Informatiememo e260018230

Informatiememo

Datum: 11 mei 2026

Documentnr: 02330015108762 Zaaknr.: 02330000091885 Mandaatnr.

Onderwerp: Borging juridische control(functie) Portefeuillehouder: C.A.J. Tigchelaar Ambtenaar/projectleider: S. van Oene Datum

13 mei 2026

Collegebesluit

Kennisnemen van de invulling van de juridische control functie.

☐ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De invulling van de juridische control functie. Kernboodschap Op 12 maart 2026 stond de stand van zaken van het plan van aanpak juridische kwaliteitszorg ter informatie op de raadsagenda. Bij de behandeling heeft u vragen gesteld over de invulling van de functie juridische control. Met dit memo informeren wij u op welke wijze wij invulling hebben gegeven aan het amendement dat is aangenomen in de raadsvergadering van 22 januari 2022 toen het rekenkameronderzoek naar de juridische kwaliteitszorg op de agenda stond. De gemeente Ermelo heeft de juridische controle verbeterd en een vaste plek gegeven binnen de organisatie. Dit is gedaan door het een onderdeel te maken van het werk van de concerncontroller. Hierdoor vallen de juridische kwaliteit en de controle daarop direct onder de verantwoordelijkheid van het bestuur (het college) en de gemeentesecretaris. Sinds 2024 is de rol van de concerncontroller vernieuwd. De controller kijkt nu breed mee naar de hele bedrijfsvoering en controleert ook de juridische rechtmatigheid. Er is nu een onafhankelijke 'tweede check'. Zoals de gemeenteraad wilde, adviseert de controller nu rechtstreeks de directie en het college.

Juridische kwaliteit is hiermee een vast onderdeel geworden van de normale planning en control van de gemeente Ermelo. Verantwoordelijkheden en nieuwe positionering Het maakt niet uit of medewerkers officieel bij de gemeente werken of bij de uitvoeringsorganisatie Meerinzicht: het college van Ermelo is en blijft altijd eindverantwoordelijk. Iedereen die taken uitvoert voor Ermelo, doet dit in opdracht van het gemeentebestuur. De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie. Terwijl andere medewerkers worden aangestuurd door hun eigen managers, valt de concerncontroller rechtstreeks onder de gemeentesecretaris. Dankzij deze korte lijnen krijgt het college direct en onafhankelijk advies over de kwaliteit van plannen en of zaken rechtmatig gebeuren. Dit geldt ook voor de afdeling Juridische Zaken van Meerinzicht. Hoewel zij in een aparte organisatie zitten, zijn er duidelijke afspraken gemaakt (in de zogenaamde producten en dienstenovereenkomst of PDO) over wat zij voor de gemeente moeten doen. Ook zij werken dus volgens de regels en wensen van de gemeente Ermelo.

pagina

2 van 2

Vacature juridisch controller Het is niet gelukt om iemand te vinden voor de functie van 'juridisch controller' voor 18 uur per week. Ondanks lang zoeken bleef de vacature openstaan. Dit komt doordat de baan klein is (weinig uren) en de persoon helemaal alleen zou werken, wat minder aantrekkelijk is voor sollicitanten. De gemeente heeft daarom besloten het geld op een andere manier te gebruiken. In plaats van te blijven zoeken naar een controller, wordt er nu een specialist in privaatrecht gezocht. Hierdoor voldoen we direct aan de dringende behoefte aan expertise op dit gebied. Deze specialist richt zich op zaken zoals contracten, aanbestedingen en eerlijke concurrentie. Dit zijn precies de gebieden waar de gemeente nu de grootste kans loopt op financiële fouten.

Maatwerk zorgt voor betere kwaliteitszorg De gemeente Ermelo maakt heel duidelijke afspraken met de organisatie Meerinzicht. Het doel is simpel: het geld en de medewerkers die Ermelo betaalt, moeten ook echt alleen voor de gemeente Ermelo worden ingezet. Omdat Meerinzicht voor meerdere gemeenten werkt, bestaat het risico dat de aandacht van medewerkers verdeeld raakt. Om dit te voorkomen, maakt de directeur van Ermelo harde afspraken (vastgelegd in de zogenaamde PDO). Hierin staat dat de juridisch specialist en de ervaren juristen ook echt de tijd krijgen die voor Ermelo is afgesproken. Er wordt € 65.000 verplaatst naar Meerinzicht om dit te betalen. Dit kost de gemeente niets extra (het is budgetneutraal), omdat het geld al voor de oude vacature was gereserveerd.De directie van Ermelo houdt de vinger aan de pols. Via regelmatig overleg wordt gecontroleerd of het werk goed gebeurt en of de gemeente tevreden is over de juridische hulp. Communicatie Omdat Juridische kwaliteitszorg een continu proces is, wordt de raad hier voortaan over geïnformeerd door de daartoe bestemde P&C-producten. Vervolg De senioren van het team Juridische Zaken Meerinzicht hebben periodiek overleg met de gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo.

Daarin zal ook geregeld stilgestaan worden bij de tevredenheid over de invulling en uitvoering van de genoemde functie (privaatrechtelijke jurist) en bij de voortgang van de juridische kwaliteitszorg. De directeur organisatie & bedrijfsvoering stemt met de afdelingsmanager van team Juridische Zaken af hoe de invulling van de functie er uit zal komen te zien. Daarna kan er geworven worden voor de vacature. Als de vacature ingevuld wordt, zal de betrokken medewerker worden voorgesteld in Ermelo. Zodat de medewerkers van Ermelo diegene ook leren kennen als degene aan wie privaatrechtelijke vragen kunnen worden gesteld. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s. • directeur bedrijfsvoering Ermelo, • controller van Ermelo, • afdelingsmanager Belastingen, Gegevensbeheer en Juridische Zaken en de directeur domein Bedrijfsvoering • senioren team JZ, • financieel adviseur Ermelo en Meerinzicht, • Adviseur Bestuur en Directie Ermelo. Bijlage(n) Geen.