaar 2024. Het SNWV is een gemeenschappelijke regeling (centrumgemeenteregeling) van de gemeenten Elburg , Ermelo , Harderwijk , Nunspeet en Oldebroek. In deze GR hebben de colleges van B&W als zorgdragers hun wettelijke taken ten aanzien van het archiefbeheer op grond van de Archiefwet 1995 geregeld. Het in 2020 door de portefeuillehouders , als vertegenwoordigers van de vijf deelnemende gemeenten zitting nemend in de archiefcommissie van het SNWV , vastgestelde meerjarenbeleidsplan 2021-2024 , getiteld ‘De basis op orde’ , vormt de basis voor de gestelde doelen om te voldoen aan deze wettelijke taken én het waarmaken van de ambitie om de beheerde collecties niet alleen toegankelijker , maar ook zichtbaarder te maken. Het SNWV is daarmee hét duurzame collectieve geheugen van de regio. De afgelopen jaren is al meermaals aangegeven: het SNWV is een archiefdienst in transitie. Van een relatief kleine , vooral analoog werkende archiefdienst heeft het SNWV zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een robuuste en toekomstgerichte archiefdienst , die naast het duurzaam toegankelijk houden van de fysieke archieven ook haar wettelijke taken ten aanzien van het waarborgen van dezelfde duurzame toegankelijkheid van digitale (overheids)informatie oppakt.

De maatschappelijke roep naar een transparante , controleerbare en benaderbare overheid raakt ook het archief- en informatiebeheer op gemeentelijk niveau. Naast de Archiefwet vormen de Wet open overheid (Woo) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) belangrijke kaders waarbinnen ook de archiefdienst het archief als nutsvoorziening moet positioneren. In het bijgevoegde jaarverslag van het SNWV over 2024 kunt u lezen op welke wijze we inhoudelijk vorm hebben gegeven aan onze taken en doelstellingen ten aanzien van het duurzaam toegankelijk maken én houden van de ons toevertrouwde archiefcollecties. Er zijn letterlijk en figuurlijk flinke meters gemaakt. In 2024 heeft de nadruk vooral gelegen op het continueren en afronden van lopende trajecten die in 2022 en 2023 zijn ingezet voor het op orde krijgen van de basis ten aanzien van het fysieke en inhoudelijke collectiebeheer. Nadruk lag op het toegankelijk maken van jongere , reeds overgebrachte overheidsarchieven , het toevoegen van duizenden boek- , inventaris- en fotobeschrijvingen in het collectiebeheersysteem en het vastleggen van duizenden rechthebbenden bij beeldmateriaal uit onze uitgebreide beeldbank. Daarmee zijn inmiddels de auteursrechten van ruim 18. 000 foto’s in beeld gebracht. Daarnaast is verder gewerkt aan het materieel verzorgen en uniform toegankelijk maken van bouwdossiers.

Met gerichte publieksactiviteiten en actief social media-gebruik hebben we ons bereik onder onze inwoners verder vergroot. Bijzonder noemenswaardig is het project ‘1825 , de vergeten ramp’ , waarvoor veel externe subsidies zijn binnengehaald. Met dit project verbinden we onze collectie met innovatieve vormen om cultureel erfgoed , historische gebeurtenissen met impact te verbinden aan publiekactiviteiten , zoals een theatervoorstelling , een fietsroute en een reizende tentoonstelling door de regio en daarmee laagdrempelig toegankelijk te maken , ook in het kader van recreatie , toerisme en cultuuraanbod. In dit project fungeert het SNWV nadrukkelijk als aanjager en informatiemakelaar. Steeds meer mensen weten onze collecties te vinden en doorzoeken ze via ons archiefbeheersysteem. Ten opzichte van 2023 steeg het aantal websitebezoeken tot ruim 2 3

miljoen

bezoekers:

het vlak

van

advies

resulterend

in een

toename

een

van

46%

van

jaar eerder!

een

Daarnaast is ook op

gemeentelijke informatiebeheer met archiefinspecties, tweetal toezichtsrapportages, audits en een nulmeting invulling gegeven aan

wettelijke

toezichthoudende taken.

Het

traject voor

de

het SNWV

opzichte

toezicht op het

en

onze

waarin

ten

oprichting van de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief, per 1 juli 2025 zal opgaan heeft niet alleen op managementniveau, maar ook

ambtelijk in de verschillende projectgroepen en de stuurgroep veel tijd en energie gevergd. Met het feit dat er op 5 september 2024 door de portefeuillehouders groen licht is gegeven om de GR via het B&W

bestuurlijke besluitvormingstraject conform de Wgr voor te leggen aan de colleges en gemeenteraden van de beoogde acht deelnemende gemeenten is dit traject een

van

volgende fase ingegaan. Naast het bestuurlijke besluitvormingsproces is ook gestart met de inrichting van de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie en het inrichten van de ondersteunde taken ten behoeve van de bedrijfsvoering in samenwerking met de gemeente Elburg, die conform het hierover genomen is belegd

bij een

besluit de

bedrijfsvoering projectleider.

externe

zal verzorgen.

De

projectleiding

voor

beide

trajecten

De

jaarrekening laat een klein positief resultaat zien van € 1.836,-. Gezien de vele buitengewone trajecten die in 2024 naast de reguliere werkprocessen binnen het SNWV zijn uitgevoerd, de kosten die inhuur

extra

via

dienstverlening

expertise en tijdelijke urenuitbreidingen voor het leveren detacheringsovereenkomsten aan Epe, Hattem en Heerde hebben externe

van

van

opgeleverd

en

de kosten

voor

de

doorontwikkeling van de digitale infrastructuur is dit positieve resultaat een teken dat het SNWV financieel en organisatorisch steeds meer in evenwicht komt. Ook de ontwikkeling van de bestemmingsreserve stemt positief en biedt afdoende financiële ruimte

het afronden

van

het

traject

rondom

worden

dat de

investeringen die de deelnemers het afgelopen jaar in gestoken niet alleen doelmatig zijn besteed, maar ook

voor

de

vorming

van

de nieuwe GR Noord-Veluws

Archief. Er mag

afsluitend

het archiefeen

en

gesteld

informatiebeheer hebben

positief effect hebben gehad

breedste zin van

het woord.

toegankelijkheid

van

op de kwaliteit

Daarmee

informatie

en

blijven we

blijven we

van

het

samen

bronnen

(geanonimiseerd) Streekarchivaris, Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

gemeentelijke werken

aan

informatiebeheer in de

de duurzame

zichtbaar maken!

Personeel

en

loonkosten

Lasten Salarissen Algemeen -

Beleid

-

Collectiebeheer

-

Toezicht en advies

Salarissen Dienstverlening Totaal

Werkelijk 2023Begroot 2024Werkelijk 2024 7 57. 011 7 71. 769 7 87. 411

Verschil - 15. 642

2 77. 053

3 58. 063

3 93. 646

-

35. 583

1 . 034. 064

1 . 129. 832

1 . 181. 057

-

51. 225

De totale formatie van het SNWV bestond per 31-12-2024 uit 146, fte. De loonkosten voor het personeel van het SNWV beslaan het grootste deel van de totale lasten. In 2024 bedroeg het aandeel van de loonkosten in de totale kosten 83%. Ook in 2024 werden drie medewerkers van het SNWV via Talentregio voor in totaal 40 uur per week gedetacheerd naar de gemeente Epe voor het continueren van de dienstverlening in Epe en het uitvoeren van de archiefwettelijke taken voor de gemeenten Epe , Hattem en Heerde. Om te voorkomen dat met deze detachering de druk op de rest van de medewerkers van het SNWV in de dienstverlening en het collectiebeheer verder zou toenemen is besloten om de tijdelijke medewerker , die in 2023 via een (relatief dure) uitzendconstructie werd ingehuurd , in 2024 middels een tijdelijk contract in dienst te nemen. Samen met tijdelijke urenuitbreiding voor een aantal beleidsmedewerkers die betrokken waren bij het traject rondom de vorming van de nieuwe GR leidde dit tot hogere uitgaven aan loonkosten in 2024: ten opzichte van de begrote lasten voor salarissen werd er € 51. 225 meer uitgegeven aan loonkosten voor het personeel van het SNWV. Deze hogere lasten worden gecompenseerd door hogere baten op de bijdrage van de gemeente Epe voor de personeelskosten.

Het naar voren halen van de werving van nieuw personeel om de structurele formatie uit te breiden ten behoeve van de nieuwe GR , die de wettelijke taken ten aanzien van het archief- en informatiebeheer van niet vijf maar acht gemeenten moet gaan uitoefenen en waartoe tijdens de vergadering van de archiefcommissies van het SNWV en het SEHH op 5 september was besloten , heeft geen invloed gehad op de loonkosten over 2024 , aangezien de eerste nieuwe medewerkers pas per 1 januari 2025 op tijdelijke basis in dienst zijn getreden. Voor de materiële verzorging van een aantal archiefcollecties , waaronder de bouwdossiers van Nunspeet en Harderwijk , is in 2024 één persoon uit het doelgroepenregister vanuit de gemeente Elburg werkzaam geweest voor het SNWV.

5

Overige goederen en diensten Lasten Inhuur capaciteitsproblemen en projecten Structureel beheer e-Depot Facilitaire zaken Reis- en verblijfkosten Collectiebeheer en archiefbeheersysteem

Werkelijk 2023Begroot 2024Werkelijk 2024 109. 287 50. 000 40. 404 45. 099 47. 200 48. 161 89. 791

Verschil 9. 596 -961

40. 000

65. 837

-25. 837

210

8. 000

1. 155

6. 845

58. 244

60. 000

56. 909

3. 091 5. 000

Opleidingen en cursussen

6. 840

9. 500

4. 500

Advieskosten

5. 909

8. 000

6. 500

1. 500

Abonnementen contributies en lidmaatschappen

4. 348

2. 700

4. 397

-1. 697

Representatie

3. 443

4. 250

3. 607

643

-

-

3. 187

-3. 187

9. 350

10. 000

10. 000

-

332. 521

239. 650

244. 657

-5. 007

,

Project 1825 Vergoeding administratiekosten Totaal

Inhuur De inhuur voor capaciteitsproblemen en projecten is lager uitgevallen dan begroot. Dit heeft voornamelijk te maken met het feit dat de meeste inhuur van externe expertise en de inhuur van de projectleider specifiek toegerekend konden worden aan het traject rondom de oprichting van de nieuwe GR Noord-Veluws Archief. Conform de daarover gemaakte afspraken in de archiefcommissie zou het aandeel van de vijf SNWV-gemeenten in de oprichtingskosten voor het NoVA vanaf 2024 bekostigd worden uit de opgebouwde bestemmingsreserve. In 2024 is externe expertise ingehuurd voor het begeleiden van het interne proces van het beleidsteam van het SNWV. Deze externe adviseur van het bureau KB&P heeft bijgedragen aan het verder richten van de organisatie van het SNWV op de nieuw te vormen bedrijfsvoeringsorganisatie. Bovendien heeft deze adviseur de streekarchivaris op strategisch vlak van advies voorzien. Daarnaast werd tijdelijk extra capaciteit voor het aanbestedingstraject van de e-Depotvoorziening van het SNWV en advisering digitale duurzaamheid ingehuurd via Ziezzo Payroll overheid B. V. En tot slot begeleidde Docuvol de herinventarisatie van het reeds overgebrachte bestuursarchief van de gemeente Elburg over de periode 1974-1989. De uiteindelijke lasten voor externe inhuur kwamen € 9. 596 lager uit dan oorspronkelijk begroot.

Structureel beheer e-Depot De lasten voor structureel beheer e-Depot komen vrijwel overeen met het begrote bedrag. Het betreft hier hoofdzakelijk de licentiekosten van leverancier Picturae B. V. Deze licentiekosten voor de e-Depotvoorziening bedroegen in 2024 20. 000 euro. Kosten voor storage werden niet in rekening gebracht , omdat de deelnemers nog nagenoeg geen digitale informatie formeel hebben overgebracht in het e-Depot. Voor het technische beheer van de servers t. b. v. interne digitale storage van het SNWV zijn de kosten van de gemeente Elburg doorberekend. Deze digitale infrastructuur is noodzakelijk voor zowel het digitaal kunnen werken , maar ook om het ICT-landschap van het SNWV compatibel te laten zijn met de externe e-Depotvoorziening. Het totaalbedrag van de door gemeente Elburg in 6

rekening gebrachte uren bedroeg ruim € 28. 000. Gezien de aard van de geleverde diensten is ervoor gekozen om , gelijk aan vorig jaar , dit bedrag onder te brengen in de begrotingspost voor structureel beheer van het e-Depot.

Ondersteuning bedrijfsvoering (vergoeding administratiekosten) De ondersteuning in de bedrijfsvoering van het SNWV op het gebied van de PIOFACH taken werd , conform de daarvoor vanuit de huidige GR geldende centrumgemeenteregeling , in 2023 geleverd door de centrumgemeente Elburg. •

•

•

•

ICT: technisch en functioneel beheer SharePoint , beheer en onderhoud laptops en digitale werkomgeving , telefonie , specials , advies over informatieveiligheid , intranet HRM-dienstverlening: HR-beleid en advies , HR-systemen en applicatiebeheer daarvan , organisatieadvies en werving & selectie , personeels- en salarisadministratie , verlofadministratie , personeelsdeclaraties , bedrijfsarts; Inkoop en aanbesteding: juridische controle en advies bij aanbestedingstraject e-Depot en collectiebeheersysteem; Juridische zaken en functionaris gegevensbescherming: juridische ondersteuning en advies , beschikbaarheid van functionaris gegevensbescherming.

De door de gemeente Elburg als centrumgemeente in rekening gebrachte jaarlijkse vergoeding voor deze ondersteuning van de bedrijfsvoering (boekhouding , het opstellen van de jaarrekening en de meerjarenbegroting , de salarisadministratie en P&O-diensten) staan als ‘vergoeding administratiekosten’ in de jaarrekening geboekt. Deze uitgaven zijn conform begroting. In de voorbereiding van de nieuwe GR is tijdens de heisessie van de bestuurders op 11 oktober 2023 besloten om deze kosten opnieuw tegen het licht te houden. De kosten voor de uitvoering van deze ondersteunende PIOFACH-taken zijn , met het groeien van de organisatie , aanzienlijk gestegen. Deze kostenstijging is echter door Elburg nooit doorberekend aan de deelnemers in de huidige GR SNWV.

Facilitaire zaken In deze kostencategorie zijn ook de kosten opgenomen van de huur van depotruimte voor het beheer van driedimensionale collectie-items die bij de acquisitie van archieven mede zijn overgedragen , zoals schilderijen en gebruiksvoorwerpen. Daarnaast vallen onder deze kostencategorie de kosten voor het laten behandelen van gecontamineerde archieven d. m. v. gammastraling , portokosten , drukwerk , archief- en kantoorbenodigdheden en de aanschaf van literatuur voor de studiezalen. De overschrijding op facilitaire zaken betreft met name 18. 000 euro voor verpakkingsmateriaal die benodigd was voor de materiële verzorging van over te brengen archieven. Deze kosten worden echter doorbelast aan de desbetreffende gemeenten , aangezien deze kosten projectgebonden zijn. Deze hogere opbrengst is bij de baten opgenomen. Voor de bewaring van 3D-objecten en museale artefacten , die behoren tot overgebrachte overheids- en particuliere archieven , en voor het oplossen van capaciteitsproblemen in de archiefdepots van de vijf SNWV-gemeenten , werd ook in 2024 depotruimte gehuurd bij het Noord-Veluws Museum in 7

Nunspeet. De huurkosten voor dit hulpdepot bedroegen € 5000. Met het beschikbaar komen van depotruimte in Epe kan de huur van dit hulpdepot worden opgezegd.

Project ‘1825 , de vergeten ramp’ Het project ‘1825 , De vergeten ramp’ is een project dat is opgezet om aandacht te besteden aan het feit dat de regio Noordwest-Veluwe 200 jaar geleden werd getroffen door een grote watersnoodramp. Uit deze periode heeft het SNWV een archief van de Commissie Zeevloed. De informatie uit deze collectie vormt de basis voor een groot aantal publieksactiviteiten , waarmee het SNWV in de aanloop naar de oprichting van het Noord-Veluws Archief veel publiciteit hoopt te creëren. Met dit project dragen we bij aan erfgoed- en cultuurbeleving in de regio , recreatie en toerisme en maken we bronnen op innovatieve manieren beschikbaar voor publieksactiviteiten. In de begroting 2024 was geen bedrag opgenomen voor dit project. Zoals mondeling toegelicht aan de portefeuillehouders is dit project ook de eerste keer dat een project op basis van externe projectsubsidies wordt opgezet. De volledige lasten van het project worden gedekt door subsidiegelden. Het deel van de subsidies waar nog geen lasten tegenover staan , is in de reserve gestort ter dekking van de lasten in 2025.

Reis- en verblijfskosten Vanwege een wijziging in de financiële administratie van de gemeente Elburg zijn de reiskosten van de medewerkers van het SNWV (woon- werkverkeer en dienstreizen) verdisconteerd in de loonkosten. De hier geboekte reis- en verblijfskosten hangen samen met de deelname van de streekarchivaris en de beleidsmedewerker collecties aan de Pfingsttagung van de Hansischer Geschichtsverein van 20 tot 23 mei 2024 in Hildesheim. Daarmee bleven de werkelijke lasten ruimschoots onder het begrote bedrag.

Collectiebeheer en archiefbeheersysteem De ruggengraat van het moderne archiefbeheer vormt het digitale archiefbeheersysteem. In dit archiefbeheersysteem wordt alle informatie over de door ons beheerde archieven (metadata) bijgehouden. Deze gegevens zijn niet alleen van belang voor het interne collectiebeheer , maar vormen ook de basis voor de uitgebreide zoekfunctionaliteiten op onze website. Deze kosten omvatten voornamelijk opslagkosten , technisch beheer en hosting van de website. Ook kleinere digitaliseringsopdrachten die vanuit het preserveringsbeleid voor kwetsbare documenten worden uitgevoerd worden onder deze post verantwoord. Het archiefbeheer-systeem MAISFlexis en het technische beheer van de website worden geleverd door De Ree Archiefsystemen BV in Groningen. De lasten voor het afnemen van dit product bedroegen in totaal € 56. 909. Daarmee vielen ze iets lager uit dan begroot. Dit had vooral te maken met het lagere aantal individuele werkopdrachten die zijn doorgevoerd , aangezien niet meer werd geïnvesteerd in de huidige website van het SNWV , maar gestart is met de voorbereidingen van de nieuwe website voor het NoVA. Deze kosten komen dan ook ten laste van het projectbudget voor de oprichting van NoVA uit de bestemmingsreserve.

8

Opleidingen en cursussen De voortdurende ontwikkelingen in het informatie- en archiefbeheer (denk aan digitalisering , nieuwe ontsluitings- en conserveringstechnieken en wijzigende basisvaardigheden in digitale dienstverlening) maakt dat de medewerkers van het SNWV zich continu blijven ontwikkelen. In voorgaande jaren is de organisatie gegroeid , hebben nieuwe medewerkers zich bijgeschoold en verder geprofessionaliseerd. In voorgaande jaren betekende de aanwas van nieuwe medewerkers dat geïnvesteerd is in kennis en kunde van medewerkers , onder andere met cursussen archiefassistent en opleidingen aan de Archiefschool (HvA) en de UvA (Archival & Information studies). In 2024 zijn geen nieuwe medewerkers met een cursus of opleiding begonnen. Dit had ook te maken met de toegenomen werkdruk op de huidige formatie met het uitbreiden van taken , waardoor er in de individuele werktaken in 2024 nauwelijks ruimte was voor het volgen van cursussen. Ter voorbereiding op de strategische uitdagingen waar het beleidsteam zich met de overgang naar een nieuwe GR in 2025 voor gesteld ziet is in overleg met de archiefcommissie een managementondersteunings- c. q. coachingstraject opgestart.

Abonnementen , contributies en lidmaatschappen Deze kosten vielen in 2024 licht hoger uit dan begroot. Het SNWV wil hét kenniscentrum zijn voor duurzaam informatiebeheer en een betrouwbare kennismakelaar zijn op het gebied van cultuurhistorische kennis en digitaal informatiebeheer. Het biedt onderzoekers bovendien de mogelijkheid om in onze bibliotheken hun onderzoek in context te plaatsen. Daarom is het SNWV onder andere aangesloten bij KVAN/BRAIN (Branchevereniging archiefinstellingen Nederland) , Gelders Erfgoed (consulentschap voor erfgoed , musea en geschiedbeoefening in Gelderland) , Monumentenwacht Van Waarde (veiligstellen van archieven in geval van calamiteiten) , Stichting Lira (vergoeding auteursrechten freelance-journalisten vanwege gedigitaliseerde kranten) , de Vereniging Gelre , de Hansischer Geschichtsverein , de lokale historische verenigingen , het Kadaster en andere kennispartners.

Representatie In het representatiebudget is onder andere een bedrag opgenomen voor het organiseren van vrijwilligersactiviteiten en het promoten van het SNWV. Hieronder valt bijvoorbeeld het organiseren van de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst , eventuele teambuildingsactiviteiten en een beperkt budget voor zakenlunches of diners. De vrijwilligers van het SNWV zetten zich (soms al decennia lang) in voor het nader toegankelijk maken van onze collecties. Zij doen dit geheel belangeloos en verdienen daarom onze waardering. In 2024 werd de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst georganiseerd in boerderijmuseum ‘De Bovenstreek’ in Oldebroek. Daar werd na het aanbieden van een lunch aan onze vrijwilligers een lezing gegeven over het grensgebied tussen Gelderland en Overijssel , de ontginningen van het Kamperveen en Oldebroek. In het kader van teambuilding had het personeel van het SNWV op 5 september een personeelsuitje naar Uddel , met aansluitend een barbecue bij één van de medewerkers thuis. 9

De lasten bleven met € 3. 607 ruim binnen het begrote budget.

Investeringen In het kader van de invoering van het werkplekconcept van de gemeente Elburg in 2021 zijn sinds 2022 investeringen gedaan in de ICT-infrastructuur van het SNWV. Daarmee kan beter tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt worden door medewerkers van het SNWV. Daarvoor zijn voor de medewerkers van het SNWV laptops aangeschaft met de benodigde software-licenties en ondersteuning. Bovendien is geïnvesteerd in thuiswerkmogelijkheden , die qua arbeidsomstandigheden voldoen aan de daarvoor geldende Arbo-voorschriften. De investeringskosten voor de aanschaf van deze laptops bedroeg € 26.592-. , De totale investeringen voor het inrichten van thuiswerkplekken (aanschaf monitoren) bedroegen € 7. 315. Voor software , automatiseringsapparatuur en telefooninstallaties geldt een afschrijvingstermijn van vier jaar , waarbij de restwaarde is gesteld op nihil. Daaruit volgt het hieronder weergegeven schema:

Investering 26. 592

2023 Afschrijving 6. 648

Restwaarde 19. 944

7. 315

1. 829

5. 486

2024 Afschrijving Restwaarde 6. 648 13. 296 1. 829

3. 657

2025 Afschrijving Restwaarde 6. 648 6. 648 1. 829

1. 828

2026 Afschrijving Restwaarde 6. 648 0 1. 828

0

10

Baten

De vaste bijdragen voor de vijf aangesloten gemeenten zijn conform begroting. Daarnaast ontving het SNWV een bijdrage van de gemeente Epe voor de doorberekende personeelskosten voor de dienstverlening en de uitvoering van archiefwettelijke taken voor de gemeenten Epe , Hattem en Heerde (50. 000 euro). Daarnaast worden de lasten voor het verpakkingsmateriaal voor de materiële verzorging van reeds overgebrachte archieven van ruim 18. 000 euro doorbelast aan de desbetreffende gemeenten. De in 2024 daadwerkelijk ontvangen projectsubsidies voor het ‘Project 1825 , de vergeten ramp’ bedragen in totaal 36. 000 euro. Hiervan is € 3. 187 besteed. Ter dekking van deze uitgaven wordt ditzelfde bedrag als inkomst vanuit de toegekende projectsubsidie hier als inkomsten geboekt; het resterende subsidiebedrag wordt aan de reserve toegevoegd , ter dekking van de nog te maken kosten voor dit project in 2025. De overige ontvangsten betreffen vergoedingen voor het verzorgen van gastlessen in het primair onderwijs in de regio en een nagekomen stimuleringsbijdrage voor de ontwikkeling van het Hanze Hoorspel in 2023.

11

Resultaatrekening

Lasten

Werkelijk 2023

Begroot 2024

Werkelijk 2024

757. 011 277. 053 109. 287

771. 769 358. 063 50. 000

787. 411 393. 646 40. 404

45. 099 89. 791 210 58. 244 6. 840 5. 909 4. 348

47. 200 40. 000 8. 000 60. 000 9. 500 8. 000 2. 700

48. 161 65. 837 1. 155 56. 909 4. 500 6. 500 4. 397

3. 443

4. 250

-

-

9. 350

10. 000

3. 607 3. 187 10. 000

Totaal

1. 366. 585

1. 369. 482

1. 425. 714

Baten

Werkelijk 2023

Begroot 2024

Salarissen incl. sociale lasten Kosten archiefmedewerkers Inhuur capaciteitsproblemen en projecten Structureel beheer e-Depot Facilitaire zaken Reis- en verblijfkosten Collectiebeheer en archiefbeheersysteem

Opleidingen en cursussen Advieskosten Abonnementen , contributies en lidmaatschappen Representatie Project 1825 Vergoeding administratiekosten

Bijdrage gemeente Elburg Bijdrage gemeente Ermelo Bijdrage gemeente Harderwijk Bijdrage gemeente Nunspeet Bijdrage gemeente Oldebroek Bijdrage gemeenschappelijke regelingen Project 1825 Diverse ontvangsten Inzet bestemmingsreserve voor Hanze Hoorspel Totaal Resultaat

Werkelijk 2024

224. 968 232. 353 277. 657 234. 367 255. 370 6. 725 0 105. 909 15. 000

255. 028 263. 100 313. 063 265. 982 255. 557 13. 652 0 3. 100

255. 028 263. 100 313. 063 265. 982 255. 557 68. 459 3. 187 3. 174 0

1. 352. 349

1. 369. 482

1. 427. 550

-14. 236

1. 836

12

Voortgang project oprichting NoVA Projectlasten en -baten P rojectleiding Projectkosten overig Projectbijdragen EHH Projecturen medewerkers Elburg

2024 8 1. 510 3 6. 838 -41. 495 2 1. 006

Projectbijdragen SNWV te verrekenen met Reserve

97. 859

De archiefcommissie van het SNWV heeft tijdens de heisessie van 10 oktober 2023 besloten om de projectkosten die gemoeid zijn met de oprichting van de nieuwe GR Noord-Veluws Archief , voor zover deze voor rekening komen van de huidige vijf SNWV-gemeenten , te dekken vanuit de bestemmingsreserve van het SNWV. De projectleiding was tot 1 juli in handen van de ingehuurde projectleider van Telengy B. V. Nadat deze met pensioen ging is er door de ambtelijk opdrachtgever voor gekozen om de projectleiding voor het bestuurlijke besluitvormingsproces en de inrichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie in handen te leggen van een nieuwe projectleider via Nexus Consulting. Overige projectkosten vloeiden onder andere voort uit de inhuur van juridisch advies voor het opstellen van de GR en de onderliggende documenten. Hiervoor zijn , net als in 2023 , de diensten afgenomen van Nysingh advocaten. Conform de daarover gemaakte afspraken worden ook de projecturen die de medewerkers van de gemeente Elburg maken voor het oprichten en inrichten van de bedrijfsvoeringsorganisatie en het inrichting van de ondersteunende bedrijfsvoering voor NoVA (financiën , HRM , ICT , informatiemanagement en -beveiliging , juridische zaken en inkoop) in rekening gebracht van het projectbudget in de reserve van het SNWV.

Van de gemeenten Epe , Hattem en Heerde ontving het SNWV projectbijdragen , die in bovenstaande tabel staan weergegeven. In totaal bedroegen de projectlasten voor de oprichting van de nieuwe GR in 2024 € 97. 859. Dit bedrag wordt conform besluit verrekend met de bestemmingsreserve van het SNWV (zie hieronder).

13

Reserve per 31 december 2024

Stand reserve begin boekjaar Onttrekking Hanze Hoorspel Jaarrekeningresultaat 2023 Jaarrekeningresultaat 2024 Project 1825 Vergoeding realisatie e-Depot Projectkosten SNWV Stand einde boekjaar

2023 140. 557 - 15. 000 - 14. 236

2024 111. 321

1. 836

3 2. 693 125. 000 -97. 859 111. 321

172. 991

De bestemmingsreserve van het SNWV is ontstaan in 2022 , toen een aanzienlijk positief rekeningresultaat uit 2021 bij wijze van uitzondering is gereserveerd als bestemmingsreserve. Daarvan zijn aanvankelijk een aantal digitaliseringsprojecten gefinancierd , maar tijdens de vergadering van de archiefcommissie van 10 oktober 2023 heeft de archiefcommissie van het SNWV besloten om de in 2024 gemaakte projectkosten voor de oprichting van de nieuwe GR NoVA uit deze reserve te dekken. In 2023 is het negatieve rekeningresultaat verrekend met de bestemmingsreserve. Aan de start van 2024 was de stand van de bestemmingsreserve € 111. 321. Voorgesteld wordt om de volgende mutaties te doen op de bestemmingsreserve SNWV: •

•

•

•

Het positieve jaarrekeningresultaat over 2024 ad € 1836 toevoegen aan de bestemmingsreserve; Gezien de relatief lage projectkosten voor het project 1825 in het boekjaar 2024 , en gezien het feit dat het grootste deel van de te verwachten uitgaven voor dit project in het boekjaar 2025 zullen landen , wordt het grootste deel van de in totaal ontvangen projectsubsidies in 2024 (€ 36. 000) aan de reserve toe te voegen. Na aftrek van de projectkosten in 2024 (€ 3. 187) wordt voorgesteld om een geoormerkt bedrag van € 32. 693 voor het project 1825 aan de reserve toegevoegd ter besteding in 2025. In 2025 zal over dit project ook verantwoording worden afgelegd richting het bestuur en de subsidiënten. Tot 2023 is er een geoormerkt budget voor realisatie en doorontwikkeling van het e-Depot gereserveerd gebleven. Dit budget is niet benut , en met het besluit om het e-Depot van Picturae niet verder door te ontwikkelen en de e-Depotvoorziening opnieuw aan te besteden valt dit budget definitief vrij. Voorgesteld wordt om het niet benutte budget (€ 125. 000) toe te voegen aan de reserve en in 2025 te benutten om de nieuwe GR in de benen te krijgen. Zoals hierboven aangegeven is besloten om de projectlasten voor de oprichting van de nieuwe GR voor wat betreft het SNWV vanaf 2024 ten laste te laten komen van de reserve SNWV. Daarom wordt hier voorgesteld om de projectlasten ad € 97.

859 ten laste te laten komen van de reserve.

Daarmee is de stand van de reserve aan het einde van het boekjaar 2024 € 172. 991. Van dit bedrag is maximaal € 140. 298 beschikbaar voor de projectkosten voor de oprichting van het NoVA.

14